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對辦公自動化的認(rèn)識
辦公自動化不僅僅是辦公無紙化，也不僅僅是辦公過程電子化、數(shù)字化，它應(yīng)該在信息利用、協(xié)同工作、決策支持等方面發(fā)揮出巨大作用。辦公自動化中一個核心的觀點，即5C的概念，這就是溝通(Communication)、協(xié)作(Cooperation)、控制(Control)、創(chuàng)造(Creation)和方便(Convenience)。1、溝通是員工合作的基礎(chǔ)。辦公經(jīng)常是一個決策的過程，決策的基礎(chǔ)是對信息的掌握。利用辦公自動化系統(tǒng)能夠完成信息的收集、整理、分析和傳遞，實現(xiàn)信息大范圍、有控制、高效率而低成本的共享與利用。2、協(xié)作是保證工作順利進行的前提。很多工作需要多個部門的相關(guān)人員共同完成。辦公自動化系統(tǒng)通過小組協(xié)同工作管理幫助管理人員實現(xiàn)資金、人力等企業(yè)資源的調(diào)配和使用。它是工作成功的重要因。3、控制是指對工作流程實現(xiàn)監(jiān)督控制，實現(xiàn)對信息流向的控制。對于所作出的決策，我們希望它的進展過程能夠按照預(yù)定的思路走下去，正確信息能夠及時傳遞給具有權(quán)限的人。辦公自動化系統(tǒng)通過工作流管理、工作日程安排、權(quán)限控制和電子郵件實現(xiàn)上述目標(biāo)，保證領(lǐng)導(dǎo)全面了解各項工作的進展情況，控制各項工作的進度與質(zhì)量，保證工作圓滿完成。4、企業(yè)員工的經(jīng)驗和知識是企業(yè)最寶貴的財富，也是企業(yè)解決問題的有力保障。發(fā)揮員工的主觀能動性，利用收集的信息，創(chuàng)造出新的知識，從而更好地把握商機，為企業(yè)創(chuàng)造更多的財富。辦公自動化能夠幫助員工分析所收集的信息，并提供了一個良好的交流平臺，為創(chuàng)造新知識打下了堅實的基礎(chǔ)。5、方便使用是對軟件系統(tǒng)最基本的要求。對于剛開始進行信息化建設(shè)的企業(yè)，這一點尤其重要。如果一個系統(tǒng)沒有人用或沒有人能用，那么不管系統(tǒng)的技術(shù)多么好，水平多么高，功能多么強大，它也不能解決實際問題，不能帶來實際效益，最終它只是一個擺設(shè)。
辦公自動化是指在行政機關(guān)工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。
通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計算機文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設(shè)備，如復(fù)印機、傳真機等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。
辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進行決策的場所。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。 這些都需要辦公自動化的輔助。
人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計算機工程師，其它設(shè)備維護人員等。
技術(shù)設(shè)備，計算機是另一因素。 設(shè)備中有各種機器，如計算機、復(fù)印機、速印機、電話機、傳真機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機等等，這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備，或稱硬件。而各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計算機的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項工作程序軟件等等。
顯然辦公自動化這一人機系統(tǒng)，人、機，缺一不可。而設(shè)備方面，硬件及必要軟件都需齊備。 我們也可以認(rèn)為辦公自動化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng)，是人類進入信息時代后的一種新概念。改善工作進度，提高公司發(fā)展。
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