基本的辦公自動化

基本的辦公自動化

　　隨著社會的發展，科技越來越發達，未來減輕大家工作，許多辦公都出現了辦公自動化，什么是辦公自動化，下面跟著小編一起來了解一下吧！

　　定義：

　　辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性 。

　　基本概念

　　辦公自動化（office Automation，OA）是在設備、通信逐步實現自動化的基礎上，通過管理信息系統（Management Information System，MIS）的發展而興起的一門綜合性技術。它是將計算機網絡與現代化辦公相結合的一種新型辦公方式，它不僅可以實現辦公事務的自動化處理，而且可以極大地提高個人或者群體辦公事務的工作效率，為企業或部門機關的管理與決策提供科學的依據。在辦公自動化管理領域，如果說硬件技術是其環境保障，則軟件技術就是辦公自動化各項功能得以順利實現的靈魂所在。自20世紀70年代，從單機處理開始，例如，采用微型機處理文字，進而完成文件歸檔、記錄指示、電話自動記錄等任務。20世紀80年代后進入辦公自動化的快速發展期，在辦公室中普遍采用計算機作為高一級的管理工具，如信息檢索、輔助決策等，出現辦公設備和計算機、通信等互連構成的計算機網絡系統，利用網絡集成技術，人對辦公信息的處理能力出現質的飛躍，辦公自動化成為智能建筑的一個主要標志。

　　目前，辦公自動化系統成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及管理等多種技術的一個綜合系統。計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學被視為辦公自動化的四項支撐，工作站( Work Station)和局域網絡(Local Area Network)成了辦公自動化的兩大支柱。

　　1. 辦公自動化是什么?它包括哪些層次?

　　(1)辦公自動化：辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統科學及行為科學應用于傳統的數據處理難以處理的數量龐大且結構不明確的、包括非數值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術。它能不斷使人的辦公業務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構成服務于某種目標的人——機信息處理系統，以達到提高工作質量、工作效率的目的 。

　　(2)三個層次：

　　—事務處理型

　　最基本的應用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務處理。

　　– 管理控制型

　　包含事務處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業務管理環節提供的基礎數據，提煉出有用的管理信息，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率。

　　– 輔助決策型

　　最上層的應用，它以事務處理型和管理控制型辦公系統的大量數據為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統

　　2. 辦公自動化的未來發展將體現哪些特點?

　　辦公自動化未來發展將體現以下幾個特點：

　　辦公環境網絡化、辦公操作無紙化、辦公服務無人化、辦公設備移動化、辦公思想協同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化。

　　3. 什么是辦公信息系統?它由哪些要素組成?

　　(1) 辦公信息系統是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網絡通信技術等現代科學技術為支撐，以提高專項和綜合業務管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統。

　　(2)辦公信息系統的構成要素牽涉人員、業務、機構、制度、設備、環境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是：辦公人員、辦公信息、辦公流程和辦公設備。

　　4.一個完整的辦公信息系統應該具有哪些功能?

　　具體來說，一個完整的辦公信息系統具備下面7個方面的功能。

　　(1)建立內部通信平臺

　　(2)建立信息發布平臺

　　(3)實現工作流程自動化

　　(4)實現文檔管理自動化

　　(5)實現輔助辦公自動化

　　(6)促進業務信息集成

　　(7)實現分布式辦公

　　辦公自動化五大特性

　　易用性

　　沒有全面的應用做基礎，一切都是空談。

　　管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過上網卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網頁風格可能是個最佳選擇。

　　健壯性

　　必須具備超大用戶、高并發應用的穩定性。

　　管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩定性，尤其是針對集團型企業，軟件必須具備超大用戶、高并發應用的穩定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現實的集團業務，從而造成不可估量的損失。

　　開放性

　　能夠與其它軟件系統完成必要的關聯性整合應用。

　　管理“落地”在現實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統中自動獲取相關信息，并完成必要的關聯性整合應用。 　從技術上看，采用整合性強的技術架構（J2EE）作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此，軟件就能預留大量接口，為整合其他系統提供充分的技術保障。同時，現實的整合經驗也必不可少，因為整合應用不光涉及到技術層面，還包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等實際操作技能要求。

　　嚴密性

　　必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一。

　　企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面必須有統一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現“用戶、角色和權限”上的三維管控，還必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現“用戶、角色、權限+數據”的四維管控。

　　實用性

　　軟件功能必須與管理實務緊密結合，否則藥不對癥，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業管理發展的要求。

　　現實中，企業一方面需要軟件盡最大可能的滿足現有需求，另一方面，管理本身也是個不斷發展的過程，所以，企業又需要軟件能夠滿足發展的需求。面對這個現實與發展間的矛盾，業界常見的有三種解決模式，項目化、產品化和平臺化。

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