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OA系統(tǒng)怎么用才重要
多人關(guān)心OA系統(tǒng)中是否有“知識管理”的模塊，因為知識管理是一個比較新鮮的話題，而且看起來很好，他希望自己也實現(xiàn)知識管理。這個愿望是美好的，但問題是，愿望太模糊了，要實現(xiàn)到什么程度?怎么實現(xiàn)?讓誰來管理?如果以為通過OA系統(tǒng)中的知識管理工具，就可以順利的實現(xiàn)知識管理，那是太幼稚的想法。在國內(nèi)，真正做好知識管理的企業(yè)，還沒有幾家。
知識管理中的知識包括兩大部分：顯性知識和隱形知識。前者指各種成型的文檔資料內(nèi)記錄的知識，后者指存在于人的大腦和思維中的知識、經(jīng)驗。一般來說，顯性知識的收集和管理相對容易，因為無非是各種文檔么，但你要是真的做起來就會發(fā)現(xiàn)這并不容易，因為你需要的是一整套文檔管理的規(guī)范制度，以及對規(guī)范的嚴(yán)格執(zhí)行和堅持，并需要一個專人(至少要有一個專門的職能)來做這件事。
所以，大部分企業(yè)所謂的知識管理其實不是知識管理，而是文檔管理，或者說是文檔管理的一部分。而文檔管理是每個OA系統(tǒng)都具有的功能，只是名稱不同而已。常見的文檔管理功能包括上傳(可能來自于本地，也可能來自于OA系統(tǒng)內(nèi)部或者其他系統(tǒng))、共享(細(xì)致的權(quán)限管理很重要)、更新(版本控制以及更新提醒)、閱讀(評論、反饋或評分)、獎勵(根據(jù)文檔的閱讀記錄或評分予以獎勵)等，如果企業(yè)能將這些內(nèi)容做好就很厲害了。
至于隱形知識，如何將優(yōu)秀員工的經(jīng)驗從他的大腦里面拿出來，分項給后來者，這是一個世界性的難題，有興趣的同學(xué)可以去考證一下切實可行的方法。但其實我們也不必去尋找什么奇門絕技，因為我們可以通過很多土辦法來實現(xiàn)，比如知道、百科、SNS、微博、BBS。
尤其是微博現(xiàn)在很熱門，它是一個交流和分享的很好的工具，但很多OA系統(tǒng)里面并沒有集成微博的應(yīng)用，沒關(guān)系，其實BBS一樣好用，它只是沒有微博看起來那么光鮮而已。BBS在每個OA系統(tǒng)中都能找到，只要企業(yè)建立了一個平等開放、互動學(xué)習(xí)的良好氛圍，同樣可以做到很旺的人氣，同樣可以達(dá)到很好的交流和分項的目的。人都有好為人師的傾向，只要你謙虛求教，是有人愿意幫你的。
所以，不要去片面的追逐各種時髦的功能和概念，一個主流的OA系統(tǒng)，功能的實用度已經(jīng)比較高了，最關(guān)鍵的不在于它有什么，而在于你怎么用。一百個功能，用了10%，不如10個功能，用到80%。把簡單的功能用好、用實，就能產(chǎn)生很好的效果和很大的價值�？粗淮蠖褟�(fù)雜的功能卻用不上，那是在意淫，而沒幾天你就會變得煩躁了。
這有點像拍一個動畫片，你用了一大堆3D、4D的技術(shù)，可能做出來一個不倫不類的作品(這就是中國動畫的現(xiàn)狀);如果你關(guān)注影片的本質(zhì)(內(nèi)容、含義、好玩)，用簡單的技術(shù)，哪怕是2D，同樣可以拍出不朽的作品(比如中國50-60年代的動畫片)。
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