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      2. OA系統(tǒng)是怎么提高辦公效率

        時間:2024-09-16 22:33:56 辦公自動化 我要投稿
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        OA系統(tǒng)是怎么提高辦公效率

          OA系統(tǒng)提供了從設(shè)計、應(yīng)用、優(yōu)化到門戶展現(xiàn)全方位的圖形化自定義,通過自定義規(guī)范、自定義表單、自定義流程、實現(xiàn)企業(yè)流程地圖的設(shè)計,下面跟小編了解一下OA系統(tǒng)發(fā)展歷程及時怎么提高辦公效率的相關(guān)知識,希望對你有幫助!

          起步階段

          (1985年―1993年):是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心,基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),使日常辦公也開始運用IT技術(shù),提高了文件等資料管理水平。這一階段實現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理(如文件管理、檔案管理等),但普遍缺乏辦公過程中最需要的協(xié)作支持、文檔資料的綜合處理等,導(dǎo)致應(yīng)用效果不佳。

          應(yīng)用階段

          (1993年-2002年):隨著組織規(guī)模的不斷擴大,組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制,提高整個組織的運營效率,同時網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化,為OA的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)保證,這個階段OA的主要特點是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心,提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持,實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能,極大地方便了員工工作,規(guī)范了組織管理、提高了運營效率。

          發(fā)展階段

          OA應(yīng)用軟件經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟,功能也由原先的行政辦公信息服務(wù),逐步擴大延伸到組織內(nèi)部的各項管理活動環(huán)節(jié),成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環(huán)境的快速變化,使得辦公應(yīng)用軟件應(yīng)具有更高更多的內(nèi)涵,客戶將更關(guān)注如何方便、快捷地實現(xiàn)內(nèi)部各級組織、各部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協(xié)作工作平臺。

          晉升階段

          移動互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展,越來越多的應(yīng)用都轉(zhuǎn)移到移動智能終端中,人們也漸漸習(xí)慣在智能終端上工作,企業(yè)迫切需要一套隨時、隨地隨手使用的辦公自動化系統(tǒng),使得企業(yè)的管理員、業(yè)務(wù)人員不管置身何地,都可以隨心隨意地協(xié)同辦公。于是移動OA出現(xiàn)也成為了必然,成為OA應(yīng)用軟件的發(fā)展的方向。

          OA系統(tǒng)提高辦公效率

          1.審批高效 創(chuàng)造快節(jié)奏辦公環(huán)境

          OA系統(tǒng)提供了從設(shè)計、應(yīng)用、優(yōu)化到門戶展現(xiàn)全方位的圖形化自定義,通過自定義規(guī)范、自定義表單、自定義流程、實現(xiàn)企業(yè)流程地圖的設(shè)計;通過個性化授權(quán),可以將常用的流程推送的個人門戶,方便調(diào)用;通過規(guī)范、表單和流程的集成,可以使得員工運用制度和流程時免學(xué)習(xí);并且該模塊對企業(yè)的流程管理遵循PDCA管理法則,從發(fā)起流程到在辦監(jiān)控、辦結(jié)查閱和效率分析進行閉環(huán)管理。

          2.精確推送 信息上傳下達

          OA辦公系統(tǒng)可以幫助組織的.領(lǐng)導(dǎo)把組織中的各項任務(wù)進行細化分配到每個人,這樣團隊成員可以對自己服務(wù)任務(wù)的完成情況進行回報和總結(jié),領(lǐng)導(dǎo)就可以很方便的及時了解任務(wù)的進展狀況和成員完成任務(wù)的具體質(zhì)量,并且可以對任務(wù)或成員給出階段性的建議和意見,指導(dǎo)下一步的工作任務(wù)的處理方案和步驟,達到上下級意見的高度統(tǒng)一。

          3.知識積累 防止人才流失加重知識流失

          留住人才是組織管理者工作的重中之重,但無論多么優(yōu)秀的組織,人員流動必不可免,如何在人走之前將其經(jīng)驗知識最大限度地留在組織同樣是管理者需要考慮的問題。

          OA系統(tǒng)提供了完整的文件檔案管理地圖,實現(xiàn)從個人文檔、項目文檔、互聯(lián)網(wǎng)文檔、單位檔案的全文件檔案鏈的采集、分類、授權(quán)、分享和管理,方便有權(quán)限的人在第一時間申請、查詢和使用。組織在發(fā)展過程中創(chuàng)造的各種文件、公文、報告、審批、知識、技術(shù)文檔、經(jīng)驗和閱歷等散落在員工的大腦、移動硬盤、電腦、紙質(zhì)文檔、檔案館里等,通過OA系統(tǒng)辦公平臺電子化的手段把這些隱形知識顯性化,對知識進行進一步的收集、分類、沉淀、授權(quán)、分享、學(xué)習(xí)和持續(xù)創(chuàng)新,為團隊帶來更高的經(jīng)濟效益。

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