公文的結(jié)構(gòu)順序排列方法
在公文語段中，邏輯混亂、條理不清、語意模糊的現(xiàn)象時而可見，究其原因，常常是思路不暢、句序不順。它不僅打亂了閱文者的線性思維，給閱文者對公文內(nèi)容的輕松理解帶來困難，而且影響了公文主旨的明確表達(dá)。
公文的結(jié)構(gòu)順序常見的有：時間順序、空間順序、邏輯順序。往往采用歸納式、演繹式的邏輯思維方法，對材料由概括到具體、由現(xiàn)象到本質(zhì)、由整體到局部進(jìn)行安排，形成了固有的三種主要結(jié)構(gòu)模式：縱向式、橫向式、縱橫結(jié)合式。下面，筆者從黨政機(jī)關(guān)的工作實(shí)際出發(fā)，試結(jié)合一些范文或病文，談?wù)動嘘P(guān)公文句序排列的技巧，供同行們參考。
一、根據(jù)工作職能的主次地位安排句序
公文寫作的本質(zhì)表明：機(jī)關(guān)管理職能決定文字表現(xiàn)形式，文字表現(xiàn)形式是為機(jī)關(guān)管理職能服務(wù)的。公文是為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體機(jī)關(guān)工作服務(wù)的，其公文語句的順序，當(dāng)然只能按照各自機(jī)關(guān)工作職能的特點(diǎn)，根據(jù)工作職能的主次地位來安排。如某省地稅局在一份指示性通知中指出：
為了確保全年任務(wù)的圓滿完成，各級地稅機(jī)關(guān)要采取有效措施，加強(qiáng)征管，落實(shí)好組織收入工作的各項措施。一是要推行科學(xué)化、精細(xì)化管理，管住稅源;二是要抓住重點(diǎn)，加強(qiáng)稅收征管工作;三是要采取有效措施，積極壓縮欠稅;四是要進(jìn)一步加大稽查力度，打擊偷稅、逃稅等涉稅違法犯罪行為。各級地稅機(jī)關(guān)要在當(dāng)?shù)攸h政部門的領(lǐng)導(dǎo)下，進(jìn)一步強(qiáng)化部門協(xié)稅護(hù)稅，進(jìn)一步提高收入質(zhì)量，增強(qiáng)組織收入工作的后勁。
這段話采用演繹法，先提出“要落實(shí)好”各項措施，然后具體寫“怎樣落實(shí)好”，其順序特點(diǎn)是“先總后分”。“總說”部分先講目的，后提任務(wù)�！胺终f”部分按“從內(nèi)到外”的順序來排列：寫“內(nèi)部”，按照地稅工作“管住稅源——加強(qiáng)征管——壓縮欠稅——打擊犯罪”等四項職能的主次來安排句序;寫“外部”，強(qiáng)調(diào)“要在當(dāng)?shù)攸h政部門的領(lǐng)導(dǎo)下”進(jìn)行。特別是“內(nèi)部”這一塊，沒有稅源，就沒有稅收，就不必征管，這是關(guān)鍵的關(guān)鍵。有了稅源，征管就是最主要的工作，壓縮欠稅是第二位的，違法的畢竟是少數(shù)，打擊涉稅違法可以擺在第三位。本語段從主到次，依次推進(jìn)，邏輯緊密，句序清楚。
但如果寫作時不注意，就容易出現(xiàn)句子排序上的毛病，譬如某市監(jiān)察部門在工作匯報中寫道：
我室的主要任務(wù)是查處違法違紀(jì)案件，為了加大查處的力度，我們認(rèn)真研究了工作方法措施，一是發(fā)揮團(tuán)隊精神，充分發(fā)揮集體的智慧，突破大案、要案;二是實(shí)行調(diào)查組長責(zé)任制;三是重調(diào)查，重證據(jù);四是抓住重點(diǎn)，集中力量突破疑難案件。由于我們做到了以上幾點(diǎn)，提高了辦案的效率和質(zhì)量。
這段話從整體上來說，是按照“要做什么(任務(wù))——為什么要做(目的)——怎樣做的(做法)——做得怎樣(效果)”的思路排列的，但段落中“工作方法措施(做法)”的排列有一定的隨意性，缺乏必要的邏輯聯(lián)系。有4個方面值得商榷和修改：
1.句序排列不當(dāng)。原文中“一是……”到“四是……”4句，其排列順序可概括為“突破大案要案——明確責(zé)任——掌握政策——突破疑難案件”。其中“明確責(zé)任”是查處案件的制度保障，“掌握政策(重調(diào)查、重證據(jù))”是查處案件要堅持的原則，即不管是查處一般案件，還是大案要案、疑難案件，都離不開這些制度保障和原則，可列為段首一、二句。2.內(nèi)容欠全面。從監(jiān)察室的職能來看，原文漏掉了最基本的也是最主要的職能：查處一般案件。3.句式長短不一。四個句子中，最長的15個字，最短的僅6個字，句子排列不美觀，也不便于對句序的記憶。4.原文的末句“由于我們做到了以上幾點(diǎn)，提高了辦案的效率和質(zhì)量”， 語氣平淡，工作成效顯得平平，公文主旨不夠突出。擬作如下修改：
我室的主要任務(wù)是查處違法違紀(jì)案件，針對往年一般做法的局限，我們改進(jìn)了工作措施，加大了查處力度：一是實(shí)行調(diào)查組長責(zé)任制，明確責(zé)任(明確責(zé)任);二是重調(diào)查，重證據(jù)，逐一落實(shí)各個案件(以一般案件為主);三是發(fā)揮集體智慧，重點(diǎn)查處大案要案(大案要案);四是抓住難點(diǎn)，集中力量突破疑難懸案(疑難懸案)。
修改后的語段，有以下優(yōu)點(diǎn)：
第一，理清了句序。按照“明確責(zé)任——一般案件——大案要案——疑難懸案”的'順序，也就是按照工作任務(wù)由大到小、工作難度由小到大的順序來安排句子�！奥鋵�(shí)責(zé)任”是基礎(chǔ)，“一般案件”是主體，“大案要案”是重點(diǎn)，“疑難案件”是關(guān)鍵。逐層遞進(jìn)，步步深入，內(nèi)容全面，闡述清楚。
第二，優(yōu)化了句式。充實(shí)了句子內(nèi)容，使各個句子句式大致整齊，語法結(jié)構(gòu)相似，近似排比，鏗鏘有力;加之語氣一致，便于記憶。
第三，調(diào)整了語段結(jié)構(gòu)�！叭蝿�(wù)——做法——效果”是使用頻率最高的基本結(jié)構(gòu)形式，但在沒有具體數(shù)據(jù)或事實(shí)說明“效果”的情況下，不如將其刪去或合并。本語段改用“總述——分述”結(jié)構(gòu)形式，突出了工作“做法”，正符合上級聽匯報的要求。
二、按照工作進(jìn)程的先后安排句序
按照工作進(jìn)程，也就是按照時間順序。我們在對某項工作進(jìn)行決策之后需要安排部署時，經(jīng)常使用指示性或?qū)嵤┬缘囊庖姟⑼ㄖ?對上級匯報某項工作實(shí)施進(jìn)展情況時，常常運(yùn)用階段性總結(jié)、工作匯報、經(jīng)驗(yàn)介紹、政務(wù)信息等文種，這些內(nèi)容相對單一的公文，適用于按照工作進(jìn)程來排序。如××日報社紀(jì)委一份經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的一個語段：
履行職責(zé)，做好干部人事工作的監(jiān)督。今年5月，報社黨委根據(jù)中央《干部選拔任用工作條例》和市委的若干規(guī)定，進(jìn)行第四輪中層干部競聘上崗和員工雙項選擇工作。報社紀(jì)委從5月22日召開動員大會開始，先后對自薦推薦、資格審查、競聘演說、民主測評、組織考察、公示到最終聘任等六個程序進(jìn)行全程監(jiān)督，確保了整個過程的公開、公平、公正，透明、規(guī)范、有序。6月份，報社平穩(wěn)順利地完成了干部聘任工作，××名業(yè)務(wù)骨干走上新的中層領(lǐng)導(dǎo)崗位，×××名員工完成了自己新一輪崗位的選擇，初步實(shí)現(xiàn)了人適其崗、人盡其才、才盡其用的目標(biāo)。
工作進(jìn)程排序法，條理清晰，事物發(fā)生、發(fā)展、變化的過程一目了然，符合人們認(rèn)識事物的習(xí)慣，便于領(lǐng)導(dǎo)者考慮下一步的決策。
三、按照工作職能的邏輯順序安排句序
所謂邏輯順序，就是人們認(rèn)識客觀世界的具有規(guī)律性的順序，如工作職能各個環(huán)節(jié)之間的必然聯(lián)系、原因和結(jié)果、發(fā)展規(guī)律、變化趨勢等。例如，××市人民政府《關(guān)于加強(qiáng)防汛工作的通知》中對防汛工作安排的第二條是：
全面落實(shí)各項防汛措施，做到萬無一失。各縣區(qū)人民政府、市政府各部門要對前期防汛各項準(zhǔn)備工作進(jìn)行全面檢查，做到組織、工具、物料、技術(shù)、人員五落實(shí)。要積極儲備防汛物料和設(shè)備，嚴(yán)加管理。要進(jìn)一步強(qiáng)化防汛隊伍，加強(qiáng)防汛實(shí)戰(zhàn)演練，提高搶險技術(shù)水平，并時刻處于待命狀態(tài)，隨時聽從調(diào)遣。要抓緊搶修加固險工險段，對重點(diǎn)部位要責(zé)任到人，嚴(yán)防死守。
這個句群緊緊圍繞防汛工作職能，采用“縱橫結(jié)合式”排序法。段首提出任務(wù)說明“要干什么”，接著說明“怎樣干”(是縱向排列)——“檢查、落實(shí)、管理、演練、固險”(是橫向排列)。而這五個方面的工作也有一定的邏輯順序，首先是要“檢查”，通過檢查才能了解是否已經(jīng)“落實(shí)”，只有落實(shí)了情況，才能有針對性地解決問題(是縱向排列);物料設(shè)備要嚴(yán)加“管理”，人員要演練待命，險段要修固，重點(diǎn)部位要嚴(yán)防死守(是橫向排列)。雖然交錯變化，但有條不紊。
排列句序雖較簡單，但如果缺乏排序的意識，稍不注意就可能出現(xiàn)疏漏，如×市統(tǒng)計局工作總結(jié)中的一段話：
在市統(tǒng)計局，任何一筆數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，都要經(jīng)過采集、加工、審核、上報、發(fā)布的嚴(yán)格流程，重要的數(shù)據(jù)還必須接受社會各界的開門評估，并在內(nèi)部實(shí)行數(shù)據(jù)質(zhì)量崗位責(zé)任制和過錯糾正制，從而使得各項宏觀大數(shù)沒有出現(xiàn)趨勢性差錯，得到了各界的認(rèn)同。
一般來說，認(rèn)識、舉措、指導(dǎo)思想、總體要求等，應(yīng)排在“做法”之先，以形成“認(rèn)識(舉措)——做法——效果”的“句鏈”，沒有決策，哪有行動呢?但這個語段卻把“做法”列在“舉措”之先，不符合工作職能的邏輯關(guān)系。另外，原因與結(jié)果之間也缺乏必然聯(lián)系。數(shù)據(jù)的產(chǎn)生“要經(jīng)過”、“必須接受……并實(shí)行(制度)”等都是對工作提出的要求和規(guī)定，僅有這些要求和規(guī)定未必能產(chǎn)生“不出大差錯”的結(jié)果，只有通過正確的實(shí)踐才能做到這一點(diǎn)。因此，要將“實(shí)行數(shù)據(jù)質(zhì)量崗位責(zé)任制和過錯糾正制”提前到段首，并將“要、必須”等詞語改成“實(shí)行了、經(jīng)過了、接受了”等表示已經(jīng)進(jìn)入實(shí)踐程序的詞語。
可修改如下：
在市統(tǒng)計局，實(shí)行了數(shù)據(jù)質(zhì)量崗位責(zé)任制和過錯糾正制，任何一筆數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，都經(jīng)過了采集、加工、審核、上報、發(fā)布的嚴(yán)格流程，重要的數(shù)據(jù)還接受了社會各界的開門評估，從而使得各項宏觀大數(shù)沒有出現(xiàn)趨勢性差錯，得到了社會各界的認(rèn)同。
四、依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者決策的心理習(xí)慣安排句序
為加快閱文速度，提高辦事效率，閱文者往往有一種心理要求而形成的習(xí)慣，比如，同是涉及工作經(jīng)費(fèi)問題，在不同的文體中會有不同的句序排列要求。
(一)在工作方案、經(jīng)費(fèi)預(yù)算報告、可行性分析報告等文種中，經(jīng)費(fèi)總額宜排列于語段之首。因?yàn)檫@類公文的作用是幫助領(lǐng)導(dǎo)者決策，而領(lǐng)導(dǎo)者從整體和全局出發(fā)，首先考慮的是“要多少錢”的問題，然后才是“為什么要這些錢”和“這些錢怎么用”的問題。如：
工作經(jīng)費(fèi)問題。2011年經(jīng)濟(jì)普查結(jié)果顯示，全省有服務(wù)業(yè)法人單位× ×萬個，產(chǎn)業(yè)活動單位× ×萬個，個體經(jīng)營戶× × ×萬家。共涉及× ×大門類××個大類× × ×個行業(yè)小類，工作量相當(dāng)繁重，還有相應(yīng)的宣傳發(fā)動、專干培訓(xùn)、報表印刷、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)處理等一系列工作要做。按照分級負(fù)責(zé)的原則，服務(wù)業(yè)統(tǒng)計調(diào)查所需經(jīng)費(fèi)由同級財政負(fù)擔(dān)，列入同級財政預(yù)算。經(jīng)初步預(yù)算，省本級每年大約需要經(jīng)費(fèi)×× ×萬元。
經(jīng)過修改，將經(jīng)費(fèi)總額提到段首，內(nèi)容進(jìn)行了提旨?xì)w納，并刪去不必贅述的有關(guān)政策規(guī)定，主旨更加顯現(xiàn)突出，更符合閱文者的閱文心理和閱文習(xí)慣。
工作經(jīng)費(fèi)問題。經(jīng)初步預(yù)算，省本級每年大約需要經(jīng)費(fèi)×××萬元。其緣由主要有三點(diǎn)：一是統(tǒng)計對象牽涉廣，據(jù)2007年經(jīng)濟(jì)普查結(jié)果顯示，全省有服務(wù)業(yè)法人單位× ×萬個，產(chǎn)業(yè)活動單位××萬個，個體經(jīng)營戶× × ×萬家，共涉及× ×大門類××個大類×× ×個行業(yè)小類。二是工作程序多、要求細(xì)，包括宣傳發(fā)動、專干培訓(xùn)、上戶登記、逐級審核、質(zhì)量抽查和數(shù)據(jù)處理等一系列工作。三是配套費(fèi)用較大，包括報表印刷、戶外宣傳、設(shè)備維修、軟件開發(fā)等。以上經(jīng)費(fèi)，擬請按規(guī)定列入本級財政預(yù)算。
(二)在請求批準(zhǔn)撥付經(jīng)費(fèi)的請示中，宜將所需經(jīng)費(fèi)總額寫在文尾。如某市民政局在請求緊急撥付救災(zāi)資金的請示中寫道：
在財力緊張的情況下，我市市、縣兩級財政共緊急籌撥救災(zāi)專項資金×××萬元，但由于受災(zāi)面積大、災(zāi)區(qū)人口多、災(zāi)情嚴(yán)重，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能解決受災(zāi)群眾的急難。為此，我們除繼續(xù)發(fā)動群眾生產(chǎn)自救和各縣財政支持外，懇請省民政廳緊急撥付給我市受災(zāi)救濟(jì)款×××萬元。
在請示中，文尾的最末一句話是最顯眼的位置，經(jīng)費(fèi)總額寫在這兒最醒目，給領(lǐng)導(dǎo)者閱文和會議辦文提供了便捷。一般來說，在“經(jīng)費(fèi)總額”之后，不要為表達(dá)對上級的尊敬寫一些恭維話和懇求語，也不要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策談經(jīng)費(fèi)的來源和安排，更不要強(qiáng)調(diào)此項工作的重要性，以引起領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)注。且不說這些話是不是畫蛇添足，就其所在的位置，就足以掩蓋公文主旨的表達(dá)。當(dāng)然，按照慣例，另起一行之后應(yīng)寫上“當(dāng)否，請批準(zhǔn)”、“可否，請批示”之類的請求語。
五、對內(nèi)容復(fù)雜的句群，通過提煉主旨來顯現(xiàn)句序
一個語段由一個或幾個句群組成，而一個句群，雖然由若干句子組成，卻都表述一個中心，句序必然圍繞這一中心問題來安排。如果抓住了句群的中心，就抓住了要害，對句序的認(rèn)識就會由暗到明。有的撰文者在公文中雖然羅列了大量的素材(情況、問題、做法、效果)，但沒有對這些感性材料進(jìn)行理性分析，并提煉歸納出相應(yīng)的觀點(diǎn)，一時是很難分清句序的。如下例：
影響工程進(jìn)展的主要原因，第一，××大學(xué)×××學(xué)院因缺少資金至今仍未恢復(fù)施工;第二，××機(jī)場擴(kuò)建在五月底開工，××公路計劃在10月份開工，今年計劃新開工建設(shè)的11個工程項目，大部分仍在做前期準(zhǔn)備工作。第三，工程報批報建時間長，征地拆遷難，以地霸x、強(qiáng)行參工參運(yùn)、阻工鬧事現(xiàn)象屢禁不止，嚴(yán)重影響了工程進(jìn)度。
我們?nèi)绻軐@些情況及結(jié)果進(jìn)行分析，也許就會找到問題的癥結(jié)。這一語段的主旨是尋找影響工程進(jìn)展的“原因”。原文中前兩個問題都是反映進(jìn)展緩慢的情況(××學(xué)院未恢復(fù)施工、新項目長期準(zhǔn)備)，我們從中可以歸納出隱含的原因：“資金未到位”，這是主因;其次，“投資環(huán)境差”可分兩個方面，即內(nèi)環(huán)境(報建手續(xù)復(fù)雜，審批效率低等引起的“工程報批報建時間長”)和外環(huán)境(征地拆遷難、阻工鬧事多等)，建議修改如下：
影響工程進(jìn)展的主要原因：第一，資金到位難。目前資金到位率僅占預(yù)算的××%，因此× ×大學(xué)× × ×學(xué)院至今仍未恢復(fù)施工，× ×機(jī)場擴(kuò)建等11個計劃今年新建的項目，80%仍停留在前期準(zhǔn)備階段。第二，報批報建時間長。一般都要×個月以上。第三，外部環(huán)境差。征地拆遷難，以地x工、強(qiáng)行參工參運(yùn)、阻工鬧事現(xiàn)象屢禁不止等。
經(jīng)過提煉、增刪、歸并、分類，以上語段內(nèi)容充實(shí)了，分旨明確了，句序也隨之準(zhǔn)確、清晰地劃分開來。
總之，句序的正確排列對于公文的語篇建構(gòu)和意思的表達(dá)有著重要的作用，不同的句序即可造成不同的表達(dá)效果。因此，在寫作時，為了追求最佳的表達(dá)效果，我們完全可以在句子的排列順序上多下點(diǎn)功夫。
【公文的結(jié)構(gòu)順序排列方法】相關(guān)文章：
公文寫作中的文章結(jié)構(gòu)順序排列技巧12-28
公文的修改方法12-21
公文寫作的修改方法12-24
公文寫作開頭的方法12-23
公文寫作的提升方法12-22
公文的行文起草方法12-21
公文寫作的構(gòu)思方法12-20
淺談公文寫作的修改方法12-24
文秘公文寫作開頭的方法12-23