辦公室工作指南之公文流轉

辦公室工作指南之公文流轉

　　公文流轉工作是我們項目辦公室人員最基礎的一項業務，也是占用我們時間和精力較多的一項工作。今天，小編給大家整理了6條辦公室人員在公文流轉過程中的注意事項，希望可以對辦公室的各位小伙伴有所幫助和借鑒。

　　1、公文流轉是指項目部外部收文處理和內部發文擬稿、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

　　2、綜合辦公室為公文流轉的主管部門，負責建立網上公文流轉系統。

　　3、項目部網上公文流轉系統實現對項目部管理人員和各工區綜合辦公室的全覆蓋，各工區網上公文流轉系統實現對本工區管理人員的全覆蓋。

　　4、發文按照擬稿、會簽、核稿、簽發、登記編號、用印、發送、歸檔等流程及時辦理。辦理完成后凡是能通過即時通、電子郵件等方式發送的不再印發紙質文件。

　　5、收文按照登記、批辦、承辦、歸檔等程序辦理，確保信息及時傳遞到位。所有正式文件由綜合辦公室按程序處理，日常專業類文件由各部門按程序自行處理，并報綜合辦公室備案，確保文件可追溯。

　　6、公文流轉過程中，每個節點處理時限為4小時，因公耽誤暫時不能處理的，最晚當天24點前必須處理完結。堅決做到文件“不過夜”，當天文件當天處理完結。緊急公文要即來即辦。文件發起人要對流程的所有節點進行督辦、催辦，通過電話、短信等方式提醒各節點上的處理人及時處理相關文件；當超過節點時限要求時，發起人要再次提醒處理人，并詳細記錄處理過程、統計延誤情況，由綜合辦公室備案作為考核依據。

　　7、身份驗證技術

　　由于政府機關公文處理工作具有保密性、嚴肅性的特點，因而公文流轉系統必須使用與之相適應的身份驗證技術，并基于此形成完備的用戶權限體系。目前的公文流轉系統多采用直接的用戶名和密碼的身份控制機制，少量系統也使用智能卡的身份驗證體系。目前的身份驗證技術主要有簡單用戶密碼匹配、物理地址識別、智能卡等硬件識別、生物識別等，它們的安全程度不同，開發和應用成本也有很大差別。

　　8、數字簽名與傳輸加密技術

　　政府公文流轉過程中嚴格的保密性是公文流轉系統基本的要求之一，也是政務類應用軟件驗收的硬性指標，所以一個成熟的公文流轉系統必須使用數字簽名技術，并在其基礎上對數據傳輸進行加密，數字簽名技術也是識別用戶身份，確定公文責任的主要技術。在一些公文流轉系統中以應用了小型的CA數字簽名認證系統。

　　9、公文流定義技術

　　政府機關公文流轉的一個重要特征就是流程復雜，難以用標準的程序化語言解釋，因而公文流轉系統必須有與之相適應的工作流程定義系統，使操作人員能夠自主地設定公文流轉流程。目前一些基于LotusNotes的公文流轉系統借助于Notes系統強大的工作流設置引擎實現了一般的流程設定，但整體效果與實際工作仍存在一定的差距。有無靈活的工作流定義體系成為了影響公文流轉系統成功與否的關鍵要素。

　　10、審批應用技術

　　在公文處理過程中，發生著大量的審批修改行為，而且大部分操作者是政府機關中的領導人員，所以在公文流轉系統中的審批技術是否適合領導的辦公習慣就顯得尤為重要。目前流行的審批技術是利用手寫板對公文進行全文批注，再以矢量圖形的形式保存，接下來由具體的文書人員對審批后的公文進行處理。根據目前的發展趨勢，這一類型的審批技術將仍在公文流轉系統中占主導地位，但具體的應用形式可能產生變化，如引入手寫識別、采用新型的硬件設備等。

　　11、電子簽章技術

　　傳統的公文是否有效與其是否具有公章直接相關，這種紅頭+公章的公文處理模式仍會延續到公文處理系統中，由于沒有具體規定的出臺，因而對于電子簽章的合法性問題還存在很大的爭議。在一些公文系統中，使用模擬化的電子簽章，在公文上直接加蓋，再由高精度打印設備打印，或作為二次加蓋傳統公章的憑據。在政府機關未形成大范圍的無紙化辦公的前提下，電子簽章技術的發展趨勢呈現以數字化的虛擬簽章使公文在系統中生效，一旦需要出現紙介質公文時，在輸出后對公文的合法性進行數字與人工的混合驗證，并加蓋傳統的公章。

　　12、痕跡跟蹤技術

　　公文在處理的過程往往經過多個部門的多個工作人員，可能存在大量的修改行為，為了保證公文的原始信息，確定公文責任，需要對各種修改行為進行跟蹤，并形成附屬公文的流程跟蹤報表。目前的公文流轉系統大多實現了這一功能，或在數據庫中、或在文檔上保留公文處理的痕跡，以備審核。

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