辦公室公文寫作規律

辦公室公文寫作規律

　　協助領導者撰寫公文是秘書工作一項經常性的重要任務。秘書工作者要順利完成這項任務，就必須認識和掌握公文寫作的規律。辦公室公文寫作規律具體表現為五個方面相同一的涵義。

　　(一)起草者的思想與領導意圖相同

　　公文是各級機關在管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布法規和規章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具，是領導者行使領導職能的重要手段。公文寫作任務一股由機關秘書人員承擔，只要公文寫作任務一下達，秘書人員必須按照領導要求努力完成。公文寫作不同于其它文章的寫作，是受命寫作，而不是自由創作，是“要我寫”而不是“我要寫”，公文內容必須體現領導機關的工作意圖，不允許摻雜作者個人的意見。作者思想與領導意圖必須保持高度一致，才能保證公文的質量，獲得領導者的認可。這就告訴我們，秘書人員在公文寫作中一定要首先領會領導意圖，弄清發文的目的、對象、內容、要求、時間等要素，然后再寫作。領導意圖還包括黨和國家的方針、政策以及上級機關的指示精神，秘書人員也必須認真學習，深刻領會，只有這樣，才能充分體現領導機關制發文件的工作意圖。

　　(二)寫作內容與客觀實際相同

　　公文是在公務活動中形成，用于處理公務的文書，并具有法定的效力，因而，公文的內容必須是真實的，所提措施是可行的，不允許有半點虛構和夸張。公文起草者必須時刻牢記自己的筆下有財產萬千，有人命關天，有是非曲直，有毀譽忠奸。因此，寫請示和報告，必須如實反映情況，否則，就是欺騙上級組織;寫決定和指示，必須符合執行單位的實際，否則，就是一紙空文，無法落實。這就要求秘書人員在動筆起草公文前必須進行調查研究，充分占有第一手材料，并且進行實事求是的分析，提出的任務措施和要求必須從受文單位的實際情況出發，做到切實可行。行文應簡短，文風要樸實，做到實在、管用。

　　(三)行文格式與發文用途相同

　　公文是具有規范體式的文書，公文寫作是一種規范寫作。國家規定的公文格式，是為了充分體現公文的法定權威性和約束力，以便更好地實現發文目的。每種行文格式各不相同，都與發文用途密切相聯。發文用途規定了行文格式，行文格式反映發文目的，為發文用途服務。例如，發布行政法規和規章，宣布實行重大強制性措施，獎懲有關人員，撤銷下級機關不適當的決定，就要選用“命令(令)”的文種和體式;對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，就要選用“指示”的文種和體式;向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問，就要選用“報告”的文種和體式。每個文種的選用是不同的，選用什么文種主要是由行文用途所決定的。遵循這一原則，就能正確選擇公文的文種和體式，明確表達發文用途，實現公文的效用;違背這一原則，就可能選錯文種，用錯體式，不能有效地發揮公文的作用，甚至給工作造成損失。這就要求我們，秘書寫作必須熟悉黨、國家和軍隊機關公文處理有關條例和辦法，嚴格按照法定的格式撰寫公文，不能隨心所欲;必須根據發文用途和行文關系正確選擇文種，采用恰當的表達體式，學會模式制作，使所寫的公文既規范，又適用。

　　(四)公文語言與行文關系相同

　　公文是以書面語言為表達形式的溝通與交流工具，因此，它的語言既區別于文學作品的語言，具有明白、平實、簡潔、規范等特點，又是要符合行文雙方的隸屬關系，根據行文關系選擇公文用語。例如，“報告”、“請示”是上行文，在公文用語上必須體現出下級機關對上級機關的尊重、請教、禮貌，多用陳述語氣;“決定”、“指示”等是下行文，在公文用語上必須體現出堅定、果斷、要求，多用祈使語氣;“函”是平行文，在公文用語上必須體現出尊重、平和、謙恭，多用商量的語氣。這種特定的語句、語氣和語詞，都是由行文雙方的隸屬關系決定的。遵循這一規律，就能實現公文表達形式與內容的有機統一，有利于實現行文目的。這就要求我們，秘書在撰寫公文時，一定要根據行文雙方的關系選擇恰當的語言和語氣表達形式;否則，就有失體統，不合規范。

　　(五)擬制速度與公文時效相同

　　秘書寫作往往有規定的時限要求，在一定的時間內完成寫作任務，否則就難以發揮公文的作用。尤其是在緊急的情況下，更要爭分奪秒，及時起草、送審和印發。否則，對上不能使機關及時了解下情;對下，不能使問題得到及時解決。公文制作速度是由公文的時效性決定的。公文的時效性越強，要求秘書的寫作速度越快;必要時加班加點，按時完成。這個就要求秘書人員應當從平時注意材料積累，培養快速構思能力，學會模式制作，練就一氣呵成的硬功夫，勇于吃苦耐勞，學會電腦寫作等方面入手，提高快速成文能力，只有這樣，才能按時完成寫作任務。

　　拓展：辦公室公文寫作提升途徑

　　第一步接受擬稿任務

　　這是公文寫作的起點。在這一步中必須明確幾個問題，領導交待任務的實質是什么?公文行文的目的何在?行文要求如何?公文重點放在哪里?這一步的關鍵是要善于揣摩領導的意圖。因為公文寫作是一種提令性寫作，只要把領導的意圖吃透并充分表達出來，材料就是基本成功的。揣摩領導意圖的方法是聽、記、消化。聽就是在接受任務時集中精力聽領導講意圖;記就是把領導講的東西盡可能原原本本地記下來，以備寫作時查閱;消化就是在聽和記的基礎上，充分理解領導提出的問題和觀點。既要站在全局上去理解，因為領導交付的任務不可能講得很細致、很全面，大都是要點式的;又要參照領導平時的一貫思想去理解，一般情況下，領導提出的問題都是經過長時間的實踐和思考得出的結論。

　　第二步廣泛收集材料

　　這是公文寫作的根據，沒有材料就好比“巧婦難為無米之炊”，公文寫作更是無從下筆。收集材料一是必須考慮表達主題的要求，圍繞主題收集真實、準確、新鮮、典型的能反映事物本質特征的資料。二是明確收集材料的途徑和方法。可以從現有的資料中收集，如單位基本情況、重點工作任務等，以了解有關情況;也可以深入工作的第一線，收集第一手“活”資料，以便反映工作中的動態信息;還可以從國家的政策法規中收集，為擬寫公文尋找更多的權威性依據。

　　第三步擬定寫作方案

　　這是公文寫作成功與否的關鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達次序、各部門內容之間的銜接配合關系。

　　主題思想的確定是以“解決什么問題”作為主線拓展思路，以“傳遞什么信息”作為主線提煉主題，以“受眾需求心理”作為導向確立主題。具體來講包含五個方面：一是領導應該講什么?二是文件起草部門希望領導講什么?即有關部門對于這項工作希望通過領導講話傳遞出的工作信號。三是受眾希望聽到什么?受眾對領導的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表揚，或是明確思路等。四是領導本人希望講什么?每位領導講話都有一貫的思路、風格及近期關注的重點、強調的要點等。五是上級希望領導講什么?每項工作都應照上級領導機關的部署和要求開展，講話中需要科學地傳遞上級的要求。

　　表達次序是公文寫作布局合理性的重要體現：一是善于提綱挈領，按照公文主題搭建提綱，擬定框架，反復基本布局結構的合理性。二是善于歸納整合，在把握公文整體結構的基礎上，按照訴求重要性科學合理劃分文章層級，使受從能通過標題基本判斷行文邏輯。

　　各部門內容之間的銜接配合關系通過素材的平衡、恰當的轉折和流暢的過渡來實現，確保各個層級緊密銜接，減少文章的突兀感和生硬感。

　　第四步正式起草文稿

　　這是公文寫作的核心。在起草文稿過程中要把握以下幾個環節：

　　深度加工。把篩選所得的過加工處理，初步構建公文文本，對照公文提綱和框架結構，通過對信息模塊的合并歸類和填充，實現公文“由骨到肉”的質變。

　　注重事例。公文寫作要依事而論，在寫作技巧上可借用“以事實說話”的筆法。如果全篇沒有涉及實情的“干貨”，那整篇文章就會淪為大話、空話、套話的堆砌，導致讀者無趣、聽者鬧心。寫材料既要仰望天空，更要腳踏實地，如總結性公文可以通過大量事例的直接引入增強文章說服力。這里要格外關注事例的典型性和真實性，不當的事例引用常常會造成適得其反的效果。

　　善用數字。恰當選取各種數據能夠增強公文的信息含量和說服務。對數字的選用要注意兩點：一是數據的權威性，要使用權威部門發布的數據，非正式渠道搜集的數據要經過權威機構核實方能使用;二是數據的準確性，重要數據要以專業部門統計口徑為準。

　　做好會商。當公文內容涉及其他部門職僅范圍時，應當主動協商，取得一致意見后才能對外行文;如有分歧，應加強協調直至取得共識，以防政出多門。

　　強調升華。一般的材料只求四平八穩，優秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要實現從“一般”到“優秀”的飛躍，從“有形無神”到“形神兼備”，一要于常規處尋亮點，有效提煉出本單位工作的亮點和突出成就，以實實在在的內容震撼人心;二要于淺顯處見真知，發散思維、升華思想、小中見大，把真知灼見融入到材料中;三要于文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語言的生動性和可讀性，如通過恰當使用排比對仗等句式增強文章的氣勢和韻律，或借用一些約定俗成的古典語言增強公文的典雅和美感。

　　我的觀點

　　這是保證公文質量的重要一環。對公文文稿的加工修改，切忌“眉毛胡子一把抓”，要分清主次先后，按照從內容到形式的修改順序。一是檢查主題質量。主要看文稿是否符合領導意圖，表達是否鮮明深記得，是否有新意，與上級部門的指示是否吻合。二是檢查觀點表達。觀點與主題關系極為密切，主題是中心論點，觀點可謂分論點，在保證公文主題準確無誤的前提下，還要確保公文觀點經得起推敲。三是檢查材料應用。對文稿中引用的數字、事例等認真核實，避免材料之間相互沖突，還要特別注意動態信息的變化，不能使用過時的數據說明已經變化的實際情況。四是檢查文稿形式。主要考慮文稿結構是否完整、嚴密、合理，重點內容是否突出，層次是否清楚，過渡轉折是否自然，以及語言表達是否準確、簡練，標點符號是否正確、規范。

　　提升公文寫作能力是一個需要長期學習、思考和實踐的過程，以上五個步驟只為辦公室秘書提供一個最基本的公文寫作思路或竅門，要想寫作有突破，更上一層樓，仍需在工作之外多讀、多思、多寫�！白x書破萬卷，下筆如有神”，只有多讀，才能胸有成竹，妙筆生花;只有多思，才能綱舉目張，得心應手;只有多寫，才能舉一反三，觸類旁通。

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