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會議接待流程
會議接待是指會議籌辦方與主辦方商談,簽訂會議接待標準合同,對約定的事項提供全程的服務活動。下面是YJBYS小編整理的會議接待流程相關內容,希望對你有幫助!
★準備工作
1接到會議(會展)意向后,合理報價立即回復,并提出我方的合理化建議。
2可為客戶進行會議(會展)的設計與策劃服務。
3根據要求預定酒店,會議(會展)場地、車輛等。
4準備會務用品:代表證、會徽、紀念品。
5提供公關禮儀、文秘、翻譯服務,代租會務所需設備。
★會議接待
1會議(會展)場所的布置:歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設備測試等。
2按客戶需要安排接送與會賓客,協助會務組辦理賓客簽到等工作。
3會議用餐及宴會安排。
4會后旅游、娛樂考察等活動。
5提供返程飛機票、火車票。
一般而言,作為專業的會展公司承接/代理各類會議及展覽,大多經過以下幾個環節:
1、策劃作為專業的會展代理公司,我們提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們為你提供可行性方案、招展企劃、會議回執等等。
2、咨詢在此階段,我們將與委托方進行初步溝通,并就委托方的一些關心點提出自己的預案供選擇——譬如在預算范圍內最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。
3、考察如果您認為溝通后可以相信我們,那么我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及會展設備細節等等,并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務。
4、確定這個時間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設想得流程及預案,盡可能把方案細化,然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任,并簽署相關服務協議。
5、執行嚴格而又人性化地執行協議,將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美,任何計劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸,并臨時決定雙方簽字負責人,所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行。
6、結算雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照協議執行核算。
【拓展閱讀】
會議匯報技巧:
現如今,有很多年輕人,即便是在公司里工作多年,他們都不會匯報工作,尤其是在參加重要會議的時候,他們根本就不明白自己說的到底是什么,也沒有提前做好準備,最后反而是得罪領導,讓他們不被領導所青睞,所以提醒大家在參加重要會議的時候向領導匯報工作,一定要掌握一下這三個技巧,這樣才能夠讓你深受領導喜歡。
第一、提前做好準備和發言內容
在職場中工作的時候,有很多職場人士,他們在向領導匯報工作之前,往往都是沒有頭緒,而且沒有做好準備,反而是看到身邊有很多新員工表達清楚而且邏輯清晰,在匯報工作的時候更是得到了理所應當的結果,筆者提醒大家,無論是在公司里參加重要會議還是小會議,都應該提前做好準備,因為這在日常工作中是必不可少的,如果你沒有做好總結,那么在會議上領導可以劈頭蓋臉地向你訓斥一番,所以年輕人一定要了解到這樣的危機。
第二、及時匯報工作進展
當然也有很多年輕人,他們在執行工作任務的時候出現了太多失誤,當工作項目出現阻礙的時候,這些年輕人往往藏著掖著,并沒有把事實告訴給領導,也并不想讓領導耽誤自己的時間,幫他們解決問題,往往就是因為這些員工不認真的態度,最后反而是耽誤了工作進展,被客戶取消訂單,公司形象也會直接受到影響,
大家在公司應該及時匯報工作進展,并且把自己的失誤主動告訴領導,千萬不要害怕被責備,因為領導可能會第一時間原諒你,并且向你伸出援手。
第三、準備多種方案
很多年輕人在和同事以及領導相處時他們總是直來直去,最后往往是因為說話的毛病被大家所反感,其實在匯報工作的時候也是如此,年輕人應該多加準備各種方案,而不是只準備一種方案無法補救,最后在匯報工作時更難以尋求同事以及其他領導的幫助,導致你在公司里不被領導重用,這其實才是最讓大家所擔憂的,除此之外,年輕人在匯報工作時也應該更加簡潔一些,領導可沒有太多時間聽你在會議上侃侃而談。
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