項目團隊成員時間管理分析

項目團隊成員時間管理分析

　　這里的第一時間，并不見得是最快、最緊急的時間，而是指保證目標實現情況下的最短時間。項目的時間管理包括項目團隊成員的時間管理和項目的進度管理兩部分。項目的進度管理在一般項目管理書上都有詳細的講述。在這里想分析一下，作為項目負責人，如何對項目團隊成員進行時間管理。

　　一、強化“第一時間”觀念

　　做任何事情都需要占用時間，時間是最珍貴、最稀有的資源，因此，我們必須強化在“第一時間”內完成任務的觀念。“第一時間”觀念至少應包括三方面的含義：一是嚴格遵守作息時間，在規定時間段內的“起始點”完成任務;二是充分地利用時間，不占用、不浪費任何一塊時間;三是有效地利用時間，提高工作效率。時間觀念是一個意識上的問題，是工作責任心的一個方面，它不像上班打卡那樣的標準化、形式化，但擁有了它，卻比打卡更管用，因為時間觀念對于員工來講是內因、是根本，打卡只是外因、是手段。所以，項目經理應當利用各種可以利用的時機和場合，采取各種不同的手段和方法來強化項目團隊成員的“第一時間”觀念，增強整個團隊和每個人的責任感、緊迫感，在第一時間完成任務的意識。在此基礎上，通過培訓、自我學習、實踐、工作交流等方法，提高項目團隊成員的專業水平和團隊的整體協調能力，爭取實現項目的“普遍提速”，提高整個團隊競爭力。

　　二、建好一個“時間日志”

　　建立一個“時間日志”，完整、準確記錄你的時間是怎樣花費掉的。這既是時間管理的開始，也是時間管理中一項重要的準備工作。項目經理不但自己要這樣做，而且要督促團隊成員都要養成這樣一個良好習慣。對于這個問題，我們不能靠回憶來講我們做了些什么，因為“想象”和“現實”常常有很大的不同，甚至有時會完全不同。在通常情況下，我們可以根據需要選用適合個人特點的時間管理的工具，也可以每半個小時自己手動記錄一次時間的使用情況，每兩周或一個月對記錄情況進行一次分析。這樣我們就會發現自己在時間利用上不合理的地方，從而找到改進時間管理的辦法。記錄時要注意三點：一是時間間隔不要太短，防止產生負面效應;二是不要在一個時間周期(如一天)結束之后再去填寫，防止記錄結果帶有欺騙性;三是記錄“時間日志”貴在堅持，不

　　能三天打魚，兩天曬網。

　　三、制定一個完整規劃

　　規劃是時間管理的起點，因為只有對時間進行規劃之后，才能進一步安排時間、調整時間、提高時間的利用率。項目經理應當首先制定好項目的整體規劃，然后再指導團隊成員依據項目整體規劃制定個人的時間管理規劃。項目團隊成員個人可以從以下五個方面進行規劃：一是制定一個以smart(specific具體的、measurable可衡量的、attainable可達到的、relevant相關的、time-based基于時間的)為導向的目標;二是規劃任務清單或工作計劃;三是規劃個人工作里程碑;四是規劃協調事項;五是規劃檢查點與更新點。如果項目規模大、周期長、技術復雜、涉及單位多時，大家一般都會認真細致地做好規劃，但如果遇到以下六種項目，也應當做好規劃：一是時間標準要求高的項目;二是風險程度高的項目;三是重要人員和資源不足的項目;四是團隊成員與項目要求文化差異大的項目;五是環境變化快且影響大的項目;六是并行工作多的項目。

　　四、解決好“第一號”問題

　　80/20法則告訴我們，在項目所有的工作中，20%最為重要的工作對項目的貢獻高達80%，而另外的80%貢獻只有20%。所以，無論是團隊、還是個人，都要首先找到這20%最為重要的工作，并對其進行排序，找出當前的“第一號”問題。有人說：項目管理就是做正確的事、正確地做事，實現正確的結果，這20%的事就是我們要做的正確的事。第四代時間管理理論講的也是一樣的道理，因為做好了第一號(最重要、第二象限)的事情，就會使第二象限擴大、第一象限減少，就會有更多的時間來解決下一個“第一號”，就更容易成功。判斷一項工作是否屬于那20%，主要看它是否具有“三性”，即有效性、關鍵性、重要性。有效性是指是否具備促進、限制項目效果的因素，關鍵性是對項目或企業全局的影響程度，重要性是對項目總目標的貢獻程度。

　　五、第一次就把事情做對

　　第一次就把事情做對，次次都把事情做對，實際上就是一個正確地做事的問題。正確地做事，關鍵是要養成一個做事的良好習慣。我個人認為，良好的做事習慣至少應當包括以下三個方面：

　　首先是要把問題搞清楚，需要搞清楚的問題主要有三：1、此事能不能不做?2、此事能不能由他人來做，如果由他人來做，你需要做什么，才能保證他把這件事做好?3、如果必須親自來做，那么優缺點各是什么?

　　其次是具體實施，以下四點需要關注：1、定義范圍、分解工作，找出重要的和關鍵的任務;2、對重要的和關鍵的任務進行排序，并以其為主線制定一份簡單的工作計劃;3、采用自己熟悉的、簡潔的辦法來處理各項子任務;4、要把重要的和關鍵的任務安排在黃金時段來做。最后是對做這件事的總結和思考，關鍵是總結出對以后工作有益的經驗。

　　六、牢固樹立一個理念――授權

　　環境的快速變化已經成為時代的主旋律，在這樣一個“秒殺時代”里，只可能會有完美的團隊，不可能會有完美的個人。所以，項目經理要徹底丟掉過去那種“一人包打天下”的思維習慣，要學會授權，讓自己從日常事務中擺脫出來。我們大家都知道諸葛亮很聰明，他突出的特點是務實，為了蜀國的大業嘔心瀝血，但最后卻是被活活累死。因此，在目前項目總工作量與日俱增的情況下，我們更要警惕“過勞死”，這并不等于說不為團隊做貢獻，而是為了能夠更加長久地為團隊做貢獻。

　　項目經理在授權時應當注意：一是(對)信任(之人)授權，授權(后)信任(被授之人);二是明確范圍，權責同授;三是公之于眾，真正授權;四是適可而止，可控授權;五是創造條件，服務授權;六是賞罰嚴明，激勵授權。

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