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內外部溝通控制程序范本2017
按照ISO9000標準的要求，凡是推行ISO9000的組織每年都要進行一定頻次的內部質量審核，內部質量審核由經過培訓的有資格的內審員來執行審核任務。 小編下面為大家整理關于內外部溝通控制程序的范本，歡迎閱讀參考：
一、目的:
為確保質量管理系統運作的有效性及持續改善, 使各項作業能夠順利進行。
二、范圍:
凡公司內部門與部門之間、公司與客戶之間、公司與供貨商之間的溝通均屬之。
三、權責:
3.1 總經理/副總經理/協理: 對溝通的雙方無法達成共識的問題作出裁示。
3.2.采購課主管: 負責與供貨商之間的溝通聯絡。
3.3.各部門主管: 部門之間進行良性溝通, 必要時召開專題會議檢討。
3.4.業務部經理: 負責與客戶之間的溝通聯絡。
四、作業內容
4.1.外部溝通(客戶、供貨商)
4.1.1.業務部與客戶之間的溝通
4.1.1.1.業務部收到客戶對某一項目的需求提出期望后(客戶期望可以電話、E-Mail或傳真的方式提出), 應以書面形式或E-Mail方式將客戶的相關期望需求詳細轉達給相關單位, 并明確要求相關單位之回復日期, 同時作好相關記錄。
4.1.1.2.相關單位接到客戶期望之需求信息后, 應根據實際情況對客戶提出的要求進行分析評估, 對于能立即處理的事項, 應在規定的時間內提供詳細的報告給業務部, 以便公司領裁決。對于不能在規定時間內處理完的事項, 相關單位應在24小時內答復預計完成日期, 業務部應隨時了解、跟催相關單位的完成進度。
4.1.1.3.業務部收到相關單位提供的報告后, 進行綜合整理, 并以電話、會議或書面報告等方式呈公司領導裁決, 確定回復方案后, 回復客戶。
4.1.1.4.回復方案傳給客戶后, 業務部應及時與客戶進行溝通,若客戶對方案表示滿意,應通知相關單位遵照方案執行;客戶對方案不滿意,應再次與客戶進行詳細的溝通,征詢客戶的意見或建議,并轉達相關單位,直至與客戶達成一致的意見。
4.1.1.5.客戶明確表示開發之新產品,相關作業按《設計管制》及《樣品制作》執行。
4.1.1.6.接客戶正式訂單后的相關作業按《合約審查程序》執行。
4.1.1.7.接客戶抱怨后的相關作業按《客戶投訴控制程序》執行。
4.1.1.8.客戶滿意度調查:
4.1.1.8.1.業務部每年須就客戶對公司產品的滿意情況作一次調查。由業務部將《客戶滿意度調查表》發給客戶, 調查的方式可由傳真、客戶拜訪或郵件來進行。
4.1.1.8.2.業務部收到客戶回傳之《客戶滿意度調查表》后, 應予以匯總整理, 分析其內容, 并作成改善建議報告呈總經理審批, 依指示分發相關單位改善, 并對改善措施及進度進行追蹤。
4.1.2.資材課與供貨商之間的溝通:
4.1.2.1.資材課采購課依《采購管理程序》下單給合格供貨商采購公司所需的相應物料,并按時跟催,確保所需物料于生產前到位。
4.1.2.2.采購課依《供貨商管理辦法》執行供貨商的開發、評估及管理作業, 確保供貨商所提供的產品滿足本公司的生產需求。
4.2.內部溝通
4.2.1.公司內部部門與部門之間或部門內部各單位之間因產品資源等各種信息須溝通時,必須按相關的程序文件相互聯系。
4.2.1.1.部門與部門之間的溝通可以內部行文或E-Mail的方式進行, 但相關聯絡文件必須經部門負責人簽名認可。
4.2.1.2 若因特殊原因, 可以在產品或資源完成后再補辦相關文件, 但必須是單一部門最高負責人或授權通知執行。
4.2.2.對于各部門或各單位在日常溝通中無法達成共識的問題, 可召開專題會議或在每周的生產會議上提報, 由上級領導裁示解決。
4.2.2.1.部門之間溝通過程中無法解決的問題點, 可在每周的生產例會上提報解決,但會前必須先作好相關數據以提高會議效率。
4.2.2.2.部門內各課之間在日常溝通中無法解決的問題點,可在每周的部內會議上提報解決。
4.2.2.3.對于在溝通過程中無法達成共識, 而又急須解決的事項, 可由相關權責單位主導召開專題會議, 請公司領導裁決后執行。
五、記錄
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