商務秘書知識輔導：檔案的利用工作

商務秘書知識輔導：檔案的利用工作

　　檔案指機關、機構、組織或個人在業務處理過程所產生、持有并保存的紀錄、文件或資料。下面小編為大家整理了關于檔案的利用工作的知識，一起來看看吧：

　　1.檔案利用工作的方式

　　檔案的利用工作一般有如下幾種。

　　為利用者提供服務的工作主要有以檔案原件提供利用的開設閱覽室、檔案外借和以檔案復制件提供利用的制發檔案復本等幾種主要方法。

　　在提供利用時，要正確處理利用和保密之間的關系，避免泄露機密。

　　2.開設閱覽室

　　開設閱覽室是指檔案館(室)在特定的場所開辟閱覽室，直接向用戶提供信息的一種服務方式。

　　開設閱覽室必須具備一定的條件。

　　(1)人員條件。檔案閱覽室的工作人員應具備較強的業務能力，了解所藏檔案的成分和位置，熟練掌握各種檢索工具，能協助用戶滿足其利用需求。

　　(2)物質條件。閱覽室應具備服務臺、閱覽桌、布告欄、目錄和資料柜、監護設備和檢索工具等必要的物質設施。

　　(3)制度條件。檔案閱覽室必須制定閱覽制度，明確規定接待對象、閱覽范圍、閱覽要求及手續，以及其他相關事項。

　　閱覽室要具備借閱登記制度。由利用者填寫調閱單，檔案管理人員根據調閱單填寫情況，入庫調檔，取出所需文件，并在相應位置放上代理卡。

　　閱畢的檔案應及時歸還，認真清點。

　　3.檔案外借

　　檔案外借服務是指檔案管為滿足某些利用需求，暫且將檔案借出館的一種服務方式。

　　檔案外借服務應該注重以下幾點。

　　(1)檔案的外借使用要有嚴格的制度，經過一定的批準手續才能外借。

　　(2)借出檔案時，應履行嚴格的交接手續，并查明外借檔案文件的份數及狀況，做好外借檔案的登記與記錄工作，文件題名、檔號、頁數、密級、借閱日期、歸還日期及借閱人姓名、歸還簽收人等都屬于登記內容。

　　(3)在借出檔案時應點交清楚，并責成借用單位注意保密和保護檔案，借用單位應對所借檔案的完整和保密負完全責任，保證借出的檔案能完整地按時收回。

　　(4)借出使用的期限不宜過長，對外借檔案的數量也應做必要的控制。

　　(5)檔案借出后，應填制代理卡，放置在檔案原來的位置上，以便掌握檔案的流動和利用情況。

　　(6)歸還檔案時，必須認真清點，檢查外借檔案是否有污損、拆散、撕破、抽換、散失等情況，并在借閱登記簿上注銷。

　　(7)檔案工作人員應經常掌握檔案的借出情況，督促借閱者按期歸還。

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