紙尿褲企業(yè)如何做好采購管理
如今，紙尿褲行業(yè)市場競爭日趨激烈。在企業(yè)外部，同行間的價格戰(zhàn)不斷吞噬著紙尿褲廠商的利潤;而企業(yè)內(nèi)部，人力成本費(fèi)用持續(xù)上升，企業(yè)組織體系漸漸不能適應(yīng)行業(yè)發(fā)展需求。對于紙尿褲行業(yè)來說，原材料成本能占到商品總成本的60%~70%，原材料采購在成本控制、保障生產(chǎn)、內(nèi)部各業(yè)務(wù)單元間協(xié)同、上下游供應(yīng)鏈企業(yè)的戰(zhàn)略合作方面起到了至關(guān)重要的作用。所以如何做好采購管理，就成為當(dāng)下紙尿褲企業(yè)突破行業(yè)發(fā)展困境的有效途徑。下面是yjbys小編為大家?guī)淼募埬蜓澠髽I(yè)如何做好采購管理的知識，歡迎閱讀。
公司采購管理存在的問題
筆者通過近一個月的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，C公司的采購模式可以說是非常傳統(tǒng)、簡單的，即其采購部一直沿襲以拉動采購的管理模式進(jìn)行運(yùn)作，這種采購體系已經(jīng)不能跟上衛(wèi)生用品行業(yè)的發(fā)展腳步，具體的問題有如下幾方面。
1訂單按時交貨率低
在C公司的供應(yīng)商當(dāng)中，很多供應(yīng)商企業(yè)的管理者管理理念也較為落后，對需求方的交貨及時性、準(zhǔn)確性以及對整個供應(yīng)鏈運(yùn)行效率的重要意義并未深刻理解。其次，供應(yīng)商生產(chǎn)運(yùn)作模式落后，致使在生產(chǎn)計劃、加工、運(yùn)輸?shù)热魏我簧a(chǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，導(dǎo)致無法保證交貨及時性。
2多品種、小批量的生產(chǎn)模式導(dǎo)致采購成本增加
C公司的產(chǎn)品線較為豐富，采購管理常進(jìn)行小批量多品種采購工作，增加了采購人員的工作強(qiáng)度。同時也對供應(yīng)商交貨期提出了較為嚴(yán)格的時效性要求，造成供應(yīng)商多品種小批量的送貨，使得相關(guān)系統(tǒng)成本增加(物流費(fèi)、倉儲費(fèi)、倉庫檢查、收料費(fèi)用等)，間接造成采購成本的增加，不利于紙尿褲廠商與供應(yīng)商間的戰(zhàn)略合作。
3采購流程問題，極易滋生貪腐
調(diào)查發(fā)現(xiàn)，C公司的采購分配管理流程并不明晰，采購分配比例由采購員確定。采購員按照供應(yīng)商提供的價格、服務(wù)、交期等評判標(biāo)準(zhǔn)來分配采購比例，但主要評判還是以價格為主導(dǎo)。
在紙尿褲消費(fèi)淡旺季時，供應(yīng)商會分別采取低價競爭或選擇能從中獲得較高利潤的客戶，導(dǎo)致交貨不及時或不接單，這給C公司的生產(chǎn)帶來較大影響。另外，C公司并無制定物資采購比例的相關(guān)管理辦法，采購員分配訂單權(quán)限過大，極易滋生貪腐問題，增加采購員跟供應(yīng)商勾結(jié)串通的可能性。
4采購員專業(yè)素養(yǎng)急需提高
鑒于多品種、小批量的采購業(yè)務(wù)，導(dǎo)致C公司采購員每天都顯得非常忙碌。筆者發(fā)現(xiàn)，采購員常常因?yàn)椴皇煜I(yè)務(wù)知識、或是太忙碌而盲目地聽取供應(yīng)商建議，導(dǎo)致采購成本增加，甚至對原材料特性及功能了解甚少，這樣的情況難以提升采購人員的管理水平。
5采購信息系統(tǒng)落后
C公司的采購信息系統(tǒng)落后，采購員須手動制定原材料分配表，而每天都有繁多的生產(chǎn)訂單要下達(dá)，導(dǎo)致采購員整體效率降低，更無從在采購專業(yè)知識方面取得突破。
6管理層不重視采購管理的戰(zhàn)略作用
許多紙尿褲廠商的管理者往往忽視采購管理環(huán)節(jié)所帶來的重要影響力，要知道采購部只要將采購成本下降1%，就可以給公司帶來5~8%的利潤增加。采購、研發(fā)、銷售三者是企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)最為關(guān)鍵的.因素，三者缺一不可，只有相互配合，才能發(fā)揮紙尿褲產(chǎn)品在市場上的競爭力，增強(qiáng)公司的盈利能力。
7呆滯原材料使企業(yè)遭受巨大損失
采購環(huán)境忽略庫存管理，C公司每年大量積壓原材料進(jìn)行處置外賣，變現(xiàn)后取得收入僅為原值的50%，對公司增強(qiáng)盈利水平產(chǎn)生了巨大負(fù)面影響。
采購管理出現(xiàn)問題的原因
作為紙尿褲行業(yè)老牌廠商，C公司仍然沿用粗放的、原始的以銷定產(chǎn)的管理模式，缺乏銷售與運(yùn)營計劃體系的協(xié)調(diào)，內(nèi)部各部門缺乏有效的銜接跟溝通，無法提前做好與供應(yīng)商的原材料預(yù)測計劃。
C公司對采購的地位認(rèn)識高度不夠。該公司認(rèn)為采購主要職責(zé)就是保證采購價格低、為生產(chǎn)齊套保駕護(hù)航，但并未將采購部放到與營銷、研發(fā)部同等重要的位置。
采購管理流程制度缺乏系統(tǒng)性梳理，各業(yè)務(wù)部門缺乏有效的銜接。C公司在《采購分配管理辦法》《訂單需求預(yù)測管理辦法》等并未制定有效制度，給公司帶來諸如滋生貪腐、降低系統(tǒng)效率、產(chǎn)生大量積壓物資、交貨及時性降低、增加管理費(fèi)用等問題和風(fēng)險。
C公司各部門間缺乏及時的溝通，導(dǎo)致采購原材料過多，產(chǎn)生大量的積壓物資。分析其原因既有采購部門對于長周期原材料的過量采購，又有客戶訂單的變更或是取消訂單，造成積壓原材料的產(chǎn)生。歸根到底還是由于C公司內(nèi)部各部門缺乏有效的銜接，缺少整體的協(xié)同性，導(dǎo)致公司蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。
采購管理問題的解決對策
1努力推進(jìn)采購信息化建設(shè)
首先，引入SRM系統(tǒng)。SRM系統(tǒng)(供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng))的作用是通過信息化手段與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，重新構(gòu)建企業(yè)與供應(yīng)商間新型的管理模式。借助這種先進(jìn)的信息技術(shù)平臺，既節(jié)約了與供應(yīng)商間的溝通成本、減少了信息傳遞失誤所帶來的損失，也讓信息傳遞更加及時有效。供應(yīng)商可通過信息平臺及時了解其配送信息，配套產(chǎn)品質(zhì)量反饋信息，達(dá)到信息傳遞透明化的目標(biāo)，在節(jié)省傳真電話等費(fèi)用的同時給供應(yīng)商提供了公平、公正的競爭平臺。
其次，啟用供應(yīng)商網(wǎng)上報價。傳統(tǒng)報價主要是通過郵件或傳真的方式參與報價，很可能會出現(xiàn)采購人員將其他原材料供應(yīng)商報價告知行x供應(yīng)商，導(dǎo)致不公平競爭。在引入供應(yīng)商網(wǎng)上報價系統(tǒng)后，有效的控制內(nèi)外部勾結(jié)風(fēng)險，同時提高了紙尿褲企業(yè)的運(yùn)營效率、縮短了審批流程、降低了采購成本。
2針對不同類別供應(yīng)商采取不同采購策略
在衛(wèi)生用品行業(yè)里，不同種類原材料的需求差異性較強(qiáng)，C公司必須對原材料進(jìn)行分析，明確不同原材料的各自特性，根據(jù)這些獨(dú)有特性進(jìn)行分類分級，制定不同的采購策略。
C公司通過原材料的價值量與供給風(fēng)險兩個維度，可將原材料分為日常原材料、杠桿原材料、瓶頸原材料和關(guān)鍵原材料四種進(jìn)行綜合分析。這四種原材料在供應(yīng)商數(shù)量、市場供給情況、產(chǎn)品屬性、采購金額、采購風(fēng)險方面都有不同的特點(diǎn)，如下表所示：
四類原材料特點(diǎn)對比表
原材料類型 | 供應(yīng)商數(shù)量 | 市場供給情況 | 產(chǎn)品屬性 | 采購金額 | 采購風(fēng)險 |
瓶頸原材料 | 少 | 緊 | 非通用 | 小 | 高 |
關(guān)鍵原材料 | 少 | 緊 | 非通用 | 大 | 高 |
杠桿原材料 | 多 | 松 | 通用 | 大 | 低 |
一般原材料 | 多 | 松 | 通用 | 小 | 低 |
對于瓶頸原材料的操作策略：主要還是控制缺貨帶來的運(yùn)營風(fēng)險，在價格方面不做過多要求隨行就市即可，同時加快推進(jìn)采購部門尋找替代或可操作性方案，定期搜集其原廠的技術(shù)和市場動態(tài)，開發(fā)新供應(yīng)商，提前與供應(yīng)商做好需求預(yù)測，配置適當(dāng)安全庫存。
對于關(guān)鍵原材料的操作策略：主要控制原材料缺貨及原材料跌價帶來運(yùn)營風(fēng)險。抓住對方的利益訴求點(diǎn)，與供應(yīng)商建立長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略合作關(guān)系策略，建立長效的共贏機(jī)制并在價格上爭取更多的資源。
對于杠桿原材料的操作策略：明確以供應(yīng)原材料的質(zhì)量、交貨及共同降低成本為主要訴求，保持與供應(yīng)商緊密的合作關(guān)系。由于供應(yīng)的原材料通用性較強(qiáng)，能滿足供應(yīng)的供應(yīng)商數(shù)量較多，供給情況也不太緊張，采購策略可將采購量集中到一家供應(yīng)商。
對于一般性原材料的操作策略：這個類型的原材料主要集中在C公司的低值易耗品采購，采購部門應(yīng)該采取定期搜集公司各部門需求，減少供應(yīng)商數(shù)量，按特定的時點(diǎn)進(jìn)行批量采購，增加采購數(shù)量，降低采購的成本。但當(dāng)供應(yīng)商能力不足時，應(yīng)引入新的供應(yīng)商，確保價格與交貨等方面的優(yōu)勢，有助于供應(yīng)商企業(yè)之間的良性競爭、優(yōu)勝劣汰。
3完善采購人員的績效考核體系
C衛(wèi)生用品公司應(yīng)通過完善采購人員的績效考核體系，對采購人員實(shí)行定量考評，客觀地將被考評者與既定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較。其中采購人員績效考核應(yīng)從二個維度出發(fā)：采購業(yè)績和供應(yīng)商管理。下表為采購人員績效考核的指標(biāo)。
采購人員績效考核的指標(biāo)表
考核項目 | 考核子項 | 權(quán)重 | 評分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100分） |
采購業(yè)績 | 采購訂單準(zhǔn)時性 | 20% | 準(zhǔn)時完成20分，超過一個工作日0分 |
采購按訂單數(shù)量交貨 | 20% | 根據(jù)下單給供應(yīng)商數(shù)量與供應(yīng)商交貨數(shù)量比值，若供應(yīng)商交貨數(shù)量100%完成得20分，90%以下記0分 | |
來料合格率 | 20% | 根據(jù)每批來料物資合格率來確定得分，合格率每降低1%，扣2分。 | |
供應(yīng)商管理 | 整合供應(yīng)商關(guān)系管理 | 20% | 供應(yīng)商數(shù)量與供應(yīng)商數(shù)量控制策略不符合時，超過或不足額定值一家扣1分，超過或不足兩家扣2分，最低0分。 |
原材料通用化管理 | 10% | 根據(jù)流程規(guī)范引進(jìn)原材料，每發(fā)現(xiàn)一款不合理引入的原材料扣1分，最低0分。 | |
供應(yīng)商配合管理 | 10% | 根據(jù)供應(yīng)商配合企業(yè)情況，供應(yīng)商反應(yīng)速度、參與共同研發(fā)的積極性、合同訂單的簽訂速度等判定，每發(fā)現(xiàn)一項條件不符扣1分 |
4建立S&OP銷售運(yùn)作組織
C公司亟需成立S&OP (Sales and operation plan)銷售與運(yùn)作小組，更緊密的將各部門連接在一起，重新梳理了銷售與運(yùn)作間關(guān)系，加強(qiáng)各部門間協(xié)同，減少積壓物資的產(chǎn)生，減輕采購部門的按需采購與處理積壓物資難度。
具體來說，C公司營銷部門需要征集客戶未來三個月~四個月的訂單需求，詳細(xì)評估后制定銷售計劃并將計劃提交給S&OP銷售與運(yùn)作小組。隨后，S&OP小組根據(jù)銷售計劃，組織各業(yè)務(wù)部門召開聯(lián)席會議，根據(jù)會議議程逐個檢查每項內(nèi)容，達(dá)成一致后確定主生產(chǎn)計劃，采購部門根據(jù)主生產(chǎn)計劃對供應(yīng)商進(jìn)行下單采購原材料。高效的溝通機(jī)制的建立，能有效保證采購部按照計劃進(jìn)行采購，避免了采購部門自由發(fā)揮進(jìn)行采購訂單的下達(dá)，確保了整個組織在高效的機(jī)制中得以良好地運(yùn)行。
總的來說，采購管理做為企業(yè)經(jīng)營活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在紙尿褲企業(yè)的產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量保證、供應(yīng)鏈管理中起著極其重要的作用，同時也是企業(yè)獲取利潤的重要源泉。廣大紙尿褲企業(yè)一定要適時變革原始粗放的采購管理模式，充分利用信息化工具來優(yōu)化公司的流程和制度，將采購人員從簡單的、龐雜的事務(wù)性工作中解放出來，著重培養(yǎng)采購人員在業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)的專業(yè)性，以確保紙尿褲企業(yè)采購業(yè)務(wù)的順利展開。
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