干部人事檔案管理制度

2017年干部人事檔案管理制度

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　　干部人事檔案管理工作制度

　　(一)干部人事檔案材料收集制度

　　1嚴(yán)格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確收集范圍，認(rèn)真做好干部人事檔案材料的收集與補(bǔ)充工作;

　　2檔案工作人員要積極主動(dòng)地與干部人事檔案材料形成部門取得聯(lián)系，及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動(dòng)地索要應(yīng)歸檔的人事檔案材料;

　　3干部人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi)，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;

　　4檔案工作人員對(duì)收集的干部人事檔案材料，要認(rèn)真進(jìn)行核對(duì)，對(duì)缺少的材料要逐一進(jìn)行登記，及時(shí)催要，對(duì)不符合歸檔要求的材料，要及時(shí)通知形成檔案材料部門補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)，形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理;

　　5對(duì)不屬于歸檔的材料要及時(shí)退回材料形成部門。

　　(二)干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度

　　1嚴(yán)格把好干部人事檔案材料入口關(guān)，對(duì)收集的檔案材料要認(rèn)真鑒別，嚴(yán)格審核;

　　2歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;

　　3歸檔材料必須齊全完整、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備，有承辦單位的簽章或個(gè)人署名，有形成材料的日期;需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案;

　　4殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;

　　5干部人事檔案材料應(yīng)統(tǒng)一使用16開紙(19265厘米)，材料左邊應(yīng)留出2—25厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫，不得用計(jì)算機(jī)打印簽名;

　　6凡屬于應(yīng)歸入干部檔案的材料，應(yīng)按照中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷，零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。

　　(三)干部人事檔案查(借)閱制度

　　1查(借)閱干部人事檔案必須是中共黨員，并填寫《查閱干部檔案審批表》，由查閱單位負(fù)責(zé)人簽字，檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查(借)閱;

　　2任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;

　　3查(借)閱檔案時(shí)，檔案工作人員應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供或是確定提供材料的范圍，凡與查閱內(nèi)容無關(guān)的材料，不得翻閱，并對(duì)提供查閱的檔案進(jìn)行登記;

　　4查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內(nèi)容;

　　5查閱人員未經(jīng)許可，不得擅自摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容;

　　6查閱人員必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分;假公濟(jì)私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;

　　7檔案一般不外借，特殊情況須借用時(shí)，要說明理由，經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，方可借出，借閱檔案一般不超過15天，并不準(zhǔn)擅自復(fù)制、抄錄及轉(zhuǎn)借他人;不準(zhǔn)攜帶檔案材料進(jìn)入公共場所參觀、游覽、探親訪友。

　　(四)干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度

　　1轉(zhuǎn)遞干部人事檔案必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全;

　　2干部因工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)檔案轉(zhuǎn)出，檔案工作人員在接到調(diào)檔函后，經(jīng)人事處簽章及檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批后，一個(gè)星期內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位;

　　3轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出;

　　4轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的`項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封;

　　5干部檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，嚴(yán)禁郵寄或交本人自帶;

　　6轉(zhuǎn)出的檔案逾期一個(gè)月未收到回執(zhí)的，應(yīng)發(fā)函或打電話詢問，以防丟失;

　　7收到轉(zhuǎn)遞來的檔案，經(jīng)檢查核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章退回發(fā)檔單位。

　　(五)干部人事檔案檢查核對(duì)統(tǒng)計(jì)制度

　　1建立檔案工作臺(tái)帳登記制度，做到勤檢查、勤核對(duì)，每年全面檢查核對(duì)統(tǒng)計(jì)一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決;

　　2提供利用后的干部人事檔案，入庫前要認(rèn)真檢查，仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)無誤后方可入庫;

　　3干部檔案轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入時(shí)，要認(rèn)真對(duì)照目錄檢查核對(duì)，防止張冠李戴放錯(cuò)卷或缺少材料;

　　4整理好的干部人事檔案入庫前，還要逐卷逐份逐頁進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)糾正。

　　(六)干部人事檔案的保管、保密制度

　　1嚴(yán)格遵守黨和國家的保密法規(guī)，認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格照章辦事，做好干部人事檔案的保管保密工作;

　　2非檔案工作人員一律不得進(jìn)入庫房;

　　3檔案工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行查(借)閱檔案審批手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：

　　4認(rèn)真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等八防工作;

　　5嚴(yán)禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對(duì)濕度為45% —65%);

　　6堅(jiān)持庫房檢查制度，每周檢查一次，防止不安全因素發(fā)生，發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，確保檔案安全;

　　7堅(jiān)持值班制度，下班前檔案要入庫，關(guān)好門窗，切斷電源;

　　8嚴(yán)禁個(gè)人私自保存任何人的檔案材料;

　　9檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須嚴(yán)格履行交接手續(xù);

　　10對(duì)違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個(gè)人，應(yīng)視情節(jié)輕重，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條規(guī)定給予處罰。

　　(七)人事檔案管理人員職責(zé)

　　1熱愛本職工作，忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)保管好教職工人事檔案，為國家積累檔案史料;

　　2建立人事檔案臺(tái)帳，及時(shí)收集、鑒別、整理干部檔案材料，及時(shí)報(bào)送省管干部檔案材料;

　　3嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真辦理人事檔案的查(借)閱和轉(zhuǎn)遞;

　　4及時(shí)登記教職工職務(wù)、工資變動(dòng)情況;

　　5為學(xué)校及有關(guān)部門提供教職工情況;

　　6維護(hù)人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護(hù)工作;

　　7調(diào)查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo);

　　8完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。

　　(八)送交人事檔案材料歸檔制度

　　1人事檔案材料的形成部門應(yīng)指定一名檔案聯(lián)系人，負(fù)責(zé)收集送交本部門的人事檔案材料;

　　2人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在材料形成的一個(gè)月內(nèi)，由檔案聯(lián)系人將材料主動(dòng)送交校檔案館人事檔案室歸檔;

　　3人事檔案工作人員應(yīng)與檔案聯(lián)系人保持密切聯(lián)系，主動(dòng)地了解檔案收集情況，保證收集材料的渠道暢通;

　　4任何部門與個(gè)人，不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料;

　　5檔案人員對(duì)未能按時(shí)送交檔案材料的部門，應(yīng)及時(shí)催要，發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的，應(yīng)及時(shí)通知補(bǔ)送或補(bǔ)辦。

　　干部人事檔案管理八項(xiàng)制度

　　一、干部檔案管理人員職責(zé)

　　干部檔案管理人員具體職責(zé)如下：

　　1、 認(rèn)真貫徹國家《檔案法》、《干部檔案工作條例》，建立健全干部人事檔案工作規(guī)章制度，做到干部人事檔案工作有法可依，違法必糾。

　　2、不斷增強(qiáng)保密意識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案工作的管理、保護(hù)和利用。定期作好清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)工作。

　　3、要切實(shí)管理好本單位、本部門負(fù)責(zé)保管的干部人事檔案，積極采取新技術(shù)，不斷提高干部人事檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理水平。

　　4、解決干部人事檔案管理中的問題，包括人員、設(shè)施、用具等，按照六防要求不斷改善干部人事檔案管理?xiàng)l件。

　　5、要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)保密意識(shí)。

　　6、人員調(diào)動(dòng)時(shí)要做好干部檔案的交接工作。

　　二、干部人事檔案查(借)閱制度

　　查(借)閱干部干部檔案要按照規(guī)定的審批程序并遵循以下要求：

　　1、必須是有利用資格的單位，隸屬各單位黨組(黨委)、各直屬單位干部人事部門。其他部門不得直接到同級(jí)和上級(jí)干部人事部門查借閱干部檔案。

　　2、符合下列情況之一的，可以查閱干部檔案。

　　(1)凡因干部考察、任免、調(diào)動(dòng)、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等原因需要查閱本人檔案的。

　　(2)與他人案件有密切的聯(lián)系，而該干部已經(jīng)去世或因病不能口述和書寫，無法直接提供情況以及其他特殊原因，須查閱檔案取得證明材料的。

　　(3)編史、修志、寫人物傳記等不得查閱干部檔案�？芍苯酉虮救瞬稍L。如該干部已經(jīng)去世或因年邁喪失記憶、因病不能口述、書寫，也只可查閱其履歷和自傳部分。

　　(4)干部子女或親屬入黨、入團(tuán)、升學(xué)、參軍、參加工作、進(jìn)行政審，不得查閱檔案，可由干部所在單位黨組織根據(jù)規(guī)定，提供有關(guān)情況。

　　3、利用者必須是中共黨員干部;非黨領(lǐng)導(dǎo)干部因工作需要了解下屬干部情況時(shí)可提供該干部的簡歷、學(xué)識(shí)、德才表現(xiàn)和工作實(shí)績等方面的情況，一般不直接查閱或借用干部人事檔案。

　　4、利用干部人事檔案，必須填寫《查(借)閱干部檔案審批表》，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，公安、保衛(wèi)或其它部門，因工作需要、確需了解干部人事有關(guān)情況時(shí)，應(yīng)從嚴(yán)掌握控制提供內(nèi)容。

　　5、檔案一般不外借。如必須借出使用時(shí)，要說明理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還(兩周)，不得擅自轉(zhuǎn)借。

　　6、任何個(gè)人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的檔案。

　　7、利用檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，愛護(hù)檔案并注意保持檔案的清潔。嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、增添、污損、撤換檔案材料。不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。違犯者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。

　　8、利用檔案的單位或個(gè)人不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)干部人事檔案主管部門審查、批準(zhǔn)后才能復(fù)制、拍攝。(涉及干部考察、鑒定、優(yōu)缺點(diǎn)的材料不能復(fù)制)。

　　9、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)授權(quán)，任何人不得私自利用同級(jí)或上級(jí)干部的檔案。

　　三、干部人事檔案材料收集工作制度

　　干部人事檔案材料收集工作，是干部人事檔案工作的起點(diǎn)、重要的基礎(chǔ)工作。是一項(xiàng)長期的根本的任務(wù)，不做好收集工作就沒有完整的干部人事檔案。分單位內(nèi)和單位外收集：

　　(一)單位內(nèi)收集

　　1、單位內(nèi)各部門之間在工作中形成干部的任免、調(diào)動(dòng)、工資待遇、出國、考察、考核、軍轉(zhuǎn)等方面的材料;

　　2、后備干部材料;

　　3、干部政審材料;

　　4、教育(培訓(xùn))材料等。集中到干部人事檔案管理部門。

　　(二)單位外收集

　　是向上下級(jí)單位和部門之間檔案材料的索要與轉(zhuǎn)遞。

　　1、指干部在工作中形成一些應(yīng)送交其上級(jí)主管單位干部人事檔案管理部門的材料。如獎(jiǎng)勵(lì)、待遇、學(xué)歷、科研學(xué)術(shù)材料，要由干部檔案主管部門向單位索要和各單位主動(dòng)送交。

　　2、下級(jí)部門必須及時(shí)、完整、安全地轉(zhuǎn)遞，尤其是在管干部與管理檔案不一致時(shí)，要做好宣傳和協(xié)調(diào)工作，材料的轉(zhuǎn)遞也必須與檔案轉(zhuǎn)遞一樣，填寫轉(zhuǎn)遞通知單，或開列清單，接收部門和接收人要簽字或蓋章。

　　3、材料收集是經(jīng)常性的工作，要重視整理前的集中收集，對(duì)缺少的材料，逐人逐份登記追收補(bǔ)齊(在集中整理干部檔案之前，要全面填寫一次干部履歷表)。整理后要隨時(shí)做好補(bǔ)充歸檔工作。

　　四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

　　干部人事檔案材料歸檔，必須鑒別準(zhǔn)確、取舍得當(dāng)、去偽存真。鑒別材料應(yīng)按以下七個(gè)方面進(jìn)行：

　　1、判斷材料是否屬于干部人事檔案材料;

　　2、判斷材料是否屬于干部本人的人事檔案材料;

　　3、審查每份材料是否齊全完整;

　　4、鑒別材料手續(xù)是否完備，是否處理完畢;

　　5、鑒別材料是否真實(shí)和有無涂改、偽造(有改動(dòng)的材料不要?dú)w檔);

　　6、鑒別材料的主題、觀點(diǎn)是否鮮明準(zhǔn)確;

　　7、鑒別收集的材料書寫是否合乎要求。

　　通過以上步驟，把好干部材料的入口關(guān)。

　　五、干部人事檔案保管保密制度

　　中組部、國家檔案局頒布的《干部檔案工作條例》明確的規(guī)定。

　　1、干部人事檔案管理部門，要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。庫房面積每千卷需20至25平方米。庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;

　　2、庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查;要保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度(要求：溫度14C一24℃，相對(duì)濕度45—65%);

　　3、保管干部檔案，應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度。每半年全面檢查核對(duì)一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

　　4、干部檔案管理部門，要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開，距離不能太遠(yuǎn)。

　　5、要不斷研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

　　6、干部檔案要嚴(yán)格執(zhí)行安全保密規(guī)定。

　　六、干部人事檔案檢查核對(duì)制度

　　根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定，對(duì)接收的干部人事檔案材料要進(jìn)行全面審核驗(yàn)收，這是保證干部人事檔案質(zhì)量的真實(shí)性，必須高度重視，要有專人認(rèn)真做好這項(xiàng)工作。

　　檢查驗(yàn)收主要包括以下幾方面：

　　1、歸檔材料是否符合有關(guān)要求。

　　2、材料的鑒別分類是否正確。

　　3、有無缺少材料或張冠李戴。

　　4、材料分類、排列是否準(zhǔn)確合理。

　　5、歷史遺留的問題是否得到妥善處理。

　　6、近期形成的干部人事檔案材料是否全部歸檔。

　　7、目錄登記是否符合要求，是否編寫了分類號(hào)、順序號(hào)、頁碼。

　　8、目錄與檔案內(nèi)容是否相符。

　　9、所有金屬物是否徹底清除。

　　10、技術(shù)加工是否認(rèn)真仔細(xì)，符合要求。

　　11、干部檔案材料的文字內(nèi)容方向是否一致。

　　12、裝訂是否四面整齊，有無掉頁未裝材料。

　　七、送交干部人事檔案材料歸檔工作制度

　　干部人事檔案材料經(jīng)過收集、鑒別后，應(yīng)及時(shí)歸檔。

　　1、形成材料部門在材料形成一個(gè)月內(nèi)應(yīng)主動(dòng)將材料送交主管部門歸檔。

　　2、歸檔的.材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實(shí)，文字清楚，對(duì)象明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。

　　3、歸檔的材料，凡規(guī)定由組織人事部門審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見面的材料(如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見，組織鑒定等)，一般應(yīng)有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。

　　4、干部人事檔案的載體一般應(yīng)使用16開規(guī)格的辦公用紙，材料左邊留出2-25厘米裝訂線，文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。

　　八干部檔案轉(zhuǎn)遞工作制度

　　干部在調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)后應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位。轉(zhuǎn)遞干部檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

　　l、干部檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶;對(duì)條條管理單位來說一般采用專人送達(dá)。

　　2、縣級(jí)(或相當(dāng)于縣級(jí))以上各級(jí)組織、人事部門，方可機(jī)要轉(zhuǎn)遞干部檔案;

　　3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出;

　　4、轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封;

　　5、收到檔案的單位，經(jīng)核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章立即退回。逾期一個(gè)月未退回者，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)及時(shí)催問;

　　6、對(duì)無頭檔案應(yīng)認(rèn)真查轉(zhuǎn)。對(duì)確屬查不到干部下落的檔案材料可移交干部原籍檔案館保存。

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