商務英語信函的文體特征探析

時間：2023-04-06 23:04:33 Letters 我要投稿

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商務英語信函的文體特征探析

　　近年來, 隨著我國改革開放的不斷深入, 特別是我國加入WTO以后, 國際商務活動日益頻繁, 商務英語越來越受到人們的重視。商務信函在國際商務活動中的作用尤為重要。商務信函是貿易活動中買賣雙方互通信息的重要手段和行為依據, 它能夠保證商務活動順利進行, 并能在激烈的國際競爭中發現和捕捉無限商機。本文從功能語篇分析的角度, 采用定量分析的方法分析了商務英語信函的文體特征。

商務英語信函的文體特征探析

　　一、語篇和功能語篇分析

　　語篇是一個語言使用中的語義單位。它可長可短, 可大可小, 或以口頭形式出現, 或以書面形式出現。由于語篇同時又是一種交際活動, 所以應該與交際環境相一致,具有博格蘭德和德賴斯勒所說的七個特征: 銜接性、連貫性、意圖性、可接受性、信息性、情景性和互文性。 (P3) 語篇一般由小句來體現其意義, 它與小句、詞組、詞等語法單位之間的關系是體現關系, 即: 語篇由小句來體現, 或小句體現語篇的意義。語篇與小句之間不存在大小高低的關系, 因為語篇與句子等語法單位不屬于同一個類型。

　　語篇分析于1952年由哈里斯首次提出, 之后“慢慢形成了一門專門研究交際中語言運用情況的涉及多學科的學問”。盡管“ 語篇分析還屬于一個尚未定性的學科”, 但在過去的半個世紀中, 不少學者從不同角度發展了這一學科。其中韓禮德等人創立的系統功能語法就為語篇分析提供了一個操作性強、應用性強的理論框架, 黃國文把用系統功能語法所做的語篇分析稱為“功能語篇分析”。 (P61)這種分析方法完全可以與謝芙林所說的六種語篇分析方法: 言語行為理論、互動社會語言學、交際文化學、語用學、會話分析和變異分析相媲美。 (P105)功能語篇分析的最終目標是對語篇進行評估, 評估的側重點是看語篇在交際情景中是否合適地起到了它應起的作用。功能語篇分析是一種解釋性活動, 它的目的是解釋為什么某一語篇表達某一(些) 意義。韓禮德和哈桑明確指出, 對一個語篇進行語言分析的目的不是說明, 而是解釋。 (P327)對一個語篇的說明目的是弄清楚該語篇表示什么意義, 而對一個語篇的解釋目的是弄清楚該語篇是怎樣表示意義的。解釋性活動包括了說明性活動, 因為人們在解釋語篇怎樣表達意義時, 必須弄清楚該語篇表示的是什么意義, 因此, 解釋性活動比說明性活動更進一步。

　　二、功能語篇分析的范圍

　　語篇分析涉及的范圍很廣。在系統功能語法框架下可以從文化語境、情景語境和語言使用三個方面討論語篇分析的范圍。語言是一種社會現象, 是社會活動的反映。每個言語社團都有自己的歷史、文化、風俗習慣、思維模式、道德觀念和價值觀念, 這些反映特定言語社團特點的方式和因素構成了語篇分析者所說的文化語境。文化語境指的是語篇在特定的社會、文化中所能表達的所有的意義(包括交際目的、交際步驟、交際形式、交際內容等等) 。文化語境由語篇體裁來反映, 由于語篇體裁是一個動態的、不斷變化和發展的社會過程, 所以通常認為它是由交際目的決定的。在特定的社會、文化背景中, 人們可以在特定的時間、地點, 就特定的話題, 根據交際雙方的關系, 通過語篇進行交流。與語篇傳遞交際意義有關的時間、地點、談話內容、談話雙方的關系等因素是語篇的直接語境, 在功能語言學中稱為情景語境。情景語境決定了語篇的合適性和連貫性。

　　根據韓禮德和哈桑的觀點, 情景語境由三個變量構成, 即語場、語旨和語式。這三個變量構成了語域。(P2)人們使用語言所從事的某種社會活動稱為語場。商務英語信函是進出口業務進展情況的專業性書面記錄, 記載了買賣雙方的交易過程和步驟, 它主要是通過概念功能中的經驗意義來表達, 尤其體現在及物性系統的使用上。語旨可分為人際語旨和功能語旨。人際語旨指參與者的社會地位和角色關系; 功能語旨則指參與者使用語言的目的, 即語言交流中言語的功能。商務信函的參與者主要是買賣雙方以及在特定的語境中出現的第三方如代理人、銀行、運輸者等。語旨是通過人際功能來表達的, 主要體現在語氣系統和情態系統上。言語活動中語言的組織方式及其功能稱為語式。語式是通過語篇功能(謀篇意義) 來表達的, 主要體現在主位系統和銜接手段的使用上。語言的主要組成部分是: 語義、詞匯—語法和音系或字系。根據韓禮德的觀點, 語言主要用來表達三種功能(意義) , 即概念功能、人際功能和語篇功能。(P32) 這三種功能(意義) 與語境和詞匯—語法都有聯系。例如,三個語域變量與三種純理功能的聯系可以這樣看: 語場是通過概念功能中的經驗功能(意義) 來表達的, 語旨是通過人際功能(意義) 來表達的, 而語式則是通過語篇功能(意義) 來表達的。

　　三、商務英語和商務英語信函

　　商務英語是指人們在商務活動中所使用的英語。商務英語在內容上很有針對性, 它是針對特定的事物、內容、項目、場合擬定的, 只與雙方和相關人員有關。同時, 商務英語涉及進出口業務, 因此同銀行、保險、海關、運輸、法律等專業知識有著密不可分的聯系。根據篇章語言學對語篇類型的研究, 可從實際運用角度把商務英語語篇細分為: 商務信函、備忘錄、會議記要、廣告、報告、通知、說明書、協議或合同以及各種相關單據與表格等各種語篇類型。(P51)

　　商務英語信函是國際貿易活動的重要載體, 是國際商務往來最為常用的聯系方式, 也是開展對外貿易及有關商務活動的基礎和工具。商務信函是進出口業務進展情況的專業性書面記錄, 從法律上講, 這些書面記錄是對買賣雙方權利、義務的規定和解決爭端的法律依據, 因此商務英語信函從文件角度特別強調準確性和規范性。在國際商務活動中商務信函是商家、廠家與客戶之間用于聯系業務、溝通商情、咨詢答復的主要途徑和工具。從文體正式程度和內容的重要性來看, 涉外商務信函可分為正式函件和便函兩大類。正式函件一般會標明主題并加蓋單位印章, 其篇幅較長、內容完整, 主要用于交流處理有實質內容的商務事項。便函用于處理一般性或禮節性事務, 無須標明主題和加蓋單位印章。

　　從語言載體的角度來講, 商務英語信函是在商務環境中應用的英語, 屬于專門用途英語范疇, 它是一種特別的語體, 強調特定環境下的特種交際, 是英語寫作與外貿事務相結合的一門綜合性學科, 具有內容廣、難度大、實用性強的性質, 它既不同于普通英語, 也與其它專業英語無論是內容上還是形式上都有很大的區別。

　　就其內容而言, 商務英語信函涉及到對外貿易事務的各個環節, 主要包括: 建立貿易關系; 詢價及回復; 報價、推銷信、報盤及還盤; 訂單、接受和回絕; 售貨確認書及購貨合同; 支付; 包裝; 裝運與保險; 申訴索賠和理賠等等。

　　四、研究結果

　　1. 研究方法

　　本文運用韓禮德的系統功能語法理論框架下的功能語篇分析模式, 從文化語境、情景語境和語言使用三個方面對五篇商務英語信函進行分析、討論, 分別涉及請求建立商業關系, 詢價,

　　主動報價, 寄送銷售合同, 說明包裝要求。對詞匯語法層所進行的量化分析集中在小句這一體現意義的基本單位上, 主要包括小句的及物性結構、語氣結構和主位結構等; 對字系層的分析集中在語篇的篇幅、段落數量、段長、句長等方面。

　　2. 統計結果分析

　　(1) 實現概念意義的及物性結構。“語場由概念功能來表達, 概念意義又由及物性結構的選擇來體現。及物性系統由過程(動詞詞組) 和參與者角色(名詞詞組) 構成”。那么, 以聯系業務、溝通商情、咨詢答復為主要目的的商務信函為了實現其概念意義會主要選擇哪些過程呢? 通過對五篇商務英語信函中小句及物性結構的統計分析后發現, 在物質、心理、關系、行為、言語和存在這六種過程中, 物質過程所占比例第一(5012% ) , 其次是關系過程(2611% ) , 再次是心理過程( 1817% ) 。這完全符合語場的需要, 說明商務信函十分關注客觀事件的發生和發展, 注重客觀事件的描述(由物質過程來體現) , 并且也較重視事件之間、人與人之間、人與事之間的相互關系(由關系過程和心理過程來實現) 。商務人員的社交接觸常常帶有濃重的禮儀感, 在常規性交際中(如問候、自我介紹等) , 往往使用格式化語言。人們廣泛接受的交際風格是既不失禮貌, 又簡短直接不至于冷場等。但交際性談話的風格和內容應以既體現雙方要求建立良好關系,又不想顯得過分親熱的愿望為特色。

　　相對而言, 這類語篇中其它過程所占比例較小。行為過程基本上沒有出現, 因為它體現的是個人行為。商務信函主要體現的是生產商和購買商之間的業務關系。另外,言語過程和存在過程也占有一定的比例, 這可能顯示在商務信函中, 交易一方向另一方詢問或回答某一問題時, 常使用話語過程構成的復合句表達復雜的意義, 使行文顯得嚴謹, 而且使主要信息以詞序的形式得到強調, 增強了行文的正式程度。

　　(2) 實現人際意義的語氣結構。“人際功能表達語旨, 而人際意義體現在語氣系統和情態系統的選擇上。語氣表達語言的言語功能, 包括陳述、提問、提供和命令”。商務信函的語旨是使交易雙方達到傳遞信息, 咨詢答復的目的, 因此主要是采用陳述句和祁使句。在語氣結構的限定成分中, 第一時態動詞主要以說話的時間為出發點來表明小句中“過程”發生的時間。在對所選語料小句的語氣系統進行分析之后發現, 商務英語信函中現在第一時態動詞占絕對優勢(61% ) , 其次是過去第一時態動詞( 2115% ) , 最后是將來第一時態動詞( 1216% ) 。這表明商務信函以正在發生的事和此事件對將來的影響為主。而一般過去時、進行體是用來表示禮貌的言語行為,有一種時間上的距離感, 能給對方留面子。因此, 表示的是婉轉語氣, 照顧對方的消極面子, 達到消極禮貌的目的。

　　商務信函的雙方為貿易伙伴, 地位平等。通過情態動詞的使用, 既可以體現禮貌, 又可以婉轉地表達貿易雙方的觀點和意見。商務信函一般都注重禮貌程度和各種語氣的準確表達。禮貌可以帶來友誼, 使對方閱讀后產生好感。委婉禮貌用語在商務信函中既可婉轉地拒絕對方的要求或條件, 又能保持友好的貿易關系。

　　(3) 實現謀篇意義的主位結構。“ 語篇功能(謀篇意義) 表達語式, 而謀篇意義又能將概念意義和人際意義有效地組織起來, 這主要體現在小句的主位結構的使用上”。在對所選語料的主位結構特征進行分析后發現, 商務英語信函中的無標記主位(即主位和主語重疊) 占絕對優勢( 8411% ) , 這說明大多數小句屬于正常語序,因為商務信函以提供信息為主。有標記主位也占有一定的比例( 1519% ) 。另外, 有1314%的小句含有連接主位,說明在商務信息的傳遞中, 大量使用表示邏輯關系的詞匯能使語言思路更清晰, 條理更清楚, 從而有利于描述客觀事件和展示事件之間的聯系, 突出體現語篇的謀篇意義。

　　(4) 字系結構特征。商務英語信函這一體裁, 無論是通過書信還是電子郵件的方式傳遞, 最終則是以字系結構系統, 即書面符號的形式體現。通過對所選語料的字系結構特征進行分析得出, 第一, 商務英語信函的平均長度為8812個詞。表明商務信函十分注重客觀事件的敘述,語言講究直陳、凝練, 其表意功能在于其有較強的規定性和使令性, 而證據又顯得比較緩和, 沒有強制色彩; 第二, 在大多數情況下, 每段只有一個句子, 說明商務信函的某個段落只是提供某個方面的細節; 第三, 商務英語信函的句子長度平均為1517個詞, 低于各類語體的平均單句含詞量, 說明商務英語信函的語言十分簡潔。這在使用電傳、電報等手段進行信息傳遞時尤為重要。為了避免累贅, 一些廣為熟知的概念常以詞串的形式出現。在表述這些概念的過程中, 產生了一系列的商務術語, 以節約時間, 其中許多為首字母縮略詞, 如CIF、FOB等。

　　五、結語

　　本文借鑒了楚軍的研究方法, 通過對5篇真實的商務英語信函語料進行了量化分析后發現, 商務英語信函由于受到不同語境因素的制約, 在篇章結構和語言使用上, 尤其是小句在體現概念意義、人際意義和謀篇意義的不同結構時, 具有其自身明顯的文體特征。同時, 本文的商務英語信函語篇分析實踐再次證明了基于韓禮德系統功能語法理論的“功能語篇分析”是一種可操作性強、實用性強的語篇分析模式。本文所嘗試的對商務英語信函的語篇分析有助于加深我們對商務英語信函文體特征的一般認識, 同時對商務英語寫作教學也有所啟示。

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