商務英語信函怎么寫

商務英語信函怎么寫

　　本文內容：

　　對外商務信函的格式與國內商務信函有較大區別，它一般包括六個部分：開端、信內地址、稱呼、正文、結語、署名。

　　1. 開端

　　在信箋的右上角詳盡地寫下發信人的組織名稱、地址、發信日期和電話、傳真號碼。如備有專用信箋，組織名稱、地址、電話、傳真號碼已印好，就只需要寫上發信日期。新式的寫法，日期也可寫在最后一頁信箋的簽名下邊。

　　2. 信內地址

　　信內地址，除了信紙右上角的發信人地址外，還要在信紙的左上角（位置略低于發信人地址），寫明收信人的姓名、所在組織的名稱和詳細地址。

　　3. 稱呼

　　不論寫給組織或個人，在開始時，都得有個稱呼，對外稱呼，可稱為“先生”、“女士”、“小姐”等。如收信人身份特殊，在社會上有很高的地位，如教授、博士等，在稱呼中應照用他們的頭銜。英語商函的稱呼常寫著“Gentlemen”或“Dear Sirs”等。

　　4. 正文

　　對外商函在內容上的寫作，與對內商函沒有區別，都必須做到主旨鮮明，自然流暢，坦率真誠，語氣適當，不枝不蔓，抓住重點，言簡意明。對外商函要合乎外文文法，符合規定格式。如對外商函不可一張紙兩面都寫，若需要連接第二頁，可用一張空白紙，紙上不必再寫開端，只記下頁碼，在左上角寫上收信人名稱，在右上角寫上發信日期即可。

　　5. 結語

　　英語信函的結語，相當于中文信函結尾的“專此，敬請大安”之類謙恭的話語。對外商函常常省略祝語。

　　6. 署名

　　對外信函不管是打字機打的，還是手寫的，在結語之下，都應該用筆簽署發信人的姓名。但有時簽名字跡潦草，為了避免看不清，最好在用筆簽名的下面，再用打字機打出清晰的姓名來。英語商函的落款常常寫有：“Yours very truly”、“Yours sincerely”或“Respectfully yours”等。

　　對外商函的用紙要求比較嚴格，紙質堅韌，不厚不薄，純白色的最為大方。信封和信紙的紙質和顏色必須一致，否則便會流于不敬。信紙的規格約為8.5英寸×11英寸；便箋約為4英寸×5英寸。信封的規格由3.5英寸×6英寸和4英寸×9英寸兩種。對外商函的信封除日本、朝鮮、蒙古等國可用中文直接填寫外，其他均須用寄送國的母語或官方用語來書寫。書寫格式也和國內明顯不同：信封最上一行先寫寄信人的姓名，再寫地址；最下一行才寫收信人的地址。地址的書寫順序與漢語信函相反。應先寫門牌號數、街道，然后寫城市名稱，再寫所屬州、省，最后才是國家名稱。信封必須寫清收、發信人的姓名和地址，又必須和信內保持一致。

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