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試論如何完善工程項目檔案的管理
【論文關(guān)鍵詞】工程項目 檔案管理 問題 對策
【論文摘 要】工程檔案是檔案的一個重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義,分析了工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系,最后提出了如何做好工程檔案管理的應(yīng)對措施,以確保工程質(zhì)量。
工程檔案的管理是整個工程建設(shè)管理中一項重要的基礎(chǔ)工作,指建設(shè)項目在立項審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。保證工程檔案資料的準確、完整和系統(tǒng)尤為重要,因此,如何加強工程項目檔案管理工作刻不容緩。
1. 工程檔案管理的重要意義
1.1 完善工程實施狀態(tài),確保質(zhì)量、進度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項目一般采取項目經(jīng)理承包責任制的方式,由項目經(jīng)理全權(quán)負責工程施工的質(zhì)量、進度、安全等,以便突出工作效益和經(jīng)濟效益。項目經(jīng)理承包責任制對確保工程項目的完成起著重要的作用,在工程項目承包合同中,針對不同內(nèi)容,確定不同的目標,只有在工程項目完成后,所有目標達到先前所制定的考核標準,項目承包獎才能得到兌現(xiàn),如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項目承包合同中,就能保證工程施工文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。
1.2 建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機組成部分。建設(shè)工程立項文件是建設(shè)工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄,在建設(shè)工程施工之前,建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累。在項目開工建設(shè)前已經(jīng)形成并積累的文件被稱為建設(shè)工程準備階段文件,項目經(jīng)費落實和項目預(yù)算編制、概要設(shè)計、招投標、及項目具體實施的根本依據(jù)。而項目預(yù)算、概要設(shè)計、招投標產(chǎn)生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設(shè)計的依據(jù)。如果把這一個文件積累過程從建設(shè)工程中剔除,建設(shè)工程是根本無法成立,也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前,必須要經(jīng)送檢合格才能使用,這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進程中,應(yīng)該根據(jù)指令實施,如用什么標號水泥,怎么配比,用量多少等,在實施中還有旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄,出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等,這些都需要工程資料來指導(dǎo)。
1.3 建設(shè)工程檔案直接反映建設(shè)工程質(zhì)量的好壞。建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系到人民的生命財產(chǎn)安全,因此,質(zhì)量問題是重中之重,建設(shè)檔案的管理好壞也直接影響到工程質(zhì)量的好壞,隨著建設(shè)工程項目廣泛實施和現(xiàn)代科學管理思潮的發(fā)展,對建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴格的定義,即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的,符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標準、設(shè)計文件及合同規(guī)定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下,工程質(zhì)量也會更加得到重視。
2. 如何才能夠不斷完善工程項目檔案管理
2.1 做好項目實施前的準備工作。先期介入,控制為主。在工程準備階段,建設(shè)單位首先要貫徹精神,把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設(shè)都會涉及設(shè)計、施工、監(jiān)理等多個單位以及建設(shè)單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務(wù),所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此,為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質(zhì)、按要求收集齊全,建設(shè)單位首先應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任,做到以預(yù)防為主的重點。
2.2 檔案管理要明確范圍,突出重點。總的來說,每一個工程項目都必須經(jīng)過工程準備、監(jiān)理、施工、竣工驗收等幾個階段,而每個階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如,在工程準備階段有立項文件、建設(shè)用地審批文件、勘測設(shè)計文件、招投標文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機構(gòu)文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會議紀要、進度控制、質(zhì)量控制、造價控制和監(jiān)理總結(jié)等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過,對于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項目在每個階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此要把握重點,抓住主要環(huán)節(jié)。
2.3 完善工程項目檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)用于支持企業(yè)在施工過程中及施工完成后的管理工作,是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度要求,推動企業(yè)施工檔案管理科學化、規(guī)范化的必要條件,一套好的計算機檔案管理系統(tǒng)將對一個工程項目的順利實施起到非常重要的作用,而一套不好的管理系統(tǒng)可能會使檔案管理陷入混亂甚至使整個施工進程受到影響。因此,一套好的工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達到如下幾個方面的要求:(1)以工程項目檔案管理需求為背景,支持企業(yè)實現(xiàn)科學化、規(guī)范化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業(yè)務(wù),包括新增加的檔案建立,舊的檔案維護等,以提高公司的檔案管理效率;比如:施工人員信息資料,就應(yīng)該包含施工人員的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所學的專業(yè)、畢業(yè)時間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點,但也有相同點。如果不對這些信息進行細致的分析,將直接導(dǎo)致管理的混亂。(3)支持企業(yè)的管理層快速有效地獲取相關(guān)信息,以便做出科學的決策,推動企業(yè)科學化、規(guī)范化管理;(4)系統(tǒng)軟件應(yīng)盡可能結(jié)構(gòu)簡單,使用方便;(5)系統(tǒng)軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準確,查詢檔案快捷、高效。采用計算機軟件系統(tǒng)來進行管理已經(jīng)是當前水利水電施工檔案管理的迫切需要。
2.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質(zhì)。提高認識,加強培訓。一是要提高各檔案館(室)對新形勢下檔案工作重要性的認識,從思想上強化服務(wù)意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓,提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設(shè),對嚴重影響基建檔案質(zhì)量的,就要追究相關(guān)人員的責任。
3. 結(jié)語
相比一般的檔案管理,工程項目的檔案管理更加具有系統(tǒng)性、專業(yè)性。其檔案貫穿于工程實施的全過程,因此,是對工程項目的一個更加直接有效的控制,因此,在建設(shè)工程檔案管理已有成效的基礎(chǔ)上,進一步完善建設(shè)工程檔案管理工作,為建設(shè)社會主義和諧社會做出切實的努力。
參考文獻
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