試論知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理

試論知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理

　　【摘要】本文結(jié)合知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主要特征，對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理和信息時(shí)代企業(yè)檔案管理及其存在問(wèn)題進(jìn)行了分析，把企業(yè)檔案管理提升到知識(shí)資源管理的高度，運(yùn)用知識(shí)管理的規(guī)律，對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理的價(jià)值和作用進(jìn)行了重新定位。

　　【關(guān)鍵詞】知識(shí)經(jīng)濟(jì) 知識(shí)管理 數(shù)字化

　　一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主要特征

　　一是知識(shí)已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系的最大要素;二是知識(shí)的來(lái)源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化。過(guò)去知識(shí)的來(lái)源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識(shí)已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時(shí)隨地可以取得和應(yīng)用。過(guò)去知識(shí)主要以書(shū)報(bào)、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖像、語(yǔ)音、圖形多種表現(xiàn)形式，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn);三是知識(shí)處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化。過(guò)去靠面對(duì)面培訓(xùn)I，靠電視、廠播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識(shí)已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊;四是知識(shí)的產(chǎn)權(quán)化。雖然大量知識(shí)已共享，但作為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心知識(shí)正在產(chǎn)權(quán)化，以保護(hù)創(chuàng)新知識(shí)的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識(shí)獲取企業(yè)的最大利潤(rùn);五是知識(shí)管理成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理重點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識(shí)管理上，因?yàn)槠髽I(yè)的利潤(rùn)增長(zhǎng)來(lái)源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識(shí)(產(chǎn)品技術(shù)知識(shí)、商業(yè)推廣知識(shí)、高效工藝知識(shí)、商業(yè)模式知識(shí)等)，而掌握和擁有知識(shí)的過(guò)程就是知識(shí)管理過(guò)程。

　　二、企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

　　(一)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統(tǒng)檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過(guò)程、記載、文件、書(shū)報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用媒體(主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì))記錄下來(lái)，并分 'Iqg3l類(lèi)地存放在檔案室中。這個(gè)階段由于技術(shù)手段的限制，管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目編冊(cè)”、“保存”、“借閱”等工作上。同時(shí)，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性，所以過(guò)去只有少數(shù)的人員能借閱。事實(shí)上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時(shí)候以歷史資料為依據(jù)，檔案才產(chǎn)生作用。由于歷史的局限，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理主要存在以下問(wèn)題：一是工作量大，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。特別是在大型企業(yè)，這個(gè)問(wèn)題特別突出。因?yàn)榇笮推髽I(yè)的檔案資料來(lái)源是多方面的，技術(shù)的、人事的、財(cái)務(wù)的、政策的、管理的，甚至有設(shè)施、設(shè)備、工具的。若要收集上來(lái)，就得有專(zhuān)門(mén)人員催辦、審查，還要進(jìn)行編目編冊(cè)。企業(yè)規(guī)模越大，檔案收集整理的工作量越大。二是保存占據(jù)空間較大。特別是大型企業(yè)，檔案資料經(jīng)過(guò)幾十年的積累，已經(jīng)不勘重負(fù)，而現(xiàn)在更是“檔案爆炸”。面對(duì)如此情況，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無(wú)能為力。三是查找困難。傳統(tǒng)檔案的借閱必須到檔案室現(xiàn)場(chǎng)，還要在書(shū)“山”文“海”中撈“針”。雖然也有一些索引查閱的工具，但依然要耗費(fèi)大量的時(shí)間去找尋一份資料。如果所需的資料已被借出，就無(wú)法滿(mǎn)足其他人的需求。在遠(yuǎn)地工作的人員要查閱檔案更是難上加難，無(wú)法滿(mǎn)足大企業(yè)“身”處多地的需要。這也就是以往科研開(kāi)發(fā)、企業(yè)規(guī)劃、文案編輯工作效率低下的主要原因。四是傳統(tǒng)檔案的安全性沒(méi)有可靠的保障。因?yàn)槎嗍羌堎|(zhì)記錄，被蟲(chóng)咬、被鼠啃是常有的事。如果只有“孤本”，就難免 “絕跡”。另外，還有火情、雨情、盜情等干擾。

　　(二)信息時(shí)代企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題。

　　I、收集整理檔案用人多，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時(shí)地、實(shí)時(shí)地應(yīng)用。等整理編號(hào)完畢，已經(jīng)成為“歷史”。有更嚴(yán)重的問(wèn)題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。

　　2、檔案的分類(lèi)方法多沿襲舊制。按過(guò)去的檔案管理的分類(lèi)方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則，脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣，致使一些人找不到需要的檔案，或很難找到與工作實(shí)際相關(guān)的信息。因?yàn)榻^大多數(shù)檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類(lèi)方法，查找起來(lái)就顯得非常麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩，以后就不去找了。事實(shí)上，這也是眾多檔案管理實(shí)施信息化以后出現(xiàn)的問(wèn)題。最后，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。

　　3、檔案中的信息類(lèi)、數(shù)據(jù)類(lèi)、知識(shí)類(lèi)資料區(qū)分不清。就知識(shí)類(lèi)的檔案而言，如新收集到的冶煉工藝方法，它是知識(shí)，是隨實(shí)踐變化的，需要在實(shí)踐中優(yōu)化、提高、創(chuàng)新，那么就要及時(shí)地送到其他地方去應(yīng)用、實(shí)踐、檢驗(yàn)，并再修正、存入系統(tǒng)，循環(huán)往復(fù)，得到最后的最佳工藝。這個(gè)過(guò)程決不是采用信息管理方式能做到的。

　　4、網(wǎng)絡(luò)化沒(méi)有給企業(yè)檔案管理帶采革命性的變化。信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因?yàn)�，在信息�?jìng)爭(zhēng)、知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的激烈狀態(tài)下，人們已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間等待檔案員那漫長(zhǎng)的整理過(guò)程。只有對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)、快捷地處理，才能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)社會(huì)對(duì)檔案的需求。目前就我國(guó)各級(jí)檔案館來(lái)看，檔案管理的革命性變化還沒(méi)有真正到來(lái)。

　　三、企業(yè)檔案管理與知識(shí)資源管理的關(guān)系

　　企業(yè)知識(shí)管理就是通過(guò)一定手段，把知識(shí)的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過(guò)程管理起來(lái)，使企業(yè)員工快速掌握知識(shí)，具備更強(qiáng)的工作能力，極大地提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平，進(jìn)而取得利潤(rùn)。企業(yè)知識(shí)是企業(yè)利潤(rùn)的核心來(lái)源，知識(shí)管理也就是企業(yè)核心利潤(rùn)源的管理。管理本身要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當(dāng)?shù)闹�識(shí)，使管理者既有能力，又高效率地開(kāi)展管理。所以這樣的知識(shí)管理是管理者工作素質(zhì)水平的有力保障，也就是企業(yè)核心素質(zhì)的管理。

　　1、知識(shí)資源管理正逐步成為企業(yè)管理的核心之一。企業(yè)知識(shí)大體上分為顯性和隱性?xún)纱箢?lèi)。顯性知識(shí)就是已經(jīng)記載下來(lái)、能看、能聽(tīng)或能讀的知識(shí);隱性知識(shí)是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來(lái)的知識(shí)。所謂知識(shí)資源狹義上的定義就是顯性知識(shí)。知識(shí)資源管理，也就是顯性知識(shí)的管理。當(dāng)然，顯性知識(shí)也是從隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變而來(lái)的。知識(shí)資源管理是知識(shí)管理的重要組成部分之一，它當(dāng)然是企業(yè)管理的核心之一。并且可以說(shuō)，知識(shí)資源對(duì)于企業(yè)、組織來(lái)講，現(xiàn)實(shí)感到是最需要管理的，因?yàn)樗鼈円呀?jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實(shí)的知識(shí)資產(chǎn)，所以說(shuō)，知識(shí)資源的管理其實(shí)質(zhì)是對(duì)企業(yè)核心知識(shí)資產(chǎn)的管理。

　　2、知識(shí)資源管理須遵從知識(shí)管理的規(guī)律。所謂知識(shí)管理的規(guī)律，就是推動(dòng)知識(shí)運(yùn)動(dòng)的規(guī)律。企業(yè)的知識(shí)管理具有如下特點(diǎn)：一是“產(chǎn)生者是企業(yè)各類(lèi)工作崗位上的員工;二是“沉淀”在企業(yè)的環(huán)境中，供大家共享;三是“規(guī)范”(優(yōu)化1是全體參與者共同的事，也必須經(jīng)過(guò)大家形成共識(shí)，并經(jīng)過(guò)專(zhuān)家加以確認(rèn);四是“應(yīng)用”到工作中，支持需要它的員工進(jìn)行實(shí)際工作，是知識(shí)資源管理的最主要目標(biāo);五是“創(chuàng)新”知識(shí)，是集體的創(chuàng)新，是讓集體系統(tǒng)地、規(guī)模地改變工作的方式、方法，進(jìn)而使企業(yè)工作步入新的境界。

　　3、檔案知識(shí)管理必然上升到知識(shí)資源管理。檔案知識(shí)是典型的顯性知識(shí)，并且是經(jīng)過(guò)一定規(guī)范化處理(格式化編目、編號(hào))得知識(shí)資源。當(dāng)我們認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)是知識(shí)資源，那么它的管理就要從知識(shí)資源管理的角度去認(rèn)識(shí)、去推動(dòng)。

　　(1)企業(yè)檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理是完全可能的。因?yàn)闄n案知識(shí)是知識(shí)資源，且是規(guī)范化處理后的知識(shí)資源。按照知識(shí)資源的管理過(guò)程，它還將“應(yīng)用”到工作中，并“創(chuàng)新”知識(shí)、“創(chuàng)新”工作，這才符合檔案知識(shí)管理的規(guī)律，才能“生存”下去，否則檔案知識(shí)管理就會(huì)走到盡頭。

　　(2)企業(yè)檔案管理上升到知識(shí)資源管理也是現(xiàn)實(shí)必需的。因?yàn)橥ㄟ^(guò)上升，檔案知識(shí)不再被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開(kāi)信息時(shí)代檔案管理的問(wèn)題。一是通過(guò)大家參與，形成共識(shí)的知識(shí)資源“規(guī)范”(優(yōu)化)處理，避免了過(guò)去收集整理只是檔案管理者的事;二是通過(guò)支持實(shí)際工作，知識(shí)資源結(jié)合實(shí)際分類(lèi)“應(yīng)用”，解決了過(guò)去“按檔案方法分類(lèi)，不切實(shí)際”的問(wèn)題，也解決了“檔案知識(shí)不能及時(shí)或?qū)崟r(shí)應(yīng)用”的問(wèn)題;三是檔案知識(shí)管理真正按知識(shí)管理的方法、手段來(lái)進(jìn)行，避免了“知識(shí)類(lèi)檔案”還按照信息類(lèi)檔案進(jìn)行處理的錯(cuò)誤方式。綜上所述，檔案知識(shí)管理上升到知識(shí)資源管理既是可能的，也是必要的，所以說(shuō)是必然的。

　　(3)知識(shí)資源管理還將給企業(yè)帶來(lái)新的價(jià)值。傳統(tǒng)檔案管理在企業(yè)最大的價(jià)值是記載“歷史”，而信息時(shí)代的檔案管理最大價(jià)值是使“歷史”數(shù)字化了。這不是檔案管理的本意，而本意都是要促進(jìn)企業(yè)工作更有效益。但過(guò)去的檔案管理要么是受傳統(tǒng)技術(shù)條件的束縛，要么是受信息管理思想的束縛，致使管理的本意無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

　　在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，如果能使檔案管理走向知識(shí)資源管理，不僅能給企業(yè)帶來(lái)了檔案管理本意的實(shí)現(xiàn)，還將帶給企業(yè)新的價(jià)值——知識(shí)資源管理將提高決策質(zhì)量和決策效率。知識(shí)資源管理更將穩(wěn)固企業(yè)的素質(zhì)水平，強(qiáng)化企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，不僅在于擁有知識(shí)，而且還在于讓知識(shí)被企業(yè)工作者、管理者所掌握和應(yīng)用。以往的檔案知識(shí)管理已經(jīng)使我們擁有了知識(shí)，但知識(shí)資源管理通過(guò)知識(shí)的。沉淀～規(guī)范”，使企業(yè)的素質(zhì)水平有了穩(wěn)固的基礎(chǔ)，再通過(guò)“應(yīng)用”，使企業(yè)具有能力，通過(guò)“創(chuàng)新” 使企業(yè)具有核心競(jìng)爭(zhēng)力。

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