試論知識經濟時代的企業檔案管理
【摘要】本文結合知識經濟時代的主要特征，對傳統企業檔案管理和信息時代企業檔案管理及其存在問題進行了分析，把企業檔案管理提升到知識資源管理的高度，運用知識管理的規律，對知識經濟時代的企業檔案管理的價值和作用進行了重新定位。
【關鍵詞】知識經濟 知識管理 數字化
一、知識經濟的主要特征
一是知識已成為企業生產力和生產關系的最大要素;二是知識的來源已經全球化、信息化、多樣化。過去知識的來源并不豐富和直接，而隨著因特網的普及，世界的知識已經融匯在網絡中，隨時隨地可以取得和應用。過去知識主要以書報、文稿為主，而現在有文字、圖像、語音、圖形多種表現形式，又以紙質、電子、光碟等多種媒體表現;三是知識處理與傳播已經網絡化。過去靠面對面培訓I，靠電視、廠播。而現在網絡平臺已經深入到企業和家庭，知識已經緊緊地圍繞在我們身邊;四是知識的產權化。雖然大量知識已共享，但作為企業競爭的核心知識正在產權化，以保護創新知識的企業。企業也正以自己的創新知識獲取企業的最大利潤;五是知識管理成為主要的手段，也成為企業的核心管理。知識經濟時代的管理重點已經轉移到知識管理上，因為企業的利潤增長來源主要是企業掌握了別人不具備的知識(產品技術知識、商業推廣知識、高效工藝知識、商業模式知識等)，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。
二、企業檔案管理中存在的問題
(一)傳統企業檔案管理中存在的問題。傳統企業檔案管理的重點在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統檔案管理多以發生的人事、事件、過程、記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體(主要是紙質或實質)記錄下來，并分 'Iqg3l類地存放在檔案室中。這個階段由于技術手段的限制，管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時，非常強調資料的完整性、安全性，所以過去只有少數的人員能借閱。事實上，傳統的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候以歷史資料為依據，檔案才產生作用。由于歷史的局限，傳統企業檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費時間長。特別是在大型企業，這個問題特別突出。因為大型企業的檔案資料來源是多方面的，技術的、人事的、財務的、政策的、管理的，甚至有設施、設備、工具的。若要收集上來，就得有專門人員催辦、審查，還要進行編目編冊。企業規模越大，檔案收集整理的工作量越大。二是保存占據空間較大。特別是大型企業，檔案資料經過幾十年的積累，已經不勘重負，而現在更是“檔案爆炸”。面對如此情況，傳統檔案管理已經無能為力。三是查找困難。傳統檔案的借閱必須到檔案室現場，還要在書“山”文“海”中撈“針”。雖然也有一些索引查閱的工具，但依然要耗費大量的時間去找尋一份資料。如果所需的資料已被借出，就無法滿足其他人的需求。在遠地工作的人員要查閱檔案更是難上加難，無法滿足大企業“身”處多地的需要。這也就是以往科研開發、企業規劃、文案編輯工作效率低下的主要原因。四是傳統檔案的安全性沒有可靠的保障。因為多是紙質記錄，被蟲咬、被鼠啃是常有的事。如果只有“孤本”，就難免 “絕跡”。另外，還有火情、雨情、盜情等干擾。
(二)信息時代企業檔案管理中存在的問題。
I、收集整理檔案用人多，耗費時間長。與傳統檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應用。等整理編號完畢，已經成為“歷史”。有更嚴重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規范化難以實現。
2、檔案的分類方法多沿襲舊制。按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規則，脫離了實際工作規律或習慣，致使一些人找不到需要的檔案，或很難找到與工作實際相關的信息。因為絕大多數檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩，以后就不去找了。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化以后出現的問題。最后，檔案信息系統依然是檔案管理者自己的系統。
3、檔案中的信息類、數據類、知識類資料區分不清。就知識類的檔案而言，如新收集到的冶煉工藝方法，它是知識，是隨實踐變化的，需要在實踐中優化、提高、創新，那么就要及時地送到其他地方去應用、實踐、檢驗，并再修正、存入系統，循環往復，得到最后的最佳工藝。這個過程決不是采用信息管理方式能做到的。
4、網絡化沒有給企業檔案管理帶采革命性的變化。信息時代的網絡化把全球聯成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，在信息競爭、知識競爭的激烈狀態下，人們已經沒有時間等待檔案員那漫長的整理過程。只有對檔案進行及時、快捷地處理，才能適應現實社會對檔案的需求。目前就我國各級檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。
三、企業檔案管理與知識資源管理的關系
企業知識管理就是通過一定手段，把知識的產生、沉淀、規范、傳遞、應用等過程管理起來，使企業員工快速掌握知識，具備更強的工作能力，極大地提高企業工作質量和效率水平，進而取得利潤。企業知識是企業利潤的核心來源，知識管理也就是企業核心利潤源的管理。管理本身要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當的知識，使管理者既有能力，又高效率地開展管理。所以這樣的知識管理是管理者工作素質水平的有力保障，也就是企業核心素質的管理。
1、知識資源管理正逐步成為企業管理的核心之一。企業知識大體上分為顯性和隱性兩大類。顯性知識就是已經記載下來、能看、能聽或能讀的知識;隱性知識是存在于大腦中、行為中、數據中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當然，顯性知識也是從隱性知識轉變而來的。知識資源管理是知識管理的重要組成部分之一，它當然是企業管理的核心之一。并且可以說，知識資源對于企業、組織來講，現實感到是最需要管理的，因為它們已經是、或大部份已經是企業的經營成果，它們代表了企業現實的知識資產，所以說，知識資源的管理其實質是對企業核心知識資產的管理。
2、知識資源管理須遵從知識管理的規律。所謂知識管理的規律，就是推動知識運動的規律。企業的知識管理具有如下特點：一是“產生者是企業各類工作崗位上的員工;二是“沉淀”在企業的環境中，供大家共享;三是“規范”(優化1是全體參與者共同的事，也必須經過大家形成共識，并經過專家加以確認;四是“應用”到工作中，支持需要它的員工進行實際工作，是知識資源管理的最主要目標;五是“創新”知識，是集體的創新，是讓集體系統地、規模地改變工作的方式、方法，進而使企業工作步入新的境界。
3、檔案知識管理必然上升到知識資源管理。檔案知識是典型的顯性知識，并且是經過一定規范化處理(格式化編目、編號)得知識資源。當我們認識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認識、去推動。
(1)企業檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的。因為檔案知識是知識資源，且是規范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將“應用”到工作中，并“創新”知識、“創新”工作，這才符合檔案知識管理的規律，才能“生存”下去，否則檔案知識管理就會走到盡頭。
(2)企業檔案管理上升到知識資源管理也是現實必需的。因為通過上升，檔案知識不再被看成信息，不再按信息管理的規律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。一是通過大家參與，形成共識的知識資源“規范”(優化)處理，避免了過去收集整理只是檔案管理者的事;二是通過支持實際工作，知識資源結合實際分類“應用”，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，也解決了“檔案知識不能及時或實時應用”的問題;三是檔案知識管理真正按知識管理的方法、手段來進行，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式。綜上所述，檔案知識管理上升到知識資源管理既是可能的，也是必要的，所以說是必然的。
(3)知識資源管理還將給企業帶來新的價值。傳統檔案管理在企業最大的價值是記載“歷史”，而信息時代的檔案管理最大價值是使“歷史”數字化了。這不是檔案管理的本意，而本意都是要促進企業工作更有效益。但過去的檔案管理要么是受傳統技術條件的束縛，要么是受信息管理思想的束縛，致使管理的本意無法實現。
在知識經濟時代，如果能使檔案管理走向知識資源管理，不僅能給企業帶來了檔案管理本意的實現，還將帶給企業新的價值——知識資源管理將提高決策質量和決策效率。知識資源管理更將穩固企業的素質水平，強化企業的競爭能力。企業的競爭力，不僅在于擁有知識，而且還在于讓知識被企業工作者、管理者所掌握和應用。以往的檔案知識管理已經使我們擁有了知識，但知識資源管理通過知識的。沉淀～規范”，使企業的素質水平有了穩固的基礎，再通過“應用”，使企業具有能力，通過“創新” 使企業具有核心競爭力。
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