會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控的分析與研究
摘要：隨著電子信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展,會計電算化的實施越來越廣泛,傳統(tǒng)的會計控制方式已不能適應(yīng)時代的要求,對會計電算化實施后的內(nèi)控問題也越來越引起人們的關(guān)注。文章以適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)改革與發(fā)展的思路及目標(biāo)為依據(jù),順應(yīng)當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展潮流,針對企業(yè)內(nèi)控的有關(guān)問題進(jìn)行探討。
關(guān)鍵詞：會計電算化 網(wǎng)絡(luò) 內(nèi)部控制
筆者所在公司是廣東省第一批的中級會計電算化培訓(xùn)機(jī)構(gòu)以及省鄉(xiāng)財信息化軟件的服務(wù)商和新中大財務(wù)軟件的代理商,對湛江市會計人員以及企業(yè)和行政事業(yè)單位的會計電算化工作進(jìn)行了全面的接觸。筆者作為一名會計電算化培訓(xùn)教師以及一名審計工作者,深感電子信息化對企業(yè)和行政事業(yè)單位的沖擊,使得財務(wù)會計系統(tǒng)的環(huán)境和內(nèi)容都發(fā)生了深刻的變革,使人們不得不關(guān)注會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控的變化。
一、會計電算化下原手工會計控制方法的失效
手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同。手工會計主要采用結(jié)構(gòu)控制方法,包括設(shè)置相互牽制和制約的會計崗位,通過對會計業(yè)務(wù)的多重反映或者相互稽核關(guān)系進(jìn)行控制。比如,總賬、明細(xì)賬、日記賬分別記錄,結(jié)果相互驗證;通過對賬和內(nèi)部審計進(jìn)行賬證核對。賬賬核對,保證記賬的明確;為防止濫用憑證或隨意毀損、偽造、修改憑證的發(fā)生,采用多聯(lián)套寫憑證或預(yù)先編碼方式等。而在電算化環(huán)境中賬賬核對已失去意義,對輸入憑證的審核成為控制的重點,人員分工要通過系統(tǒng)的授權(quán)管理才能實現(xiàn),數(shù)據(jù)處理流程要由計算機(jī)系統(tǒng)來控制等等,計算機(jī)會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的內(nèi)容更為廣泛,技術(shù)要求也更高。
二、企業(yè)信息化的發(fā)展對會計電算化工作的新要求
在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中,各項高新技術(shù)的應(yīng)用,諸如電子簽約、電子交割、電子結(jié)算、電子報關(guān)、網(wǎng)上采購等現(xiàn)代電子商務(wù)技術(shù)的應(yīng)用,都必須要求有一個能夠與之相匹配的電算化會計信息系統(tǒng)作為基礎(chǔ),在組織實施電算化會計信息系統(tǒng)過程中,必須對傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程及其相關(guān)功能進(jìn)行必要的調(diào)整。
1.會計業(yè)務(wù)流程的調(diào)整。就目前的技術(shù)水平來看,會計業(yè)務(wù)流程的調(diào)整主要表現(xiàn)在會計數(shù)據(jù)的采集上。在會計信息系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)源形式會變得復(fù)雜一些,其實時性也會要求得更高一些。例如,在一筆電子結(jié)算業(yè)務(wù)過程中,電算化會計信息系統(tǒng)既可以接受電子數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)源,也可以接受業(yè)務(wù)發(fā)生以后的相關(guān)紙介質(zhì)傳票作為數(shù)據(jù)源。無疑,前者的實時性明顯優(yōu)于后者,但其安全性尚有待于電子商務(wù)技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展與普及。筆者認(rèn)為,可以以接受電子數(shù)據(jù)作為即時數(shù)據(jù)源,同時輔以接受紙介質(zhì)傳票作為驗證數(shù)據(jù)源的方式,重組會計業(yè)務(wù)流程。這樣,才能夠滿足現(xiàn)代財務(wù)管理對電算化會計信息系統(tǒng)的要求。
2.會計業(yè)務(wù)的功能調(diào)整。在一般情況下,作為電算化會計信息系統(tǒng)基礎(chǔ)的會計軟件很難全面滿足上述的多元化要求。但同時,在會計軟件的數(shù)據(jù)庫中又確實存儲著足以產(chǎn)生相關(guān)會計報告所需的數(shù)據(jù),這顯然是一種功能上的缺陷,對此有兩種方案可供選擇:第一種方案,要求會計軟件提供上述功能;第二種方案,根據(jù)工作需要即時進(jìn)行數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的人工折取操作。若采用第一種方案,系統(tǒng)成本會增大,且很難保證能夠滿足所有的即時需求;若采用第二種方案,則對相關(guān)會計人員的職業(yè)素質(zhì)有很高的要求,并要求他們必須具備很強(qiáng)的計算機(jī)相關(guān)軟件的使用技能。筆者認(rèn)為,應(yīng)該將二者結(jié)合起來,從而制定電算化會計信息系統(tǒng)的實施方案,即既要求會計軟件提供可以預(yù)見的各項公用功能,又同時設(shè)立會計數(shù)據(jù)分析員崗位,進(jìn)行必要的會計數(shù)據(jù)人工折取處理工作。
三、電算化下內(nèi)控的現(xiàn)狀分析
1.操作員權(quán)限設(shè)置不當(dāng)造成內(nèi)控失控隱患。實現(xiàn)會計電算化后會計部門的工作崗位分為基本會計崗位和電算化會計崗位,其中后者一般分為電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析、會計檔案資料保管員和軟件開發(fā)(自行開發(fā)軟件)各崗。由于企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)量不同,基本會計崗位和電算化會計崗位可在保證會計數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置,許多電算化崗位可以由一人擔(dān)任。
在系統(tǒng)中還有一個不參與具體的會計電算化工作,但非常重要的角色———負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)的系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)管理員的工作內(nèi)容決定了其崗位的特殊性、重要性。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個會計電算化信息系統(tǒng)的正常運行,如系統(tǒng)軟件、硬件的維護(hù),系統(tǒng)數(shù)據(jù)保存,網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫的口令等等。從一定程度上說,基層單位會計電算化實施的效果好壞,決定于系統(tǒng)管理員的工作水平高低。
會計電算化工作中,系統(tǒng)管理員一般由具備條件的部門負(fù)責(zé)人或會計主管擔(dān)任,也可指定專人擔(dān)任。但人們往往將系統(tǒng)管理員與數(shù)據(jù)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員混為一談, 造成工作中職責(zé)不明、權(quán)限不清。表現(xiàn)最為突出的問題是系統(tǒng)管理員的權(quán)力過大,相當(dāng)多的單位在賦予系統(tǒng)管理員權(quán)限時,都能夠調(diào)用系統(tǒng)的所有功能,有時甚至完全超過了會計主管的權(quán)限。
究其原因,主要有以下兩方面的原因:一是一些會計軟件本身就允許賦予系統(tǒng)管理員全部工作權(quán)限,支持系統(tǒng)管理員享有所謂的“超級用戶”權(quán)力。二是一些單位對系統(tǒng)管理員的崗位職責(zé)認(rèn)識不清,混淆了會計主管與系統(tǒng)管理員的崗位界限,往往將二者混為一談。
2.憑證的無痕修改對內(nèi)控的沖擊。在實際工作中,對于已錄入并保存的憑證進(jìn)行修改方式,目前有不少會計核算軟件提供了“取消審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能。這些設(shè)置給會計人員的會計處理帶來許多方便。
所謂電算化會計中“反記賬”,事實上也就是將一批原先已經(jīng)登錄到賬簿上的發(fā)生額從各賬簿再予以扣減,使各賬簿復(fù)至該批憑證登賬之前賬簿的發(fā)生額和余額狀態(tài)。毋庸置疑,沒有人會贊同手工會計下采用“反記賬”。對手工的賬簿記錄,為了保證其有案不可稽,當(dāng)其發(fā)生錯誤時,不準(zhǔn)涂改、挖補(bǔ)、刮擦或者用藥水消除字跡,不準(zhǔn)重新抄寫。同時,對兩種出錯情況的更正應(yīng)當(dāng)分別加以嚴(yán)格處理:一是登記賬簿時所發(fā)生的錯誤,“應(yīng)當(dāng)將錯誤的文字或者數(shù)字劃紅線注銷,但必須使原有字跡仍可辨認(rèn)”;二是由于記賬憑證錯誤而導(dǎo)致賬簿記錄發(fā)生錯誤的,則“應(yīng)當(dāng)按更正的記賬憑證登記賬簿”。在實際工作中,由于記賬憑證出錯而導(dǎo)致賬簿記錄發(fā)生差錯時而發(fā)生。一般采用兩種方式進(jìn)行相應(yīng)的修改:一是紅字沖銷法,二是補(bǔ)充更正法。
“反結(jié)賬”是當(dāng)期末已經(jīng)結(jié)賬并編制企業(yè)會計報表之后,將其“反結(jié)賬”,則意味可以對該結(jié)賬月繼續(xù)輸入憑證數(shù)據(jù),根據(jù)其登賬后的賬簿重新編制報表。也就是說,將“取消審核”、“反記賬”與“反結(jié)賬”同時使用,結(jié)賬后可以再增減當(dāng)月經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),賬簿錯誤可以在原錯誤之處不留痕跡加以修改,而業(yè)已記賬和編制報表的記賬憑證在取消審核后又可對該記賬憑證的電子數(shù)據(jù)不留痕跡地修改。
由上可見,以上功能對會計內(nèi)控是一個嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。
3.對審計工作環(huán)境的影響。正確處理好會計電算化與審計的關(guān)系,會計電算化是對傳統(tǒng)手工會計進(jìn)行了改造和革新后產(chǎn)生的,它將在企業(yè)現(xiàn)代化管理中扮演重要角色。會計電算化信息系統(tǒng)的誕生,不僅給傳統(tǒng)會計帶來革新而且也給傳統(tǒng)審計帶來巨大沖擊。
4.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化系統(tǒng)內(nèi)控的新問題。傳統(tǒng)財務(wù)會計理論建立在一系列假設(shè)的基礎(chǔ)上,即會計主體假設(shè)、持續(xù)經(jīng)營假設(shè)、會計分期假設(shè)和貨幣計量假設(shè)。傳統(tǒng)財務(wù)會計的四個假設(shè)適應(yīng)傳統(tǒng)社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境,并為會計實踐檢驗,證明了其合理性。但是,在互聯(lián)網(wǎng)走進(jìn)現(xiàn)代人們的日常生活,并充斥于社會經(jīng)濟(jì)活動的各個方面時,以前會計假設(shè)所依據(jù)的社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生了巨大的變革。在新的社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,四個會計假設(shè)都面臨挑戰(zhàn)。同時網(wǎng)絡(luò)會計對傳統(tǒng)財務(wù)會計實務(wù)的影響十分廣泛,例如權(quán)責(zé)發(fā)生制、歷史成本、財務(wù)報告、會計職能、會計模式、會計核算手段等方面都會受到一定的影響。
四、應(yīng)對方法
1.人員素質(zhì)的培養(yǎng)是根本。會計信息系統(tǒng)是一個較為復(fù)雜的人機(jī)系統(tǒng),會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用與維護(hù)需要運用較為復(fù)雜的信息技術(shù)、會計知識。它首先需要有一支既熟悉計算機(jī)技術(shù),又精通會計業(yè)務(wù)的隊伍,在這支隊伍中,最重要的組成人員是保證系統(tǒng)正常運行、解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)這樣或那樣問題的系統(tǒng)維護(hù)與管理人員,即系統(tǒng)管理員。其次,由于信息技術(shù)發(fā)展異常迅速,會計工作規(guī)范性進(jìn)程的不斷發(fā)展與完善,無論計算機(jī)方面的新技術(shù),還是會計業(yè)務(wù)的新要求,都對會計電算化工作不斷地提出更高要求,這就需要系統(tǒng)管理員首先掌握、理解會計電算化的各項新要求,及時調(diào)整、更新系統(tǒng),從而更好地服務(wù)于會計電算化工作。
2.嚴(yán)格按照《會計電算化工作規(guī)范》操作。選擇符合《會計電算化工作規(guī)范》要求的軟件開發(fā)商開發(fā)的商業(yè)軟件,摒棄只圖用戶使用“方便”,而不顧會計制度要求的不嚴(yán)肅商業(yè)行為。
3.分清崗位職責(zé)。要求會計人員進(jìn)一步學(xué)習(xí)體會在會計電算化條件下的崗位分工,明確職責(zé)。加強(qiáng)對操作員崗位尤其是系統(tǒng)管理員及電算主管的權(quán)限的約束。在一般情況下,電算主管和系統(tǒng)管理員應(yīng)由兩人分別擔(dān)當(dāng),尤其是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)條件的會計軟件,從軟件的規(guī)模、電算化工作的強(qiáng)度與會計業(yè)務(wù)的工作量上都要求由專門的系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。當(dāng)然,在單位會計人員不多、會計業(yè)務(wù)量不大、會計軟件為單機(jī)運行時,電算主管與系統(tǒng)管理員是一個人的情況也是允許的。無論從會計工作的分工、工作的內(nèi)容、所負(fù)責(zé)任等方面來講,電算主管都是本單位的業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人,系統(tǒng)管理員應(yīng)服從電算主管的工作安排,系統(tǒng)管理員的權(quán)限并不是“無限大”的,其所做各項工作都應(yīng)對電算主管負(fù)責(zé)。
會計信息處理和輸出的控制基本上是通過計算機(jī)程序自動進(jìn)行的,主要取決于應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制能力,系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)具有識別信息失誤的能力。同時,要防止無關(guān)人員進(jìn)入計算機(jī)程序操作。每一位參與電算化會計的人員都應(yīng)實施合理授權(quán)控制,通過設(shè)置操作員口令和上機(jī)日志等控制手段,防止差錯和舞弊行為;還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié),未經(jīng)檢查,應(yīng)無法進(jìn)入下一步會計處理。
4.做好電算化會計信息系統(tǒng)的檔案管理控制。為了系統(tǒng)能夠安全、健康地運行,檔案管理就成為一項重要的基礎(chǔ)性工作。在制定電算化會計信息系統(tǒng)的實施方案時,檔案管理制度必須是嚴(yán)格且具有實際操作性的。
5.網(wǎng)絡(luò)電子信息控制方法。一是網(wǎng)上公證形成三方牽制。利用網(wǎng)絡(luò)所持有的實時傳輸功能和日益豐富的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)項目,我們可以實現(xiàn)原始交易憑證的第三方監(jiān)控,即網(wǎng)上公證。二是監(jiān)控與操作的分離實現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)部的有效牽制。三是在線測試的實現(xiàn)使軟件內(nèi)部可能存在的漏洞能夠得到及時解決。如我公司對湛江市100多個鄉(xiāng)鎮(zhèn)使用的鄉(xiāng)財軟件的維護(hù)工作主要是對通過網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程控制方式實現(xiàn)的。
6.現(xiàn)代審計活動的控制方式。現(xiàn)代審計活動一般分為查詢審核、證實存在和系統(tǒng)分析三個階段。在查詢審核階段,電算化會計應(yīng)能為審計提供新的查詢線索。因此,電算化會計軟件應(yīng)提供關(guān)于“憑證—總賬—報表”三者之間的雙向查詢功能。在證實存在階段,電算化會計系統(tǒng)應(yīng)提供多種會計核算方法處理過程供用戶和審計員選擇,并編寫一套審計測試預(yù)留通道。系統(tǒng)分析階段是現(xiàn)代審計重要的過程。系統(tǒng)分析過程的重點是加強(qiáng)電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制。美國注冊會計師協(xié)會在第3號《審計準(zhǔn)則公告》中將電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制分為一般控制和應(yīng)用控制兩類。一般控制是指對會計電算化過程的組織、電算化會計系統(tǒng)的研制開發(fā)及應(yīng)用環(huán)境等方面進(jìn)行的控制。而應(yīng)用控制是為適應(yīng)各種會計處理的特殊要求而建立的能預(yù)防、檢測和更正錯誤、處理舞弊行為的控制措施。因此,應(yīng)用控制與會計軟件開發(fā)密切相關(guān),應(yīng)特別引起重視。
綜上所述,電算化會計控制的關(guān)鍵,一是研究會計控制的要求,即確定會計信息系統(tǒng)的控制點;二是確定計算機(jī)硬件設(shè)備、開發(fā)工具及應(yīng)用程序是否能達(dá)到會計控制的要求。計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越發(fā)展,會計控制自動化的程度就會越高。可以想象,當(dāng)全社會都用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來以后,就可將規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原始憑證掃描進(jìn)入計算機(jī)進(jìn)行自動識別,甚至完全可以采用電子數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸,以盡量減少人為因素。會計控制功能便將大為增強(qiáng)。但由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程復(fù)雜,管理層次多樣,會計控制也無法絕對保證企業(yè)業(yè)務(wù)運行、管理及會計信息處理不出一點差錯。會計控制系統(tǒng)存在著人為的、非價值因素的影響,無法實現(xiàn)全過程的“絕對自動化”。而且,由于計算機(jī)會計系統(tǒng)的采用增加了計算機(jī)舞弊這一不安全因素,大大增加了企業(yè)會計控制的成本。對于會計控制系統(tǒng)優(yōu)劣的判斷,不能認(rèn)為其可靠性越高越好,而要遵循成本效益原則,使控制成本小于不采用控制手段造成的損失。
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