會計電算化環境下企業內控的分析與研究

會計電算化環境下企業內控的分析與研究

　　摘要：隨著電子信息產業的不斷發展,會計電算化的實施越來越廣泛,傳統的會計控制方式已不能適應時代的要求,對會計電算化實施后的內控問題也越來越引起人們的關注。文章以適應社會主義市場經濟改革與發展的思路及目標為依據,順應當今網絡時代的發展潮流,針對企業內控的有關問題進行探討。

　　關鍵詞：會計電算化　網絡　內部控制

　　筆者所在公司是廣東省第一批的中級會計電算化培訓機構以及省鄉財信息化軟件的服務商和新中大財務軟件的代理商,對湛江市會計人員以及企業和行政事業單位的會計電算化工作進行了全面的接觸。筆者作為一名會計電算化培訓教師以及一名審計工作者,深感電子信息化對企業和行政事業單位的沖擊,使得財務會計系統的環境和內容都發生了深刻的變革,使人們不得不關注會計電算化環境下企業內控的變化。

　　一、會計電算化下原手工會計控制方法的失效

　　手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同。手工會計主要采用結構控制方法,包括設置相互牽制和制約的會計崗位,通過對會計業務的多重反映或者相互稽核關系進行控制。比如,總賬、明細賬、日記賬分別記錄,結果相互驗證;通過對賬和內部審計進行賬證核對。賬賬核對,保證記賬的明確;為防止濫用憑證或隨意毀損、偽造、修改憑證的發生,采用多聯套寫憑證或預先編碼方式等。而在電算化環境中賬賬核對已失去意義,對輸入憑證的審核成為控制的重點,人員分工要通過系統的授權管理才能實現,數據處理流程要由計算機系統來控制等等,計算機會計系統內部控制的內容更為廣泛,技術要求也更高。

　　二、企業信息化的發展對會計電算化工作的新要求

　　在企業的生產經營活動中,各項高新技術的應用,諸如電子簽約、電子交割、電子結算、電子報關、網上采購等現代電子商務技術的應用,都必須要求有一個能夠與之相匹配的電算化會計信息系統作為基礎,在組織實施電算化會計信息系統過程中,必須對傳統的會計業務流程及其相關功能進行必要的調整。

　　1.會計業務流程的調整。就目前的技術水平來看,會計業務流程的調整主要表現在會計數據的采集上。在會計信息系統中,數據源形式會變得復雜一些,其實時性也會要求得更高一些。例如,在一筆電子結算業務過程中,電算化會計信息系統既可以接受電子數據作為數據源,也可以接受業務發生以后的相關紙介質傳票作為數據源。無疑,前者的實時性明顯優于后者,但其安全性尚有待于電子商務技術應用的發展與普及。筆者認為,可以以接受電子數據作為即時數據源,同時輔以接受紙介質傳票作為驗證數據源的方式,重組會計業務流程。這樣,才能夠滿足現代財務管理對電算化會計信息系統的要求。

　　2.會計業務的功能調整。在一般情況下,作為電算化會計信息系統基礎的會計軟件很難全面滿足上述的多元化要求。但同時,在會計軟件的數據庫中又確實存儲著足以產生相關會計報告所需的數據,這顯然是一種功能上的缺陷,對此有兩種方案可供選擇:第一種方案,要求會計軟件提供上述功能;第二種方案,根據工作需要即時進行數據庫數據的人工折取操作。若采用第一種方案,系統成本會增大,且很難保證能夠滿足所有的即時需求;若采用第二種方案,則對相關會計人員的職業素質有很高的要求,并要求他們必須具備很強的計算機相關軟件的使用技能。筆者認為,應該將二者結合起來,從而制定電算化會計信息系統的實施方案,即既要求會計軟件提供可以預見的各項公用功能,又同時設立會計數據分析員崗位,進行必要的會計數據人工折取處理工作。

　　三、電算化下內控的現狀分析

　　1.操作員權限設置不當造成內控失控隱患。實現會計電算化后會計部門的工作崗位分為基本會計崗位和電算化會計崗位,其中后者一般分為電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析、會計檔案資料保管員和軟件開發(自行開發軟件)各崗。由于企業規模和業務量不同,基本會計崗位和電算化會計崗位可在保證會計數據安全的前提下交叉設置,許多電算化崗位可以由一人擔任。

　　在系統中還有一個不參與具體的會計電算化工作,但非常重要的角色———負責系統維護的系統管理員。系統管理員的工作內容決定了其崗位的特殊性、重要性。系統管理員負責整個會計電算化信息系統的正常運行,如系統軟件、硬件的維護,系統數據保存,網絡服務器、數據庫的口令等等。從一定程度上說,基層單位會計電算化實施的效果好壞,決定于系統管理員的工作水平高低。

　　會計電算化工作中,系統管理員一般由具備條件的部門負責人或會計主管擔任,也可指定專人擔任。但人們往往將系統管理員與數據管理員、網絡管理員混為一談, 造成工作中職責不明、權限不清。表現最為突出的問題是系統管理員的權力過大,相當多的單位在賦予系統管理員權限時,都能夠調用系統的所有功能,有時甚至完全超過了會計主管的權限。

　　究其原因,主要有以下兩方面的原因:一是一些會計軟件本身就允許賦予系統管理員全部工作權限,支持系統管理員享有所謂的“超級用戶”權力。二是一些單位對系統管理員的崗位職責認識不清,混淆了會計主管與系統管理員的崗位界限,往往將二者混為一談。

　　2.憑證的無痕修改對內控的沖擊。在實際工作中,對于已錄入并保存的憑證進行修改方式,目前有不少會計核算軟件提供了“取消審核”、“反記賬”、“反結賬”的功能。這些設置給會計人員的會計處理帶來許多方便。

　　所謂電算化會計中“反記賬”,事實上也就是將一批原先已經登錄到賬簿上的發生額從各賬簿再予以扣減,使各賬簿復至該批憑證登賬之前賬簿的發生額和余額狀態。毋庸置疑,沒有人會贊同手工會計下采用“反記賬”。對手工的賬簿記錄,為了保證其有案不可稽,當其發生錯誤時,不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡,不準重新抄寫。同時,對兩種出錯情況的更正應當分別加以嚴格處理:一是登記賬簿時所發生的錯誤,“應當將錯誤的文字或者數字劃紅線注銷,但必須使原有字跡仍可辨認”;二是由于記賬憑證錯誤而導致賬簿記錄發生錯誤的,則“應當按更正的記賬憑證登記賬簿”。在實際工作中,由于記賬憑證出錯而導致賬簿記錄發生差錯時而發生。一般采用兩種方式進行相應的修改:一是紅字沖銷法,二是補充更正法。

　　“反結賬”是當期末已經結賬并編制企業會計報表之后,將其“反結賬”,則意味可以對該結賬月繼續輸入憑證數據,根據其登賬后的賬簿重新編制報表。也就是說,將“取消審核”、“反記賬”與“反結賬”同時使用,結賬后可以再增減當月經濟業務,賬簿錯誤可以在原錯誤之處不留痕跡加以修改,而業已記賬和編制報表的記賬憑證在取消審核后又可對該記賬憑證的電子數據不留痕跡地修改。

　　由上可見,以上功能對會計內控是一個嚴重的挑戰。

　　3.對審計工作環境的影響。正確處理好會計電算化與審計的關系,會計電算化是對傳統手工會計進行了改造和革新后產生的,它將在企業現代化管理中扮演重要角色。會計電算化信息系統的誕生,不僅給傳統會計帶來革新而且也給傳統審計帶來巨大沖擊。

　　4.網絡環境下電算化系統內控的新問題。傳統財務會計理論建立在一系列假設的基礎上,即會計主體假設、持續經營假設、會計分期假設和貨幣計量假設。傳統財務會計的四個假設適應傳統社會經濟環境,并為會計實踐檢驗,證明了其合理性。但是,在互聯網走進現代人們的日常生活,并充斥于社會經濟活動的各個方面時,以前會計假設所依據的社會經濟環境發生了巨大的變革。在新的社會經濟環境下,四個會計假設都面臨挑戰。同時網絡會計對傳統財務會計實務的影響十分廣泛,例如權責發生制、歷史成本、財務報告、會計職能、會計模式、會計核算手段等方面都會受到一定的影響。

　　四、應對方法

　　1.人員素質的培養是根本。會計信息系統是一個較為復雜的人機系統,會計信息系統的應用與維護需要運用較為復雜的信息技術、會計知識。它首先需要有一支既熟悉計算機技術,又精通會計業務的隊伍,在這支隊伍中,最重要的組成人員是保證系統正常運行、解決系統運行中出現這樣或那樣問題的系統維護與管理人員,即系統管理員。其次,由于信息技術發展異常迅速,會計工作規范性進程的不斷發展與完善,無論計算機方面的新技術,還是會計業務的新要求,都對會計電算化工作不斷地提出更高要求,這就需要系統管理員首先掌握、理解會計電算化的各項新要求,及時調整、更新系統,從而更好地服務于會計電算化工作。

　　2.嚴格按照《會計電算化工作規范》操作。選擇符合《會計電算化工作規范》要求的軟件開發商開發的商業軟件,摒棄只圖用戶使用“方便”,而不顧會計制度要求的不嚴肅商業行為。

　　3.分清崗位職責。要求會計人員進一步學習體會在會計電算化條件下的崗位分工,明確職責。加強對操作員崗位尤其是系統管理員及電算主管的權限的約束。在一般情況下,電算主管和系統管理員應由兩人分別擔當,尤其是實現網絡條件的會計軟件,從軟件的規模、電算化工作的強度與會計業務的工作量上都要求由專門的系統管理員負責。當然,在單位會計人員不多、會計業務量不大、會計軟件為單機運行時,電算主管與系統管理員是一個人的情況也是允許的。無論從會計工作的分工、工作的內容、所負責任等方面來講,電算主管都是本單位的業務總負責人,系統管理員應服從電算主管的工作安排,系統管理員的權限并不是“無限大”的,其所做各項工作都應對電算主管負責。

　　會計信息處理和輸出的控制基本上是通過計算機程序自動進行的,主要取決于應用程序的正確性和環境控制能力,系統設計應具有識別信息失誤的能力。同時,要防止無關人員進入計算機程序操作。每一位參與電算化會計的人員都應實施合理授權控制,通過設置操作員口令和上機日志等控制手段,防止差錯和舞弊行為;還必須增設專人輸入檢查控制環節,未經檢查,應無法進入下一步會計處理。

　　4.做好電算化會計信息系統的檔案管理控制。為了系統能夠安全、健康地運行,檔案管理就成為一項重要的基礎性工作。在制定電算化會計信息系統的實施方案時,檔案管理制度必須是嚴格且具有實際操作性的。

　　5.網絡電子信息控制方法。一是網上公證形成三方牽制。利用網絡所持有的實時傳輸功能和日益豐富的互聯網服務項目,我們可以實現原始交易憑證的第三方監控,即網上公證。二是監控與操作的分離實現了系統內部的有效牽制。三是在線測試的實現使軟件內部可能存在的漏洞能夠得到及時解決。如我公司對湛江市100多個鄉鎮使用的鄉財軟件的維護工作主要是對通過網絡的遠程控制方式實現的。

　　6.現代審計活動的控制方式�，F代審計活動一般分為查詢審核、證實存在和系統分析三個階段。在查詢審核階段,電算化會計應能為審計提供新的查詢線索。因此,電算化會計軟件應提供關于“憑證—總賬—報表”三者之間的雙向查詢功能。在證實存在階段,電算化會計系統應提供多種會計核算方法處理過程供用戶和審計員選擇,并編寫一套審計測試預留通道。系統分析階段是現代審計重要的過程。系統分析過程的重點是加強電算化會計系統的內部控制。美國注冊會計師協會在第3號《審計準則公告》中將電算化會計系統的內部控制分為一般控制和應用控制兩類。一般控制是指對會計電算化過程的組織、電算化會計系統的研制開發及應用環境等方面進行的控制。而應用控制是為適應各種會計處理的特殊要求而建立的能預防、檢測和更正錯誤、處理舞弊行為的控制措施。因此,應用控制與會計軟件開發密切相關,應特別引起重視。

　　綜上所述,電算化會計控制的關鍵,一是研究會計控制的要求,即確定會計信息系統的控制點;二是確定計算機硬件設備、開發工具及應用程序是否能達到會計控制的要求。計算機和網絡技術越發展,會計控制自動化的程度就會越高�？梢韵胂�,當全社會都用計算機網絡連接起來以后,就可將規范、標準的原始憑證掃描進入計算機進行自動識別,甚至完全可以采用電子數據網絡傳輸,以盡量減少人為因素。會計控制功能便將大為增強。但由于企業生產經營過程復雜,管理層次多樣,會計控制也無法絕對保證企業業務運行、管理及會計信息處理不出一點差錯。會計控制系統存在著人為的、非價值因素的影響,無法實現全過程的“絕對自動化”。而且,由于計算機會計系統的采用增加了計算機舞弊這一不安全因素,大大增加了企業會計控制的成本。對于會計控制系統優劣的判斷,不能認為其可靠性越高越好,而要遵循成本效益原則,使控制成本小于不采用控制手段造成的損失。

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