論高校行政秘書的素質要求
摘要：高校行政管理人員是高等院校不可或缺的一支隊伍，是學校各項工作得以正常運轉的保證，而高校行政秘書崗位是最能體現高校行政管理體系性質的崗位，它不僅存在于高校的校級機關層面，更多的分布在各級院系當中，是高校院系行政管理層與師生員工間相互溝通的橋梁和紐帶。關鍵詞：高校；行政秘書；素質要求
高校行政管理的主體是從事非教學、科研活動的相關行政機關,其成員是各級各類機構的管理者和執行者。高校院系行政秘書這一崗位就是其中的一個環節，行政秘書所承擔的工作是涉獵廣泛、多面聯系、事情駁雜的，主要包含人事、工會、科研、宣傳、基建、后勤等范圍，多而廣，雜而瑣。作為高校行政工作者，結合自己的心得體會，下面我們一起來探討一下行政秘書的崗位職責及素質要求。
一、行政秘書的崗位職責
1.會務工作。做好系會會前各項準備工作，負責會議記錄及會后資料整理，擬寫會議紀要；負責通知全系教師參加系級、校級會議和有關活動，并作好考勤工作；做好院系承擔的其他會議的各項服務工作。
2.內務管理工作。協助系領導落實學校、有關職能部門和系里部署的各項工作；協助部門安全責任人做好辦公室安全防范和檢查工作，制定部門假期值班計劃；負責全系教師的考勤，加班統計工作。
3.文書工作。協助系領導制定工作規劃、每學期的目標管理計劃及起草有關文件；負責本系上報各類文件的校對、呈送和存檔管理工作；負責有關部門發出的各類文書的登記、傳閱、歸檔工作；制定系部有關的規章制度。
4.財、物管理工作。負責系部各項經費的報銷領取工作；負責領發系教職工的獎金、福利等；負責領發系教職工辦公用品；負責登記、保管和檢查本系財產。
二、行政秘書應具備的基本素質
1.思想作風及政治理論素質。行政秘書必須具備全心全意為人民服務的精神，實事求是、謙虛謹慎的工作態度；在具體工作上，要求做到一絲不茍，雷厲風行和精益求精。系辦公室工作面廣，內容繁雜，任務重，責任大，因此要求辦公室人員愛崗敬業，繼承和發揚不圖名利、默默無聞、甘于奉獻、艱苦奮斗的傳統和作風。具有強烈的事業心和責任感，主動研究系辦公室工作中的新情況、新問題，提高工作的效率和質量，為師生員工服務。
1.1為領導服務，當好參謀和助手。行政秘書要主動掌握學校及系部的相關信息，及時準確地向系領導匯報，為系領導提供決策依據，當好領導的參謀和助手。在此過程中要明確與領導的從屬關系，尊重服從領導的意向，忠實積極地貫徹領導意圖。
1.2為教師服務，做好后勤保障工作。教師是院系辦公室工作的重點，教師的教學、科研工作的開展與進行都與系辦公室有著緊密的聯系，行政秘書要妥善處理好與教師的關系，及時傳達學校的有關的教學和科研信息，如學�；蛳挡堪才诺臅h、活動課題的申報等方面的有關規定要第一時間告知相關老師。教師在這些方面遇到問題，也常會到系辦公室詢問，行政秘書應積極為教師工作提供方便，如查閱相關文件和資料，向有關部門詢問，不能解決的要及時向有關部門反映。要經常和教師了解情況，交流思想，做到相互理解和尊重，增進友誼和感情。
1.3為學生服務，發揮服務育人功能。院系辦公室承擔部分的教學管理工作，要不停地與學生打交道。行政秘書要有為學生服務的意識，真誠地對待他們，給他們以理解和關懷，并用敬業愛崗、樂于奉獻的工作態度潛移默化地影響學生，教育學生。對待學生不能以長者自居，不能擺架子。而要以真誠的態度及良好的形象影響學生，促使學生在思想上逐漸成熟，學業上有所進步。
2.文化心理素質。隨著高校師資隊伍建設的加強，教師的學歷結構、職稱結構不斷改善。行政秘書作為系辦公室人員，必須掌握辦公室管理工作的基本理論和實務知識；了解與辦公室工作密切相關的學科知識；熟悉有關教育管理理論和學校教學、科研、管理方面的知識。只有具有較高的文化，豐富的教育學、心理學、管理學等方面的知識，才能做好管理、協調和服務工作。
3.業務技能素質。努力提高辦公室人員的能力結構，其中包括基本能力：即敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、健全的思維能力、豐富的想象能力和集中的注意力；專業能力：即表達能力、協調能力、自我控制能力和組織管理能力；業務技能：即速記、打字、管理檔案、使用復印機、傳真機等。
3.1表達能力。表達能力是辦公室人員的一項基本功。無論是信息、宣傳、調研等工作，還是處理公文，都離不開文字表達，所以辦公室人員要多思、多練、多交流，日積月累，潛移默化，做到文思敏捷、下筆如神，寫出的文章觀點鮮明，層次清晰，向上能如實反映事情的真相，向下能準確表達領導的意圖。
3.2協調能力。善于處理上下左右、校內校外、各部門之間各種關系的能力。行政秘書應具有較強的協調能力，合理協調好校內校外、各部門之間的關系，努力為本校、本部門的各項工作創造一個寬松的外部工作環境，以實現高等學校教育目標的總要求。
3.3自我控制能力。它是建立良好人際關系的基礎。對于行政秘書來說，正確處理好各方面的人際關系是不可缺少的能力。它要求行政管理干部在日常工作中要沉著、寬容、耐心、頭腦冷靜、豁達大度，善于控制自己的感情沖動，學會共處，和善地與人共事。遇事能冷靜、客觀地分析問題，正確地處理好工作中的各種矛盾。
三、結束語
總之，院系辦公室的工作“細、繁、雜、忙”，是學校的“不管部”。要切實做好辦公室工作,就要了解辦公室工作的性質、作用、特點，以及應該遵循的原則，同時努力學習科學文化知識和現代化管理經驗，注重實踐，不斷提高業務水平，加強辦公自動化管理，高質高效地完成各項工作，為學校的發展建設貢獻力量。
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