關于網絡報銷系統在大中型醫院管理優化中的應用
論文摘要：以紙化報銷單為介質的傳統費用報銷模式存在資金預算管理乏力、財務信息滯后、員工滿意度低、單據簽批占用領導時間長已經不能適應數字化醫院改革的進程，網絡報銷是將電子商務的理念用于組織理財的一項創新，網絡報銷系統在實現網絡報銷流程的基礎上，通過網絡報銷、企業網銀、金蝶賬務處理系統三者的規范對接，實現了對財務數據的自動處理，這將是醫院財務繼會計電算化后的再次革命。
論文關鍵詞：網絡報銷 醫院財務 電子商務
一、醫院采用傳統手工報銷時的工作流程及存在的弊端
（一）醫院員工出差借款到報銷的流程
1.借款流程：借款人填寫借據—科室主任審批—分管部門審批—分管院長審批—財務部審批—院長審批，手續齊全后到出納室領取現金支票。
2.出差回來報銷流程（有借款）：員工將原始發票報送會計審核并填制差旅費報銷單—科主任審批—財務部審批—院長審批，最后手續辦好后到財務部有借款先沖借款，余款到出納處領取現金。
3.無借款報銷流程：員工將原始發票報送會計審核并填制差旅費報銷單—科主任審批—分管部門審批—分管院長審批—財務部審批—院長審批，最后到財務部出納室報銷。小額領取現金，大額領取現金支票去開戶銀行取現。
（二）醫院采用傳統手工報銷的弊端
以湖北省十堰市太和醫院為例，該院是一家綜合的大型三甲醫院，中西部區域性的中心醫院，員工3000人左右，門診量14萬人次，出院量9萬人次，醫院醫療收入突破10億元。臨床醫護人員在繁忙的工作中，還要奔走在不同地方去找各級領導簽字，而醫院領導事務繁忙卻又經常不在辦公室，院領導辦公室前總是排了長隊等候審批簽字的員工。傳統手工報銷流程已經不能適應醫院管理流程優化的要求，弊端有如下幾點：（1）傳統的報銷流程繁瑣，周期長，工作效率低下，和醫院管理優化流程相悖。（2）人為的預算控制以及在途的報銷單據未計入預算，造成預算的數據缺乏準確性和科學性。不能很好的按照2011年衛生部頒布的《新醫院會計制度》的規定推進全面預算管理及財務風險的預警管理。（3）醫院領導工作壓力加大，員工滿意度低下。（4）浪費人力物力，不能實現低紙化辦公，財務部門工作繁重。（5）財務數據資源不能共享，不利于財務人員進行財務分析和財務管理。不能滿足員工和醫院領導對財務數據信息化透明化的需求。
這些問題的存在，給醫院的財務工作帶來了相當的難度。逆水行舟不進則退，在當今醫改大潮中，如不主動的提升醫院的核心的競爭力，其后果不堪設想。打破傳統，革命性的再造財務報銷流程，才是醫院加速崛起的必由之路。網絡網上報銷系統從理念上徹底的打破了傳統的報銷模式。通過單據填寫的網絡化，業務審批的網絡化，財務審核的網絡化并通過其優秀的系統兼容性，通過和用友HRP、企業網銀等系統的互聯互通，形成了一套完善的財務核算的再造流程，極大的提高了醫院的財務核算效率。按照醫院精細管理的理念，推動財務管理向經營理財型、管理核算型轉變。
二、網絡報銷系統的定義、功能及其應用價值
（一）網絡報銷的定義
網絡報銷又稱網上報銷、報銷管理，是基于Internet的財務報銷流程。在這一流程下，員工可以在任何時間、從任何地點提交財務報銷申請，領導可用數字簽名的方式在任何時間、任何地點根據預算控制、歷史報銷情況進行業務審批，財務部門對原始憑證審核無誤后，自動生成記賬憑證，并可以通過網上銀行進行支付。
（二）網上報銷系統的功能可以劃分為主功能、輔助功能和擴展功能三部分
1.主功能：該部分主要實現了網上報銷的核心功能，即從員工提單到領導審批到財務審核的E化功能。（1）員工提單。和傳統的填寫單據的方式相比，網絡條件下的單據填寫顯得更為簡便和高效。對于員工相對固定的信息如部門、賬戶等都可以通過系統進行默認，同時員工填寫的單據可以根據醫院的需求靈活的進行設計，其擴展性可以輕松的滿足大中型醫院的差異化需求。（2）領導審批。系統允許用戶根據需要靈活的定義工作流程，并能夠動態的對審批流程進行控制。單據提交后會通過郵件的方式向后續環節進行自動通知。領導可以在接到郵件后被動的進入審批，也可以主動登錄系統進行審批。審批領導無需擔心單據是否該自己審批，系統通過預設，會自動的進行判斷。（3）財務審核。系統通過對單據模板的設定使得財務審核變得簡單易行。審核會計僅需要簡單的進行核對系統自動計算的結果，即可審核通過。
2.輔助功能：為了使主功能更好的發揮其作用，系統設置了一系列的輔助功能。主要包括員工個人信息的管理、靈活的單據查詢、個人賬務報表、審批效率等。（1）員工個人信息管理。通過該功能，員工可以自助的維護個人常用信息，當員工發生調動或賬戶變更等情況時，只需要在此進行維護即可。該功能提高了系統的交互能力。（2）單據查詢。系統中可以按預設的多種模式進行單據查詢，并針對不同的用戶類別設置了不同的查詢模式。如員工可以通過個人查詢，查看到自己歷史的報銷記錄；通過領導查詢可以查看到該領導審批過的單據情況；通過部門查詢，可以查詢指定部門的單據情況。（3）個人賬戶報表。通過該功能，員工可以清楚的查看到資金的歷史報銷、借款、核銷記錄，不僅方便了員工，也為醫院財務往來業務的管理奠定了基礎。（4）效率分析。為了提高各個環節的審批效率，系統可以實施的對各個審批審核環節進行效率分析，并出具報表。該功能在網上報銷系統已經大幅改進醫院效率的基礎上，運用量化管理的思路，為醫院進一步改進效率提供了數據支持。
3.擴展功能：擴展功能是為網上報銷系統和其他相關財務系統進行數據交互所設計的功能模塊。主要包括賬務管理、銀行管理。（1）賬務管理。為了簡化醫院的賬務處理業務，網上報銷系統提供了和主流賬務系統的接口，通過這些接口可以將網上報銷中的賬務數據直接傳遞到賬務系統中去。賬務管理模塊便是為實現此功能而設計的。單據審批完畢后面臨的就是將大量的數據向賬務系統傳遞的過程。為了保證傳遞到賬務系統的數據是準確的，在賬務管理中需要對數據進行預處理，這也就是賬務管理功能的主要用途。在賬務管理中，可以對系統自動生成的發票進行審核，并補充必要的發票信息。同時該功能還擔負了發票的狀態管理職能，通過該功能可以調整發票在預處理和導出過程中的流程位置，也可以將發票掛起。確定導出的單據可以通過導出請求將數據導入到相應的賬務系統中去。（2）銀行管理。通過網上報銷系統的銀行管理，醫院財務的支付業務能力會有極其顯著的提高。系統通過網上報銷的主功能獲取準確的付款信息，通過對這些信息的批量處理可以輕松的生成網絡銀行所需要的接口文件，并傳遞到網絡銀行系統中。這使得一個大型醫院的付款也僅需要一兩個出納即可完成。
（三）報銷系統的應用價值
網絡報銷系統的應用價值體現在三大模塊部分：預算模塊；報銷模塊；分析模塊。
1.預算模塊的應用價值。（1）統一規范預算支出制度，為醫院全面預算管理措施得以有效實施提供基礎平臺，提高會計信息質量。（2）促進財務業務數據有效結合，加強部門之間信息溝通，控制費用支出合理性，嚴格執行預算情況控制，達到管理協調統一。（3）全程實時費用動態監管，掌握費用支出流向，真正實現“事前預算控制，事中財務核算，事后報表分析”。（4）提供動態的預算執行控制和預警機制，各級領導可以隨時監督執行支出情況。
2.報銷模塊的應用價值。（1）系統協助醫院領導由“被動式管理”向“主動式管理”轉變，各級主管可以在任何時間集中簽批，實現醫院費用支出多級主動監督和審批。（2）系統自定義審批流程，用戶能夠動態的對審批流程進行查看，并即時關聯查詢到報銷單據，報銷單據提交后會通過郵件的方式和短信方式向后續審批節點進行自動通知。（3）財務自動生成記賬憑證，大大減少會計手工填寫的錯誤率，簡化財務記賬工作量，提高財務工作效率。（4）對于報銷單據的原始數據進行電子歸檔，永久保留，并可隨時調閱查詢。
3.報表分析模塊的應用價值。（1）預算報銷系統數據實時更新，保證數據準確真實。（2）多年預算數據、支出數據對比分析，趨勢分析。（3）報表數據提供權限管理，數據集中、安全。
隨著醫改不斷深化，醫院面臨的市場競爭加劇，更需要開源節流降低醫院的營運成本。網絡預算報銷系統的出現不僅消除了傳統報銷流程的弊端，而且也是會計電算化在醫院全面推動的有力補充，擴大了醫院數字化信息化的范圍，更進一步推進醫院加強全面預算管理，極大的改善了醫院現有財務對費用的控制模式，是醫院優化管理流程的又一次進步，更是對提高醫院財務成本控制水平具有重大意義的財務革命。
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