淺析如何做好高校創(chuàng)新引智基地的服務工作
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論文摘要：由教育部與國家外國專家局聯合發(fā)起的“高等學校學科創(chuàng)新引智計劃”實施五年來，通過聘請海外學術大師、學術骨干來基地從事短期科研合作、人才培養(yǎng)，取得了很多成果。本文從一位學院外事秘書，即最基層服務者的角度，結合在基地工作中實際情況，闡述如何做好高校創(chuàng)新引智基地的服務工作的一些體會，旨在能夠對創(chuàng)新引智基地的相關政策制定者和高校同行今后的工作有一定的借鑒和輔助作用。
為進一步推進科教興國、人才強國戰(zhàn)略，充分發(fā)揮海外高層次人才在高校合作科研方面的作用，2005年，教育部與國家外國專家局聯合實施“高等學校學科創(chuàng)新引智計劃”。計劃的總體目標是瞄準國際學科發(fā)展前沿，圍繞國家目標，結合高等學校具有國際前沿水平或國家重點發(fā)展的學科領域，以國家重點學科為基礎，以國家、省、部級重點科研基地為平臺，從世界前100位的大學及科研機構的優(yōu)勢學科隊伍中，引進、匯聚1000余名海外學術大師、學術骨干，配備一批國內一流的學科創(chuàng)新引智基地，努力創(chuàng)造具有國際影響的科技成果，提升學科的國家競爭力，提高高等學校的整體水平和國際地位。五年來，在引智計劃政策和資金支持下，全國陸續(xù)建成126個“高等學校學科創(chuàng)新引智基地”，這些基地的建成極大程度地促進了我國高校國際交流與合作工作的開展，有力地推動了高校的國際化進程，在學科建設、科學研究、人才培養(yǎng)等方面起到舉足輕重的作用。
天津大學綠色化學化工學科創(chuàng)新引智基地作為2006年首批參與計劃的26個引智基地之一，圍繞能源、資源、環(huán)境等與國民經濟發(fā)展密切相關的領域開展國際合作研究，通過聘請海外學術大師、學術骨干來基地從事科研合作、人才培養(yǎng)，開辟了國內以化工學科優(yōu)勢為依托，建設高校學科創(chuàng)新引智基地的先河。
學科創(chuàng)新引智基地作為中外雙方進行科研合作、學術交流的平臺，旨在為海外學術大師、學術骨干和國內科研骨干提供良好的合作環(huán)境，使他們能夠順利并且身心愉悅地投入工作。那么，如何做好高校創(chuàng)新引智基地的服務工作，如何使基地的功能得到最大程度地發(fā)揮，使海外優(yōu)秀人才“引得進、留得住、用得好”，就成了一個值得探討的問題。
高等學校是創(chuàng)新引智基地建設的依托單位，一般由校級領導牽頭，由科技處、人事處、國際合作與交流處、財務處及相關下屬學院共同參與日常工作和建設。在學院這個層面，從事教學和科研的骨干教師是與海外人才交流合作的主體，引智的成果也將會在他們身上得以顯現，但他們往往容易忽略那些程序上的細節(jié)問題，加之中外雙方理念、文化、語言上的差異，出現分歧或不愉快就難以避免了。為了減少此類情況的出現，學院外事助理或外事秘書就必須增強服務意識，提高責任感，本著“外事無小事，事事需請示”的原則，在遵守各項法律法規(guī)的前提下，合理地安排、協(xié)調、處理好這類外事活動，給來訪人員留下良好的印象，為日后更加深入地開展交流合作謀求可能，爭取更多的機會。
一、防微杜漸、提前預防
無論是海外學術大師，還是學術骨干，在來訪之前都會與基地方面有關教師或工作人員聯系溝通，安排日程。基地海外引智人員的工作性質與普通外教有本質上的區(qū)別，他們來訪的目的并不是來給學生授課，也沒有與基地簽訂勞動合同，所以，來訪前雙方通過電子郵件聯系時，就應該為其詳細地解釋相關的法律、法規(guī)，明確其來基地工作期間享有的權利和所要履行的義務。在溝通過程中（尤其是初次來訪之前），有些人會對某些規(guī)定或條款諸如涉及薪酬、外匯支付、稅收、保險、居留等問題問得很細，很“摳”，對我們來講甚至“不可思議”，對此，外事助理或外事秘書要充分理解他們的心情，不厭其煩地與之反復溝通，反復研究，本著“宜細不宜粗”的原則，才能達成共識，得到雙方滿意的結果。一旦雙方認可，基地方面必須嚴格履行承諾，才能保證來訪人員安心開展工作，收到良好的效果，使得國家資源得到最大限度地利用。
另外，基地工作人員應充分了解來訪人員的文化背景尤其是飲食上的喜好和禁忌。例如，穆斯林通常不吃豬肉，并且不喝酒；一些信奉觀音的佛教徒在飲食中尤其禁吃牛肉，這點要招待港澳臺及海外華人同胞時尤要注意；英美國家的人通常不吃寵物、稀有動物、動物內臟、動物的頭部和腳爪。在宴請外賓時，盡量少點生硬需啃食的菜肴，因為他們在用餐中不太會將咬到嘴中的食物再吐出來，這也需要顧及到。往往像炸春卷、煮元宵、蒸餃子、獅子頭、宮爆雞丁等，在我們看來雖不是佳肴美味，但因為具有鮮明的中國特色，所以受到很多外賓的推崇。當然，菜品的選擇還要考慮到來訪者的年齡、身體狀況等其它因素，在不造成浪費的前提下，充分體現我們的誠意和盛情，使來訪人員有賓至如歸的感覺。
還有一點需要注意的是，必須提前考慮來訪人員的需要，為其制定來訪日程，并盡量做到內容豐富。有些老師經常忽略這一點，認為基地請這些學術大師、學術骨干來，就是為了搞學術研究，而事實上很多來訪人員都是一些國外知名大學、科研機構的領導或負責人，他們來訪的目的往往是希望能夠繼續(xù)拓展在基地的合作深度和廣度，吸引人才，尋求更大的合作空間。來訪日程中應多安排一些學術交流、宣講會、參觀等，使來訪人員在較短的時間內獲得最多的信息，達到他們的心理需求。從基地方面講，這樣做也有利于工作人員充分準備接待活動，使工作有條不紊地展開，避免忙中出錯。·
二、健全制度，動態(tài)調整
高校海外引智工作會涉及到科研、人事、外事、教學、財務等多個層面，具有一定的復雜性，所以必須有健全的規(guī)章制度，才能保證計劃的有效執(zhí)行。一個問題往往不是靠單一部門就可以解決，加之中外文化和語言上的差異，經常會使來訪人員感覺到“和中國人打交道很困難”。從情理上講，也不可能讓他們自己出面和這些部門去直接交涉。作為聯系中外雙方的紐帶，學院外事助理或外事秘書必須兼顧雙方的利益，本著公正、公平的原則去協(xié)調各部門間的關系，得出令中外雙方均能認可的處理方案。院級、校級乃至國家級的部門之間既要明確分工，又要精誠合作，才能將基地的服務功能功能發(fā)揮到最大程度。
另外，在基地成立之前，引智基地辦公室已經根據外專局的要求，結合學校的實際情況，制定過本校引進海外人才的相應政策。但是隨著工作的不斷展開，相當一部分政策和規(guī)定是需要進行調整的，所以外事助理或外事秘書需要在實際工作中多觀察、多動腦、多總結，密切跟蹤已有的政策是否符合中外雙方的需要，是否需要進行改進或調整；之前規(guī)定的辦事流程是否可以簡化，使得辦事效率得以提高；有哪些條款容易引起質疑，還需要進一步細化和解釋……這些問題往往是學校層面政策制定者更需要了解的，只有他們得到了反饋意見，才能在現有基礎之上不斷健全制度，并且將基層意見和基地的運行情況及需要及時反饋給教育部、外專局，形成上下貫通、整體聯動的海外引智體系，與校外單位共同推進工作，爭取打造以引進海外人才為核心的“一站式”服務平臺，簡化工作流程，減少“出現問題找不到能解決”的情況，提高海外引智工作的有效性和成功率。
三、充分準備，遇事不慌
無論我們前期考慮得多么周全，也難免有意外或隨機事件發(fā)生。諸如天氣、交通擁堵等原因造成的航班晚點；來訪人員因不能適應異國氣候等變化而生病，致使原定計劃必須變更或取消；來訪人員因個人意愿突然改變計劃等等。
在日常工作中，這些狀況隨時可能出現，并且因人而異，具有不可預見性。因為服務的對象是外籍學術大師、學術骨干和基地的科研骨干，時間都很寶貴，遇到這種意外事件難免會出現焦急、歉疚的心理。這時，外事助理或外事秘書首先要保證自己心態(tài)平和，千萬不能產生情緒上的波動，一方面要做好來訪者的心理疏導工作，另一方面要及時向基地參與工作的人員做好解釋工作，獲得他們的理解，再根據情況的變化適時、合理地調整接待日程。如果需要更改航班班次或幫來訪者聯系治療、陪護，情況就會變得更加復雜，這時可以安排語言過關、熱心細致的學生來協(xié)助工作，千萬不能有“湊合”、“差不多”的想法，因為這種意外如果處理得好，不但可以使損失或尷尬減少到最小程度，而且會在外賓身處異鄉(xiāng)、感到無力的時候給予他們最及時的幫助，為中國人爭取良好的印象，使他們喜歡中國、喜歡中國人、相信中國人，并愿意和中國人打交道，為日后開展進一步交流與合作創(chuàng)造可能。
四、人文關懷，傾注感情
根據我的個人體會，創(chuàng)新引智基地不單單是一個代表國家之間學術上進行合作交流的工作場所，更是外籍學術大師、學術骨干和基地的科研骨干進行感情碰撞、思想交流的平臺。
隨著國內高校教育的國際化進程地不斷推進，高校教師的海外經歷不斷豐富，中外教師之間的聯系愈加緊密，正在由工作關系向朋友關系過度，這種朋友關系的建成勢必會改善以前單打獨斗、閉門造車的陳舊局面，使教師們的眼光更加開闊，在教學、科研上遇到問題時能夠靈活地到更大范圍內尋求解決方案，朋友越多，范圍也就越寬。
為了幫助雙方更順利地建立和諧的關系，外事助理或外事秘書需要在工作上傾注更多的感情，加強對來訪者的人文關懷。例如在西方重大節(jié)假日時安排聯誼活動，當然，活動的規(guī)模要根據來訪人員的數量和基地的承載能力而定。我們曾經接待過美國德州農機大學化工系三位教授帶十八名本科生來基地進行為期三周的訪問，并開設合作課程，考慮到師生的心理需求，我們聯合學校國際教育學院給外國學生免費開設了中文課程，還利用課余時間組織中外師生到學校食堂包餃子、做中國菜，搞聯歡；組織海河景觀、古文化街一日游；給外籍學生安排生日舞會等。這些活動既給中外師生提供了訓練語言、增進了解的機會，又加深了彼此的情誼，使大家成為很好的朋友。課程結束回國時，雙方師生均表現出依依不舍之情，都希望今后能有機會再來中國，外方也歡迎中國師生訪問該校，這種做法為將來吸引留學生、派出學生出國進修以及鞏固學校之間的學術交流關系，都是大有好處的。
五、材料齊全，以備查閱
在基地建設及運行的過程中，從來訪人員的前期邀請、經費預算到后期的成果總結和經費決算，都要經過很多道嚴格的手續(xù)，相應地，會有大量的材料需要隨時進行整理。這些材料也許在來訪人員離開后沒有任何意義，但作為基地的工作人員，一定要妥善地保存，定期地整理，以備上級部門和有關教師查詢。對于預算環(huán)節(jié)中的每一筆經費支出和執(zhí)行情況，學院外事助理或外事秘書有責任進行跟蹤和監(jiān)督，并最終配合進行經費決算，協(xié)助財務、外事部門做好相關經費的管理工作，保證經費的每筆支出都有必要的原因與合理的去處，使國家資源得到充分、合理地運用。
此外，對于來訪者可能像基地工作人員索要的各種材料，我們要有充裕的準備，比如，各項國家政策性法規(guī)，教育部、外專局相關規(guī)定，學校層面的規(guī)章制度等，做到問題出現時能夠有法可依、有理可講。另外，一定要隨時準備創(chuàng)新引智基地的宣傳材料，在合時宜的情況下積極向來訪人員介紹基地的政策和運行情況，宣傳我們的創(chuàng)新引智基地，并請來訪人員將書面介紹材料帶回國，使更多的人了解我們的學科創(chuàng)新引智基地，這有利于與外方尋求更多的契合點，吸引更多更好、契合度更高的人才來基地工作。當然，宣傳材料的內容要寫得豐富，肯定得益于之前對每為來訪者的成果報告的收集和整理，宣傳材料的內容要定時定期地更新，才能保證宣傳的時效性。
引智工作是高校國際交流的重要組成部分，是提高高校教學、科研水平的直接、有效方法之一。通過聘請海外學術大師、學術骨干與國內高�？蒲泄歉蛇M行交流與合作，有利于彌補國內科研領域力量上的不足，幫助我們解決一些科研教學的瓶頸問題，進一步推動國內高等教育的國際化進程。
以上是作為一名學院的外事秘書，一個創(chuàng)新引智基地的基層工作者，結合天津大學綠色化學化工創(chuàng)新引智基地的運行情況和在實際運行過程中遇到普遍問題產生的一些思考，旨在總結自己過去一段時間的工作，希望能夠對創(chuàng)新引智基地的相關政策制定者和兄弟院校同行們今后的工作有一定的輔助作用。
總之，我們我們要跳出引智看引智，跳出學�？磳W校，以開放的視野、開闊的心懷，主動吸納借鑒國內外一流高校引智發(fā)展的新理念、新經驗、新方法，主動走出校門和國門，既將引智工作放到全國、全球的維度中去考慮、去謀劃、去把握，又要將基層工作做精、做細，使國外智力與基地智力資源形成強有力的互補，通過良性互動，形成一個不斷優(yōu)化的學術科研體系。
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