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論ERP會計信息系統(tǒng)中的實時控制
【論文關(guān)鍵詞】 ERP 信息系統(tǒng) 會計實時控制 【論文摘要】 隨著Internet的高速發(fā)展和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)生存和發(fā)展的外部發(fā)生了巨大的變化，企業(yè)信息化進(jìn)程逐步推進(jìn)，企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，即ERP）信息管理系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用。該系統(tǒng)的核心是在企業(yè)內(nèi)部通過網(wǎng)絡(luò)對整個供應(yīng)鏈實現(xiàn)有效管理，要求通過企業(yè)各個環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的及時傳輸，實現(xiàn)ERP系統(tǒng)對會計信息的實時控制。因此研究ERP環(huán)境下的實時控制，對從傳統(tǒng)會計控制向會計實時控制過渡具有積極的現(xiàn)實意義。
伴隨著互聯(lián)網(wǎng)普及和商務(wù)的興起，ERP軟件開發(fā)應(yīng)用日益廣泛，企業(yè)信息化程度逐步加深。利用先進(jìn)的信息技術(shù)改革傳統(tǒng)會計，滿足信息時代對會計控制的要求，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部流程，提升內(nèi)部會計控制體系質(zhì)量，成為會計信息化管理研究的必然。
一、ERP環(huán)境下的會計實時控制理論
事后算賬的傳統(tǒng)會計往往在信息披露上存在一定的滯后性，“實時”則是指追求最有效的會計信息處理，一個控制系統(tǒng)如果其結(jié)果能夠立即作用或影響正在被控制的過程，即可被稱為實時控制系統(tǒng)。會計實時控制是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人員利用信息技術(shù)手段，對企業(yè)經(jīng)營活動過程進(jìn)行實時對比和分析，通過、調(diào)節(jié)和約束促進(jìn)經(jīng)營活動，以實現(xiàn)提高企業(yè)經(jīng)營效益的目標(biāo)。
企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，即ERP）系統(tǒng)是一種企業(yè)管理思想的體現(xiàn)，是一種全新的管理思想和管理模式。具有計劃的一貫性、管理系統(tǒng)性、數(shù)據(jù)共享性、動態(tài)應(yīng)變性、模擬預(yù)見性、物流與資金流統(tǒng)一性等特征。數(shù)據(jù)的采集和業(yè)務(wù)處理互相融合互相支持，形成一個信息共享、有機結(jié)合的全方位管理板塊。ERP系統(tǒng)的核心是會計信息系統(tǒng)，它與生產(chǎn)、銷售、人事、管理等子系統(tǒng)相互融合，集財務(wù)會計、會計和于一體，提供著預(yù)測、決策、計劃、控制所需的大量信息。這就要求傳統(tǒng)會計控制要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的改變，積極發(fā)展會計的實時控制理論。
目前，信息處理速度的加快為沒有時滯的實時控制提供了技術(shù)平臺，傳輸網(wǎng)絡(luò)化為現(xiàn)代企業(yè)集中控制提供了可能。ERP系統(tǒng)中，通過各模塊的實時傳遞，將整個系統(tǒng)集成一體，供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)信息統(tǒng)一，實時地提供了反應(yīng)企業(yè)運用狀況的貨幣量、實物量和時間量信息。
二、會計信息系統(tǒng)中實時控制的內(nèi)控方法
（一）傳統(tǒng)手工環(huán)境與ERP環(huán)境中內(nèi)部控制的區(qū)別
首先，與傳統(tǒng)手工環(huán)境相比，ERP環(huán)境中的內(nèi)部控制風(fēng)險變數(shù)更大，設(shè)計內(nèi)控體系時需針對各種風(fēng)險制定具有高度適應(yīng)性的措施以滿足需要。
其次，較傳統(tǒng)手工環(huán)境，ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)流與信息流同步進(jìn)行，既實現(xiàn)了內(nèi)部控制執(zhí)行和信息采集合二為一的集成，也為事前、事中檢查和事后糾正的控制整合提供了條件。
再次，ERP系統(tǒng)中計算機根據(jù)企業(yè)設(shè)置的控制標(biāo)準(zhǔn)在各業(yè)務(wù)控制點實施客觀控制，人工主觀控制大大減少，加強了企業(yè)的控制力度。
（二）ERP環(huán)境下會計實時控制的主要方法
將傳統(tǒng)的內(nèi)部會計控制與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相互融合，在軟件中集成優(yōu)化，才能進(jìn)一步滿足ERP環(huán)境中會計實時控制的需要。
首先，分離ERP環(huán)境中的不相容職務(wù)，將系統(tǒng)管理員、操作員、外來用戶等不同的操作者設(shè)定不同的權(quán)限。對負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理維護(hù)工作的系統(tǒng)管理員采用多人操作的內(nèi)部牽制方式，避免其利用職權(quán)擅自更改信息，進(jìn)行業(yè)務(wù)舞弊；管理員賦予操作員權(quán)限時，堅決執(zhí)行不相容職務(wù)分離的內(nèi)控原則，避免將需要分離的職務(wù)權(quán)限授予一人，重要的崗位可以設(shè)置兩個或兩個以上相同權(quán)限的操作員，實行崗位輪換制相互牽制；對于外來用戶，只提供查詢功能。
其次，為了解決企業(yè)管理中的監(jiān)管力度不足和信息不對稱等問題，需打破傳統(tǒng)的會計流程，建立起財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的數(shù)據(jù)集成控制處理。企業(yè)集團(tuán)總部可以實行集團(tuán)信息的綜合應(yīng)用，在子公司內(nèi)設(shè)置業(yè)務(wù)流程管理的ERP，連接各子公司的部門和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，將會計信息的采集下放至各業(yè)務(wù)作業(yè)中，輸入系統(tǒng)中的會計信息也自動在各業(yè)務(wù)作業(yè)中完成加工，同一作業(yè)不同方面的會計信息快速綜合化地呈現(xiàn)于監(jiān)管之下。系統(tǒng)不僅能夠?qū)崟r報告會計信息，進(jìn)行預(yù)算實時管理，還可以實現(xiàn)信息共享，實時集中控制企業(yè)財務(wù)狀況。
再次，與傳統(tǒng)會計不同，ERP系統(tǒng)中的大量數(shù)據(jù)都保存在存儲介質(zhì)上，業(yè)務(wù)軌跡查詢困難，應(yīng)通過設(shè)置系統(tǒng)日志保留資料，加大內(nèi)部控制。日志系統(tǒng)記錄操作用戶使用軟件、調(diào)用程序、訪問文件和目錄的起止時間，以及對文件數(shù)據(jù)的增刪改與復(fù)制的操作等，日志系統(tǒng)中資料增多后需有轉(zhuǎn)存和備份等維護(hù)，保存完整詳實的審計線索，以滿足企業(yè)內(nèi)部稽查和外部審計的需要。
此外，傳統(tǒng)內(nèi)部控制中包括風(fēng)險控制，在ERP下，企業(yè)也要在系統(tǒng)中建立風(fēng)險預(yù)警和識別系統(tǒng)，當(dāng)遭遇企業(yè)風(fēng)險時該系統(tǒng)立刻啟動，實時地進(jìn)行分析風(fēng)險、調(diào)動資源、制定應(yīng)急方案，事后進(jìn)行風(fēng)險，以達(dá)到不斷提高企業(yè)風(fēng)險防御和風(fēng)險的水平。
三、會計實時控制體系的架構(gòu)
企業(yè)要實現(xiàn)會計控制目標(biāo)，除了接納并推行會計實時控制理論、掌握實時控制方法之外，還需構(gòu)建實時控制的IT環(huán)境，進(jìn)行會計流程的再造，綜合系統(tǒng)地架構(gòu)其會計實時控制體系。
首先，會計實時控制的IT環(huán)境通常包括網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和會計信息系統(tǒng)軟件，網(wǎng)絡(luò)是信息分享的平臺，數(shù)據(jù)庫負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的存儲，會計信息系統(tǒng)軟件進(jìn)行企業(yè)信息的采集加工。只有做到集團(tuán)信息集成和企業(yè)間過程集成的企業(yè)會計信息系統(tǒng)才能支持實時控制，傳統(tǒng)企業(yè)的部門間信息集成所形成的信息孤島，根本無法滿足會計實時控制的前提條件。因此，構(gòu)建會計實時控制的IT環(huán)境，研究滿足實時控制所需的會計信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，是實現(xiàn)實時控制的前提。
其次，再造ERP環(huán)境下的會計流程。傳統(tǒng)意義上的會計流程是建立在勞動力分工的理論基礎(chǔ)之上的，會計流程遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)流程，信息的采集加工遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)活動，對于業(yè)務(wù)信息的反映，會計信息存在嚴(yán)重的滯后性。而且，會計信息屬于事后核算，無法對活動實行實時控制，會計流程和管理流程相脫離，嚴(yán)重影響了會計信息的質(zhì)量。
再造ERP環(huán)境下的會計流程可做到信息的集成性，從會計信息的采集、處理和輸出三個方面而言，業(yè)務(wù)作業(yè)一經(jīng)發(fā)生，各部門的信息子系統(tǒng)便加以收集，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞到數(shù)據(jù)庫中保存，當(dāng)信息使用時，可通過驅(qū)動會計信息系統(tǒng)主動獲得；ERP環(huán)境下的會計數(shù)據(jù)處理強調(diào)業(yè)務(wù)處理和會計核算的整合，實現(xiàn)雙向信息的迅速溝通；由于再造會計業(yè)務(wù)流程的互動性，用戶可以對信息進(jìn)行定制，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理后生成用戶需要的信息，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞出去，滿足企業(yè)和各種信息使用者的需要。要滿足企業(yè)信息用戶的需要，就必須在利用會計信息系統(tǒng)為會計數(shù)據(jù)延伸和改進(jìn)處理信息的質(zhì)量和實效性提供可靠保證的同時，也為會計人員成為信息專家或理財專家提供必要的條件。通過系統(tǒng)實現(xiàn)收集數(shù)據(jù)和處理數(shù)據(jù)的自動化后，人員可將精力用于支持經(jīng)營控制決策和支持戰(zhàn)略決策，會計流程再造的終點也將從出具系列會計報表轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┲С謶?zhàn)略決策和經(jīng)營控制的實時、有效的信息。
此外，隨著現(xiàn)代企業(yè)對會計控制的要求越來越高，會計控制逐步由事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮�、事前控制，由適時控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷崟r控制，由轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y金運動與業(yè)務(wù)流程控制，由單一要素控制轉(zhuǎn)變?yōu)樽鳂I(yè)鏈控制。會計實時控制可以根據(jù)企業(yè)經(jīng)營活動的過程，建立供、產(chǎn)、銷及庫存和財務(wù)的實時控制模式，也可根據(jù)企業(yè)集團(tuán)之間的資金運動建立實時控制模式，以實現(xiàn)企業(yè)整個價值鏈的增值和資金的效能提高。
總之，ERP環(huán)境下的會計實時控制是信息化管理變革中的新型會計控制理論，它存在特有的控制特點和控制方法，并在IT環(huán)境影響下，通過ERP環(huán)境下會計流程的再造和會計實時控制模式的建立，協(xié)同作用各因素，綜合架構(gòu)起實時控制體系，爭取最大化地發(fā)揮會計實時控制的作用，支持企業(yè)管理戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。
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