圖書館畢業生清賬數據挖掘研究論文
1高校圖書館畢業生清賬業務特點分析
1.1清賬工作的周期性
高校圖書館主要服務對象包括教職工讀者與大學生讀者。教職工讀者相對穩定,一般只有在出現工作調動或離職等情況才會到圖書館辦理相關清賬手續,清賬量少,并不影響圖書館正常業務工作;而大學生讀者從入學到畢業走向社會,一般在校時間為3~5年不等,所以圖書館對大學生讀者存在一定的服務周期,一般來說,高校在暑期前會迎來一年一度的畢業季,隨之而來的畢業生清賬工作往往牽涉教務、財務、圖書館等多個部門,所以畢業生清賬工作也就成了圖書館一年一次的必要工作。
1.2清賬工作的集中性
由于圖書館清賬工作必須在大學生畢業之前完成,而清賬工作從開展到結束往往也就只有一個月左右的時間,且每年各高校畢業生規模從數百到數千人數不等,在如此短的時間里,面對大量畢業生集中辦理清賬手續的需求,對圖書館正常業務工作必然會帶來比較大的壓力,無疑考驗著圖書館的服務水平和服務能力。
1.3清賬組織的集體性
面對畢業生人數較多且辦理畢業生清賬手續過于集中的現實情況,為了提高畢業生清賬工作效率,圖書館往往要求各個畢業班指派清賬組織聯系人,以班級為單位到圖書館集中辦理清賬手續,有效減少畢業生排隊等候清賬等情況。
2自動化系統清賬信息服務現狀分析
大學生在校期間主要還是利用圖書館的流通和閱覽服務,所以圖書館涉及畢業生的清賬項目大多與自動化系統的流通環節相關,清賬項目主要是畢業生尚未歸還的圖書文獻以及超期欠款等項目。目前自動化系統主要提供了兩種途徑的清賬信息服務:管理客戶端查詢和OPAC公共查詢。然而,在自動化系統中,無論是面向圖書館工作人員使用的管理客戶端中的“讀者信息查詢”模塊,還是面向讀者使用的OPAC公共查詢“我的圖書館”模塊,都具有一個共同的特點,只能按單個讀者進行瀏覽查詢相關借閱記錄、超期欠款等信息,而沒有按部門等提供批量清賬信息服務的功能。由此可見,自動化系統欠缺像畢業生清賬信息這樣的個性化服務功能,這也就造成清賬信息的不透明,在圖書館清賬工作過程中,圖書館、學院或班級等都無法從自動化系統及時和全面掌握畢業生的清賬信息情況,無法主動而有效地開展畢業生清賬服務工作。
3畢業生讀者數據的挖掘
3.1借書證號設計方案
雖然自動化系統對借書證號的設計只有唯一性的要求,但是借書證號的設計應盡可能與學生的學籍管理接軌,因為新生從被錄取并取得學籍起,學籍號便成為學校對在校大學生進行有效管理的'重要途徑,所以圖書館在自動化系統中進行注冊讀者時,應盡量采用學生的學籍號作為借書證號,而不宜另搞一套與學籍號脫離的借書證號設計方案,尤其現在高校普遍都使用了以學籍號作為一卡通號的校園一卡通,因此以學籍號作為借書證號將使圖書館自動化系統能有效融入校園一卡通管理系統,為今后的讀者管理工作帶來很大便利。這樣,當每年圖書館面臨畢業生清賬工作時,由于學籍號與借書證號之間存在唯一對應關系,那么由教務部門提供的畢業生名單信息,才有可能從自動化系統中挖掘出當年的畢業生讀者數據,而如果借書證號與學生的學籍號脫鉤,也就無法有效從自動化系統中獲取畢業生讀者數據,所以借書證號設計方案關乎畢業生讀者數據的確定以及畢業生清賬數據的挖掘。
3.2畢業生讀者數據的確定
每年究竟有哪些畢業生讀者數據,目前自動化系統并不具備這樣的自動識別能力。通常,學校每年畢業生數據是由教務部門掌握和提供的,所以應將教務部門提供的畢業生名單信息,最終轉變為自動化系統中可識別的當年畢業生讀者數據。根據筆者在實踐中的經驗,從自動化系統繁雜的讀者數據中確定當年畢業生讀者數據有兩種處理方法。第一,在自動化系統數據庫中新創建一個專用畢業生數據表,用于管理教務部門提供的每年畢業生數據,該表應包含有畢業年份、學院、班級、姓名、學籍號、身份證號等字段信息,以學籍號為該表唯一不重復字段。這樣,通過專用畢業生表中學籍號字段與自動化系統讀者表中借書號進行鏈接,便可確定自動化系統中當年所有畢業生讀者數據。第二,修改自動化系統讀者表中有效截止日期為一個特定日期,并以此作為判斷當年畢業生讀者的唯一標志,該日期為畢業生讀者在自動化系統中的停借起始日期,它應根據學?傮w部署清賬工作進度而定。根據教務部門提供的當年畢業生數據,對自動化系統中讀者數據進行匹對,修改當年畢業生讀者有效截止日期,最終根據該日期來確定當年畢業生讀者數據。設置畢業生讀者的有效截止日期,還能有效避免在清賬期間畢業生讀者仍可進行借閱圖書,以免給清賬工作造成干擾。值得注意的是對畢業生讀者有效截止日期的設置應在正式清賬工作之前進行,且該有效截止日期應為清賬工作開始之前的日期。
4畢業生清賬數據的挖掘
4.1數據挖掘需求分析
畢業生清賬數據主要是指尚未歸還的圖書文獻數據(欠書)以及尚未結清的超期罰款數據(欠款)。從自動化系統挖掘的畢業生清賬數據應能滿足圖書館管理和畢業生讀者等各方個性化需求,可使畢業生清賬信息變得透明,方便了讀者,最終使圖書館讀者服務水平也得到進一步提升。一是從圖書館管理角度。圖書館希望能全面掌握所有與畢業生清賬相關的數據,如未清賬的畢業生人數、圖書文獻總數、超期欠款總數等,甚至能統計到各學院、班級分別未清賬數據等,如此,圖書館對可能的清賬工作量才能做到心中有數,對清賬工作進行有效組織安排,做好畢業生清賬信息個性化服務,提高清賬工作質量和效率,認真為畢業生做好最后一次讀者服務工作,讓畢業生讀者滿意。二是從學院管理角度。配合圖書館進行畢業生清賬,也是各學院應盡的工作職責,所以各學院也希望能全面和及時地掌握各畢業班清賬數據情況,這樣學院就能主動地、有目的地進行宣傳和組織發動,并能隨時掌握各班級清賬進度,及時重點關注清賬進度較慢的班級,有力地配合圖書館盡早完成畢業生清賬工作。三是從班級組織角度。雖然圖書館最終進行清賬的對象是畢業生讀者個體,但對于各畢業班清賬組織聯系人來說,希望能全面和便捷地掌握班級內所有學生的清賬數據,包括每位學生欠書、欠款信息等,以便于收集本班級所有學生的欠書及欠款,及時到圖書館集中辦理清賬手續。
4.2數據挖掘流程分析
對畢業生讀者進行挖掘的清賬數據主要包括欠書、欠款兩類數據,它們一般分別保存于自動化系統的借閱表和讀者表中。首先以專用畢業生數據表中畢業年份或以讀者表中停借日期,確定當年畢業生讀者數據,再以學籍號與借閱數據表中借書證號字段進行數據鏈接,就可從讀者借閱表中統計出當年所有畢業生的借閱信息,即畢業生的欠書信息;同樣的與欠款表信息進行數據鏈接,就可統計出當年所有畢業生的欠款信息。對這些欠書、欠款信息按學院進行分組統計,就可以統計出各學院所有欠書、欠款數據信息,以滿足各學院對清賬信息個性化服務需求;對這些欠書、欠款信息按班級進行分組統計,就可以統計出各學院的各班級欠書、欠款數據信息,以滿足各班級對清賬信息的個性化服務需求,并一直可滿足所有畢業生對清賬信息的個性化服務需求。
4.3畢業生清賬信息發布
對于挖掘畢業生清賬信息的實現方式,我們可以基于B/S方式設計一個畢業生清賬信息發布系統,在畢業生清賬工作之間,通過該系統及時發布所有畢業生讀者欠書、欠款信息,以滿足圖書館全面了解畢業生清賬情況的需求,以滿足各學院了解對各畢業班清賬進度情況的需求,以滿足各班級了解所有學生清賬情況的需求,以滿足畢業生讀者了解自己清賬情況的需求,最終能實現滿足各方面對清賬信息的個性化服務需求,匯聚各方力量,有力地配合圖書館做好清賬工作。
5結語
充分利用圖書館自動化系統中讀者數據的優勢,有效挖掘畢業生清賬數據,主動開展畢業生清賬信息個性化服務,使得畢業生清賬信息變得透明,圖書館、學院和讀者都能及時了解畢業生清賬進度情況,共同促進高校圖書館高效而有序地開展畢業生清賬工作。
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