民營企業檔案管理工作探析

民營企業檔案管理工作探析

　　導語：要使民營企業檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。

　　民營企業檔案真實地記錄了民營企業誕生、發展的歷史過程，這些檔案對于民營企業和社會發展都具有重要價值。民營企業要發展，要進步，要生存都離不開檔案，民營企業只有管好、用好本單位的檔案，才能更好地為民營企業的建設和發展服務。但由于多種因素的影響，過去對民營企業檔案管理工作發展重視不夠，導致民營企業檔案管理水平不高，遠不能適應新形勢發展的需求。因此，一定要從民營企業發展的戰略高度來認識民營企業檔案管理工作，并采取得力措施不斷完善、規范民營企業檔案管理工作，充分發揮其在促進民營經濟發展方面不可替代的作用。

　　一、民營企業檔案的重要作用

　　(一)是了解民營企業發展歷史的原始材料。民營企業檔案是民營企業在生產、經營、科研、管理等各項活動中形成的反映民營經濟發展的歷史記錄，是反映民營企業各項活動和歷史面貌的第一手材料，一套完整的檔案就是一部民營企業發展的歷史教科書，也是民營企業發展的歷史寫真，可以真實再現民營企業創業的艱辛、成長的腳步，對了解民營企業發展歷史具有不可替代的價值。

　　(二)是民營企業生產經營的重要依據。民營企業檔案是民營企業生產經營管理的重要組成部分，民營企業的一切活動和民營企業發展的全過程都反映在民營企業檔案上。民營企業在生產經營、資質認證、融資上市、會計審計、項目驗收等環節中需要提供大量的民營檔案作為憑證和參考。如果民營檔案丟失嚴重，關鍵時刻拿不出原始的檔案，將會造成無法彌補的經濟損失。

　　(三)是保護民營企業合法權益的有效佐證。民營企業檔案作為民營企業資產權益的原始憑證，是維系民營企業生存和發展的生命線和保護神，直接關系到民營企業的合法權益，建立健全民營檔案對民營企業維護企業和職工合法權益具有重要作用。

　　二、民營企業檔案管理工作存在的不足

　　(一)檔案意識較為薄弱。由于民營企業管理者經營以追求利潤最大化為目的，一般都較注重短期和現實利益，精力和資金主要放在生產經營上，加之檔案管理工作帶來的經濟效益不明顯，不容易引起人們的注意，從而導致民營企業管理者的檔案意識普遍不夠強，對檔案管理工作的關注不到位、重視不夠，無專門的檔案機構和檔案管理人員，相當一部分民營企業的檔案管理工作還處于無人看管的混沌狀態，影響了民營企業檔案管理工作的開展。

　　(二)管理制度不夠健全。民營企業普遍存在著檔案規章制度不健全的情況，缺乏必要的規章制度，檔案管理的隨意性很大。少數民營企業甚至都沒有檔案管理制度，甚至檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度都沒有建立，有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴，不能堅持嚴格考核，使檔案管理制度形同虛設，無法落到實處，檔案管理工作無章可循。

　　(三)收集歸檔差強人意。民營企業在發展中雖形成了大量的檔案材料，但由于收集歸檔意識淡薄，檔案收集歸檔不規范，沒有及時整理歸檔，檔案內容貧乏，室藏不豐富的狀況普遍存在，嚴重影響了檔案的齊全完整，民營企業檔案的收集歸檔工作遠遠跟不上民營企業發展的步伐。

　　(四)管理手段相對落后。民營企業在經費本就緊張的情況下，認為花錢建檔案是一種負擔，對投入屬于邊緣的檔案設施設備的投入就更加不足，造成民營企業檔案基礎設施滯后，設備老化、配套不齊，很多民營企業檔案手工操作居多，計算機、網絡技術并未得到普及，軟硬件設施嚴重滯后于民營企業的發展，管理手段較為落后。

　　三、提高民營企業檔案管理水平的建議

　　(一)增強民營企業管理者的檔案意識。民營企業管理者的檔案意識是決定民營企業檔案管理成敗的關鍵，沒有民營企業管理者的重視一切都無從談起。所以，要加大對民營企業管理者的宣傳力度，尤其是要強化民營企業管理者的檔案意識，使民營企業盡快完成“要我建檔”到“我要建檔”的轉變。只有民營企業管理者體會到檔案管理工作與民營企業發展密切相關，才能取得民營企業管理者的重視和認可，才能重視檔案管理工作，保證檔案管理工作的健康發展。

　　(二)建立健全民營企業檔案規章制度。制度是行動的保證，只有好的制度，才能有好的行動，因此制度建設很重要。在實際工作中，要建立健全民營企業檔案管理各項規章制度，使民營企業檔案管理工作有法可依，按章辦事，確保民營企業檔案歸檔齊全、整理規范、保管齊全、利用便捷，為民營企業檔案管理工作良性運行提供制度保證。

　　(三)加強民營企業檔案的收集歸檔。民營企業文件材料的收集歸檔是伴隨各項民營企業活動的結束而自然開展的一項工作，民營企業文件的收集歸檔是保證文件材料齊全、完整的重要手段。要結合民營企業的實際情況，加大對民營企業相關的文件材料的歸檔力度，特別要注意民營企業在科技、生產、管理活動中形成的文件材料的收集歸檔，千方百計做到該收集的一定要收集，該歸檔的一定要歸檔，確保民營企業各項活動中產生的有保存價值的文件材料的齊全完整。

　　(四)采用先進技術手段管理民營企業檔案。要使民營企業檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。要做好民營企業檔案管理工作，不僅僅是要求檔案管理人員的素質比較高，還要有先進的現代化的設施設備。有條件的民營企業應當積極采用現代信息技術，對民營企業檔案實行計算機輔助管理，利用計算機等現代設備和現代技術，將文字、圖片、聲像等材料轉變成數字材料，同時要充分利用計算機網絡技術來實現檔案信息的共享。

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