企業信息化建設應重視的幾方面問題
摘要：近年來，我國企業信息化建設和應用水平明顯提高。但隨著企業經營規模擴大，產業鏈條不斷延伸，經營業態多元化，企業面臨的內外部經營環境日趨復雜。特別是對于大型企業而言，公司治理結構、集團管控模式、經營和地域的差異性等因素導致的“信息不對稱”問題，對于提高企業決策效率、加強內部控制產生很大的影響。從認識、規劃、實施、運行、管理等方面著重分析實施信息化失敗的一些共性問題，希望對企業的信息化建設提供幫助。
關鍵詞：信息化建設，信息系統，信息孤島，數據集成，編碼體系
一、企業對信息化的認識誤區
(一)期望值過高
有的企業盲目追求“大而全”、“先進性”，實現“跨越式發展”、“一步到位”;有的企業片面夸大信息化的作用，以為建設了信息系統，一切問題就迎刃而解了。基于這樣的認識來選擇軟件，造成信息系統脫離企業實際，應用效果不佳。不僅信息化成本高，無法達到提高管理效率的目的，而且也令信息化建設的作用備受質疑。
(二)信息系統與軟件混為一談
信息系統由軟件、硬件與人員三部分組成。其中對信息化建設最重要的因素是人員，即能熟練操作信息系統、深刻理解軟件所蘊含的管理思想的人員。如果存在不端正認識，以為購買了先進版本的軟件，信息系統就先進完善了，對實踐工作的指導思想就會發生嚴重偏離。
(三)管理規范和流程與信息化無關
真正實施信息化成功的企業都有這樣的體會：企業的企業文化、組織架構、權責體系、管理規范、流程和審批權限等，表面上與信息化建設聯系不大，實質對信息化建設成敗影響重大，甚至是事關成敗。信息系統在一定程度上優化和固化了企業的管理規范與流程，反之，管理規范與流程是否理順是信息化建設的基礎和必要前提。
(四)將信息化視為單純的IT項目
信息系統的應用主體在管理領域，其包含了特定的管理理念，將這些管理理念同企業的發展戰略與經營業務進行整合是實施信息系統的關鍵。因此，信息系統實施特別強調技術、管理與人的集成。
二、企業信息化建設缺乏規劃的典型表現
(一)缺乏量化的信息化戰略和具體實施步驟
我國許多企業制定的信息化戰略中，概念多、目標多、定性的內容多;責權分工少、具體實施措施少、定量的內容少。缺乏量化的規劃、具體實施步驟、權責分工和獎懲考核制度，“戰略”就成了“空中樓閣”，結果自然大打折扣。
(二)缺乏預留空間，無法支撐新的業務、流程和組織擴展
信息系統建設需耗費大量資金和人力，對企業管理理念及流程將會帶來重大變革。由于企業自身的快速發展，業務模式、組織架構、管理流程也會隨之發生較大變化，如果不為這種變化預留充分的拓展空間，將來就會陷入“進退維谷”的境地。因此，整體規劃、分步實施對于保證信息化長期成功意義重大。
(三)信息化目標未與企業戰略結合
企業戰略包括業務發展戰略和管理戰略。信息化目標既要結合業務實際，有適度的前瞻性，又要體現企業的管理理念、管控戰略，使之系統化、流程化。
(四)孤立的財務信息系統，而非企業整體信息系統的孤島模式
這是信息化建設初級階段的典型特征。而且財務系統更偏重于會計核算系統，更多地把信息系統視為節省人工的工具。當企業的內外部經營形勢日益復雜，管理者對信息的需求更加多樣化、深度化，孤立的財務系統，甚至會計核算系統就難以滿足管理要求。
三、企業信息化規劃層面與方向
(一)信息化規劃層面
1.戰略層面。包括明確公司的戰略目標、所處的競爭環境及信息化在公司戰略中的定位。
2.技術層面。包括評估公司的IT基礎設施和人員能力;IT架構，包括平臺、架構、應用軟件、流程、數據等。
3.管理層面。包括組織架構設置、匯報體系、崗位、技能分類;IT管控模式，包括IT制度、標準和規范、IT投資決策程序、安全管理等。
(二)信息化規劃方向
2011年，《加強央企信息化通知》指出：企業應堅持整體規劃、科學適用、成本效益、財務業務一體化等原則，統一制定集團信息化建設規劃，明確信息化總體目標和分階段任務，有計劃分步驟組織實施，做到與集團整體信息化規劃同步、系統集成、標準統一、信息共享。對于信息化水平較高的企業，應當與國際先進企業接軌，結合企業實施“走出去”戰略，持續優化財務信息系統功能，推進全球業務信息化、財務服務集中化;對于信息化水平一般、尚處于建設和完善過程中的企業，應當加強信息資源整合和不同信息系統的集成，力爭在“十二五”期間建成功能完善、財務與業務相統一、運行高效安全、覆蓋集團全部子企業和所有業務領域的財務信息系統;對于信息化基礎較為薄弱的企業，應當制定適合企業經營管理特點的系統框架、軟件平臺和實施方案，兼顧技術先進性和操作實用性，考慮未來擴展性和系統兼容性，做好軟件系統選型和網絡布局。
四、企業信息化建設建議措施
(一)實施過程
1.選擇優秀的項目實施顧問
優秀的項目實施顧問對項目的成功至關重要。對項目實施顧問的評判不僅要關注其IT背景與經驗，還需對所從事行業進行了解，如果做過相同或相似行業的IT項目，那么以往項目的實施經驗或是教訓對企業無疑是一筆寶貴的財富。企業必須和實施顧問作深度交流，綜合判斷其各項能力，包括財務管理能力、對業務流程的理解能力、對計算機技術的綜合運用能力、溝通能力及培訓能力等。
2.成立項目領導小組
信息化是一項復雜的系統工程，橫向涵蓋企業經營管理的各個方面，縱向貫穿各個級次。需要對企業的制度體系、管理框架、業務流程等進行梳理與優化，涉及的部門多、實施周期長、工作量大。企業“一把手”親自掛帥，在整個實施過程中“常抓不懈”，把握關鍵點與進度控制，加之上下認同，充分調動各方面資源，這是成為項目成功的重要保障。相反，一把手工程若流于形式，變為“形象工程”，則項目實施效果將大打折扣。
3.聘請第三方咨詢
近年來，第三方信息系統咨詢在國內發展很快，這是由于企業與軟件公司的利益角度不同，企業對軟件公司產品的理解存在“信息不對稱”。企業在選擇時，須重點關注其在同行業內是否具有優勢，是否成功實施過類似項目，不能只看名聲，還要評估實施團隊。
4.重視系統整合，避免“信息孤島”
企業在不同時期實施不同的系統，由于在運行環境、數據庫系統、信息編碼規則、業務流程定義等方面執行不同的標準，成為系統無法信息共享和集成的根本原因。傳統IT環境中，各部門建立各自的獨立異構系統，重復消耗資源，造成服務器和存儲設備數量過多、物理位置分散，既降低了系統靈活性、數據完整性和可用性，也增加了整個IT基礎設施的擁有成本、管理和支持成本。異構系統之間難以共享數據和資源，數據之間不能暢通傳輸，整個企業的IT成為多個應用孤島和數據孤島。一是應制定切實可行的信息規劃。二是要及時升級集成平臺。集成平臺是可以適用于不同系統之間信息共享的通信工具，即通過應用集成技術將企業的業務流程、公共數據、應用軟件、硬件和各種標準整合起來，在企業不同應用系統之間實現無縫集成。三是要形成企業應用集成(EAI)。從應用集成的對象劃分，可以分為面向數據的集成和面向過程的集成;從應用集成所使用的技術劃分，可以分為平臺集成、數據集成、組件集成、應用集成、過程集成、業務集成六個層次;從企業組織角度劃分，可分為水平組織之間的集成、垂直組織之間的集成、不同組織之間系統的集成。
(二)系統運行過程
信息系統只有投入使用才能有效發揮促進企業規范管理，提升管理能力，提高管理效率的作用。各企業應當克服“重建設、輕應用”的傾向，切實抓好系統的應用管理。對已經具備上線運行條件的系統或模塊，應當組織力量及時投入使用，做好數據遷移和系統初始化工作，確保數據資料連續完整和系統正常運行，并加強系統的應用培訓和運行維護，定期對系統的軟硬件及網絡環境進行檢測，對數據進行同城和異地災備，并根據運行中出現的新情況、新問題及新需求，持續改進與優化，增強系統的適應性、擴展性和安全性。
目前企業信息化實施不成功，很多是由于缺乏科學的方法論所導致的。狹義的信息化系統實施概念是將信息系統視為單純的技術項目;廣義的信息化系統實施概念不以信息系統安裝完成及投入使用為終結，而是將整個信息系統生命周期看作信息系統實施過程。目前較為流行的是結構化生命周期開發方法，即用系統工程的思想和方法，結構化、模塊化地對生命周期進行分析和設計。將整個開發過程分為五個階段：一是規劃階段，主要任務是明確系統開發的要求;二是系統分析階段，主要任務是對企業組織結構與功能進行分析，理清業務流程和數據流程，提出新系統的邏輯方案;三是系統設計階段，主要任務是確定系統的總體的設計方案，劃分子系統功能，進行詳細設計，如處理模塊、數據庫系統、輸入輸出界面、編碼的設計;四是系統實施階段;五是系統運行階段。
實施方法論是一整套結構化的實施規范，包括基本原則、實施階段、建模工具、實施主體、實施工具、培訓文檔、技術和服務支持等。其意義在于可以提高工作效率和項目實施質量，避免無序和混亂。并要注意，一是正確理解和分析不同層次的管理人員對信息系統的需求。二是以是否能滿足企業的業務管理需求為標準進行系統選擇，即需實用而有“適當前瞻性”的，而并非“最先進”的。三是配置應用系統模塊，確定報表程式和集成接口程式。四是進行系統支援，包括數據安全、容錯方案、容災系統等。
(三)管理過程
1.強化信息化人才隊伍建設。企業在推進信息化工作中，應當高度重視信息化人才隊伍建設。有條件的企業應當設立相應機構和專門崗位，配備既懂管理又掌握信息技術的專業人才，充實人才隊伍，并建立激勵約束機制，創建有利于人才發展的良好環境，確保人才隊伍穩定。
2.加強標準化管理工作。包括制度、流程、科目、客商、審批權限等內容的標準化。標準化使信息可以被正確識別并實現跨平臺溝通，使分門別類的程序能實現真正的模塊化并能完全組合。
3.重視編碼體系的建立與優化。軟件對數據的管理是通過編碼實現的，建立編碼使管理有了可以遵循的原則，也為龐大的數據確定了可以識別的惟一標志方法。不同企業的數據可能有不同的編碼結構，但必須遵循共同的編碼原則：
一是惟一性。一個編碼對象僅被賦予一個代碼;二是實用性。編碼體系應符合企業的業務特點和管理需求，從實用性出發，掌握好編碼的級次和粗細程度;三是編碼結構統一;四是符合標準化要求;五是簡便易用性。編碼應盡可能好記易用，在滿足要求的前提下應盡可能簡短，以提高使用效率。
4.重視流程優化。IT技術只是信息化的手段、載體和實現形式，如果沒有業務和管理的優化，即使應用再先進的信息技術和系統都會使信息化管理的效果“大打折扣”。實踐表明，IT應用沒有發揮潛能的原因之一就是企業習慣于沿用業已存在的方式做事，而不是注重實際和計劃，然后考慮應用信息技術手段來輔助實現。特別是當信息系統要求和管理習慣沖突時，企業往往不愿意去改變現時存在的不合理流程。即使引進了先進的信息技術直接模擬手工業務處理流程，也只是固化了落后的管理模式，造成很多不合理或無效的工作，信息化根本達不到預想的效果。
5.重視軟件模擬運行。企業在信息化的實施過程中，總是想迫不及待地開展工作，往往忽略軟件的模擬運行。當前的管理軟件已不同于傳統的一般功能性軟件，它是一套功能完善的程序組，其安裝對微機環境、操作系統、網絡環境和硬件水平都提出了較高要求。在軟件選型上，企業和軟件開發商之間的信息是不對稱的。軟件開發商為了能順利實現銷售，往往隱瞞軟件的缺點，夸大軟件的優點。特別是某些剛推出的“先進”版本軟件，在許多方面是不成熟的。軟件開發商在為客戶實施的過程，也是不斷修改、完善軟件的過程。除非特別必要，企業在選擇時一定要慎之又慎。即使選擇，也一定要進行充分的模擬運行。模擬測試包括軟件的安裝和調試、流程和功能測試、實用性測試。
6.做好信息系統安全保密工作。信息系統存儲了企業經營活動形成的大量財務與業務數據，安全保密至關重要。企業要高度重視，嚴格執行有關安全保密規定及技術規范，要從管理制度、操作流程和安全技術等方面，在系統規劃設計、建設實施與運行維護全過程中，貫徹安全保密要求，加強安全保密管理，做到保密工作與信息系統同步規劃、同步設計、同步實施。
綜上所述，信息化建設無論是從實施周期、專業跨度、管理級次、影響范圍，還是管理理念的革命、工作習慣的改變、管理規范性的提高，都當之無愧稱得上是一項系統工程。成功實施信息化建設，需要企業加強很多方面的工作。從另一方面講，對企業也是一項修煉，其管理理念、管理人員的綜合素質在信息化建設過程中必將得到巨大提升。
[參考文獻]
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[2]趙秀云.財務信息化禁忌40例[M].電子工業出版社，2007.
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