試論新建本科院校檔案編研工作對策研究

試論新建本科院校檔案編研工作對策研究

　　摘要：根據新建本科院校檔案編研工作現狀，就如何提高認識、加強隊伍建設，利用現代信息技術創新編研，加強檔案資源建設、注意檔案編研與育人功能相結合，提高檔案編研水平，開創檔案工作新局面提出對策和建議。

　　關鍵詞：新建院校　檔案　編研

　　高校檔案編研工作是高校檔案工作的重要組成部分，是開發檔案信息資源的一種重要手段。但是由于各種原因，檔案工作總是部門或單位最后受到重視和發展。特別是新建本科院校，由于建立時間短，發展快，要完成各項評估達標檢查指標，初期檔案工作不受重視也在情理之中，第一輪教學工作水平評估結束后，新建本科院校開始認識到學校檔案工作的重要性，特別是教育部 27號令的頒發，檔案工作有了較大的發展，新建本科院校紛紛建立檔案館，檔案工作逐步走入正軌。但是作為檔案工作的一個重要部分，檔案編研工作的進展狀況卻不令人滿意。檔案的開發利用還處于低級階段，必須加大檔案編研工作的力度，徹底改變新建本科院校檔案編研工作嚴重滯后的局面，促進檔案管理整體水平的提高，更好地發揮檔案信息服務的作用。開展高校檔案編研工作，充分挖掘檔案資料的使用價值，是提高高校檔案管理水平的重要手段。

　　一、新建本科院校檔案編研工作現狀

　　(一)對檔案編研的重要性認識不足，重視程度不夠

　　主要表現在領導對檔案工作重視不夠，學校領導把主要精力放在了教學科研和學校事業發展上面，檔案工作沒有受到應有的重視。認為檔案館能夠把檔案收起來，保存好，利用時找得到就行了。即或建立了檔案館，在人員配備、經費投入、工作場館安排上，也只能基本維持開展檔案的收集和利用工作，對檔案編研工作所需要的人力物力等還不能夠很好地滿足。檔案館工作人員對檔案編研的重要性認識也不到位，由于本身工作任務重，檔案人員平時只能忙于檔案的收集、整理、組卷、錄入等日常管理工作，沒有更多的精力投入編研，也就很難在檔案編研方面下多大工夫，沒有檔案編研勢必影響到檔案工作整體水平的提高。所以必須充分認識到檔案編研工作的重要性，只有認識到位，才能政策到位，政策到位才能工作到位。

　　(二)檔案館工作人員專業素質不適應檔案編研工作

　　新建本科院校檔案館嚴重缺乏檔案專業人才，很難有經過正規檔案專業培訓的人員從事檔案工作，科班出身的檔案專業人員屈指可數，大多是學校從其他部門抽調到檔案館來從事檔案管理工作，且不論本人是否熱愛檔案工作，單從專業素養來看，現有人員就很難適應現代信息社會對檔案工作的需求。知識面窄，人員結構配置不合理，缺乏專業人才及現代信息技術人才，由此造成編研材料過于簡略，檔案編研工作跟不上形勢的發展需要，檔案的價值未能得到充分體現。嚴重制約了高校檔案事業的發展。

　　(三)編研工作水平不高，缺乏針對性和時效性

　　目前新建本科院校檔案編研工作水平不高，缺乏針對性與時效性。檔案編研成果大多為大事記、組織機構沿革、基礎數字匯編等查考型材料成果。選題面窄,實用性不強，成果重編輕研，“編”多“研”少。大多數編研成果只是對原始檔案材料進行簡單的匯總。片面追求數量,忽視了在匯編的基礎上加以分析研究，因此，編研成果往往質量不高，過于簡單化，難以充分發揮編研成果的參考作用和決策依據作用。高校檔案信息編研資料大多只是用來應付各類檢查、評估之用，或作內部參考，真正能走上社會，產生社會效益和經濟效益的不多。不僅沒有實際利用價值,反而增加了檔案館(室)的儲存負擔。

　　(四)檔案編研缺乏創新，沒有充分利用現代信息技術

　　在現代信息技術條件下，新建本科院校檔案信息化建設速度緩慢,還不能滿足利用者多角度、多層次的需求。還有部分檔案人員仍然使用傳統的手工操作進行收集、整理、管理和利用檔案。利用網絡進行檔案編研才剛剛起步，缺乏創新，編研成果形式單一，沒有很好地發揮網絡提供的便捷，融文字、圖像、音頻、視頻、動畫等多種形式于一體的編研成果很少[1]。高校網絡檔案編研水平與技術有待進一步提高。目前高校缺乏既懂檔案編研知識又懂網絡技術的復合型人員，這直接影響了高校網絡編研工作的開展。

　　(五)檔案編研沒有發揮應有的育人作用

　　由于檔案工作人員大多缺乏從事思想政治教育的經歷，在檔案編研中忽視了檔案所蘊涵的信息內容和它的教育功能。檔案編研重點放在了憑據作用和數據參考等方面，而忽視了檔案所蘊涵的校園文化內涵，未能很好地挖掘和開發學校在創業發展過程中所涌現出的優秀人物和事跡、辦學理念和特色。有重檔案收集，輕檔案利用，重部門利用，輕個人利用等現象。未能充分利用檔案反映民生訴求，檔案本身的文化教育功能未能受到應有的重視和充分地體現。

　　二、新建本科院校檔案編研工作對策

　　(一)加強領導，充分認識檔案編研在檔案工作中的重要作用

　　檔案工作是學校工作中最容易被忽視的，檔案部門在學校屬于弱勢部門，檔案工作總是部門或單位最后得到重視和發展。也可以這樣說，檔案工作水平的高低也反映了一個單位管理水平的高低，如果檔案工作一塌糊涂，那么要說這個單位的管理水平有多高，很難讓人信服。領導的重視是做好檔案工作的關鍵。檔案工作是學校的一項基礎工作，學校領導應給予高度的重視，只有領導重視檔案工作，才能在人員配備、經費保障、場館建設和政策措施方面給予保證。也才能調動和發揮檔案工作人員的工作熱情和積極性。同時檔案工作人員也要高度重視檔案工作和檔案編研，要自尊自重，自愛自修，在做好檔案的收集、整理、利用工作的同時，積極開展檔案的編研工作，充分發揮檔案信息的服務作用，挖掘檔案資料的使用價值，提高高校檔案管理水平。

　　(二)加強隊伍建設，整體提高工作人員的檔案編研水平

　　建設一支專業結構、年齡結構合理的，能夠適應學校檔案工作需要的人才隊伍是做好檔案編研工作的關鍵。根據新建本科院校工作人員現狀，要引入競爭機制，積極引進各類優秀人才，建立起合理的人員流動機制，促進檔案工作適應學校事業發展的需要。加強隊伍建設，提高工作人員的素質，改變現有檔案人員結構，引進一些具有檔案專業素養的專門人才。學校應將檔案人員隊伍建設納入學校人才建設的規劃中,分階段有計劃地引進具有檔案學、計算機學、信息學等各方面的專業人才,充實檔案隊伍,逐步形成合理、科學的人員配置結構,滿足檔案工作對人才的需求。

　　對現有人員要有計劃地通過專業培訓、專題講座、學歷進修等各種形式的學習,掌握包括檔案專業知識、檔案法律法規、計算機應用、數字化技術及網絡技術,擴大知識面,提高他們的業務能力和綜合素質。同時應要求檔案工作人員具有一定的思想政治覺悟。這是工作本身的需要，也是檔案工作人員必備的重要素質。檔案工作人員要保持平和的心態，加強自身修養，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，樹立起服務意識，在工作中要堅持原則，恪盡職守，不怕困難，腳踏實地、堅持認真做好檔案工作。

　　(三)加強檔案館資源建設

　　檔案資源是檔案編研的素材，沒有資源，檔案編研就是一句空話，巧婦難為無米之炊。新建本科院校建校歷史短，積淀不厚，相對來說資源不豐，要搞好檔案編研工作，就要從檔案的源頭抓起，加強檔案資料的收集和整理。積極參與學校的各種活動，要有檔案意識，注意發現具有檔案價值的資源和線索，及時安排人員進行收集和整理。從各部門在學院網站上發布的信息以及學院的新聞簡報、學院文件等各種信息載體上捕捉檔案資料信息，經常到各部門進行跟蹤調研，尋找有價值的信息資源。督促各部門及時移交應該歸檔的資料，重要的檔案資料隨時移交;對學院的重大項目、重要會議以及重要人物來訪視察等，檔案部門要及時跟蹤，確保檔案資料的完整性、準確性。同時要積極主動地宣傳檔案工作，爭取更多的支持和理解，主動與學校重要部門和人員取得聯系，爭取收集和征集他們所擁有的個人檔案資料，妥善保存，為他們利用提供方便，充實檔案資源，為檔案編研工作的順利開展奠定良好的基礎。

　　(四)檔案編研要有針對性，注重實用性

　　檔案編研要有針對性，要注重實用。檔案編研要以檔案資料為依據，堅持實事求是的原則，杜絕造假、虛構，不可隨意地添加編者的主觀意愿和思想傾向。只有真實的檔案資料和檔案編研材料，才有實際的價值。檔案編研成果一定要有實際的效用，針對性要強，要符合高校工作的實際需要。檔案編研要立足現實，發揮檔案的功能。高校檔案工作涉及各個方面，學校各個部門和業務領域需要不同的信息，編研就要針對各部門的具體情況，加強調研、了解需求是做好編研工作的前提。配合學校工作，把編研選題的思路轉移到為學校教學、科研和人才培養服務的軌道上來。

　　在編研工作中要強化編研深度，注重編研質量。編寫出來的資料要內容豐富、觀點正確、史料真實，有較高的利用價值和學術價值。這就要求高校檔案編研工作要增強編研的適用性，向高效率、高層次、高質量的方向發展。

　　(五)檔案編研要有創新，要充分利用現代信息技術

　　檔案編研要更新觀念,開拓創新,充分結合現代信息技術促進檔案編研工作向高層次發展。在計算機網絡技術廣泛應用的信息時代，檔案信息數字化、網絡化管理成為必然，在網絡環境中開展檔案編研活動，將成為檔案編研工作的重要手段，充分利用現代信息技術是做好編研工作的條件�，F代信息技術是以電子計算機和多媒體網絡技術為條件的,信息的收集和傳播都依賴于現代信息技術。

　　1.首先要建設高水平檔案網站，為網絡編研成果的發布提供平臺，高校檔案編研人員要充分利用網絡搜索和征集與本校工作、事件和歷史等相關的具有檔案價值的信息,不斷豐富館藏檔案信息資源,擴大檔案編研的信息源�，F代計算機多媒體技術、光盤技術、數碼影像技術、電子通信和電視傳播技術的迅猛發展，為檔案編研提供了廣闊的空間。利用先進的網絡技術，尤其是多媒體技術，將文字、聲音、影像、圖片等形式的信息整合起來，以更加豐富多彩的編研形式呈現給讀者，從而突破傳統單一的紙質檔案編研的表現形式，提高檔案信息的生動性、形象性，使編研成果更具有吸引力、感染力。高校檔案編研工作，要緊密配合學校和市場經濟建設的需要，善于運用網絡，及時、有效地實施開發，縮短加工時間與傳遞時差，提高利用的時效性，為學校教學、科研和人才培養制訂計劃提供可靠依據。

　　2.其次要增強網絡互動模式，走開放編研之路。要善于利用現代信息技術，提高編研成果的利用率。高校檔案部門要充分利用網絡與學校各部門和有關人員建立聯系，充分實現信息互動。通過網絡開通BBS、網上聊天或以E-mail，“讀者信箱”、“查詢與預約”服務功能,與檔案利用者進行預約，開展個性化服務。編研人員與檔案利用者直接產生互動,一方面，推介自己的編研成果,另一方面，接受利用者的意見和建議，進一步做好編研工作。通過反饋，有利于掌握編研工作的規律，了解信息的開發深度、廣度，提高編研成果的利用率。

　　3.檔案工作者要善于宣傳、推銷自己，主動融入社會，將編研成果主動送貨上門，使人們在利用中認識編研工作，了解編研工作;同時,也要把握社會、個人的檔案利用需求,有的放矢地開展編研工作。要改變以往檔案部門閉門獨自開展編研工作的狀況，廣開渠道，確立協作觀念，走整體化協調發展之路,與學校各部門聯和共同開展編研工作,擴大編研成果的宣傳和使用范圍。

　　(六)檔案編研要與育人功能相結合

　　檔案編研不能只注重憑據作用和數據參考作用，還要充分發揮其教育功能，發揮其育人作用。高校檔案編研工作要與育人功能密切結合。《高等學校檔案管理辦法》(教育部27號令)規定，高等學校要“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能”。在檔案編研中我們要注意開發和宣傳學校艱苦創業的發展史。大學辦學歷史越長，大學文化就越豐富，積淀就越深厚。當前很多高校通過多年的艱苦創業，逐步形成了自己的大學精神和辦學理念，培育出眾多的優秀人才，為國家和社會的發展建設作出了巨大的貢獻。要注意開發專家教授嚴謹治學、教書育人的奮斗史。學校檔案館有很多專家教授教學科研的原始檔案，科研報告、備課記錄、自編講義，自制教具等等，每一件都凝聚著他們的心血和汗水。要注意開發名專家、名教授、教學名師、師德標兵等的光榮歷史，這是他們個人的光榮，也是學校的榮譽;要注意開發學�？茖W研究服務社會的貢獻史。一所有影響的大學，除培育大批的人才外，還有一批促進國家經濟建設的科研成果，科研成果能引起社會的反響，引起社會的關注，能為社會帶來經濟效益;要注意開發學校辦學過程中形成的特色。大學的特色來源于兩方面，一是經過大學的辦學歷史積淀下來的特有的學科門類、教學經驗、學習風氣等，二是為解決本地的社會經濟問題所開展的特色方向鮮明的學術活動[4]。要注意開發校友努力創業回報社會的感恩史。檔案館要與學校有關部門一起注意收集優秀校友的典型事跡，加強宣傳和利用，既可以促進學校的發展，更是教育學生積極成長的生動典范，對學生的影響大，教育的作用就大。檔案館要加強宣傳，多形式多媒體發揮檔案文化的育人功能，讓學生在自然的狀態中感受學校歷史的厚重和文化的精深，讓檔案在發揮它的教育功能的同時，從后臺積極地走向前臺，積極地走進學生生活與活動中。

　　三、結束語

　　在現代信息技術條件下，新建本科院校檔案人員要善于把握檔案工作的機遇，增強自身能力和專業素養，轉變觀念，大膽探索，從觀念、內容、形式和服務方面不斷創新，通過檔案編研，努力為學校的教學、科研、管理和人才培養服務，為學校領導決策服務。通過服務贏得學校領導的重視和認可，確立檔案工作的地位，從而促進檔案工作的發展，開創新建本科院校檔案工作新局面。

　　參考文獻：

　　[1]趙海峰.網絡環境下高校檔案編研工作的思考[J].北京檔案,2010，(2).

　　[2]李金霞.高校檔案編研工作存在的問題與對策[J].云南檔案,2007，(3).

　　[3]孫艷麗.依托網絡做好高校檔案編研工作[J].蘭臺內外,2009，(2).

　　[4]施紅輝.關于大學的競爭力及辦學特色問題的探討[J].杭州師范學院學報：社會科學版,2006,(3).

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