淺議醫院人事檔案的電子信息化管理

時間：2024-10-23 15:04:27 醫學畢業論文我要投稿

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淺議醫院人事檔案的電子信息化管理

        隨著信息技術的高速和國際互聯的建立，我們邁進了一個全新的網絡時代。為充分利用現代信息技術的成果，使檔案工作從傳統工作模式向化模式發展，強化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環節的手段和效率，跟上社會信息電子化發展的步伐，為社會各項工作提供優質、高效、便捷的服務。
        1  目前醫院人事檔案管理現狀及存在的問題
        1.1人事檔案管理現狀及存在的問題
        目前醫院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態性資料描述、注重性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態反映個人信用狀況等缺陷。傳統檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發達的今天，變的難以適應現代化的辦公快速、便捷的要求：第一，查詢效率低，當前的人事檔案中有相當材料如各級表彰、外出進修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問題時，工作量大，勞動強度大。檔案員要經常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁碼、內容。第二，檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢人員對原件的毀壞、涂改，要派專人負責陪同。即使發生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔不必要的損失。第三，歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、醫德醫風考核、學歷變更等以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發生，不可避免地發生歸檔錯誤。一旦出現此類問題，就有可能將上千卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導致工作人員從事大量的體力工作。第四，管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內容，但難免將一些不應查閱的內容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數據和登記，無法體現出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統。
        1.2檔案信息電子化管理存在的問題
        檔案信息電子化雖然能使檔案部門能夠更好地提供優質服務和提高工作效率，檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認識檔案信息電子化好處的同時，我們也應清醒地認識到，檔案部門面臨著嚴峻的挑戰：
        1.2.1原始性及真實性的問題。
        電子文件的原始性及真實性的問題集中在以下幾方面：(1)電子文件可以被原樣復制，也可以被改動后而不留痕跡。(2)電子文件的真實性保證是伴隨其生命始終的不間斷過程。(3)電子文件與載體相分離，使其信息的原始性和內容的真實性的衡量標準帶有相對性。隨著側重點不同、技術基礎不同，使不同部門對電子文件的真實性認定標準出現了不同的定位情況，從而使對真實性的確認帶有相對性。
        1.2.2通用性問題。人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內容與人事檔案的原始記錄也應是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重復的。在現代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。由各級各部門開發的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息，但側重點各不相同，信息轉換或共享又有困難。會造成人事信息失實，影響人事工作的正常開展。另一方面，檔案管理系統中的主要數據來源于人事檔案，而且一般采用隨時維護的形式，在材料歸檔的同時就要更新信息，具有真實性、權威性。但由于多數單位已有了人事信息系統，檔案管理系統中的人事信息往往不被重視，利用率低。檔案工作公共服務平臺建設需有一個統一的標準，如果各個檔案部門各自為政依照自己的標準建設平臺，如財務部門工資軟件與人力資源信息管理軟件不同，不僅浪費大量的資金重復建設不兼容的平臺，也為醫院將來整合各科室檔案信息資源帶來的困難，得不償失，所以盡快由上而下制定一個統一的平臺標準顯得至關重要。從長遠角度看，如果標準不統一，以后各部門之間進行信息共享或聯合開發，就很可能由于數據庫結構的差異帶來不兼容的問題。
        1.2.3憑證價值問題。電子文件是機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據。
        2  開展人事檔案的電子化管理工作的必要性
        2.1新時期人事工作的迫切需要
        進入新世紀以來，運用現代化、化的手段做好新時期人事工作，更好地為現代化建設服務，這是新時期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務。
        2.2已具備了物質條件設施
        現在各大醫院的網絡已基本上實現了寬帶化，絕大部分都實現了電腦化辦公。這為實現人事檔案信息電子化管理提供了物質基礎。而電子檔案的軟件技術及相關管理辦法的研究不斷深入，也為人事檔案信息電子化管理提供了技術上的保障。在現有的設備基礎上增設相應的檔案存儲、管理軟件、數據庫軟件及相應的設備，即可實現電子化檔案管理。         2.3人事信息規范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的，不僅耗費時間長，重復勞動多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞，使信息內容不規范，信息系統流程不。要改變這種狀況，就需要用化工具管理干部信息，不斷提高信息的規范程度與利用率。
        2.4提高人事檔案管理水平的需要。隨著體制和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理也應不斷提高科學管理水平。這就要求我們去積極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經濟體制和人事制度改革相適應的人事檔案管理模式，采用現代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發揮機在檔案管理方面的作用，實現規范化、化的管理方式。
        3  進一步規范人事檔案的化管理
        3.1人事檔案管理與人事信息管理同步化
        是實現人事檔案計算機管理的合理模式，要推動人事檔案的計算機管理，有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機結合的基礎上，可將檔案管理與人信息這兩類系統合二為一，開發推廣全國統一或較大領域統一的人事信息管理系統，實現人事檔案基礎管理工作一信息開發利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環節和重復勞動，提高工作效率，又可保證信息的準確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。
        3.2強化制度化建設規范人事信息管理
        因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數據丟失、損壞的現象不可避免。加上檔案工作人員計算機水平有限，如不及時進行數據備份，一旦發生問題數據難以恢復，損失很大。同時，計算機管理帶來了信息維護、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網絡實現遠程查檔，更要面臨系統安全的巨大挑戰。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領域應用計算機技術，建立全面、規范的管理制度是不容忽視的問題。規范操作程序，對保密等相關問題提出明確的要求。制訂更為全面規范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據可依，最大限度地減少管理上的漏洞。
        3.3提高檔案管理人員技術水平
        由于缺乏有力的約束機制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內建立數據庫，并在日常工作中及時信息維護，檔案管理人員的工作量明顯加大，計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統使人員配備不足的矛盾更為突出。多數單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統。要不斷加強檔案管理人員的業務培訓，提高管理人員的計算機應用水平。
        3.4加強電子文件歸檔管理。單位檔案部門要根據檔案管理的要求，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，確保電子文件真實、完整、有效，上級主管單位進行電子文件歸檔管理的試點工作，及時、推廣經驗，引導、規范機關電子文件的歸檔工作。同時加強電子檔案接收、保管、利用的技術方法及網絡環境下電子檔案接收的研究，并根據工作實踐制定電子檔案管理辦法。一些管理軟件運行環境要求高，要進行適當的投入。同時，檔案工作的高度保密性要求配備專用的電子設備，并由專人管理。各單位可根據自己的實際視情而選用合適的信息化管理模式。
        4  小結
        隨著現代信息技術的高速和國際互聯網絡的建立，我們邁進了一個全新的網絡時代，大力開發利用檔案信息資源己經非常現實的提上了各級檔案部門的議事日程。加強檔案信息資源的開發利用迫在眉睫。努力創造條件讓現有的工作人員在實踐中學習，通過在職培訓的辦法，使在職人員補上欠缺的現代科學知識和管理科學知識。要加強健全與完善人事檔案信息管理系統，全面推進檔案現代化，促進檔案事業健康發展。選用一套科學的、合理的軟件系統。強化領導的現代化意識，加大對檔案管理工作的投入實現人事檔案信息化管理，加強學習，建立一支高素質人事檔案管理隊伍。

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