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淺談Exce軟件在審計(jì)實(shí)務(wù)中的運(yùn)用
淺談Ｅｘｃｅｌ軟件在審計(jì)實(shí)務(wù)中的運(yùn)用
【摘要】 本文以審計(jì)實(shí)務(wù)為背景，通過(guò)介紹Excel與Word軟件的銜接、共享工作簿、公式函數(shù)和隨機(jī)數(shù)發(fā)生器的運(yùn)用，以實(shí)現(xiàn)提高審計(jì)工作效率、解決實(shí)際困難的目的，達(dá)到事半功倍的效果，對(duì)于 目前 的審計(jì)實(shí)務(wù)工作具有一定的 參考 應(yīng)用 價(jià)值。
【關(guān)鍵詞】 Excel軟件；審計(jì)實(shí)務(wù)運(yùn)用；公式函數(shù)；隨機(jī)數(shù)發(fā)生器
談到Excel軟件，大家可能都十分熟悉，因?yàn)樗菍徲?jì)工作的好幫手，其使用頻率遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了其他辦公類軟件。隨著審計(jì)工作電算化程度的不斷提高，無(wú)紙化的辦公模式必將成為未來(lái)的 發(fā)展 趨勢(shì)。但僅就目前而言，我們?cè)谌粘徲?jì)工作中經(jīng)常使用的Excel軟件功能通常還局限在加減乘除的簡(jiǎn)單運(yùn)算，常使用的也僅是SUM、AVERAGE、IF等一些較為簡(jiǎn)單的公式函數(shù)。筆者將在本文中介紹一些平時(shí)使用率相對(duì)較少，而一旦掌握后將大幅提高審計(jì)工作效率的Excel功能。
一、Excel與Word軟件的超銜接
在出具審計(jì)報(bào)告時(shí)，若需修改word版財(cái)務(wù) 會(huì)計(jì) 報(bào)告附注，每位審計(jì)工作者一定十分頭疼。手工修改既繁瑣又容易出錯(cuò)。不但要花費(fèi)大量時(shí)間，還增加了校對(duì)的工作量。那么，是否能夠在Excel審定數(shù)據(jù)確定后，就自動(dòng)生成Word版的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告附注呢？筆者認(rèn)為，通過(guò)運(yùn)用Excel的自動(dòng)運(yùn)算功能來(lái)避免手工 計(jì)算 的錯(cuò)誤，同時(shí)，通過(guò)Excel與Word軟件之間建立數(shù)據(jù)銜接引用，可大幅度地簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告附注的修改過(guò)程，提高審計(jì)的工作效率。其實(shí)，自 Microsoft Office 2002版開(kāi)始，已增加了Excel與Word軟件的數(shù)據(jù)銜接功能。當(dāng)在Word報(bào)告附注中粘貼Excel數(shù)據(jù)表格時(shí)，其右下腳會(huì)出現(xiàn)選擇性粘貼菜單按鈕，只需選中“保留源格式并銜接到Excel”即可。如圖1所示。
運(yùn)用該 方法 制作的表格，當(dāng)被選中時(shí)，背景色呈灰色。若單擊鼠標(biāo)右鍵，列示的菜單條中會(huì)增加“更新銜接”的功能。通過(guò)該“更新銜接”功能，就能實(shí)現(xiàn)Excel與Word的數(shù)據(jù)更新銜接，如圖2所示。
系統(tǒng)的默認(rèn)銜接狀態(tài)是“自動(dòng)銜接”到Excel，當(dāng)Word文件中銜接至Excel的表格較多時(shí)，通常打開(kāi)該文件速度會(huì)較慢。上市公司的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告附注表單信息量往往較大，這一點(diǎn)就顯得尤為明顯。所以，筆者建議使用“手動(dòng)銜接”設(shè)置（單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出如圖2的菜單條，選中“銜接的 工作表 對(duì)象”→“銜接…”），彈出“銜接”菜單界面，如圖3所示。
我們?cè)凇八x銜接的更新方式”中將默認(rèn)的“自動(dòng)更新”變更為“手動(dòng)更新”方式。這樣Word文檔與Excel文件并非時(shí)刻保持?jǐn)?shù)據(jù)更新，不必占用 “寶貴”的內(nèi)存，可提高文檔的操作運(yùn)行速度。
熟練掌握該方法后，除了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告附注外，盡職調(diào)查、資產(chǎn)評(píng)估等業(yè)務(wù)，凡是在Word文檔中需要摘抄EXCEL數(shù)據(jù)的工作都將有其用武之地。目前，實(shí)務(wù)中出具審計(jì)報(bào)告的大致工作流程是：編制審計(jì)底稿→合并報(bào)表→編寫審計(jì)報(bào)告。報(bào)告附注中有大量數(shù)據(jù)，通過(guò)采用上述銜接方法后可大幅度地縮短工作時(shí)間。同時(shí)，Word文檔與Excel文件進(jìn)行銜接的準(zhǔn)備工作，可不必安排在審計(jì)完成階段進(jìn)行，完全可以提前進(jìn)行準(zhǔn)備。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有工作流程的再造，將原先摘抄數(shù)據(jù)的工作時(shí)間前置，不僅提高了審計(jì)工作效率，還為緊張的`年審工作爭(zhēng)取了寶貴的時(shí)間。
二、共享工作簿
對(duì)審定單體報(bào)表進(jìn)行合并工作，是每位審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都十分熟悉的。當(dāng)母公司的下屬子公司較多時(shí)，合并工作往往需要多位審計(jì)員一起分工配合完成。實(shí)務(wù)中，通常按照各人所分配的工作分頭進(jìn)行，當(dāng)某人需要修改部分 內(nèi)容 時(shí)，往往需要更新所有人手中的Excel文件。當(dāng)分工的人員較多時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要對(duì)每位審計(jì)員手中的文檔更新工作進(jìn)行時(shí)刻監(jiān)控，否則就容易造成不同的更新內(nèi)容存儲(chǔ)在不同的文件中，經(jīng)多次修改后容易出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，最后甚至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都難以區(qū)分哪份文檔系“最終稿”。
為防止更新內(nèi)容混亂，解決上述 問(wèn)題 的辦法通常是采用串聯(lián)式的工序分配方法。但是，審計(jì)工作通常存在一定的時(shí)間限制要求，所以，實(shí)務(wù)中大家往往只能采用并聯(lián)式的工序分配方法，即“分頭進(jìn)行、同時(shí)開(kāi)工”。那么，是否有避免并聯(lián)式作業(yè)產(chǎn)生混亂情況的辦法？
筆者向大家介紹Excel軟件中的“共享工作簿”功能。由于并聯(lián)式作業(yè)系“分頭進(jìn)行、同時(shí)開(kāi)工”，我們可讓合并審計(jì)組成員連接在一個(gè)局域網(wǎng)中（當(dāng)然，隨著電腦配置的不斷提高，無(wú)限網(wǎng)卡也已成為大多數(shù)電腦的基本配置，構(gòu)建一個(gè)無(wú)線局域網(wǎng)已不再是難事）。由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人打開(kāi)一個(gè)Excel合并報(bào)表附注文件，然后單擊菜單欄中的“工具”→“共享工作簿…”，并在彈出的“共享工作簿…”菜單界面中，選中“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”單選框。這時(shí)，局域網(wǎng)內(nèi)的其他成員就可以同時(shí)編輯該合并文件了。由于，所有的更新內(nèi)容系保存在一個(gè)相同的Excel文件中，電腦將累計(jì)保存局域網(wǎng)中每位審計(jì)員對(duì)該文件的信息修改內(nèi)容，以保證該文件永遠(yuǎn)是“最終稿”。當(dāng)不同的審計(jì)員對(duì)同一單元格內(nèi)容進(jìn)行修改時(shí)，該單元格右上方將出現(xiàn)最近次修改者名字和修改時(shí)間，以提示審計(jì)員對(duì)需重復(fù)修改信息的確認(rèn)，以保證修改內(nèi)容的“最終性”。
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