- 相關推薦
ERP環境下如何開展物資采購審計論文
摘 要：本文在簡要介紹ERP和物資采購審計定義的基礎上，分析了當前在ERP環境下開展物資采購審計所面臨的機遇和挑戰，分析在ERP系統內部建立審計信息系統開展物資采購審計的必要性，探討在ERP環境下開展物資采購審計的方法和技巧。
關鍵詞：ERP；AIS；MM模塊；物資采購審計
近年來，國內越來越多的企業開始重視ERP，把ERP作為支持企業謀求新形式下競爭優勢的手段，主動開始實施ERP。實施ERP管理后，企業主營業務的核心流程全部通過集成的信息數據進行貫穿和銜接，有效堵塞了以前“人治為主”所存在的經營管理漏洞，避免人為的有意或無意的經營管理差錯，增強了企業管理的科學性。在ERP信息系統管理中，內部審計人員的角色應如何轉變，內部審計如何廣泛應用現代企業管理技術和適應審計的發展，提高審計工作效率和工作質量，如何充分發揮內部審計的管理職能，給審計工作也帶來了前所未有的挑戰。物資采購審計作為審計工作中非常重要的一項工作，直接關系到企業的資金流出，對企業的成本有著直接的影響。本文以在ERP環境下如何開展物資采購審計作為探討對象。
一、理解ERP和物資采購審計
1、ERP的概念
ERP是企業資源計劃（Enterprise Resources Planning）的簡稱，是由美國Gartners groupslnc公司于上個世紀90年代初提出的，是信息時代的現代企業向國際化發展的更高層管理模式。是一代化的企業管理理念，是建立在信息技術基礎上、以系統化的管理思想，全面地集成了企業的所有資源信息，為企業決策層及員工提供決策手段的管理平臺。
2、物資采購審計的本質
《內部審計實務指南第2號》對物資采購審計的定義和內容有明確的表述，物資采購審計是指組織內部審計機構及人員依據有關法律、法規、政策及相關標準，按照一定的程序和方法，對物資采購各部門和環節的經營活動和內部控制等所進行的獨立監督和評價活動。物資采購審計的主要內容包括審計物資采購內部控制、采購計劃、采購合同、采購招標、供貨商選擇、采購數量、采購價格、采購質量、物資保管、結算付款以及物資采購期后事項等。物資采購審計的目的是改善物資采購質量，降低采購費用，維護組織的合法權益，促進組織價值的增加及目標的實現。
二、ERP對物資采購管理帶來的影響
在ERP系統中，采購管理實現了采購計劃、采購合同以及供應商的管理，能直接引用采購需求，根據生產、庫存控制、零星物資需求產生采購計劃，對采購合同、采購過程進行管理，并進行供應商檔案的維護。對供應商可以按照信譽度、產品質量等情況，進行科學地管理。同時，可以建立一套比價、詢價、審價和招標工作程序，使得采購過程更加規范、有序，原材料價格更加透明、準確，大大地提高了采購的有效性，降低了采購的盲目性，避免了物資種類繁多所帶來的繁雜工作，加強了成本管理，解決了原先采購管理中存在的管理分散、信息不集成、庫存資源不共享、局部利益與整體利益之間的矛盾等問題，打破了原來條塊分割的職能部門，企業的資源統一管理和共享，使過去跨部門的審批流程得到簡化和壓縮。
三、審計操作環境發生了重大變化，給開展物資采購審計工作帶來了新的、更大的難度和挑戰
1．可視審計線索分散，審計對象復雜化
在傳統的審計活動中，審計線索包括采購申請、計劃、訂單、憑證、賬簿和報表以及與物資采購相關的文件、記錄，審計線索十分清楚，審計資料相對集中；審計人員可以利用這些資料檢查其物資采購活動的合法性、合規性和效益性。但在ERP系統中，物資采購信息量大而散，賬、證、表的展示方式與傳統的不同，尋找審計線索猶如大海撈針。大量物資采購業務由系統集成處理，系統自動產生的電子憑證數量極其龐大、種類繁多。且賬、證、表的展示方式都與傳統會計存在較大差異，審計人員已經習慣了傳統的展示方式，如果不經過ERP的專門培訓，將會出現看不懂憑證、打不開賬的現象。
2．業務流程的控制風險擴大化，審計重點向風險評估轉移
在ERP系統中，由于組織結構的專業化、扁平化和分散化重組，傳統的內部控制環境發生變化，業務信息的內部控制由ERP系統來實現，控制程序自動運行，不需要企業人員的過多干預。在客觀上，雖然主管人員可以運用ERP系統本身提供的制約監督來減少控制風險，但是為了節省人力成本，有些下屬企業讓員工在ERP系統上身兼數職，從而導致內部控制潛在風險的擴大。另外，ERP系統一般采用的是客戶端/服務器結構，這種分布式的技術架構使系統很容易暴露在有意、無意的系統攻擊的風險中，系統管理難度增大。因此在ERP系統中，對物資采購的內部控制制度的審計重點從手工會計環境下的制度基礎審計向風險評估審計轉變，信息系統的運行程序的風險控制成為審計的重點。
3．審計線索的不確定性和復雜化
ERP系統雖然有一個專門的海量數據庫，具備強大的數據記憶、比較功能，業務人員的操作均會在操作日志中留下詳盡的審計痕跡，但是數據庫畢竟是數據和程序的存儲介質，對于各企業ERP支持中心精通數據庫的技術管理人員來說卻易于修改且不留痕跡，這就為審計線索的跟蹤增加了難度和不確定性。
4．審計溝通困難化、溝通范圍擴大化。
ERP系統強大的數據處理功能以及嚴格的權限劃分，導致實施ERP后各企業物資采購人員的知識面相對較窄、對ERP系統依賴性較強，和審計人員進行溝通時解釋有關系統物資采購數據的能力欠佳。這就必然對審計人員的能力要求較高，審計人員不但要熟悉和理解ERP系統所包含的物資采購管理流程，更要重視與物資采購ERP關鍵用戶溝通，必要時還需與軟件供應開發商溝通，獲得豐富的分析性復核材料。
四、在ERP系統內部建立審計信息系統開展物資采購審計所帶來的好處
內部審計部門必須在ERP系統上建立審計信息系統（以下簡稱AIS），與被審計單位經濟業務緊密相連，實現“物資流”、“資金流”、“信息流”信息共享，這樣才能開展事前、事中審計和事后審計，針對物資采購審計應開發相應的審計模塊（以下簡稱MM模塊）。
1、降低審計人員在ERP系統環境下開展審計工作的技術門檻
ERP系統與我們一般使用的計算機軟件不同，專用術語多而且生澀，系統結構復雜，操作環節多，要全面理解系統概念并掌握各模塊的操作難度較大；單獨掌握某一個模塊不易發現審計線索，但是要掌握每個模塊的操作對審計人員來說技術門檻太高; ERP系統對終端用戶有著極其嚴格的角色區分和權限控制，內審人員沒有鑰匙（用戶名）就不能進入系統，沒有適當的權限就無法查詢相關數據，不掌握ERP操作技能，給審計數據的調閱和審計證據的采集增加了難度,就難以完成既定的審計工作。通過對AIS的開發，我們可以開發符合審計需求的《供應商主數據明細表》、《收、發、存表》等，這些報表都可以直接穿透到憑證，方便審計線索的追蹤，將ERP中審計所需要用到的查詢事務代碼全部放在AIS的MM模塊中，免去了審計人員在眾多事務代碼中查找可用事務代碼之苦。
2、對物資采購業務進行實時審計成為可能
在ERP系統環境下，審計人員除了利用AIS中的MM模塊辨別采購業務的真偽，以及其管理過程中的薄弱點外，在時間上可以使審計從事后審計達到實時審計，并從靜態走向動態�？梢噪S時對企業采購、庫存動態進行審查，掌握被審計單位物資采購的最新情況，及時發現物資采購過程中的風險隱患或可疑點，降低審計風險。
3、擴大內部審計業務的廣度和深度
在ERP系統環境下，審計人員可以通過AIS中的MM模塊，掌握和了解物資采購與會計核算系統和其他信息系統存在的密切的信息傳遞關系，從眾多的信息資料中獲取有用的審計信息，理清各種數據的來龍去脈；企業實行ERP后會產生數倍于以前的物資采購數據，審計人員可以使用AIS中的MM模塊利用報表分析技術，根據職業判斷發現審計重點、疑點、利用抽樣審計技術進行科學的樣本量審查。
4、提高內部審計工作效率
在ERP環境下，審計人員可以通過內部審計模塊，既提高了審計的正確性與準確性，也使審計人員從冗長乏味的計算工作中解放出來，使這些步驟達到自動化，審計人員可以集中更多的時間和精力去關注專業分析判斷，提高了審計效率。
五、利用物資采購審計模塊開展審計工作
1、配置審計。為了確保ERP中物資采購配置管理的有效性，應檢查或驗證企業是否根據實際采購業務需要，定義采購訂單類型，通過對系統配置中采購訂單類型的查詢，可以了解企業使用的采購訂單類型清單及相應的項目類別是否一致。配置審計工作主要集中在兩個方面：⑴功能配置審計，驗證配置項的實際功能是否與其軟件需求一致；⑵物理配置審計：確定配置項符合預期的物理特性。這里所說的物理特性是指特定的媒體形式。功能審計有許多方法，比如通過測試的方法，能夠知道編碼是否與需求一致。物理審計，主要是按照流程、規范等來檢查配置標識、變更記錄、配置狀態等的準確性。
2、權限審計（控制風險審計）。審查企業的物資采購業務活動是否均由被批準或被授權的員工執行，數據是否存在被惡意篡改，保證數據的準確、安全。MM模塊是否有效控制運行主要取決于兩種風險，即系統維護風險和系統操作風險。
為了防范這兩種風險,一種是對保證計算機系統正常運轉的控制。此種控制點是對系統進行及時的維護，包括用戶密碼尤其是權限人密碼的妥善保管、服務器和網絡的定期維護、數據的定期存盤及其介質、數據導入操作是否規范、電子商務網與MRO模塊接口的銜接等等。另一種是對物資采購業務的線上流程控制審計：
�、庞媱澀h節。需求計劃（需求數量和日期）是否經過層層審批,以保證其真實、準確、及時的進入系統。需求計劃改變或取消是否有相應的審批管理辦法,否則將直接影響采購的形成。
�、撇少徍凸⿷坦芾憝h節。采購定單是否按權限在線上進行審批。供應商主數據的維護是否由專門的獨立崗位進行，并對供應商進行動態分析，增加或刪除供應商主數據是否經過適當的審批。
⑶庫存管理環節。物料主數據的維護是否按企業標準進行，并由專門崗位集中維護管理。收貨過程中,入庫的物資是否將有關資料如數量、價格、型號、保存地點等錄入齊全，同時為了保證財務核算的正確,發票是否及時提交校驗等。
另外對物資采購業務權限審計的線下檢查，檢查物資采購人員是否勝任其本職工作，是否取得在ERP環境下工作的上崗證，并是否相關的培訓，以保證線上的操作及時和正確。不相容崗位是否分離。如主要采購員按料類不交叉的原則設置等。
3、業務審計。利用ERP系統中的審計模塊，以企業的規章制度為標準，審查費用的報銷、庫存管理、產品購銷等經常性業務流程的合理、規范性，是否存在不合規或超越權限的操作。如審計人員可以利用ERP系統數據，對物資采購價格、入庫、出庫進行審查，分析對比采購價格，審查供應商的信用資質，供應商是否選擇范圍廣，是否為最優的三家，是否是產品質量好、價格低、信譽高；對大宗采購的物資，是否采取招標辦法；采取跟蹤審計的辦法，檢查物資采購的數量是否與物資采購合同一致，是否存在質次價高或價格雖低，而質量較差的問題；審查物資入庫、出庫的真實性，是否存在虛假入庫、出庫的問題。
利用ERP系統中的審計模塊，審查內部數據的發生額及余額是否符合指定的邏輯關系，即核對各模塊之間內部數據的發生額及余額是否相互匹配、符合指定的邏輯關系，通過發現的異常情況，作為審計重點；審查預算執行情況，利用ERP系統將企業的實際績效與預算相比較，分析各項指標的執行情況及變化趨勢是否符合預算管理的要求，對存在的差異較大，作為審計重點；對物資動態情況進行分析，通過發現長期無動態及多次采購而不出庫的物資，作為審計重點。審計人員通過利用ERP系統，開展抽樣審計，根據樣本確定審計重點，進行跟蹤審計，核實物資采購業務的真實性、效益性和管理的有效性。
參考文獻：
[1]馬碧春 董云屏 蔡曉冰，2003：企業物資采購審計內容和方法探討[J]，會計之友(08).
[2]企業物資采購管理審計初探《審計月刊》2007年1月.
【ERP環境下如何開展物資采購審計論文】相關文章：
如何開展ERP環境下的效益審計10-20
ERP環境下企業的風險管理審計07-11
ERP環境下的現代企業成本管理的論文10-12
信息化環境下審計論文10-02
ERP物資管理論文08-12
怎樣開展大額采購審計08-01
新環境下企業審計的創新路徑論文08-08
ERP環境下的成本實時監控系統10-05
資源環境審計論文06-02