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      1. 其他畢業(yè)論文-電子文件原始性的認(rèn)定與維護(hù)

        時(shí)間:2024-09-02 16:11:06 其他畢業(yè)論文 我要投稿
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        其他畢業(yè)論文-電子文件原始性的認(rèn)定與維護(hù)

        檔案在上的憑證作用基于它的原始性。因此,認(rèn)定文件的原始性,是保證其具有憑證作用的關(guān)鍵。

        一、 電子文件原始性的認(rèn)定

        對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō),的原始性附著在形式的原始性上,人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一,對(duì)于任何一項(xiàng)形式上的變化,人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的,不僅內(nèi)容易于變化,而且失去了固定的形式,因此,對(duì)電子文件的原始性進(jìn)行認(rèn)定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

        (一)、電子文件易于修改,而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改,但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多,從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

        (二)、電子文件制作過(guò)程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來(lái)行使其職責(zé),有時(shí)它只不過(guò)制作一個(gè)“窗口”,將必要的信息集中在一起,并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵觥_@個(gè)“窗口”可以在眾多的電子機(jī)上顯示出來(lái),也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來(lái)。在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無(wú)區(qū)別,無(wú)法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”,哪個(gè)是“復(fù)制件”。

        (三)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代,迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”,這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。因此,長(zhǎng)期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。

        (四)、電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體,根據(jù)利用需要,人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件,還需要定期進(jìn)行復(fù)制,轉(zhuǎn)換載體,以防信息損失。電子文件沒(méi)有了固定的載體,也就無(wú)法通過(guò)載體來(lái)判定電子文件的原始性。

        (五)、電子文件不再具有特定的字跡,人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出,無(wú)法從字跡上分辨其原始性。

        (六)、電子文件的簽署技術(shù)還不普及,我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名,因此,也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。

        電子文件的這些特點(diǎn)使我們無(wú)法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和來(lái)判斷它的原始性,需要為它建立一個(gè)新的“原始性”概念。對(duì)于一份電子文件來(lái)說(shuō),只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是在當(dāng)時(shí)由原作者撰寫(xiě)或制作出來(lái)的,此后又從未修改過(guò),我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的,盡管它沒(méi)有固定的載體,沒(méi)有實(shí)在的物理形態(tài),甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來(lái)的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于,它拋棄了文件形式上的原始性,僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確,即內(nèi)容的原始性為惟一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)信息技術(shù)的特點(diǎn)和各方面對(duì)電子文件的需要,我們認(rèn)為建立這樣一個(gè)“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的,它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案,全面行使“記錄”和“社會(huì)記憶”功能的根本,是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是,對(duì)這種看不見(jiàn)摸不著的原始性加以判斷和維護(hù)卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情,這個(gè)的解決有賴(lài)于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。
        二、 確保文件原始性的技術(shù)措施

        電子文件是高的產(chǎn)物,它的各種性能是由技術(shù)決定的。隨著電子文件的廣泛使用,信息安全技術(shù)就顯得特別重要,電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施,提高電子文件的可靠性。

        (一)、加密技術(shù)

        電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。在中的每一個(gè)加密通信者擁有一對(duì)密鑰:一個(gè)是可以公開(kāi)的加密密鑰,另一個(gè)是嚴(yán)格保密的解密密鑰,發(fā)方使用收方的公開(kāi)密鑰發(fā)文,收方用只有自已知道的解密密鑰解密,這樣任何人都可以利用公開(kāi)密鑰向收方發(fā)送電子文件,而只有收方才能識(shí)別這些加密的電子文件。由于加密和解密使用不同的密鑰,因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來(lái),無(wú)法對(duì)它進(jìn)行篡改,從而保護(hù)電子文件在傳輸過(guò)程中的原始性、真實(shí)性。

        (二)、簽署技術(shù)

        在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種:一種是光筆簽名;另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專(zhuān)用的光筆直接在輸入板上簽名,屏幕是顯示出來(lái)的“筆跡”,如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣,直觀(guān)、易于辨認(rèn),機(jī)將這種“簽名圖像”接收下來(lái),并確認(rèn)簽名者與電子文件的關(guān)系。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中還可把這種簽名設(shè)置為一種批準(zhǔn)指令,經(jīng)電子計(jì)算機(jī)審核簽名有效后方可進(jìn)入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進(jìn)行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串,發(fā)方利用自己的不公開(kāi)密鑰對(duì)發(fā)出的電子文件進(jìn)行加密處理,生成一個(gè)“數(shù)字簽名”,與電子文件一起發(fā)出,同時(shí)還帶走一個(gè)可使其生效的公開(kāi)密鑰。收方用發(fā)方的公開(kāi)密鑰運(yùn)用特定的計(jì)算解碼檢驗(yàn)簽名。假如結(jié)果位串與傳輸?shù)囊恢,那么便有充足的理由相信兩個(gè)事實(shí):一是這份電子文件確實(shí)來(lái)自發(fā)方,其內(nèi)容沒(méi)有被人作過(guò)修改,從而證明其原始性;二是發(fā)方也必須承認(rèn)這份電子文件確實(shí)是自己發(fā)出,對(duì)它的生效應(yīng)負(fù)全部責(zé)任。和紙質(zhì)文件一樣,電子文件的簽署可以表示作者對(duì)該電子文件的權(quán)力和責(zé)任,這種技術(shù)在電子文件管理中具有廣泛的前景。

        (三)、消息認(rèn)證

        電子文件的使用者,非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中是否“完好如初”,是否被人篡改或替換過(guò),消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度,如64比特為一段,發(fā)方和收方共同選定一個(gè)64比特長(zhǎng)的序列及密鑰,發(fā)方運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰對(duì)電子進(jìn)行加密運(yùn)算后得到這份電子文件的“認(rèn)證字”,將電子文件和認(rèn)證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰計(jì)算該電子文件的認(rèn)證字,如果計(jì)算結(jié)果和他所收到的認(rèn)證字一致,即可認(rèn)定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時(shí)是一致的,進(jìn)而證明這份電子文件的原始性、真實(shí)性。

        (四)、身份驗(yàn)證

        為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn),有些系統(tǒng)需要對(duì)用戶(hù)進(jìn)行身份驗(yàn)證,如銀行系統(tǒng)用戶(hù)使用個(gè)人密碼驗(yàn)證,有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見(jiàn)的方法是給每個(gè)合法用戶(hù)一個(gè)“通行字”,代表該用戶(hù)身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成,只有用戶(hù)本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶(hù)要求進(jìn)入系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)時(shí),首先輸入自己的通行字,計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶(hù)的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪(fǎng)問(wèn);如果一種驗(yàn)證不合格,該用戶(hù)就會(huì)被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限的控制。

        (五)、防火墻

        這是一種訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙,防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶(hù)對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪(fǎng)問(wèn),也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專(zhuān)利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界,它是通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來(lái)的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng),監(jiān)測(cè)所有通過(guò)防火墻的數(shù)據(jù)流,凡
        是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過(guò),不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全,保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有:數(shù)據(jù)包過(guò)濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和代理服務(wù)等。據(jù)行家預(yù)測(cè),在不遠(yuǎn)的將來(lái),加密軟件標(biāo)記和數(shù)字簽名等認(rèn)證技術(shù)可能會(huì)直接做進(jìn)防火墻中。

        (六)、防寫(xiě)措施

        目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下,用戶(hù)只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息,而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中,只讀式光盤(pán)(CD-ROM)只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息;一次寫(xiě)入式光盤(pán)(WORM)可供使用者一次寫(xiě)入多次讀取,可以追加信息但不能擦除原來(lái)的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶(hù)更改電子文件,保持電子文件的原始性、真實(shí)性。

        上述這些技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子文件的真實(shí)、可靠都具有很好的效果,隨著這些技術(shù)的完善和普及,電子文件的原始性、真實(shí)性可得到更為可靠的認(rèn)定和更加有效的保護(hù),從而確保電子文件的憑證作用。

        三、 確保電子文件原始性的管理措施

        在電子文件的形成、處理、歸檔,電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié),信息都有被更改、丟失的可能,即使擁有完善的信息安全技術(shù),也需要有相應(yīng)的管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。建立并執(zhí)行一整套、合理、嚴(yán)密的管理制度,從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患,是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。電子文件全過(guò)程管理中有關(guān)維護(hù)其信息安全方面的措施,主要包括以下幾方面:

        (一)、加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理

        電子文件是由人制作的,其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的,因此,對(duì)參加電子文件制作和管理的人進(jìn)行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒(méi)有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度,嚴(yán)格把關(guān),這是從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素,易受外界,任何一個(gè)好成份,在沒(méi)有管理要求的情況下,也會(huì)逐漸懈怠甚至可能變壞。加強(qiáng)對(duì)電子文件制作 和管理人員的管理,僅依靠審查制度是不夠的,還必須提出嚴(yán)格要求,明確具體管理措施,這是在電子文件制作和處理過(guò)程中保證其原始性、真實(shí)性的重要措施。另外還要進(jìn)行,不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心,要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì),認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神,一絲不茍的工作作風(fēng),精益求精的技術(shù)水平,這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

        (二)、電子文件的制作過(guò)程要職責(zé)分明

        電子文件的制作人員,應(yīng)對(duì)其制作的電子文件的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象,避免制作人員的相互推諉、扯皮,首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計(jì)項(xiàng)目,更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍,使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。一般來(lái)說(shuō),不相干人員不能進(jìn)入他人的責(zé)任范圍,工作需要時(shí)可允許用只讀式的載體調(diào)讀,以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。

        (三)、建立電子文件全過(guò)程管理的制度

        電子文件從形成到電子檔案的開(kāi)發(fā)利用,中間經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清,制度不明,考慮不周,都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此,及早地建立電子文件全過(guò)程管理制度,明確各方面的職責(zé)要求,就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、積累,以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此,一開(kāi)始就明確由誰(shuí)進(jìn)行收集、積累,如何進(jìn)行收集、積累,建立收集、積累制度和嚴(yán)格的歸檔制度,是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比,都有很大區(qū)別,要明確無(wú)誤地作出規(guī)定。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查,凡不符合要求的,都要有明確的處理措施,不能有絲毫含糊,否則將會(huì)對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成極大危害。

        電子文件歸檔應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體有嚴(yán)格要求,并且明確保護(hù)措施,不致因載體原因而對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成危害。為實(shí)現(xiàn)電子檔案長(zhǎng)期保存所必須進(jìn)行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施,防止在轉(zhuǎn)換過(guò)程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處,但是各種用戶(hù)和各種形式的利用活動(dòng),也會(huì)給電子檔案管理帶來(lái)一些不安全的隱患,因此必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案的開(kāi)發(fā)利用活動(dòng)的管理。

        (四)、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)

        紙質(zhì)文件一旦形成,原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)再發(fā)生變化,人們可從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式,如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生任何變化,人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此,應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度,從收集、積累開(kāi)始就要進(jìn)行記錄,記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過(guò)程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。

        電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實(shí)時(shí)記錄功能,隨時(shí)將需要保留的信息記錄下來(lái)。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性,它可以成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。對(duì)于從收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件,可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能記錄有關(guān)信息;對(duì)于以存儲(chǔ)載體方式進(jìn)行收集、積累的電子文件,還要輔以必要的人工記錄。

        總之,維護(hù)電子文件的憑證作用,涉及到多方面因素,它有賴(lài)于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)的建立和完善,還需要建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度,從每個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患,這些都是維護(hù)電子檔案憑證作用的重要措施。

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