淺析小型IT企業成本管理(一)

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淺析小型IT企業成本管理(一)

成本管理的意義、目標的確定……………………………1
成本管理的意義……………………………………………………1
成本管理目標的確定………………………………………………1
二、小型IT企業成本構成分析…………………………………2
三、小型IT企業成本構成特殊性………………………………4
四、小型IT企業成本管理的難點………………………………5
五、小型IT企業成本管理模式設計……………………………5
編制有效預算………………………………………………………5
建立健全會計原始記錄……………………………………………6
（三）加強企業內部核算…………………………………………………7
（四）成本分析與考核……………………………………………………8
參考文獻…………………………………………………………9

內容摘要

【關鍵詞】IT 成本成本管理
淺析小型IT企業成本管理
成本管理的意義、目標的確定
（一）成本管理的意義
   成本是企業生存發展的核心因素之一。成本管理是指：企業生產經營過程中各項成本核算、成本分析、成本決策和成本控制等一系列科學管理行為的總稱。成本管理一般包括成本預測、成本決策、成本計劃、成本核算、成本控制、成本分析、成本考核等職能。成本管理是現代企業管理中一個重要的內容。現代企業成本管理的內容不僅僅是單獨地降低成本，而是要立足于整體的戰略目標及企業外部環境，并從企業成本與效益的對比中尋找到成本最小化。現代成本管理是企業全員管理、全過程管理、全環節管理和全方位管理，是商品使用價值和商品價值結合的管理，是經濟和技術結合的管理。它既與企業的財務管理密切結合，又是企業管理系統的一項子系統，是一項設計面廣且復雜的系統工程。
成本管理是企業日常經營管理的一項中心工作，在企業生產經營實踐中起著重要的作用。企業的成本水平不僅決定著企業生產經營效率的高低，還直接關系到企業的競爭能力、抵抗內外壓力、求得生存和發展的能力。隨著我國加入WTO，中國的企業開始直接面對眾多國際化的企業，競爭日趨激烈。中國企業想要在這種激烈的競爭中生存和發展，必須加強企業的成本管理，強調現代化成本管理觀念。
由于我國IT企業是近十年成長起來的，與傳統的制造行業相比，無論在經營管理還是在成本核算方面都不夠成熟。特別是在互聯網泡沫時期，企業對IT產業的成本支出幾乎處于失控狀態，大把“燒錢”是這一時期的生動寫照。但是殘酷的市場競爭使得企業不得不考慮IT產品對企業價值增加的貢獻度，考慮IT產品的成本快速增長的合理性。IT成本的快速增加影響了企業對IT產業的進一步投入，甚而影響新的IT服務項目的開發。為了衡量IT業務工作績效，同時IT企業也想證明自身所做的努力，無論是IT服務的接受者還是IT企業本身都需要清楚提供一項IT服務的真實成本是多少，IT企業是如何管理控制這些成本的，IT企業的成本管理與控制被提到議事日程。
（二）小型IT企業成本管理目標的確定
充分動員和組織企業全體人員，在保證產品質量的前提下，對企業生產經營過程的各個環節進行科學合理的管理，力求以最少生產耗費取得最大的生產成果，嚴格控制成本開支范圍和開支標準；通過預測、控制、分析和考核，挖掘降低成本潛力，提高經濟效益，力求以最少生產耗費取得最大的生產成果。這就是企業成本管理的目標。成本管理是企業管理的一個重要組成部分，它要求系統而全面、科學和合理，它對于促進增產節支、加強經濟核算，改進企業管理，提高企業整體管理水平具有重大意義。IT企業的成本管理應以企業為中心，站在企業的角度進行分析。IT企業的成本管理，并不是單純追求成本最低，利潤最大化，它是以更少的自然資源、更低的環境成本和更多的智力投入，取得更為豐富多彩的物質和精神產品。所以，IT企業的成本管理的目標可以這樣定義：是企業追求企業價值最大為前提的IT產品的成本優勢。
就具體而言，IT企業管理者要根據成本效益原則對每項IT業務作出決策，以可靠的數據資料為基礎編制成本計劃，采取商業化形式實施IT服務及其相關投資；以商業化模式審視IT服務，以成本補償為基礎制定投資計劃。
二、小型IT企業成本構成
   現代企業的管理者，在履行經營計劃于控制職能時，需要從內外各部門提供有用的經濟信息，作為經營決策的重要依據。在有用的經濟信息中，會計信息約占70%左右，其中絕大部分的會計信息又多屬于成本信息。因此，在現代企業中，根據不同的管理要求而形成的不同的成本形態信息，就顯得非常的重要。
小型IT企業發生的成本費用主要包括：硬件成本、軟件成本、人力資源成本、商務費用及日常消耗成本等五大部分。
1.硬件成本：計算機硬件主要是指計算機完成其功能所借助的一系列部件和設備，主要包括采集設備、處理設備、存儲設備和輸出設備。硬件成本是指上述設備的一次購置費或租賃費。計算機硬件的購置費是一次性投資，數額較大，企業應視其財力選購這些硬件設備。購入的硬件成本由設備價款、支付的運雜費、包裝費、安裝調試費和繳納的稅金等組成。
　　2.軟件成本：軟件成本是指企業開發軟件系統所需軟件成本總和，包括系統軟件成本和應用軟件成本。系統軟件主要包括操作系統和計算機語言系統，一般由計算機廠商免費負責提供，這時系統軟件沒有成本。若企業根據信息系統還需購置一些其它系統軟件，則其系統軟件成本由軟件價款、郵費、稅金等組成。
3.人力資源成本：人力資源成本主要是網絡企業技術人員、管理人員以及營銷人員工資。其中技術人員為企業最大的成本，以為該類公司總是從各種角度來控制人力資源成本，爭取用最小的代價獲取企業發展所需要的最佳的人力資源。
4.商務費用：包括廣告費用和營銷業務費用。網絡企業的廣告費用是為實施有效的廣告宣傳所要求的，按實際發生額計算。
5.日常消耗成本：網絡企業的日常消耗主要包括場地租用、網絡使用費、電費、辦公用品消耗以及稅費等，這些費用按照實際支付和金額計算。
成本費用按用途加以歸類反應，滿足了企業成本管理的要求。我們可以根據成本管理的不同需要，按不同的標準將這些成本分成不同種類。
1.按照成本的可追溯性劃分為：直接成本與間接成本。　　直接成本是指可以追溯到個別產品、服務或部門的成本叫做直接成本。例如IT企業為其他企業提供某項IT服務而直接耗費的資源，這一資源的耗費只與該項服務有關，則這些耗費就是直接成本。間接成本是指由幾項服務共同引起的成本叫做間接成本。產品成本費用的構成內容，如圖表.1所示：

                      表.1
例如IT部門的管理費用，它不是專為某項服務或部門而發生的，因此算作IT企業的間接成本。　　2.按照成本的形態劃分為：固定成本與可變成本　　成本性態是指成本總額對業務量的依存關系。業務量是指組織的生產經營活動水平的標志量。它可以是產出量也可以是投入量；可以使用實物量、時間度量，也可以使用貨幣度量。按照成本與業務量的依存關系，大體可以分為：固定成本和變動成本。　　固定成本是成本總額在向光范圍內與產量（業務量）變動沒有直接關系或關系部大的費用。它包括硬件、軟件及建筑物的投資，但這不是指硬件、軟件及建筑物的購置價格，而是其每月或每年的折舊。固定成本又可細分為約束性固定成本和選擇性固定成本兩種。前者，一旦形成后不能輕易消除或迅速消除，如折舊費、租賃費等。后者，可根據條件變化，管理人員可在較短時間內停止支付，如咨詢服務費、廣告費等。
變動成本是成本總額在相關范圍內隨產量（業務量）增減同比例變動的費用。例如，IT人員工資、打印機墨盒、紙張、電力等的耗費都會隨著IT服務提供量的增加而增加，這些都是IT企業的變動成本。　　3.按照成本的性質劃分為：資本成本和營業成本
為購置長期使用的資產而發生的成本叫做資本成本。這些成本一般以一定年限內的折舊體現在會計科目中。所以資本成本一般指折舊而不是購置資產的價格。營業成本是指日常發生的與形成有形資產無關的成本。例如硬件、軟件的維護費用、保險費以及許可證費用等。　　另外根據管理人員對成本項目的可控性可劃分為可控成本與不可控成本。可控制成本指列入成本控制范圍的費用，具有是那個條件：（1）能了解成本升降原因；（2）能夠計量；（3）有能力調節的費用。一般地說，一切成本均可控制，但受一定時間、條件的限制。許多成本不能由人完全控制，如固定資產折舊費是不可控制成本。在區分可控成本與不可控成本時，要特別注意管理人員是否有能力影響成本。
    三、小型IT企業成本構成的特殊性
在我國擁有眾多的中小型IT企業，與大型IT企業相比,它們具有結構簡樸、決策迅速、反應敏捷等長處。但是經營規模較小，難以形成規模效益；在生產效益、技術進步、資金籌措等諸多方面與大型企業無法相提并論。以至于長期以來，我國中小IT企業的高速發展都是以資源的大量消耗為代價，在財務上表現為成本高、贏利少。而且中小IT企業技術基礎絕對薄弱，高級人員配備不足，加上資金因素，很難實施全面的技術更新。因此，中小IT企業應強化成本意識，注意成本治理。2008年底中國IT企業主要經濟效益指標如下表.2所示：
IT企業主要經濟效益指標（2008年）百分比
     指標
企業總資產
貢獻率資產
負債率流動資產周轉率（次/年）成本費
用利潤率  產品
銷售率
小型IT企業 14.08 55.83 2.42 6.20 95.89
注：以上數據來源于《中國統計年鑒》表.2
IT企業成本費用是其整個生命周期內發生的全部支出之和，它不同于產品生產經營過程中發生的各項費用支出，其特點如下：
1. IT企業成本費用支出具有較高的風險性。軟件的開發費用支出一般比較大，開發周期長。實際工作中可能會發現：做IT項目預算時項目的利潤很高，但最后核算總體利潤時卻賠本。因此對其費用支出事先要進行合理研究，使其風險盡可能降低。　　2. IT企業成本費用支出的未來經濟效益具有不確定性。主要體現在兩個方面：一是系統開發存在成功與失敗的可能性。支出的費用能否取得預定成果這是事先無法確定的；二是即使系統能開發成功，但在未來能創造多少經濟效益，是事先難以確定的。　　3. IT企業成本費用支出具有資本性支出的性質。軟件成本費用在開發期間和使用期都要發生，主要發生在開發期，這些成本費用雖在本期發生，但其研究成果一般主要在以后各期發揮作用，與以后各期的收益有關。即使開發失敗，所支出的費用的本來目的是為了以后各期，因此同樣具有資本性支出的性質。　　4. IT企業成本費用支出將形成企業的資產。軟件成本費用的發生，目的是為了使預期的成果能在企業的生產經營過程中得以運用，并為企業帶來經濟效益。研究成功，軟件則成為企業很重要的資產，即使失敗，某些支出也會形成企業的資產，如硬件成本和準備費用，即使開發失敗，若計算機能有它用，將成為企業的資產。
四、小型網絡企業成本管理的難點
目前國內外的企業都在嘗試實施IT企業的成本管理，但在實施過程中遇到了各種問題。　　第一，企業缺少既懂IT知識又熟悉會計知識的人員，致使IT企業成本管理模式有待完善。成本管理活動對于IT人員和會計人員而言都是一個新事物，往往由于會計人員對IT業務不熟悉或IT人員對成本模型、收費機制等缺乏充分認識，致使成本管理模式設計不完善，造成成本管理系統無效。如我公司僅有一名財務人員，只懂會計知識不懂IT知識，公司會計組織機構不健全，從而不能適應IT企業的實際要求。
第二，企業管理人員對IT業務的成本管理意識不強，對成本管理缺乏認識，尚未建立一個嚴格的管理制度，從而導致管理者不能快速及時的獲得成本管理的相關信息，成本管理過程不能嚴肅認真的執行。我公司的成本管理基本屬于流于形式。
第三，IT企業成本管理本身的成本效益問題。對IT企業實行成本管理本身也是存在成本和風險的，因此實施成本管理要考慮實行成本管理而帶來的效益是否高于為之付出的代價。如果否，那么實行成本管理是無效的。
此外，未能充分調動全體員工參與成本管理工作的自覺性和積極性，缺乏嚴格的獎懲制度，在一定程度上影響了人們從事成本管理工作的積極性。
五、小型IT企業現代成本管理模式設計
提高經濟效益是一切社會發展的基礎。提高經濟效益必須增強成本意識，不斷完善基礎工作。通過強化成本管理工作，可以從成本上扭轉企業經濟效益低的局面，實現以至超過預期目標。因此小型IT企業成本管理模式應包括：編制有效的預算、建立健全會計原始記錄、企業內部核算以及成本分析與考核。
（一）編制有效的預算
預算就是一種定量計劃，用來幫助協調和控制給定時期內資源的獲得、配置和使用。編制預算可以看成是將構成組織機構的各種利益整合成一個所有各方都同意的計劃，并在試圖達到目標的過程中，說明計劃是可行的。貫穿正式組織機構的預算計劃與控制工作。在實際工作中，要經常將實際成果與預算目標進行對比，分析實際成果與預算目標之間是否存在差異，查明原因并采取措施加以控制。編制預算以項目的成本預算和服務工作量的預算為基礎。
1.預算項目的成本預測
成本預算一般按照成本構成來進行劃分，一旦確定一般要保持其穩定。這樣可以保證進行成本的橫向和縱向比較，也可以為成本管理活動提供簡單的處理基礎，如折舊可以按照成本類型的不同分別進行處理。
在預算編制時，各預算項目的成本一般都是未知的，如加班工資、外部網收費等，因此必須對其進行預測。預測這些成本是以從前IT會計年度的成本數據為基礎或以未來工作量的預測為基礎進行的。IT成本管理必須謹慎地估計不可控制的成本的變化。
2.IT服務工作量預測
  IT工作量是成本變化的一個主要原因之一，因此，在編制預算的時候，要預測未來IT工作量。不僅成本管理活動需要估計工作量，在服務級別管理和容量管理中也需要對工作量進行預測。工作量預測是以工作量的歷史數據為基礎，考慮數據的更新與計劃的修改，得出未來IT工作量。
（二）建立健全會計原始記錄
原始記錄是按照一定格式記載IT企業生產經營活動中各項費用如何形成的最初書面記錄資料。原始記錄是進行成本核算，制定成本預算的依據，是為成本管理提供數據的主要方式。它包括各種分類賬，由會計人員進行管理。會計原始記錄非常重要，它是人們認識、識別與IT部門有關的成本，了解費用的去向的工具，可以幫助企業計算向企業內部及外部客戶提供每一項服務的成本，指出在提供服務過程中資金的去向，提供IT成本效益分析或投資回報分析數據，描述成本的變化趨勢。原始記錄是否真實、齊全，直接影響到成本計算的正確性和真實性，以及整個成本管理工作的有效性和科學性。IT企業應根據自身的特點和管理要求，建立健全既科學統一，又簡便易行，并能滿足多方管理的各種原始記錄。    IT企業會計最主要的工作是定義區分清楚成本要素，成本要素是按成本中費用的經濟用途或費用的經濟性質所作的一種分類，是成本項目的進一步細分，例如，硬件可以再分為辦公室硬件、網絡硬件以及中心服務器硬件。這有利于使每一項成本都較容易地填報在成本表中。成本要素結構一般在一年當中是相對固定的。定義成本要素結構一般可以按部門、按客戶或按產品劃分。對IT企業而言，最為理想的方法應該是按照服務要素結構定義成本要素結構，這樣可以使硬件、軟件、人力資源成本等直接成本項目的金額十分清晰，同時有利于間接成本在不同服務之間的分配。服務要素結構越細，對成本的認識越清晰。表.3是一個簡單的服務要素結構，底層的服務為上層的服務提供支持，越高層的服務要素，其功能與業務關系越密切。
業務應用賬戶業務應用關系管理業務應用市場數據
終端仿真程序IBM環境終端仿真程序其他環境
Intranet,Internet,extranet信息服務
群郵件、郵件和目錄服務
一般業務應用
辦公室應用
文件服務與打印服務
操作系統WINDOWS98 操作系統WINDOWS NT4.0
基線A工作站高效的臺式PC 基線B工作站標準的臺式PC 基線C工作站筆記本PC
網絡服務（LAN&WAN）
表.3服務要素結構
    在確定服務要素結構的基礎上，識別成本，在各項服務當中分配歸集成本。如圖表.4所示。
所有IT成本
硬件軟件人力資源成本場所成本商務費用日常消耗成本

直接成本可以被各種服務分攤的間接成本不能分攤的間接成本

服務A 服務B 服務C 服務D
表.4
（三）加強企業內部核算
IT企業內部核算是指對向接受IT企業服務的客戶收取費用，進行成本效益核算的過程。內部核算包括收費的對象確定和計算收費額的方法的選擇。良好的內部核算體系是以存在有效的會計系統，完善的會計原始記錄為前提。如果接受IT服務的客戶是組織外部的客戶，則收取費用作為提供服務的回報，如果接受IT服務的客戶是企業內部其他部門，則用模擬方式計入適當的會計科目，以反映IT業務的活動效果及其對應部門的活動耗費。常見的定價方法有：成本法、成本加成定價法、現行價格法、市場價格法、固定價格法等。
（四）成本分析與考核
IT會計人員將每月、每年成本、收益、工作量、服務水平等的實際數據與相應的預算、計劃數據相比較，確定其差額，發現有無例外情況。對不在成本計劃范圍，要進行差異分析。差異分析是指確定差異的數額，將其分解為不同的差異項目，并在此基礎上調查發生差異的具體原因并提出分析報告。通過差異分析，找到造成差異的原因，分清責任，采取糾正行動，實現降低成本的目的。
總之，市場經濟的進一步發展和計算機應用技術的迅速普及，對軟件的需求量急劇增加，各IT企業之間的競爭也日益激烈。而要贏得競爭，對IT部門實施成本管理是企業追求企業價值最大化的必然選擇，因此我們必須做好以下工作，逐步完善IT企業成本管理模式：一是加強宣傳，強化企業全員成本管理意識，議建立數據搜集機制，建立起采集包括：工作量、服務種類、客戶、成本、資源存量等數據的采集點。二是加強員工培訓工作，對IT部門成本管理系統的每位員工都要進行適當的培訓。對原IT人員要加強會計知識技能的培訓，理解會計原理及本質；對于原財務人員則要加強IT知識技能的培訓。通過培訓使所有IT財務管理人員都能理解會計原理以及IT服務管理各流程的基本原則。三是進行成本管理的可行性研究。可行性也就是對項目的“必要性”、“可能性”和“合理性”等問題進行分析論證。對IT服務實行成本管理是否必要、有無實現的可能性，實行成本管理是否符合成本與效益原則，是計劃階段應該回答的問題。可行性研究的主要工作包括：確定實行成本管理所需的人、財、物等資源；界定與組織其他部門的財務界限；定量分析實行IT成本管理的成本與效益，評價其合理性等，有效解決IT企業成本管理自身的成本效益問題。

參考文獻
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