探析賬務處理系統中輔助核算功能的應用

探析賬務處理系統中輔助核算功能的應用

摘要：隨著企業規模的擴大，生產經營活動的復雜化，企業所包含的業務活動的種類越來越多，所涉及的專業領域也越來越廣，各種業務的工作量也越來越大。為了提高企業的管理力度和經營效率，很多單位實施了加強財務管理，細化會計核算的政策，對全部工作進行深入細致的分析，要求在此基礎上進行明確的分類核算和管理。在傳統的方法下，企業會開設明細賬進行核算，這樣增加了明細科目的級次，造成科目體系龐大，同時會給會計核算和管理資料的提供帶來極大的困難。計算機賬務處理子系統則借助計算機處理數據的特點，設置了輔助核算模塊。通過該功能模塊，不僅能方便地實現會計核算功能，而且能為管理提供快速便捷的輔助手段。
　　一、輔助核算賬的功能
　　輔助核算賬用于某些在日記賬簿和分類賬簿中未能記載或不完全記載的經濟業務，作為備查賬進行登記。在手工方式下，輔助核算是獨立于會計科目分類核算的。一般是根據記賬憑證分別登記會計科目分類賬和備查賬，兩套賬是各自獨立的。科目分類賬需要登記全部憑證，而輔助核算賬僅需登記有關部分憑證，而且兩次登帳交叉重復、工作量大、準確率低、不易核對。在財務處理系統中，所謂輔助核算功能，是指當一筆經濟業務發生后，在進行記賬處理時，不但要記到總分類賬、明細賬等正式賬簿，還要求記到相應的輔助核算賬簿。賬務處理系統一般提供以下幾種輔助核算賬：單位往來輔助核算賬、個人往來輔助核算賬、項目管理輔助核算賬和部門管理輔助核算賬。
　　二、輔助核算功能的運用
　�。ㄒ唬﹩挝煌鶃順I務輔助核算
　　單位往來是企業和其他企業間發生的經濟業務。會計科目中的“應收票據”、“應收賬款”、“預收賬款”、“預付賬款”、“應付賬款”等都是處理單位往來業務的賬戶。當企業往來客戶比較多，往來業務比較頻繁，清欠、清理往來賬的工作量大時，如果繼續時使用手工方式的科目設置，如：
　　113 應收賬款
　　11301 應收賬款-廣東 11302 應收賬款——福建
　　1130101 應收賬款-廣東——A單位 1130201 應收賬款——福建——C單位
　　1130102 應收賬款-廣東 ——B單位 1130202 應收賬款——福建——D單位
　　……
　　由此可見，將地區、單位作為往來科目的二級、三級科目的設置，造成科目體系龐大，給會計工作造成了極大的不便。因此，對于往來客戶較多，往來核算管理要求高的單位來說，可使用系統提供的單位往來輔助核算賬。
　　實施步驟如下：
　　首先，在系統初始化中對上述科目重新設置，將應收賬款的性質定義為“單位往來”，即 113 應收賬款 單位往來
　　這表示上述科目要設立單位往來輔助核算賬。接著，將具體的地區、往來單位等二、三級明細科目從科目體系中剝離出來，即
　　01 廣東
　　0101 A單位
　　102 B單位
　　……
　　02 福建
　　0201 C單位
　　0202 D單位
　　……
　　這些地區、往來單位等信息錄入后，存放在單位往來通信錄文件中統一管理。
　　在輸入憑證時，遇到科目性質為“單位往來”的科目，系統自動從單位往來通信錄文件中提取地區、往來單位，供財會人員選擇。這些往來業務數據保存在憑證文件中和專門用于往來管理的數據庫文件中。財務人員可以對應收（或應付）賬從不同角度進行統計查詢，如：可以按科目查詢、可以按單位查詢，也能同時查詢科目和單位。
　�。ǘ�）個人往來輔助核算
　　個人往來是指企業與企業內部職員之間發生的經濟往來業務，如個人借款，差旅費借款等。由于各單位的經營性質、經營方法不同，有些單位的個人往來業務很少，有些單位的個人往來業務很多，業務發生也非常頻繁。對于后者，在進行賬務處理時，可啟用賬務處理系統提供的個人往來輔助核算功能。將個人往來業務的管理、清理工作納入個人往來輔助管理中，可大大減少清理工作量，有利于加強個人往來戶的管理。
　　個人往來輔助核算的使用與單位往來輔助核算的原理相同。假設手工方式下科目設置如下：
　　119 其他應收款
　　11901 其他應收款——個人借款
　　1190101 其他應收款——個人借款——張三
　　1190102 其他應收款——個人借款——李四
　　……
　　11902 其他應收款—— 差旅費借款
　　1190201 其他應收款——差旅費借款——張三
　　1190202 其他應收款——差旅費借款——李四
　　……
　　要進行個人往來輔助核算，先對上述科目結構進行修改，并將科目性質定義為“個人往來”輔助核算。即
　　119 其他應收款
　　11901 其他應收款——個人借款 個人往來
　　11902 其他應收款—— 差旅費借款 個人往來
　將具體的個人明細科目從原科目體系中剝離出來，把個人信息存放在個人通信錄文件中進行統一管理。設置為：
　　01 張三
　　02李四
　　……
　　在輸入憑證時，遇到科目性質為個人往來業務的科目（如：其他應收款-個人借款或差旅費借款）時，系統要求用戶確定個人往來戶的名稱。記賬時，該筆業務的發生額分別記入該科目的總分類賬、明細分類賬、個人往來輔助核算賬。同樣，財務人員也可以從科目、個人的角度進行統計和查詢。
　　（三）項目管理輔助核算
　　所謂項目，即專門的經營對象。實際上，它可以是一項工程、一種產品、一個科研項目等。實際會計核算時，經常要求將圍繞這些項目所發生的所有收支，按費用或收入類別設立專門的明細賬，以便更好完成對每個項目投入產出及費用情況的核算。按這種核算要求，在手工方式下會按項目設立二級或三級科目，再在其下級設立收支或費用明細科目。
　　手工方式下，對產品的收入和費用的核算，會計科目會這樣設置。
　　137 庫存商品
　　13701 A產品 13702 B產品；
　　401 生產成本
　　40101 A產品 40102 A產品
　　4010101 直接材料 4010201 直接材料
　　401010101 材料一 401020101 材料一
　　401010102 材料二 401020102 材料二
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　　4010102 直接人工 4010202 直接人工
　　4010103 制造費用 4010203 制造費用
　　4010104 其他 4010204 其他
　　501 主營業務收入
　　50101 A產品 50102 B產品
　　502 主營業務成本
　　50201 A產品 50202 B產品
　　很明顯，這樣做有兩個缺點：一是科目結構復雜，體系龐大；二是難以進行橫向的統計分析。在計算機賬務處理系統中，提供的項目輔助核算模塊可以實現該核算方式。
　　以上述產成品核算為例，項目輔助核算操作步驟如下：
　　首先

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