小企業會計電算化系統實施探討

小企業會計電算化系統實施探討

[摘　要]在我國當前市場經濟環境下，領導重視是小企業實施會計電算化系統的關鍵。小企業實施會計電算化有3種模式可以選擇，分別是構建會計電算化模式、在線租用模式、代理記賬模式，小企業要選擇與自身條件相適應的會計電算化模式。配備較高素質的會計電算化人才能最大限度地保證會計電算化系統實施成功，選擇公道的軟硬件系統能最大程度地發揮會計電算化的作用。 　　[關鍵詞]小企業；會計電算化；會計電算化模式　　本文所指小企業，是指按照國家經濟貿易委員會、原國家發展計劃委員會、財政部、國家統計局2003年制定的《中小企業標準暫行規定》（國經貿中小企[2003]143號）中界定的小企業為標準，此處不再贅述�！　⌒∑髽I是我國經濟建設的一支重要氣力，在促進國民經濟健康快速發展、保持社會安定團結、豐富人民群眾　　一、領導重視　　領導重視與否是小企業能否實施會計電算化的關鍵。在我國社會主義市場經濟體制下，國家宏觀調控與治理的重點是大中型企業，小企業處于從屬地位，其生產經營活動基本上是由市場調節，領導具有很大的經營自主權；大量的小企業屬于私營企業，在企業生產經營活動的方方面面，基本上是領導一言堂，領導具有說一不二的權力；小企業的經營資金一般都比較緊張；小企業經濟業務較少，手工會計環境沒有對企業經營治理產生太大沖擊。在這種情況下，領導對會計電算化工作的認可與否，直接影響企業能否實施會計電算化。筆者以為，要促進小企業實施會計電算化，首先要讓領導從思想上重視起來，熟悉到實施會計電算化給企業帶來的方方面面的好處，徹底轉變其思想，使其成為實施會計電算化系統的動力而非阻力。進步領導重視程度可以采取組織講習班的形式實現。企業主管部分可以會同財政部分、軟件公司組織面向企業治理層的講習班，先容實施會計電算化對企業的重要影響，結合成功企業的案例分析，使企業領導明白會計電算化并不僅僅是會計工作的現代化，更是企業生產、經營、治理工作的現代化，是信息手段的現代化，通過會計電算化，能夠實現財務業務一體化治理，最大限度提升企業的治理水平和市場競爭力。在全球經濟一體化、市場競爭非常激烈的今天，落后和封閉就意味著惡性循環，意味著被淘汰�！　�二、選擇合適的會計電算化模式　　小企業規�？缍却螅�生產經營特點千差萬別，經濟實力大相徑庭。小企業在實施電算化的時候，要根據本企業自身的實際情況，選擇合適的電算化模式。目前有3種模式可供小企業選擇：一是企業自己構建會計電算化系統模式，二是在線租用財務軟件模式，三是代理記賬模式。　�。ㄒ唬�構建會計電算化系統模式　　構建會計電算化系統，是指企業購買實施會計電算化所需的各種軟、硬件系統，建立健全會計電算化各項治理制度，組織實施職員培訓，自己負責會計電算化系統日常運行、系統維護等工作。該種模式要求企業有較充足的資金，對實施會計電算化有正確熟悉，能夠正確構建計算機軟硬件系統，有健全的會計電算化內部治理制度，更重要的是要求企業具備較高水平的會計電算化治理人才，能夠解決會計電算化系統日常運行中出現的各種題目，能夠進行電算化系統分析，充分利用會計電算化系統幫助企業猜測、決策。這種模式的優點是能夠充分滿足企業需要、數據安全可靠。缺點是資金投進較高，要求具有較高水平的財會職員以及健全的企業治理制度。構建會計電算化系統模式對小企業的綜合要求是比較高的，因此該模式一般適用于規模較大、業務類型比較復雜、治理制度健全，會計電算化知識儲備較多的小企業，而對于規模較小、業務種類較少，財會職員電算化知識較匱乏的小企業，則不適用于該種模式。　�。ǘ�）在線租用財務軟件模式　　在線租用財務軟件模式，是指用戶通過網絡租用財務軟件，直接在網絡上運行軟件來完成會計核算以及其他財務治理工作，這種應用軟件服務模式被稱為在線租用財務軟件方式，也叫ASP（Application Service Provider，應用服務供給商）模式。在這種模式下用戶不購買安裝復雜的計算機軟、硬件系統，只需一臺能夠上網的計算機，調用租用的該站點上的財務軟件，就能進行填制憑證、記賬等各項財務工作。我國ASP模式開展較晚，據2000年12月19日《上海證券報》的不完全統計，采用在線租用財務軟件模式注冊的中小企業有3000多家，處于剛剛起步階段。2005年初，深圳電信推出基于ASP模式的“藍色魅力”商務平臺，在深圳企業界掀起了一股信息化***。短短3個多月時間便有l萬多家企業申請使用，各類業務達3萬多個。估計2005年內可能覆蓋4萬家企業，2006使用該平臺的企業將達12萬家�！　≡诰�租用財務軟件模式的優點：一是節約資金投進。如租用財務治理模塊，月租金一般在100元左右，進銷存模塊的租金一般在每月300元左右。二是降低了企業治理標準。在ASP模式下，軟、硬件系統的日常運行和維護升級等工作都由ASP服務商負責，這樣用戶就避免了大量的會計電算化系統的治理工作。三是通過網絡接進服務，突破地域限制，真正實現客戶的移動辦公夢想�！　≡撃Ｊ降娜秉c：一是財務信息的安全性可能較差。企業財務信息是以電子數據的形式保存在ASP服務平臺上，由ASP服務商同一負責安全保管，可能會產生信息泄密的情況。二是網絡響應速度可能較慢。在ASP模式下，很多用戶通過撥號方式訪問ASP服務平臺，過多的用戶同時登錄系統可能會使服務器響應速度較慢而造成網絡阻塞，導致信息處理速度較慢，影響企業的業務處理進度。不過隨著網絡的發展和寬帶接進本錢的降低，這個缺點可能會很快克服。從適用范圍來講，任何類型、規模的企業都可以采用ASP模式，但通過幾種模式的比較，筆者更傾向于規模較小，資金實力較差，業務類型比較單一，會計電算化知識儲備較少的小企業采用�！　。ㄈ�）代理記賬模式　　代理記賬模式，是指小企業自己不進行會計電算化業務處理，而將相關工作交給有代理記賬權限的代理機構完成，小企業定期支付代理用度。經濟業務發生后，企業將原始憑證交給代理機構，由代理機構在會計電算化系統上進行業務處理，產生電子數據。代理機構負責系統的安全運行和維護升級等工作，由代理機構負責財務信息的備份、檔案治理等工作。小企業可以根據自己的需要在代理機構的系統上查詢財務信息，甚至由代理機構負責進行財務分析等。 　　該模式優點：一是節約資金投進。在代理記賬模式下，小企業和代理機構簽訂代理合同，小企業只需根據合同規定支付代理用度，一般一個月300～1000元。二是降低企業治理標準。在代理記賬模式下，會計電算化系統的運行、維護等工作由代理商負責，企業在此方面不需制定任何治理制度。企業的納稅申報等工作均由代理機構負責，如發生延遲納稅而罰款等事項，可由代理機構承擔，小企業可以將精力完全放在業務經營治理上。三是業務處理規范。代理機構經過財政部分審批，業務處理能夠按照會計制度規定規范進行，能夠最大限度地避免小企業由于財會職員素質較低而產生的會計信息失真現象，有利于企業利用財務信息加強企業治理，進行猜測決策�！　≡撃Ｊ降娜秉c：一是財務信息的安全性可能較差。和采用ASP模式相似，企業的財務信息存放在代理機構的會計電算化系統上，信息的安全性可能較差。另外，小企業對電算化業務的處理知識知之甚少，也不便于監視代理機構的業務處理。二是信息使用不太靈活。小企業的會計業務處理交由代理機構完成，代理機構在規定的時間內完成記賬工作，相對于企業自己記賬而言，記賬周期是比較長的；另外代理機構有規定的工作時間，工作時間之內查詢業務比較方便，但工作時間之外則有些不太方便。代理記賬模式適用于規模很小的貿易、服務業企業，抑或規模較小的各種類型初創公司，這類企業業務比較簡單，經濟技術實力較弱，職員素質不能滿足會計電算化需要，短時間內不能改變會計電算化工作現狀。　　三、配備合適的電算化人才　　假如說企業領導是決定企業能否實施會計電算化系統的決定要素的話，那么配備的會計電算化人才素質高低則是決定會計電算化系統實施成敗的關鍵。在構建會計電算化系統模式下，會計電算化職員負責會計業務的日常處理，如憑證錄進、審核、記賬結賬、報表編制，以及財務分析等工作，工作強度雖較手工方式有了降低，但工作內容卻有了很大擴展，除了傳統的核算工作外，大量的治理工作也納進到丁會計工作范疇，這對財會職員來講是一個很大的挑戰。筆者以為，要做到配備合適的電算化人才，可以有兩條途徑來解決：一是引進高素質電算化人才。目前我國高等教育正向大眾化教育過渡，每年有大量的高校畢業生走向人才市場，人才供給較前幾年有了很大改善，企業完全可以從市場招聘大學畢業生從事會計電算化工作；二是做好老會計的電算化培訓。受多種因素的影響，小企業會計職員業務素質一般偏低。要使其勝任會計電算化工作，一定要做好充分的培訓工作。目前我國固然正實施財會職員的電算化培訓，做到持證上崗，但實際培訓效果不理想，存在培訓內容單一和培訓時間較短的現象。對小企業會計的培訓，財政部分應和企業做好溝通，單獨制訂培訓內容和培訓時間。培訓內容應滿足開展會計電算化工作的需要，既要進行基本的賬務、報表操縱的培訓，又應適當擴大培訓范圍，涉及工資、固定資產、采購、銷售、本錢等系統，同時還應涉及相關崗位設置、職員安排等內容。從培訓時間來講，因小企業會計職員的基本素質較差，因此培訓時應單獨組織，培訓時間應盡量較長，給會計職員一個接受知識、消化知識、鞏固知識的時間，切忌“速成型”。培訓可采用半脫產形式，半天在崗工作，半天離崗培訓學習，在一個較長的時間內（例如2～3個月的時間）培訓會計職員把握電算化知識�！�　四、正確配置軟硬件系統　　在構建會計電算化系統模式下，正確配置計算機軟硬件系統，是保證電算化系統發揮最大效用的關鍵環節。假如配備方案不公道，則極易導致電算化系統進進所謂“信息孤島”，不但發揮不了電算化系統應有的功能，還會給企業的相關工作帶來極***煩。　�。ㄒ唬┡鋫溆嬎銠C硬件　　計算機硬件配備有多種方式，如單機結構、對等網網絡結構、國際互聯網結構等多種方案。單機結構由單唯一臺計算機和相應的外部設備組成，具有實施方案簡單，投資少，操縱簡便的優點，但公司內部數據共享與數據自動傳遞是其最大弱點。對等網網絡是一種簡單的網絡結構，是通過網線將不同的計算機簡單地聯結在一起，公司內部之間能夠實現數據的自動傳遞；國際互聯網結構能夠借助于網絡技術將本地計算機和異地計算機連接起來，能夠實現異地數據共享與交換，能夠在全球范圍內實現數據傳遞�？梢哉f不同方案各有優缺點，小企業在選擇硬件方案的時候，一定要慎重。就筆者觀點而言，更傾向于選擇國際互聯網結構，由于這種方案相對于前兩種方案而言，投資幾乎沒有差別，但信息傳遞范圍更廣泛，輕易實現數據的外聯，這對于企業宣傳先容、產品銷售以及未來發展而言都是非常重要的�！　。ǘ�）配備計算機軟件　　軟件系統包括系統軟件和應用軟件。系統軟件建議配備Windows系統，理由是操縱簡便，和大家日常工作使用貼近，便于小企業會計職員把握；這里應用軟件主要指財務軟件，目前市場上財務軟件的品牌比較多，國內外品牌都有。筆者建議購買國內品牌，理由是價格低，維護升級方便。選擇國內品牌要留意選擇有一定實力的公司，這樣售后服務有保證，而且能在最大程度上保證產品的升級換代。值得留意的是配備的軟件一定要和硬件結構相適合，例如配置國際互聯網硬件結構，一定要選擇網絡版財務軟件，這樣才能最大限度發揮會計電算化的作用。至于軟硬件的技術環節設置，筆者在這里不再贅述�！　�實施會計電算化除了要留意上述幾點外，還有崗位設置、建立健全規章制度、病毒防護等內容，這些內容在相關著作及文獻中先容較多，這里不再多說。相對于大中型企業而言，小企業實施會計電算化碰到的困難更多。筆者相信，隨著業內外人士的共同努力，我國小企業的會計電算化工作肯定會取得成功。

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