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ＥＲＰ環(huán)境下會計業(yè)務流程優(yōu)化
摘 要：在信息技術環(huán)境下, 企業(yè)要想穩(wěn)步健康地發(fā)展，就必須增強自身的競爭力，適應新的競爭環(huán)境，ERP為企業(yè)規(guī)范管理提供了行之有效的手段，從傳統(tǒng)企業(yè)的會計業(yè)務流程的現(xiàn)狀和特點出發(fā)，就ERP系統(tǒng)對會計流程業(yè)務的影響,提出了會計業(yè)務流程要優(yōu)化重組的解決方案，使會計業(yè)務新流程在ERP環(huán)境下能較好地實現(xiàn)“決策有用性”的會計目標。?關鍵詞：企業(yè)資源規(guī)劃；會計業(yè)務流程；優(yōu)化?
1 現(xiàn)有會計業(yè)務流程的現(xiàn)狀及缺陷?
會計業(yè)務流程，即會計循環(huán)，是指財務會計部門為實現(xiàn)財務會計目標而進行的一系列活動所經(jīng)過的全部過程。會計業(yè)務流程中的各項活動都體現(xiàn)為對信息的某種作用，并構(gòu)成一個有序的數(shù)據(jù)處理和信息生成過程，這一過程可以分為若干部分，每一部分都有各自的處理任務，所有部分相互聯(lián)系，互相配合，服從于一個統(tǒng)一的目標，形成一個會計活動的有機整體—會計信息系統(tǒng)。?
1.1 現(xiàn)有會計業(yè)務流程的現(xiàn)狀?
傳統(tǒng)會計業(yè)務流程是建立在勞動分工論下的一種順序化業(yè)務流程�，F(xiàn)有會計業(yè)務流程從其發(fā)展歷程可以分為手工會計業(yè)務流程和會計電算化環(huán)境下的會計業(yè)務流程。?
手工會計核算方式下，會計業(yè)務流程的順序為：經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生→編制憑證或分錄→登記賬簿→編制試算平衡表→編制報表。這種核算方式所依賴的技術環(huán)境是由紙張、筆墨等所構(gòu)成。在這種技術環(huán)境下，其信息收集、處理、儲存和傳輸?shù)闹饕夹g特征表現(xiàn)為信息的“只讀性”和順序化。這種核算方式下，會計信息的產(chǎn)生是會計原始數(shù)據(jù)在會計信息系統(tǒng)中單向運動的結(jié)果，會計信息使用者得到的會計信息并不是直接的而是經(jīng)過加工處理后的高度綜合的信息。同時由于他的順序化使得會計業(yè)務流程中任何一個環(huán)節(jié)的錯誤都將對整個會計信息加工結(jié)果產(chǎn)生影響。?
在會計電算化環(huán)境下，會計業(yè)務充分利用了計算機的功能，簡化了手工操作的處理流程。其會計流程主要為：會計人員手工收集數(shù)據(jù)→進行分類和編制記賬憑證→將記賬憑證輸入計算機→計算機自動登記賬簿→生成會計報表。在會計電算化方式下，雖然計算機的高速運算速度和巨大的數(shù)據(jù)存儲能力對會計人員的工作壓力有一定緩解，但從它的會計流程中可以看出，現(xiàn)有的會計電算化信息系統(tǒng)并未突破手工會計核算方式的框架。會計人員在計算機軟件功能的幫助下仍然按照老模式來操辦事情，并沒有從本質(zhì)上優(yōu)化會計流程。?
1.2 現(xiàn)有會計業(yè)務流程的缺陷?
新經(jīng)濟所引起的社會經(jīng)濟環(huán)境的巨大變化必然會影響到傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)，它的局限性日益明顯，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：?
（1）信息的封閉問題�，F(xiàn)有會計業(yè)務流程下過于細分的結(jié)構(gòu)，使各個核算子系統(tǒng)之間彼此分割，會計人員很少涉及業(yè)務層面的流程，會計人員只負責業(yè)務發(fā)生的單據(jù)流轉(zhuǎn)和記錄，并未涉及業(yè)務本身，缺乏會計數(shù)據(jù)傳輸?shù)囊恢滦�、系統(tǒng)性。就可能在客觀上導致會計信息與業(yè)務信息不一致問題，降到了會計信息的質(zhì)量。?
（2）信息的滯后問題。由于會計業(yè)務流程的順序化特點，使得信息只能靠這種金字塔似的結(jié)構(gòu)進行一級一級的逐步傳遞，不能跳躍。會計信息需求者只能在會計人員報出的月末或季末會計報表中得到一定信息，使得會計信息缺乏實時性和及時性。?
（3）信息的局限性問題。傳統(tǒng)會計業(yè)務流程下，財務部門只是記錄經(jīng)濟業(yè)務的資金流信息，并不采集業(yè)務活動的全部數(shù)據(jù)，同一經(jīng)濟業(yè)務的相關數(shù)據(jù)被分別保存在財會人員和非財會人員手中，這樣忽略了大量管理信息，導致會計信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)有可能不一致或信息隔閡和信息重復，無法滿足管理者的需要。?
2 ERP對傳統(tǒng)會計業(yè)務流程的影響?
ERP(Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計劃)是美國Gartner Group于20世紀90年代初提出的一個全新概念。是一種建立在 IT 技術平臺上的先進管理思想和管理模式，它幫助企業(yè)把客戶的需求、企業(yè)內(nèi)部的運營活動以及供應商的制造資源整合在一起，其功能不僅涉及企業(yè)內(nèi)部的物料管理、庫存控制、生產(chǎn)管理、營銷、供應及財務的各個方面，而且還包括企業(yè)外部的供應鏈管理，通過 ERP提供的功能可以實現(xiàn)企業(yè)管理信息化、集成化、自動化，從而有效解決其管理中存在的弊病，實現(xiàn)“人盡其能、物盡其用、財盡其值”，提高企業(yè)的市場競爭力。ERP 系統(tǒng)正是現(xiàn)階段科技與管理完美結(jié)合的典范，是幫助企業(yè)提高競爭力的有效工具。由于它是在MRPII的基礎上進一步發(fā)展而來的面向供應鏈的一種先進的管理理念，因此，ERP 系統(tǒng)中所蘊含的先進管理思想必然通過標準化的業(yè)務流程來實現(xiàn)。這就使得傳統(tǒng)會計業(yè)務流程中不符合信息化條件的環(huán)節(jié)應該加以改良，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：?
2.1 信息來源上的優(yōu)化?
傳統(tǒng)會計業(yè)務流程在采集加工數(shù)據(jù)時是以貨幣為尺度的，其前提是用貨幣計量。而新經(jīng)濟環(huán)境下許多影響企業(yè)發(fā)展的重要資源往往是不可計量的，往往會被忽視掉，例如商譽、企業(yè)的人力資源等。在傳統(tǒng)經(jīng)濟時代，這些資源在企業(yè)并不占有很重要的地位，信息使用者也沒有要求提供這部分信息。新經(jīng)濟下這種無形資產(chǎn)為越來越多的人所關注，它們的重要性在一定程度上超過了物力資本。作為企業(yè)的一項無形資源，確實可以給企業(yè)帶來很大的財富，因此有必要反映這部分信息，提高會計報表的真實性與相關性。而傳統(tǒng)會計卻以將它們篩掉，這必然使得報表的相關性大打折扣。?
2.2 信息處理過程的優(yōu)化?
傳統(tǒng)會計的信息處理過程是對經(jīng)過“篩選”的會計數(shù)據(jù)通過原始憑證、記賬憑證、明細賬及總賬進行加工的過程。該過程只是對經(jīng)濟活動的結(jié)果進行反映，從中看不到每項經(jīng)濟活動發(fā)生、執(zhí)行與完成的全過程。實際上，后面這部分信息對于企業(yè)管理是非常重要的。通過了解這部分信息，企業(yè)可以找出完成各項經(jīng)濟業(yè)務的最佳方式。ERP 系統(tǒng)這要實現(xiàn)報告企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同和報告企業(yè)與供應鏈的協(xié)同。具體來講就是通過企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)(Internet)的信息傳遞實現(xiàn)內(nèi)部協(xié)同, 通過國際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)實現(xiàn)供應商,客戶和報告企業(yè)之間的協(xié)同和電子商務，從而實現(xiàn)報告企業(yè)與供應鏈的協(xié)同。?
2.3 信息輸出的優(yōu)化?
截至目前，會計信息系統(tǒng)仍然按照會計科目來生成借貸余三欄式賬簿，并編制會計報表。而這些賬簿和報表不能從多層次、多視角探究和分析企業(yè)的財務狀況和經(jīng)營成果。新經(jīng)濟環(huán)境下，信息使用者的范圍越來越廣，所需要的會計信息也越來越多，單一的信息披露模式已不能滿足他們進行相關決策的需求。網(wǎng)絡技術的廣泛應用使得企業(yè)有條件采用多元化的信息披露模式。相比之下，多元化披露模式可以解決前者承載信息量太窄的缺陷，把對企業(yè)影響重大的商譽、品牌、專利權、技術訣竅、秘密配方、人力資源等信息通過一定的方式將其有效反映出來。?
3 ERP環(huán)境下會計業(yè)務流程優(yōu)化的解決方案?
企業(yè)的業(yè)務流程、管理方式雖然各有特色，業(yè)務流程優(yōu)化采用的方法、工具也可能不盡相同，但根據(jù)本文對業(yè)務流程的定位——以成功應用 ERP 系統(tǒng)為目標、以 ERP 系統(tǒng)中的標準流程為依據(jù)、最終通過 ERP 系統(tǒng)得以實現(xiàn)，會計及相關業(yè)務流程優(yōu)化的步驟可分為以下幾步：?
3.1 理解各種業(yè)務流程，以 ERP 系統(tǒng)中的標準流程為依據(jù)?
業(yè)務流程優(yōu)化是為 ERP 系統(tǒng)的成功應用奠定基礎，而 ERP 不僅是一套信息系統(tǒng)，而且包含著廣泛的、深刻的、先進的管理思想，ERP 系統(tǒng)中包含了大量的標準業(yè)務流程，通過流程實現(xiàn)各種先進的管理思想和模式，例如銷售訂單流程、采購訂單流程、計劃排程流程、倉儲流程、財務核算流程、資金管理流程等等。除了每一種業(yè)務都有相對應的標準流程外，為了提高系統(tǒng)的靈活度、考慮客戶的個性化需求，對于同一種業(yè)務系統(tǒng)還預制了多種業(yè)務流程。由于業(yè)務流程優(yōu)化是 ERP 系統(tǒng)應用前的一項必要工作，而業(yè)務流程優(yōu)化必然要以 ERP 系統(tǒng)中的標準流程為依據(jù)，因此，在進行 BPI 之前，必須先對 ERP 系統(tǒng)中的流程進行分析、研究，充分理解 ERP 系統(tǒng)中的各種業(yè)務流程，才能保證 BPI 的準確和有效。? 3.2 選擇適合企業(yè)自身經(jīng)營管理的標準流程?
ERP 系統(tǒng)中蘊含著豐富的業(yè)務流程，但是究竟哪些流程適合于企業(yè)的應用，還需企業(yè)對自身所處的環(huán)境、行業(yè)特點、管理特點及特殊業(yè)務需求進行整理、歸納及分析，為下一步流程的選擇奠定基礎。一些企業(yè)在實施 ERP 系統(tǒng)過程中，對 BPI 大搞特搞，認為應該借助 ERP 應用的機會對業(yè)務流程進行徹底優(yōu)化，將流程設計為一種理論上的最優(yōu)流程而不考慮流程優(yōu)化后如何實現(xiàn)，最終導致 BPI 與 ERP 的應用雙項失敗。?
3.3 業(yè)務流程優(yōu)化設置?
企業(yè)業(yè)務流程優(yōu)化是在現(xiàn)有流程的基礎上進行，因此將擬采用的標準流程確定下來之后，還要對企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務流程進行描述及分析、診斷。即去除現(xiàn)有流程中的非增值環(huán)節(jié)，保留其合理的環(huán)節(jié)，并對流程進行充實。在充分認識原有流程的基礎上，接下來就可以對流程進行優(yōu)化。首先，要結(jié)合流程優(yōu)化的各項原則逐一考慮，看是否存在需要進行改進的環(huán)節(jié)、存在多少、屬于何種類型、如何改進。其次，可利用各種流程優(yōu)化方法進行流程的調(diào)整、設計和完善；最后，詳細描述出優(yōu)化后的業(yè)務流程，以便在 ERP 系統(tǒng)中付諸應用。?
3.4 崗位及組織機構(gòu)的設置?
一個業(yè)務流程需要經(jīng)過若干個環(huán)節(jié)才能完成，這些環(huán)節(jié)可能是在同一部門之內(nèi)，也可能跨越不同的部門，但無論如何，每個節(jié)點均與崗位相對應，均需要由人員來執(zhí)行，所以，企業(yè)根據(jù) ERP 系統(tǒng)中的標準流程并結(jié)合自身的特點制定出新的流程后，那么要保證流程的實施還必須對組織機構(gòu)和崗位進行調(diào)整。?
在進行機構(gòu)調(diào)整時遵循的思路應該是：首先研究流程中的節(jié)點，分析每個節(jié)點的工作內(nèi)容和意義，然后進行崗位設置，用崗位來保證流程的執(zhí)行；在崗位設定之后，根據(jù)職能相近或緊密相關的崗位組成部門的原則來調(diào)整企業(yè)的組織機構(gòu)，實現(xiàn)組織、崗位、流程的匹配。?
3.5 在 ERP 系統(tǒng)中的實現(xiàn)?
所有的業(yè)務流程優(yōu)化工作完成后，可結(jié)合 ERP 系統(tǒng)設計如何在系統(tǒng)中實現(xiàn)。例如，一個銷售業(yè)務流程是通過 ERP 系統(tǒng)中的哪些功能模塊、哪些單據(jù)、哪些操作人員、哪些工作流來完成。這一工作的成果必須體現(xiàn)為企業(yè)基于新流程、基于 ERP 系統(tǒng)的新的制度，成為企業(yè)成功應用 ERP 系統(tǒng)的保證。需要注意的是，這一步驟工作千萬不可忽略，它是保證優(yōu)化后的流程付諸實現(xiàn)的重要一環(huán)。?
企業(yè)優(yōu)異的管理來自優(yōu)異的流程，優(yōu)異的流程來自優(yōu)異的流程管理，會計業(yè)務流程優(yōu)化是流程管理的重要一步。 在ERP環(huán)境下會計業(yè)務流程優(yōu)化不是對現(xiàn)有會計業(yè)務流程的完全否定，而是保留現(xiàn)有的會計業(yè)務流程，添加針對供應鏈上信息使用者建立有效決策模型的功能。優(yōu)化后的會計業(yè)務流程將使供應鏈上的信息需求者及時準確地獲得所需信息成為可能。因此說會計業(yè)務流程優(yōu)化是 ERP 成功應用的堅強基石。?
參考文獻?
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