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淺談修辭在秘書口語表達中的運用
文章從交流語境、交流對象、交流內(nèi)容三個方面分析了修辭在秘書口語表達中的運用。
修辭；秘書；口語表達。
有人說“能說會道”是秘書的看家本領(lǐng)，這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說，但卻經(jīng)常要說話，匯報情況，提出建議，傳達指示，接待來訪，協(xié)調(diào)工作等等，大量使用的是口語表達。因此，口語表達在秘書工作中起著非常重要的作用。
那么，秘書該如何進行口語表達才能獲得最佳的效果，才能進行成功的交際呢？近年來，有不少有關(guān)秘書方面的著作對此進行了闡述，歸納起來，大致有以下幾點：意思明白；誠實；語言生動；口齒清楚；條理分明，表達準確；說話得體；正確等等。
在探討秘書口語表達時，僅僅局限于語音層面和邏輯思維層面是遠遠不夠的，為此，在秘書口語表達中加強對修辭的研究是十分必要的。
中國現(xiàn)代修辭學大師陳望道先生在《修辭學發(fā)凡》中指出：“修辭以適應(yīng)題旨情境為第一要義�！背晒Φ难哉Z交際，往往是在“適應(yīng)題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語修辭論》中指出：“語言運用是一個動態(tài)運行的過程，在這一過程中，無論是言語表達者，還是言語接受者，都是在一種相互適應(yīng)的狀態(tài)下完成交際的任務(wù)的�！蓖瑫r，在這一過程中，“要求言語表達者調(diào)整語言，以適應(yīng)言語接受者”。 在上述案例中，老板之所以“明顯地不高興”，是因為小玲的回答沒有適應(yīng)老板的要求。如果她能適當?shù)卣{(diào)整一下自己的語言，比如“我去查一下”或“我去問一問”，那么交際的效果可能要好得多。
在秘書的口語表達中，掌握一定的修辭藝術(shù)，會有效地提高語言表達能力，從而實現(xiàn)有效的溝通。
一、秘書在進行口語表達時，要注意與其所處的環(huán)境相一致。
即“話隨境發(fā)，要求言語表達者根據(jù)語言環(huán)境來發(fā)話。
這里，語言環(huán)境對言語表達者的制約作用是如何構(gòu)建言語的結(jié)構(gòu)體，只有當言語表達者所講的話適應(yīng)語境時，才能發(fā)話，不注意這一點，倉促發(fā)話，就會影響交際的效果”。例如，在公眾場合，當秘書發(fā)現(xiàn)上司做出明顯的錯誤決定時，如果秘書立即提出意見，顯然會傷害到上司的自尊心，必然會引起言語的接受者——上司的強烈反感，進而影響到交際的效果。如果是在一般非公眾場合，例如只有上司和秘書兩人在場，這時秘書如果立即提出意見，同時注意自己的措辭，如“這個決定您是否還需要再考慮一下呢？”那么這時上司必然會很樂意接受，理想的交際效果會更容易達到。
二、秘書在進行口語表達時，要根據(jù)不同的交流對象來確定合適的表達方式。
在秘書工作中，秘書要經(jīng)常與眾多的不同對象進行交流，如與上司、與客戶、與同事等等，如何與不同的交流對象達到理想的交際效果，這就要求秘書在進行口語表達時，要根據(jù)交流對象的變換，隨時調(diào)整自己的語言，既客氣禮貌，又恰如其分。如，秘書在接待客戶來訪時，如果來訪者是一般的普通客戶，那么秘書可以按照慣例，說：“先生，您預(yù)約了嗎？麻煩請您登記，這是公司的規(guī)定。”如果來訪者是一位公司經(jīng)常聯(lián)系的重要客戶，秘書若以這樣的語言來接待對方，對方可能會認為你不歡迎他，從而引起雙方交流的沖突。
三、秘書在進行口語表達時，要根據(jù)不同的交流內(nèi)容來確定合適的表達方式。
秘書的工作涉及方方面面，針對不同的內(nèi)容，秘書應(yīng)選擇合適的表達方式以獲得理想的交際效果。
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當交流的內(nèi)容有可能對言語接受者的心理造成消極影響，此時，采取不直截了當而是用另一種方式含蓄地將自己所要表達的內(nèi)容說出來，以使言語接受者更易于接受。
銷售部送來的本季度銷售報告中只羅列了銷售數(shù)據(jù)，沒有分析銷售額大幅度下降的原因，上司對此不滿意，讓秘書于雪把報告退回銷售部重寫。于雪把報告交給銷售部經(jīng)理時，向銷售部經(jīng)理一個勁說總經(jīng)理如何如何不滿意。開始銷售部經(jīng)理還微笑著傾聽，但聽著聽著，銷售部經(jīng)理心里開始后不舒服了，進而產(chǎn)生抵觸情緒，不再聽于雪說什么，反而開始計較于雪的措詞。盡管他知道自己的報告沒寫好，但他給自己找了各種借口，于雪說一句他頂一句，最后兩人不歡而散。
在上述案例中，如果于雪說話委婉一些，比如先表達對對方的體諒，說一些市場競爭太激烈、整個行業(yè)的大環(huán)境都不太好之類的話，之后再委婉地說明“總經(jīng)理不滿意，要求增加內(nèi)容、找出原因”的意思。銷售部經(jīng)理可能會是另外一種態(tài)度，溝通的目的自然就達到了。
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當交流的內(nèi)容比較緊急、重大，要求對方必須立即予以接受時，秘書在表達時就不要拐彎抹角，而應(yīng)直奔主題。如總經(jīng)理讓秘書通知各部門經(jīng)理下午兩點召開緊急會議，秘書在表達時可以這樣說；“×經(jīng)理，今天下午兩點在××會議室召開會議，主題是××××，希望您準時參加，不能缺席�！�
（三）贊譽式。
當秘書對交流的內(nèi)容是否讓聽話人樂意接受沒有把握時，適當?shù)貙β犜捜说姆棥⑽锲�、興趣等表示贊賞，使他在心理上感到一種滿足感，從而更樂于接受秘書所要交流的內(nèi)容。當然，這種方式在運用時要注意適度。
如秘書要同事幫他準備會議室，他可以這樣說；“喲，做了新發(fā)型了啦！這個發(fā)型使你看上去很精神……，能否將××會議室準備一下，下午總經(jīng)理開會要用�！�
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當秘書對交流的內(nèi)容不適于采取正面回答的方式，如交流的內(nèi)容涉及到公司的機密等，秘書采取此方式既不失禮節(jié)，又能保護公司的機密。
如公司的一位員工問秘書：“聽說公司下周要進行人事調(diào)整，誰有可能擔任銷售部經(jīng)理？”“有能力的人。”秘書回答道。
古人云：“辭不可不修，說不可不善”。修辭在秘書口語表達中的運用是十分廣泛的，這就要求秘書在工作中要不斷加強自身的語言修養(yǎng)，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語言 的 能 力 。
陳望道。 修辭學發(fā)凡. 上海：上海人民出版社，1976.
馮廣藝。 漢語修辭論. 武漢：華中師范大學出版社，2006.
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