文書檔案治理的辦公自動化應用

文書檔案治理的辦公自動化應用

[摘要] 文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著題目處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。本文探討了文書檔案治理辦公自動化應用的優點和存在的題目及應對方法。?
　　[關健詞]文書檔案 辦公自動化應用 存在題目 應對方法
　　
　　文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著題目處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何進步文書檔案治理水平，及時、正確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案治理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用辦公自動化的文書檔案治理題目談一點粗淺的熟悉。
　　
　　一、應用辦公自動化的文書檔案治理的優點
　　
　　1.辦公效率大幅進步
　　計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案治理工作中，工作職員過多地依靠于手工操縱，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁正確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
　　2.文件和文字信息得到充分交流與共享
　　在原始的手工操縱治理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行治理后，檔案治理由案卷級深進到文件級，由單途徑治理發展為體系治理，由對檔案外部特征(目錄)治理到內、外部特征(目錄和內容)合并治理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地進步檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部分概況、工作的重點和最新、最快的檔案治理信息動態。
　　3.電于文件保存的穩定性
　　與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下輕易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不留意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
　　4.進步了文件傳遞的速度和安全性
　　日常公文辦理過程中，辦理職員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受間隔是非的限制。同時，文件還可能由于其他原因造成丟失或延誤，給檔案職員回檔和其他職員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大進步了文件傳遞的安全性和時間性。
　　
　　二、應用辦公自動化的文書檔案治理存在的題目
　　
　　1.電子文件保密性受限制
　　電子文件的內容不僅易于變化，而且失往了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，固然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親身簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判定一份電子文件是否為原件。以上的種種題目都對電子文件的保密性提出了嚴重的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進進網絡中的任何文件都再難以做到盡對保密。 　　2.對檔案綜合治理職員要求高
　　對電子文件、電子文件回檔及其回檔后形成電子檔案的治理，盡不是僅僅懂得紙質檔案治理理論、原則、方法和技術的治理職員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通訊技術的職員所能勝任的。這就對治理職員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，治理職員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操縱水平，從目前看，很多檔案部分缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案職員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
　　
　　三、幾點應對方法
　　
　　文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中碰到的一些題目，筆者提幾點方法。
　　1.辦公自動化系統內、外網隔離
　　在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務�？梢允紫绕帘嗡�有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；治理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
　　2.進步檔案職員的綜合素質
　　一是從硬件建設和投進上下功夫，不斷改善硬環境，進步檔案職員業務技能。事實證實只有在不斷增加現代化硬件設施投進的基礎上，檔案職員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、進步治理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案職員素質隨時代變化而不斷進步。通過不斷學習獲取知識是進步素質的根本途徑，要對本單位的檔案職員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部分間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部分和檔案職員的信息源和創新思維。?
　　
　　參考文獻：?
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