淺談在項目管理中知識的傳播與開發

淺談在項目管理中知識的傳播與開發

【摘要】文章講述了對一個團隊的知識管理的兩個方面的理解：一方面是在管理視角下的知識分類；另一方面是一個矩陣型團隊項目經理在知識管理中需要執行的兩個任務：工作中的知識傳播管理及團隊中的知識開發共享。
　　【關鍵詞】知識；項目經理；培訓
　　　　
　　一個項目啟動后，能否順利開展直至完成，關鍵之一是項目團隊能否有效及時地處理各類信息，協同開展工作。作為項目管理團隊的核心，為了有效控制項目進度，達成目標體系各項指標，項目經理需要協調好各方關系，有效率地處理各類信息，維護和完善項目管理各種體系。因此項目經理面臨團隊的知識管理和打造成學習型項目團隊雙重任務。第一項任務是保證工作順利推進，第二項任務是著眼于團隊的實力的不斷增強。
　　
　　一、關于“知識”的概念
　　
　　可以從功用、時效、被認知范圍這些角度進行分類。依據在項目管理中所起作用的角度，可廣義的分成技術類和管理類兩種。技術類包括各種數據記錄、圖紙、公式理論、工藝、作業指導書、技術標準等；管理類包括各種工作流程、規章制度、組織體制、崗位職責、計劃和事件消息（如生產中突發的品質問題）等。從有效時間長短和緊急度考察，事件消息是短時效的，是必須在短時間內被處理并轉化成其他類型的知識，如通知、計劃中的內容、上級指示等等；其它的知識類別有較長的時間有效期和處理時間。按擁有者的范圍，可分為個人知識、團隊知識和社會知識；按可否被擁有者外的群體認知了解的判定界線，又可分為公開知識和隱性知識。公開或隱性的特征，是知識管理的重要觀點，下表是對“公開”和“隱性”的知識的含義的解釋。
　　
　　
　　
　　二、圍繞實現項目目標的任務，對項目組織涉及、產生、使用的知識進行有效的
　　管理，自然成為項目經理的任務之一
　　
　　人是運用和傳播知識的載體。一個組織中的成員，通過各種媒介，產生、傳遞和接受著各種類型的知識。例如通過會議產生決議，通過電話交流情報，通過查閱零件訂購管理系統了解物流情況等等。各種形態的知識在成員間流動，從而形成了一個有形的知識傳播網絡。所以針對項目工作的開展，要使項目組織的知識傳播網絡有效運作，項目經理要完成兩個基本任務：一是收集來自各專業領域項目成員的項目情報；二是將收集的情報信息加工處理后，以各種計劃、指令、消息等團隊知識的方式，傳遞給有關成員，指揮項目成員展開工作。
　　
　　1．由于項目成員是完成以上兩個基本任務的關鍵要素，而項目團隊組織結構決定了成員間的職能關系，所以項目團隊組織結構必然在某種程度上影響項目情報收集及處理方式和效果。就項目組織結構而言，一般依據公司規模、項目大小，項目組織以三種典型的組織結構形式或它們的混合形式存在。這三種典型的組織結構分別是：矩陣式組織結構；職能式組織結構和項目式組織結構（見表2）。
　　
　　
　　
　　2．這三種結構在人員成本、不同項目間知識交流等方面存在眾多差異（如表3），所以項目主管在職能結構和矩陣結構的組織中，要充分與成員的部門主管進行交流。
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　　3．完成以上兩個基本任務，項目經理除了考慮組織結構因素之外，另外一個重點考慮因素就是知識溝通的渠道體系的構建和利用。收集信息情報和傳遞指令、消息，首先離不開渠道體系。構成渠道體系的都是人們熟知的事物，各種形態的知識在適當的渠道中流動（如表4），列舉了主要渠道及對應知識傳播的特征。項目經理需要通過判斷緊急度、重要度和對將來的影響性三個方面，分析現狀，甄別各種形態的知識及選擇渠道。
　　
　　
　　
　　
　　三、團隊知識管理除了圍繞項目計劃所開展的工作的進行知識傳播管理外，另外一個重要任務是使積累的知識充分得到共享和新知識的開發
　　
　　從另一個角度講，就是把團隊和個人的隱性知識轉變成公開知識。培訓就是實現這一目標的最重要的有效手段。
　　在開展實際工作的過程中，項目成員通過上述的各種渠道與知識網絡互動，是在工作實踐中學習的過程，這是一種實操方式的培訓學習。但是，因為每個成員的知識背景，能力方面的差異，會造成水平參差不齊。而理論培訓則可以有針對性地、系統全面地將知識傳遞給學員，快速提升學員整體的理論水平，使學員擁有更多的“共同語言”。
　　
　�。ㄒ唬╉椖拷浝韺嵤┡嘤柕姆结槪�是要依據公司的運營方針，以提升成員開展項目工作的水平為目標，創造并維持知識學習和知識創新的環境
　　為了有效展開培訓，需要結合團隊組織特點和分析項目團隊外部環境進行，來安排培訓方式和培訓內容。有三個方面需要考慮的：
　　1．了解公司的培訓層次結構和運行情況，以制定培訓的大綱。
　　2．了解項目成員的項目展開經驗，依據學員的不同水平設計不同層次的教材和培訓方式。
　　3．立項目團隊培訓效果驗證的機制或手段。
　　了解公司的培訓體系，目的是更好設計項目團隊的培訓內容，力求在突出項目專業性知識培訓基礎上，體現公司的企業文化精神，以加強企業文化的建設。表5是一個制造業合資公司在某年的培訓體系簡要說明。在公司級別的培訓，重點是素質類教育，在部門和項目組里面，就強調專業技能教育。若公司員工的素質教育培訓效果不佳，對部門和團隊的培訓效果有負面的影響，所以在技能培訓中體現素質教育的精神是達成培訓目的重要手段。
　　
　　
　　
　　例如該制造業合資企業對一年經驗的員工進行全面質量管理（TQM）的培訓，其重點之一是要求學員掌握工作七步法（見表6），向項目成員講授制作某項業務計劃時，也可以按表6方式講授，通過這種項目知識培訓方式來鞏固企業文化建設。

　　
　　
　�。ǘ�）項目成員的項目開展能力水平，也是項目經理策劃培訓時要考慮的重要因素
　　一個成員是否能勝任工作，雖然與經驗、能力和態度是正相關的，但事前沒有一個可靠的判斷標準。不過，從事專業領域和項目工作的時間是非常重要的客觀指標，至少能說明成員的經驗水平。對項目成員的項目工作經驗有一個清楚的認識，是非常重要的。除了有利于開展工作，還能使培訓內容的選擇更有針對性。關于培訓的方式，最常見的就是工作實操學習和理論學習兩類，另外還有一些輔助性的，如針對個性意志或團隊合作精神的素質類型培訓活動。作為項目最高管理者，設定目標的方針就是依據成員的現有水平，安排適當的培訓學習，以在指定時間內達成期望的水平。
　　
　�。ㄈ�）最后也是最重要的因素，就是培訓效果的保障驗證機制的建立
　　一個直接有效的辦法就是將培訓內容與工作績效考核有機結合起來，盡可能使用量化指標來評估學員是否將所學運用到工作中。再通過績效評估的結果、評價培訓的效果，通過如前面所講的工作七步法來制定新的培訓計劃。運用這種方法的關鍵有兩點：
　　1．選擇可進行量化評估的工作任務，通過[時間、質量、成本、數量]測定工作效果。這四類指標，按照所體現的意義，細分為結果類和效果類。下面以一個生產車間為例來說明結果類和效果類的含義（見表7）。
　　2．評價標準力求合理化、人性化。對評估人性化的要求，是出于對不可抗干擾因素影響被考核者工作效果的考慮，給予被考核者申訴及分析原因和改善的機會，使工作效果評價更加公平性。表8是體現這種思想的示例。
　　
　　
　　
　　以上是站在一個項目經理的角度，圍繞一個團隊的知識傳播管理及團隊中的知識開發共享一些理解和總結。如何深入有效的管理“知識”，特別是“知識”傳播效率方面，還有待深入探討。
　　
　　【參考文獻】
　　[1]象山黨員干部遠程教育中心．知識管理：營建學習型團隊[EB/OL]．http://www.xsyc.gov.cn，2004-06-04．
　　[2]袁伊才．項目管理手冊[M]．北京：中信出版社，2001．

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