衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案兩級管理探討

衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案兩級管理探討

我國各級衛(wèi)生防疫站承擔(dān)著群體預(yù)防任務(wù)，在開展疾病控制、 衛(wèi) 生監(jiān)督監(jiān)測、科研、教學(xué)及健康等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。從全國來 看，各地各級防疫站對這部分本應(yīng)構(gòu)成防疫站檔案主體的衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案采取的管理模式 不盡相同，有的防疫站是采用科存檔案站存目錄，有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個(gè)人手中。本人認(rèn)為，對衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案采取分級管理的，這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足衛(wèi)生防疫站業(yè)務(wù)開展的需要。 ? 防疫業(yè)務(wù)檔案兩級管理是指在衛(wèi)生防疫站檔案工作管理委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實(shí)行分別站級、科級兩級管理。其有以下四個(gè)方面：? 在確定站級業(yè)務(wù)檔案的范圍時(shí)，應(yīng)本著總體性、綜合性、性及學(xué)術(shù)性的原則對檔案進(jìn)行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業(yè)務(wù)檔案能 夠全面反映和概括本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)及工作水平。總體來看，站級業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個(gè)方面：? 1?業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的檔案。包括有關(guān)證書、研究報(bào)告、編制說明及驗(yàn)證報(bào)告等。? 2?年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見病等疾病防治方案及、疫情流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢預(yù)測等。? (二)科級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍? 我國各級防疫站在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中更大量地、更直接地是形成服務(wù)對象檔案，即在對其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏�為本站管理的單位所提供的�?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測服務(wù)中所形成 的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務(wù)的的存亡而定，而且不少材料還因 工作需要逐年加以補(bǔ)充，因此存科保管更為便利。此外，衛(wèi)生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治得自于長期的大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān) 測材料不僅對當(dāng)年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的材料不能因?yàn)橛辛司C合性或總結(jié)性報(bào)告， 就可以隨意處置，而應(yīng)做為科級業(yè)務(wù)檔案存科保管�？萍墭I(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個(gè)方面：? 首先，站級業(yè)務(wù)檔案管理可使站檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對于站領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握全局，做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次，由于站級業(yè)務(wù)歸檔范圍明確將具有性、學(xué)術(shù)性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而 是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測材料上做進(jìn)一步的加工，形成分析性報(bào)告，從而促進(jìn)了業(yè)務(wù)工作的提高。第三，站檔案室人員針對業(yè)務(wù)檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務(wù)，有利于防疫機(jī)構(gòu)科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。? 1?建立健全檔案工作? 對種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔 案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時(shí)，站檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，再結(jié)合衛(wèi)生部“全國衛(wèi)生防疫工作規(guī)范”關(guān)于業(yè)務(wù)活動(dòng)形成材料范 圍的規(guī)定，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實(shí)際的各科站級和科級業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務(wù)檔案也要同站級業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確�？萍墮n案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分；第三，嚴(yán)格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。? 各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務(wù)，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù) 列入兼職檔案員繼續(xù)的學(xué)習(xí)，進(jìn)行學(xué)分評定，以提高他們學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的積極性。同時(shí)，檔案室人員也要主動(dòng)指導(dǎo)科室立卷和編目。? 各級防疫站在推行責(zé)任制時(shí)，應(yīng)將業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔也明確列入科管理中，制定相應(yīng)的考核指標(biāo)，定期對各科進(jìn)行考核，與獎(jiǎng)金掛鉤，這是確保兩級管理實(shí)施的十分重要的措施。此外，應(yīng)將業(yè)務(wù)材料的歸檔列入全站業(yè)務(wù)人員年終考核評分標(biāo)準(zhǔn)中，從而真正確保業(yè)務(wù)檔 案的收集歸檔。? 綜上所述，將業(yè)務(wù)檔案實(shí)行兩級管理，是衛(wèi)生防疫站貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要，隨著業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)踐的，它將會(huì)更加完善，一定會(huì)為衛(wèi)生防疫站業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)揮重要作用。

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