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衛生防疫業務檔案兩級管理探討
我國各級衛生防疫站承擔著群體預防任務，在開展疾病控制、 衛 生監督監測、科研、教學及健康等業務活動中，形成了大量的業務技術檔案。從全國來 看，各地各級防疫站對這部分本應構成防疫站檔案主體的衛生防疫業務檔案采取的管理模式 不盡相同，有的防疫站是采用科存檔案站存目錄，有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個人手中。本人認為，對衛生防疫業務檔案采取分級管理的，這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足衛生防疫站業務開展的需要。 ? 防疫業務檔案兩級管理是指在衛生防疫站檔案工作管理委員會的統一領導下，將防疫業務形成的技術檔案實行分別站級、科級兩級管理。其有以下四個方面：? 在確定站級業務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料以及在基礎監督監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業務檔案能 夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平�？傮w來看，站級業務檔案的范圍有以下幾個方面：? 1?業務工作法規、標準及技術方法的檔案。包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。? 2?年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及、疫情流行病學分析、疫情流行趨勢預測等。? (二)科級業務檔案的劃分及范圍? 我國各級防疫站在日常業務活動中更大量地、更直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區內或對被劃定為本站管理的單位所提供的經常性的疾病控制、衛生監督監測服務中所形成 的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的的存亡而定，而且不少材料還因 工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治得自于長期的大量的日常性監督監測材料的積累。這些常規性監督監 測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發現和分析出疫情流行規律。因此，這些一般性、經常性業務活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結性報告， 就可以隨意處置，而應做為科級業務檔案存科保管�？萍墭I務檔案的范圍有以下幾個方面：? 首先，站級業務檔案管理可使站檔案能夠反映業務工作全貌和工作水平，對于站領導及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據。其次，由于站級業務歸檔范圍明確將具有性、學術性的材料交站歸檔，從而要求各科業務人員不能再僅停留在做一般性工作小結，而 是要在大量的監督監測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業務工作的提高。第三，站檔案室人員針對業務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務，有利于防疫機構科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。? 1?建立健全檔案工作? 對種類繁多、形式各異的業務檔案，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔 案管理制度。首先，在制定業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，再結合衛生部“全國衛生防疫工作規范”關于業務活動形成材料范 圍的規定，經與各科密切協商，具體確定符合業務實際的各科站級和科級業務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業務檔案也要同站級業務檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確�？萍墮n案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分；第三，嚴格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據為已有。? 各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業務培訓班，并將檔案業務 列入兼職檔案員繼續的學習，進行學分評定，以提高他們學習檔案業務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。? 各級防疫站在推行責任制時，應將業務檔案的立卷歸檔也明確列入科管理中，制定相應的考核指標，定期對各科進行考核，與獎金掛鉤，這是確保兩級管理實施的十分重要的措施。此外，應將業務材料的歸檔列入全站業務人員年終考核評分標準中，從而真正確保業務檔 案的收集歸檔。? 綜上所述，將業務檔案實行兩級管理，是衛生防疫站貫徹我國檔案集中統一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合衛生防疫業務工作的特點和需要，隨著業務檔案管理實踐的，它將會更加完善，一定會為衛生防疫站業務工作的開展發揮重要作用。【衛生防疫業務檔案兩級管理探討】相關文章：
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