加強醫院專業技術檔案管理探討

加強醫院專業技術檔案管理探討

　　摘要：如何管理并利用醫院專業技術人員檔案資源，是檔案管理工作者的重要課題。隨著科技的日新月異，以計算機和網絡為載體的現代檔案管理正以不可阻擋之勢沖擊檔案界。用現代化的手段做好新時期的工作，這既是新時期的專業技術檔案工作的需要，也是信息化工作的必然要求。

　　關鍵詞：醫院 管理探討 專業技術檔案

　　一、建立專業技術檔案的意義

　　醫院專業技術檔案工作是衡量醫院醫療質量和管理水平的一個重要標志。它是醫院管理專業人員的重要工具，為醫院選人用人提供基礎保障。建立專業技術檔案，一方面可為醫院培養高層次醫學人才，提高教學醫院的臨床水平、科研能力以及促進醫院的學科建設，發揮了至關重要的作用。另一方面，也為醫院全面、準確、多方位地掌握各類專業技術人才信息，這對醫院人力資源的可持續發展起著重要的作用 。

　　二、專業技術檔案的構成

　　我院是一所集醫療、科研、教學、預防保健、社區服務與康復為一體的省級腫瘤防治研究機構和三級甲等專科醫院，是廣西醫科大學的碩士、博士點、臨床醫學博士后科研流動站的單位。因此，技術檔案是專業技術人員在醫療、科研、教學和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，是醫院諸方面綜合能力的具體體現，是醫院的無形資產，對促進醫院的各項工作開展具有十分重要的意義。然而，專業技術檔案是一個不斷變化的有機體，具有動態性，其伴隨著專業技術人員的基本信息，學歷學位情況，專業技術資格情況，參加學術團體及社會兼職情況，獎懲情況，國內外學習、培訓、進修情況，教學工作情況，科研課題及成果情況，著作論文情況，工作總結，工作業績，繼續教育培訓，技術工作報告等不斷形成而變化，因此需要我們及時加以收集和補充完善。

　　三、目前專業技術檔案管理存在的問題

　　1、檔案意識薄弱，缺乏足夠的重視，在收集專業技術人員的科研與論文、考核獎懲、到基層單位工作考核情況等信息過程中，專業技術人員存在檔案意識薄弱，對檔案的作用認識模糊，認為材料放在自己身邊安全、保險，用起來方便，存在個人檔案資料( 如有關證件、證書等)自己保管，不及時歸檔。

　　2、檔案信息不規范，有些職能部門仍然停留在主要通過紙質來記錄和保存資料，處于一種無序、零散存放狀態，經常會出現丟失現象;有的雖已通過電子載體記錄和保存信息，但缺乏信息格式的統一;這些因素嚴重影響專業技術檔案的質量，難以充分發揮它的作用，特別是檔案系統不能及時進行整合數據時，不利于提高工作效率，也不能保證數據材料的真實和完整。

　　3、管理制度有待“廢、改、立”。檔案管理制度存在不健全，有些已經不能用于管理現狀工作，導致工作積極性不高，存在收集歸檔材料及信息整理過程緩慢，對檔案信息深層次的開發利用不夠。由于醫院的人員類別和崗位性質繁多，檔案資料管理分散，存在多個部門收集和管理，如人事部門、醫務科、科研科、教務科、護理部、質控科、病案室等分別管理專業技術人員的部分檔案資料，多部門管理且范圍不明確，內容界定不清，人事部門收集檔案存在一定的困難，收集的材料質量不高，不能及時更新檔案數據。

　　四、加強專業技術檔案的管理及工作思路

　　我院1999年首次申報“三甲”醫院時就建立了專業技術檔案，當時檔案基本是紙質資料，日積月累，材料堆積如山，除了檔案資料難以保管外，還需人員、經費、庫房、設備各方面給予保證，才能完成日常工作。隨著時代的發展，借助計算機進行輔助管理，仍無法滿足需求信息大、提供數據快捷、準確等多方面的要求;隨著社會信息化程度越來越高，檔案的管理內涵和外延均發生了很大的變化，提出了醫院專業技術檔案信息化的建設，現結合醫院實際情況，交流探討一些做法。

　　1、加快完善醫院專業技術檔案管理系統的建設，構建完備的信息資料，整合和優化現有的紙質檔案，對檔案事務實現電子化，隨著現代科學技術的發展，電化教學的普及，管理自動化程度的提高，聲像載體檔案如照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、光盤等不同載體的文件材料越來越多，應加強計算機技術的應用，將技術人員的技術檔案全部信息化，并利用計算機的檢索功能，獲取各種信息，滿足各方面的需要。

　　2、建立一套完整的檔案管理制度，如檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔辦法，以及檔案的保密、對檔案人員的相應要求，檔案統計制度，檔案的利用制度，崗位責任制度等，由人事部門檔案管理員負責收集、整理、分類、鑒定、保管、統計醫院各類專業技術檔案。

　　3、以使用目的為導向，結合實體，完善專業技術檔案電子基本信息的構成，要求檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施，檔案材料必須標準化、規范化。有效預防、及時處理和解決檔案管理工作中的突發事件，達到快速有效救援，減少損失，確保檔案資源安全。

　　4、檔案管理人員的素質要求。檔案管理人員需忠于職守，認真學習檔案專業知識及管理知識，還要學習自然科學、社會科學方面的知識，刻苦鉆研業務，以保證工作的順利進行，提高開發利用檔案信息資源的能力，提高服務水平。

　　5、專業技術檔案的建立與管理并不是一時或短期的任務，在工作中，確保專業技術檔案的真實、準確、完整，提高信息使用過程中的信度與效度，醫院將專業技術檔案的各項管理工作納入制度化管理軌道，通過有序、高效、高質量的管理，為檔案管理工作的開展，提供良好的條件和環境。

　　五、對醫院專業技術檔案系統的總體要求

　　通過建設專業技術檔案信息系統，全面管理各級專業技術人員的技術檔案，加強完善檔案管理制度，使檔案管理工作更具條理性和可操作性，以保障檔案資料的質量和完整、系統和安全，便于開發利用，實現醫院專業技術檔案資料的信息化管理，涵蓋人事、醫務、護理、科教、醫德醫風、干部履歷等信息，從根本上解決檔案資料利用效率不高、管理分散、重復工作等諸多問題，實現檔案信息“協同、共享”的信息化、標準化管理模式。

　　綜上所述，醫院專業技術檔案通過規范化、科學化、信息化管理，充分發揮其的作用，我們要用發展的理念，長遠的眼光，齊抓共管，加快完善各項工作，跟上時代的步伐，使專業技術檔案管理水平上新臺階，更好地為醫院服務。

　　參考文獻

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