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試論辦公室系統(tǒng)的協(xié)調(diào)功能
論文關(guān)鍵詞：行政管理 辦公室 協(xié)調(diào) 功能
論文摘要：辦公室是單位和部門的樞紐，功能多、任務(wù)重。作為一個溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機(jī)構(gòu)，辦公室要善于統(tǒng)籌兼顧，圍繞工作中心，充分發(fā)揮辦會室系統(tǒng)的協(xié)調(diào)功能，提高其協(xié)調(diào)能力。
辦公室作為一個綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，其承擔(dān)的職責(zé)和任務(wù)是多方面的，如撰寫文稿、文書打印、檔案收存、機(jī)要保密、電話傳真、組織會議、處理信息、內(nèi)部協(xié)調(diào)、公關(guān)接待、信息發(fā)布和督促檢查等，擔(dān)負(fù)著日常性的行政事務(wù)及繁重的服務(wù)工作，起到承上啟下、協(xié)調(diào)左右的中心樞紐作用。本文擬就力、公室的協(xié)調(diào)功能進(jìn)行探討
所謂協(xié)調(diào)，就是連接、聯(lián)合、調(diào)和所有的活動及能量，使之統(tǒng)一起來。換句話說，協(xié)調(diào)是一項綜合性的管理工作，其目的是消除管理過程中各環(huán)節(jié)之間的不和諧現(xiàn)象，使之協(xié)調(diào)一致、相互配合、同步發(fā)展。在實際工作中，單位的內(nèi)外之間、上下之間、部門之間往往會出現(xiàn)許多矛盾、沖突和不一致、不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，這些矛盾與沖突，需要通過有關(guān)政策、規(guī)章制度和有力的措施來調(diào)節(jié)。辦公室作為管理系統(tǒng)的中樞，其所處的位置決定了辦公室的工作必須經(jīng)常地、大量地、直接地協(xié)調(diào)各種關(guān)系，其協(xié)調(diào)工作的主要方面是上下級間的協(xié)調(diào)和左右間的協(xié)調(diào)。
一、上下級間的協(xié)調(diào)
首先，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，辦公室人員要深人開展調(diào)查研究，經(jīng)常給領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)管理信息，并依據(jù)黨的方針和國家的政策法規(guī)結(jié)合實際情況，適時地提出可行性建議，撰寫出客觀全面的、具有前瞻性的調(diào)研報告供領(lǐng)導(dǎo)參考，為領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策服務(wù)。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，參謀作用十分明顯，辦公室干部要克服“言多必失、言高蓋主、言低丟而”的困擾，不以言輕而金口難開，要敢于進(jìn)言，敢于獻(xiàn)計，大膽進(jìn)諫。當(dāng)然，進(jìn)諫也要點到為止，不能把自己的意見強(qiáng)加給領(lǐng)導(dǎo)，更不能左右領(lǐng)導(dǎo)決策。要坦坦蕩蕩，出于公心，從大局出發(fā)，以事業(yè)為重，說真話，丁是丁，卯是卯。
其次，辦公室所處的位置自然要求辦公室要在領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間起到橋梁和紐帶作用。為此，辦公室要認(rèn)真對待和妥善協(xié)調(diào)好上下級之間可能存在的矛盾，善于做好群眾工作，積極維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間的團(tuán)結(jié)。在協(xié)調(diào)處理政務(wù)、事務(wù)時，要平心靜氣、平等待人，仔細(xì)傾聽對方的意見，充分體諒對方的難處，對他們的實際困難和問題，該解決的要及時向領(lǐng)導(dǎo)反映并積極配合解決，要利用自己政策懂得多，信息知道得多，領(lǐng)導(dǎo)意圖了解得多的優(yōu)勢，幫助基層出點子、理思路和謀對策。
再次，領(lǐng)導(dǎo)之間由于各自分管著幾個方面的工作，往往會從分管的工作出發(fā)，給辦公室提出不同的要求，發(fā)出不同的指令，對此辦公室人員要胸有全局，分清主次和輕重緩急。在安排工作計劃、各種會議和活動的工作中，要以正職領(lǐng)導(dǎo)為中心，對大是大非、事關(guān)全局的問題，必須多請示主要領(lǐng)導(dǎo)，按主要領(lǐng)導(dǎo)的意見去溝通和落實，對領(lǐng)導(dǎo)之間即正職與副職、副職與副職之間的意見，也要及時溝通，消除誤會，努力使整個組織建立起融洽和諧、相互支持、相互信任的關(guān)系。
二、左右間的協(xié)調(diào)
首先，在實際工作中，由于各個部門所處的位置不同，也由于各類人員在思維方式、思想認(rèn)識、工作作風(fēng)和工作能力等方面存在差異，他們往往偏重于注意自身目標(biāo)的實現(xiàn)，而忽視別的部門或別人的要求，使得部門之間、人與人之間對一些問題的認(rèn)識和處理不一致，以致于不能發(fā)揮整個組織的最大功能，不能形成最佳的合力。對此各級辦公室要通過聯(lián)系、溝通、調(diào)解、協(xié)商等方式來有效地統(tǒng)籌協(xié)調(diào)左右之間各方面的關(guān)系，弄清楚問題的來龍去脈，絕不能把遇到的矛盾簡單地上交給領(lǐng)導(dǎo)。
其次，辦公室在發(fā)揮協(xié)調(diào)功能中，要站在全局的立場和高度對各部門進(jìn)行綜合平衡，集中多方意見，多方協(xié)商，求同存異，秉公處理，要以公正平和的心態(tài)調(diào)整、理順和改善各單位之間、人際之間的關(guān)系，解決工作中的矛盾，并且建立和健全各種協(xié)調(diào)制度，使協(xié)調(diào)工作逐步規(guī)范化、程序化。
再次，辦公室的協(xié)調(diào)工作要綱舉目張，不能事無巨細(xì)，眉毛胡子一把抓，否則就會被事務(wù)所淹沒，有可能顧此失彼、事倍功半。事實證明，辦公室的協(xié)調(diào)工作一定要有重點，要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點和群眾關(guān)注的熱點及改革發(fā)展中碰到的難點問題，通過牢牢抓住重大事項，去帶動辦公室協(xié)調(diào)工作的開展。
三、協(xié)調(diào)工作中應(yīng)該注意的幾個問題
第一，有權(quán)不越權(quán)。辦公室是綜合管理部門，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)施政、指揮和管理的左右手，但辦公室干部要切實擺正位置，既不能越權(quán)，更不能濫用權(quán)利。要始終牢記自己是參謀而非領(lǐng)導(dǎo)，是“配角”而非“主角”，做到盡責(zé)不越職，出謀不決策，參與不干預(yù)，在正常情況下絕不超越職權(quán)范圍處理事務(wù)，絕不過問不該知道的事情。辦公室在任何時候都不能忘記按章辦事，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，按照工作程序辦事，對一些重要事情要按照職責(zé)分工和上下級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，有請示，有匯報。凡遇到超越職權(quán)范圍的事，不擅自作主，不亂表態(tài)，不亂辦事，如遇領(lǐng)導(dǎo)不在又有緊急事情需要處理時，要注意與有關(guān)部門、有關(guān)人員商量后慎重處理。
第二，有功不居功。辦公室的工作多數(shù)是協(xié)助、輔助其他部門的，雜事、小事多，協(xié)助、輔助多，臺下、幕后多，沒有轟轟烈烈的場面，沒有引人注目的動作，因而工作干了不少，但總結(jié)起來，似乎又沒幾件能顯示成績的事情。面對這種情況，辦公室人員一定要高姿態(tài)，不爭功，不居功，淡泊名利，忘我超我，樂于干默默無聞的小事、雜事，甘當(dāng)配角，當(dāng)好配角。
第三，有苦不叫苦。辦公室的特點是事雜(繁雜、復(fù)雜)面廣(頭緒多、范圍寬)，什么工作都可以歸到辦公室辦，作為聯(lián)絡(luò)上下左右的“中樞”，辦公室經(jīng)常處于矛盾的交叉點，稍不注意不是上不滿意就是下有意見。面對誤解和委曲，辦公室人員要受得住、不氣餒，認(rèn)真對待，有則改之，無則加勉。不能因為領(lǐng)導(dǎo)要求嚴(yán)、批評多，就鬧情緒，也不能因為矛盾多、事難辦，就畏首畏尾，不敢辦事。正確的態(tài)度應(yīng)該是:只要是職權(quán)范圍內(nèi)的事，就要積極主動抓，絕不可縮手縮腳、推三推四，要敢于做一切有利于做好工作的事，敢管事、敢擔(dān)事、敢辦事，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。
四、辦公室協(xié)調(diào)能力的提高
辦公室工作的性質(zhì)、地位和作用要求辦公室人員要具有較高的理論水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)與應(yīng)變能力。隨著改革開放向縱深發(fā)展，辦公室系統(tǒng)要在新形勢下完成自己的工作使命，有所作為，還要開拓新的思路，采用新的方法，在辦文、辦會和辦事上，在綜合、協(xié)調(diào)、運轉(zhuǎn)上發(fā)揮更大的功能和作用。為此，辦公室干部平時要注意系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代管理科學(xué)理論并指導(dǎo)實踐，主動深人實際，調(diào)研分析，當(dāng)政策的“靈通人士”和情況的“百事通”，只有這樣，才能增強(qiáng)做好協(xié)調(diào)工作的素質(zhì)和本領(lǐng)。
辦公室是一個有機(jī)的整體，往往一項具體工作有時要落實到多位工作人員的身上，經(jīng)過通力合作才能完成。因此要通過經(jīng)常性的思想政治教育，增強(qiáng)力、公室人員的黨性觀念、全局觀念和群眾觀念，做到個人利益服從整體利益，局部利益服從全局利益，眼前利益服從長遠(yuǎn)利益。要注意調(diào)動力、公室每位同志的積極性和創(chuàng)造性，充分發(fā)揮辦公室人員的智慧和特長，并進(jìn)行科學(xué)組合，合理分工，分兵把口，使辦公室內(nèi)部的知識結(jié)構(gòu)可以互補，能力可以互補，大家職責(zé)分明、任務(wù)明確，重大事項集體合作、統(tǒng)一行動，保證目標(biāo)的實現(xiàn)。此外要拓寬民主渠道，努力營造一種多想問題、勤動腦筋、積極向上的良好氛圍，建立人人爭先創(chuàng)優(yōu)的激勵機(jī)制，從而增強(qiáng)辦公室的凝聚力，增強(qiáng)辦公室人員的責(zé)任感和集體榮譽感。
從某種意義上說，辦公室是個無權(quán)部門，充其量是個參謀、輔助部門，要真正發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)作用，還有賴于領(lǐng)導(dǎo)的支持和充分的授權(quán)，而且領(lǐng)導(dǎo)重視和支持的程度也直接關(guān)系到辦公室協(xié)調(diào)成效的大小。
總而言之，作為一個溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機(jī)構(gòu)，辦公室要善于統(tǒng)籌兼顧，緊緊圍繞工作中心，深入做好協(xié)調(diào)工作，使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間、人員之間思想一致、行動統(tǒng)一，從而最大限度地調(diào)動單位和個人的積極性，在相互配合、減少內(nèi)耗的情況下發(fā)揮整體的最優(yōu)效能。
參考文獻(xiàn):
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