信息化背景下機關事業單位檔案管理創新研究

信息化背景下機關事業單位檔案管理創新研究

　　[摘 要]不斷完善機關事業單位的檔案管理工作是社會發展的必然趨勢。各級部門應當充分利用信息技術所提供的便利，不斷創新管理方法，促進單位檔案管理工作信息化的長足進步。

　　[關鍵詞]檔案管理;信息化;機關事業單位

　　隨著國家信息化水平的不斷發展與進步，機關事業單位也在不斷進行著改革。信息化進程的加快，使得現代社會很多管理工作都建立在信息技術的基礎上。在這樣的背景下，機關事業單位的檔案管理工作也在發生著變化，傳統的以手工登記為主的管理模式已經逐漸被信息化的管理方式所取代。檔案管理是任何一個單位的基礎性工作，尤其是機關事業單位，科學完善的檔案管理工作更是單位取得長足發展的基石。因此，以科學化和信息化的手段，不斷完善機關事業單位檔案管理，已成為現代社會檔案管理工作的必然趨勢。在目前的機關事業單位檔案管理工作中，還存在著一些不足，例如，沒有合理利用信息化手段進行檔案管理、檔案文書內容不夠完善等。如何有效利用信息技術的手段，完善單位檔案管理工作，是擺在檔案管理工作者面前的難題。本文中，筆者結合自身的檔案管理經驗，分析在信息技術背景下機關事業單位檔案管理工作的創新策略。

　　一、機關事業單位檔案管理信息化的優勢

　　1.1 檔案管理信息化有利于提高工作效率

　　在傳統的檔案管理模式中，往往采用的是紙張、照片或者錄像的形式。這樣的管理方式，存在著很多不足，比如管理不方便，不利于長期保管等。機關事業單位檔案管理工作是比較復雜的，各種文書、文件通常是數以萬計，如果僅僅以手工登記的方式進行檔案管理，勢必會讓單位的檔案管理工作顯得更加繁重。而信息化的管理方式，可大大改善傳統的檔案管理工作帶來的不足。檔案管理信息化，很多管理工作，如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣不僅大大縮短了時間，還節省了大量的人力、物力、財力，大大提高了單位檔案管理工作的效率。

　　1.2 檔案管理信息化有利于促進信息的交流和共享

　　傳統紙質檔案，無論是在搬運或者保管上都存在著很多不足，而且在查閱時也極為不便。因此，傳統的檔案管理工作，不利于信息的交流和共享。檔案管理信息化有效解決了這個問題。采用信息化的手段管理檔案，很多文書的保管或者查詢、共享，都可通過網絡的方式進行，不僅方便快捷，而且安全無誤。大大提高了機關事業單位各部門之間的交流與合作，提高了單位的檔案管理工作質量。

　　1.3 檔案管理信息化有利于促進檔案保存的穩定性

　　傳統的紙質檔案，在保存上，容易受到保存條件和自然環境的影響。如果保存不當，容易導致很多極有價值的檔案遭到損壞。而電子檔案就不會受到自然環境的影響。相對于紙質檔案來講，電子檔案具有保存方便，保存壽命長的特點。通過電子載體的方式保存，不僅可提高檔案保存的安全性和穩定性，還可節省大量空間，提高了單位檔案管理的效率。

　　二、機關事業單位檔案管理信息化創新策略

　　對于機關事業單位來講，采用信息化的手段進行檔案管理工作，就已經是管理工作的進步和創新。那么，在單位檔案管理工作信息化的背景下，管理工作者如何不斷創新，來完善單位的檔案管理工作呢?

　　2.1 加強培訓，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質

　　在信息化的社會背景下，單位促進檔案管理工作的不斷進步，首先要加強培訓，不斷提高檔案管理工作者的基本素質。在目前的機關事業單位中，某些部門檔案管理工作者存在著一些不足，有些單位的檔案管理者甚至不懂得使用電腦，不懂得計算機操作。因此，現代社會的檔案管理工作要取得進步，就要依賴高素質的人才，實現檔案管理工作的信息化。機關事業單位要加強檔案管理工作者的培訓，不斷提高其素質和技術水平，促進單位檔案管理的信息化建設。

　　2.2 完善檔案管理制度

　　就目前我國的檔案管理工作來講，部分單位的檔案管理工作是比較薄弱的，有些單位甚至出現不重視檔案管理工作的情況。出現這樣的現象，主要在于管理人員思想觀念落后，單位主管領導不重視，缺乏相應的制度支持等原因。因此，要完善單位的檔案管理工作，首先要建立相應的檔案管理制度，完善管理體系，規范單位的檔案信息管理工作，對檔案管理工作定期考核，建立相應的獎懲制度，才能從根本上解決單位檔案管理工作薄弱的問題。

　　2.3 不斷完善檔案管理信息化系統

　　對于檔案管理工作而言，管理者的基本素質是軟件，而信息化系統則是硬件。因此，要加強機關事業單位檔案管理信息化水平，首先需要完善檔案管理信息化系統。只有信息化系統水平提高了，檔案管理工作的各環節才能發揮應有的作用。只有系統的運行不出現問題，才能保證機關事業單位檔案管理工作的順利進行。因此，任何一個機關事業單位，要不斷完善檔案管理工作的信息化，首先需要提高硬件設施的水平。

　　三、結 語

　　不斷完善機關事業單位的檔案管理工作是社會發展的必然趨勢。各級部門應充分利用信息技術所提供的便利，不斷創新管理方法，促進單位檔案管理工作信息化的長足進步。筆者結合自身管理經驗，闡述了信息化技術在機關事業單位檔案管理中的優勢以及相應的管理策略，希望為機關事業單位檔案的信息化管理提供借鑒。

　　參考文獻：

　　[1]解成鋒.事業單位檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務，2014(19).

　　[2]楊鑫.關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討[J].科技創新與應用，2013(3).

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