財會電算化管理制度

 

1.目的：為加強財會電算化管理管理，特制定本辦法。

2.適用范圍：本規(guī)定適用于公司及分子公司。

3.財會電算化軟、硬件的購置

3.1電算化軟件的購置、使用運行、升級換版、二次開發(fā)等，由公司財務部統(tǒng)一負責組織實施，并須符合下列條件：

3.1.1購入軟件應進行可行性論證和方案設計，在充分考察適合公司情況的基礎上，經財務主管領導批準方可添購；

3.1.2購入軟件必須是經國家財政部統(tǒng)一鑒定合格的、且售后服務好和技術支持保障科技含量高的軟件；

3.1.3未經批準不得使用外來軟件（包括應用軟件和系統(tǒng)軟件）；不準對購入軟件進行隨意修改，對外拷貝；

3.1.4二次開發(fā)軟件要經公司財務部領導同意、財務主管領導批準后方可實施，且僅限于對原始數據的利用和深加工，不得修改原始數據。二次開發(fā)的軟件應達至財政部發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的相關要求。

3.2電算化硬件的購置

首先由財務部根據工作需要提出硬件需要量申請，再由公司信息部進行選型和市場價格調查的工作，選擇性價比好，商品質量高的品種和售后服務好的商家簽訂合同，經公司領導批準后購置。

4.計算機上崗要求

4.1專職計算機操作人員經專門培訓并取得合格證后才能上崗操作，兼職操作人員可逐漸達到這一要求。

4.2各財務部使用的計算機只能用于本公司，未經公司財務部批準不得對外使用。

4.3為保證系統(tǒng)的正常、安全運行，杜絕各種非法舞弊行為，防止造成系統(tǒng)內數據的破壞，保證數據正確性和運行效率，對上機操作人員規(guī)定：

4.3.1系統(tǒng)操作員、數量錄入員、數據審核員由財務負責人根據業(yè)務需要確定；

4.3.2系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護員、數據錄入員、數據審核員及其他由財務負責人批準的有關財會人員，有權上機操作本人權限范圍內的財務運行系統(tǒng)；

4.3.3與業(yè)務無關人員及脫離會計崗位的人員不得上機運行財務系統(tǒng)。

4.4嚴格操作規(guī)則

4.4.1原始憑證需經有關領導審核，并按有關財經法規(guī)填制記帳憑證，憑此進行賬務處理；

4.4.2記帳憑證必須經專職審核員審核后才能錄入微機。數據錄入人員應嚴格按照憑證輸入數據，不得擅自修改憑證數據，如發(fā)現差錯，應在輸入計算機前及時反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數據，在登帳前發(fā)現有錯，可按憑證數據進行修正。如在登帳之后發(fā)現有錯，必須另做憑證，以紅字沖銷，錄入計算機。最后由復核員調正，并在機內簽字，記帳才能進行；

4.4.3當月機內數據必須全部記帳完畢，方可由指定人員進行結帳；

4.4.4除了系統(tǒng)維護員之外，其他人員一律不得直接打開庫進行操作，不得隨意增刪修改數據、源程序和庫文件結構；

4.4.5出納人員、軟件開發(fā)人員不得擔任現金和各類銀行帳的原始數據錄入工作，更不允許進行系統(tǒng)性操作；

4.4.6系統(tǒng)軟件、二次開發(fā)的文檔資料，均由財務負責人指定專人保管，未經許可不得擅自復制、修改和出借；

4.4.7存檔的數據軟盤、帳表、憑證各文檔資料等，由檔案管理員按規(guī)定進行復制、核對、保管；機內數據必須每天雙備份；月未根據需要將明細帳打印歸檔（如現金、銀行存款、結算中心往來帳等），年未必須將當年所有的明細帳打印出裝訂成冊歸檔；

4.4.8系統(tǒng)維護人員必須按有關的維護規(guī)定操作；

4.4.9各操作人員在上機時，應認真登記姓名、系統(tǒng)時間、業(yè)務時間等。操作員必須對自己的登機口令保密，以便帳務系統(tǒng)自動對其上機操作進行流水登記，財務部負責人定期檢查此上機記錄，以作為責任劃分的依據；操作人員必須嚴格按操作權限操作，不得越權或擅自上機操作；必須認真登記憑證數據摘要及有關附件信息，保證會計信息的全面完整；

4.4.10每次上機完畢，應做好所需的各項備份工作，以防止發(fā)生意外事故；

4.4.11嚴禁使用來歷不明的軟盤或光盤上機操作，嚴禁非法拷貝工作，外購軟盤使用前必須先進行防病毒的檢查。

5.軟件升級的審批程序

5.1由系統(tǒng)管理員根據工作需要提出軟件升級申請報告。

5.2公司財務部經理審查申請報告、信息部論證其可行性、公司分管領導審批。

5.3原程序清單存檔。

5.4手續(xù)完備后，實施軟件升級。

5.5軟件升級后使用變更通知。

5.6進行軟件升級后的試運行。

5.7根據運行的情況總結并升級文檔資料。

5.8發(fā)出軟件升級后正式運行通知。

5.9軟件更新后的備份與定稿的文檔資料一同存檔。文檔主要包括以上修改或更新的提請人、審批人、維護人的姓名，維護時間，修改時間，修改的原因，修改的內容，修改后的現狀等。

6.財會電算化檔案管理

財會電算化檔案主要是打印輸出的各種帳簿、報表、憑證，存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。檔案管理的任務是負責系統(tǒng)內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。電算化財會檔案一般包括以下內容：

6.1會計憑證、會計帳簿、會計報表是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料與證據，財務部必須加強會計檔案管理工作的領導，建立健全會計檔案的立卷、保管、調用及管理制度。

6.2記帳憑證由人工統(tǒng)一登記編號，經審核人員審查后錄入微機。定期匯總，按類裝訂成冊，專人保管，帳表必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。

6.3每月形成的帳簿、報表都應按月打印，按科目、類別立卷，裝訂成冊，年底送財務部檔案室集中管理。

6.4會計檔案一律以紙質形式保存，同時以磁質形式保存會計檔案，磁質檔案一般應保存2到3份，保存時限至少為五年。其他各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)，應按《會計檔案管理方法》的規(guī)定保管期限進行保管。

6.5會計檔案必須做到妥善保管，存放有序，方便查找，備份軟盤應貼上保護標簽，標簽信息完整，字跡信息完整，字跡清楚，必須用鋼筆填寫。存放在安全、清凈、防熱、防潮的場；同時，嚴格執(zhí)行保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

6.6會計檔案為本單位積極提供利用；向外單位提供利用時，檔案原則上不得借出，如有特殊，需經公司財務部經理批準，并應記錄下調用人員的姓名、調用內容、歸還日期等，并按期歸還，且不得拆散原冊。

6.7對于違反上述檔案 管理或保密規(guī)定，以及任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、軟盤等的行為將進行嚴肅處理。

7.財務部會計電算化崗位設置及工作職責

7.1會計人員

會計人員應孰悉分工負責的核算業(yè)務，既能進行手工核算的會計處理，又能適應會計電算化工作要求。其職責范圍除會計法、財政部有關規(guī)定外還包括：編制會計憑證應符合財務制度的要求，做到經濟業(yè)務處理合法完整、數據正確，摘要簡明規(guī)范，編碼完整，符合會計電算化有關細則的規(guī)則等。

7.2系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員應精通本單位的財務和會計業(yè)務，具備一定的計算機知識，熟悉本單位在用系統(tǒng)，由財務部負責人擔任。主要對系統(tǒng)總的運行情況負責，協調財務部內外有關電算化的工作關系，處理臨時出現的問題。主要職責有：

7.2.1負責電算化系統(tǒng)日常管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行，在系統(tǒng)發(fā)生保障時，應及時監(jiān)督、組織有關人員恢復其正常工作；

7.2.2負責組織系統(tǒng)各有關資源（包括設備、軟件、數據及文檔資料等）的調用、修改和更新的計劃；提出更新軟件或修改軟件的需求報告。

7.3系統(tǒng)操作員

操作員有權進入本公司電算化系統(tǒng)并調用系統(tǒng)全部或部分功能。操作員應熟悉單位財會業(yè)務，同時有較熟悉的計算機操作及數據庫知識，熟悉在用系統(tǒng)的使用，操作員一般由經過計算機和會計兩類培訓的專業(yè)人員擔任，對整個系統(tǒng)安全正常進行負責。其主要職責包括：

7.3.1嚴格按照系統(tǒng)操作說明進行操作；

7.3.2負責系統(tǒng)維護操作，包括各種環(huán)境庫的修改和更新操作；

7.3.3負責各類數據的備份和存檔；

7.3.4系統(tǒng)操作過程中發(fā)現故障，應及時報告財務負責人和信息部，并做好故障記錄及上機記錄等；

7.3.5當天的日記帳數據，當天登錄，登錄后打印出當天的帳表，做到日日清；

7.3.6月底打印系統(tǒng)所有的明細帳、總分類帳和會計報表，以及自動轉帳憑證；

7.3.7負責領導交辦的其他工作；

7.3.8系統(tǒng)操作員是系統(tǒng)運行中的關健人員，不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔任，不準調用自己權限內的功能。

7.4數據錄入員

數據錄入員負責錄入已審核的手工憑證或其他原始數據。數據錄入員應對會計業(yè)務知識。有一定的了解，有簡單的計算機操作知識，能熟練地錄入有關數據。其一般由經過打字訓練的會計人員擔任，對錄入數據的正確性負責。職責一般包括：

7.4.1檢查專職會計人員提供的數據的審批手續(xù)，對非法數據不得錄入；

7.4.2嚴格按照專職會計人員提供的數據進行錄入，錄入完畢進行自檢核對，核對無誤后交數據審核員復核；

7.4.3在輸入過程中，如發(fā)現輸入憑證有疑問或錯誤時，應及時向系統(tǒng)管理員或有關專職會計人員反映，不得擅自作廢或修改；

7.4.4發(fā)現輸入數據與憑證數據不符時，應按憑證數據予以修正；

7.4.5每次數據錄入結束后，應及時做好數據備份；

7.4.6日記帳輸入應做好日清月結；

7.4.7注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數據應妥善保管；

7.4.8、操作過程中發(fā)現問題，應記錄故障情況并及時向系統(tǒng)管理員報告；數據錄入員不能由系統(tǒng)開發(fā)人員擔任。

7.5數據審核員

數據審核員負責錄入數據和輸出數據的正確性審核工作。數據審核員應熟悉本單位的會計業(yè)務和全面的會計業(yè)務，一般應由符合條件的會計人員擔任，其職責主要包括；

7.5.1負責輸入數據憑證的審核工作，包括審核各類代碼合法性、摘要規(guī)范性和數據的正確性等；

7.5.2負責輸出數據正確性的審核工作；

7.5.3對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還有關人員更正、補齊，再行審核；

7.5.4對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數據，不予簽章確認。

7.6系統(tǒng)維護員

系統(tǒng)維護員是指負責系統(tǒng)運行管理與維護的工作人員。系統(tǒng)維護員應有一定的計算機知識、會計業(yè)務知識，應能熟練地編制程序，應了解所用軟件的結構。系統(tǒng)維護員可由軟件開發(fā)人員或相應的合格人員擔任。其主要職責包括：

7.6.1定期檢查軟件、硬件設備的運行情況；

7.6.2負責系統(tǒng)的安裝和調試工作；

7.6.3按規(guī)定的程序實施軟件的完善性、適應性和正確性的維護。系統(tǒng)維護員由于熟悉所用的軟件數據結構和安全性防范措施，所以不能從事數據錄入、復核等系統(tǒng)的任何操作權限使用工作。

7.7檔案管理員

檔案管理員負責保管各類數據和帳表，一般應由具備一定計算機常識，如軟盤的使用與保護等，具有較強的責任心的會計人員擔任。其主要職責包括：

7.7.1負責系統(tǒng)的各種開發(fā)文檔、各類數據軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類帳表、憑證資料的備份和存檔保密工作；

7.7.2做好各類數據、資料、帳表、憑證的裝訂存檔和安全保密工作，不得擅自出借；

7.7.3按規(guī)定期限，向各類有關人員催交備份數據、存檔數據、手工憑證和原始憑證。

8.硬件管理制度

8.1計算機局域網由公司信息部統(tǒng)一管理，財務系統(tǒng)歸財務部專用。其他公司查詢數據須經財務部主管批準后由財務人員根據要求提供。財務部計算機分別由專人負責，主要職責為上、下班及停電時開機、關機、防塵、清潔等日常保養(yǎng)，軟硬件出故障及時向系統(tǒng)管理員匯報。如因事外出必須委托他人代管。

8.2計算機未經批準不得搬離或任意挪位，各種資料、軟件一律不得帶離單位。

8.3未經許可嚴禁修改硬盤儲存內容，不準備擅自拆開計算機及修改計算機有關軟硬件參數設置。

8.4不準擅自改變上機內容或運行未經批準的軟件。

8.5計算機配置專門的動力電源，每臺終端配置不間斷電源。停電后必須3一5分鐘內存盤正常退出并關閉UPS電源，人員離開時必須關閉計算機、打印機、UPS和總電源。

8.6 UPS電源不得插接除主機以外的設備，如打印機、電風扇、電熱瓶等。

8.7計算機硬件故障請保持現場，并向系統(tǒng)管理員匯報，由系統(tǒng)管理員安排人員進行排除，不得自行拆開處理。

8.8開機順序：總電源一UPS 電源一外圍設備（打印機、顯示器）一主機。關機順序和開機相反。

8.9系統(tǒng)管理員必須在全部終端都正常退網才關閉服務器。

8.10嚴禁在計算機上打電子游戲。

8.11外來及新購磁盤、光盤必須先進行防病毒檢查方可上機。

8.12未經批準不得使用外來軟件（包括應用軟件和系統(tǒng)軟件），不準對機內軟件或系統(tǒng)配置隨意修改。

8.13注意數據的定期備份，所有軟盤都加上寫保護，并有規(guī)范的標簽。

8.14經常對計算機和軟盤進行病毒檢測，并不定期作好殺病毒軟件的升級工作。

8.15各操作員每次對更新數據必須及時備份，月末結帳后磁質、紙雙備份。

8.16財務部各種資料、磁盤、軟件一律不得帶離辦公室，對外（包括公司其他公司）提供數據必須經財務部經理審批。

8.17計算機開機口令和財務操作員口令需不定期更改，各操作員必須對自己所掌握的口令嚴格保密，不得對外泄露。

8.18各操作應嚴格權限操作，不得泄露、打聽他人有關操作口令，不得以他人名義上機登錄，更不得試圖獲取不屬于自己職責范圍內的資料數據。系統(tǒng)管理員根據上機記錄核對，作為工作檢查依據。

8.19硬件的購置、維護、維修等按公司規(guī)定執(zhí)行，違反上述規(guī)定造成設備損壞，由責任者照價賠償；造成數據毀損或泄密者，財務部將視情況對責任者予以處理。

9.附則：

9.1本制度由公司財務部負責解釋。

9.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

9.3本制度經總經理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。