文件管理制度合集[15篇]
在生活中，各種制度頻頻出現，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？下面是小編幫大家整理的文件管理制度，歡迎大家分享。
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文件管理制度1
施工技術文件管理制度是規范建筑工程施工過程中技術文件管理的重要準則，它涵蓋了從項目策劃到竣工驗收的'全過程，確保工程質量和安全。
內容概述：
1. 設計圖紙管理：包括原始設計圖紙、修改圖紙、補充圖紙等，確保所有參與人員使用的圖紙是最新的。
2. 施工方案管理：涵蓋施工組織設計、專項施工方案、應急救援預案等，確保施工有序進行。
3. 技術交底管理：記錄技術交底的過程和內容，保證施工人員了解施工要求和技術標準。
4. 工程變更管理：跟蹤和記錄工程變更，確保變更的及時傳達和執行。
5. 質量檢驗記錄：包括隱蔽工程驗收、分項工程質量檢查等，為工程質量把關。
6. 施工日志管理：記錄每日施工情況，為工程進度和問題解決提供依據。
7. 安全資料管理：涉及安全檢查記錄、事故處理報告等，保障施工安全。
文件管理制度2
1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。
2.收到的公文由行政辦公室簽收登記,分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。
3.總經理批辦的公文,根據批示,由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員,并進行簽收登記。
4.因工作需要,借閱文件和檔案,按規定程序辦理借閱手續,用完后及時歸還,秘密級以上的文件和檔案,各級領導均不得攜離酒店。
5.各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規定期限及時辦理,不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議,及時提出書面意見。
6.各部門均應實行公文催辦制度,負責辦理公文的人員,對自己經手處理的公文負有催辦義務,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事。
7.公文處理過程中,要做好平時歸卷工作,辦完后,及時將公文定稿,正本和有關材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。
8.的`所有人員調動和離職時,應將文件清理移交,沒有移交清理完畢的,不予辦理調動和離職手續;參加會議帶回的文件,應及時交欄案室登記和保管。
9.行政辦公室沒有保存價值的文件,經過鑒別和行政辦公室主任的批準,予以定期銷毀。
文件管理制度3
一、竣工資料編制的主要措施
1、項目部主任工程師組織有關人員按國家文件規定和按公司《質量記錄控制工作程序》進行竣工驗收資料的收集，匯總組卷工作。
2、在進行施工前，認真學習和掌握國家有關工程竣工檔案資料收集整理的規定的規范。
3、施工技術資料隨施工進度及時匯集整理。
4、按施工技術文件、施工材料質量保證文件、施工管理文件、設計變更依據文件等四個方面，落實計劃、編制情況登記表，明確責任人。
5、上級主管部門的有關文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續、文件等。
6、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。
7、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。
8、施工組織設計方案。
二、施工過程中檔案資料收集
1、做好甲方、設計單位、監理公司有關文件的收到和發放登記工作，并保留原件一套存檔。
2、根據工程進度和施工情況，聯系有關部門收集下列有關原資料p（原件）：
�、倥c技術部聯系，收集施工技術文件資料。
②與材料部聯系，收集施工材料質量保證文件。
�、叟c設計部聯系，收集設計變更依據性文件。
3、所有資料必須符合要求，做到齊全。
4、根據建設單位需要，隨時拍攝有關工程照片或錄像。
三、施工過程后檔案資料的`收集整理
1、根據竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。
2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件，如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，并根據建設單位需要，收集拍攝建筑物有關照片。
四、竣工資料
1、施工日志。
2、工程例會記錄及工程整改意見聯系單。
3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
4、隱蔽工程驗收報告。
5、自檢報告。
6、竣工驗收申請報告。
文件管理制度4
1. 提升效率：規范化的文件管理能減少重復工作，提高辦公效率。
2. 保證合規：符合法律法規要求，降低因文件管理不當帶來的.法律風險。
3. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，維護組織聲譽。
4. 支持決策：確保決策者獲取準確、及時的信息，輔助決策。
5. 促進溝通：通過標準化流程，確保信息的準確傳遞，減少誤解。
文件管理制度5
為了更進一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要。公司各類證照。
2、經營業務類:公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。
3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。
5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關市新江控股資產營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以百位數進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。
“A”一般級文檔包含:公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。
“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。
“AAA”機密級文檔:內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發布年號-歸檔序號-受密級。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開發布的行政類文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經理辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據《文檔》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監事會專項《文檔》由董事會秘書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務專項《文檔》由財務會計部負責保管;其它《文檔》均由總經辦指定專人負責保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經主管領導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經控股公司總經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據需要須保存的'文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。
3、五年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷毀
1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可銷毀。
機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。
4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關聯公司可參照執行。
本制度自簽發人簽字日起生效執行。
文件管理制度6
本《開發部管理制度文件》旨在建立一套科學、規范的管理體系，確保開發部的'工作高效、有序進行。文件將涵蓋部門組織架構、職責分工、項目管理、技術標準、員工發展和績效評估等多個方面。
內容概述：
1. 部門組織架構：明確開發部的層級結構，定義各職位的職責與權限。
2. 職責分工：詳細描述每個職位的具體工作內容和協作機制。
3. 項目管理：設定項目啟動、執行、監控和收尾的流程，以及風險管理策略。
4. 技術標準：制定編碼規范、測試標準和文檔編寫要求，保證代碼質量和可維護性。
5. 員工發展：規劃員工培訓、晉升路徑，促進個人技能和職業素養提升。
6. 績效評估：設立公正、公平的考核制度，激勵員工提高工作效率和質量。
文件管理制度7
工程項目文件資料管理制度
�、夙椖坎课募Y料(含甲方、監理及公司主管部門文件資料)，必須及時傳達到相關單位及相關人員。
②合同文件，凡由項目部負責簽訂的'合同，必須經相關部門審查，報總經理審批簽署后，方可交合同另一方實施。
�、墼O計院、甲方簽署的變更統一發放到相關單位。
�、軐I工程師簽認的變更(通知)、簽證，由項目經理審查上報甲方簽認后，蓋技術專用章，統一發放到相關單位;
�、萃赓徏l至工地由施工員簽收，單據交由資料員復印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時送回公司存檔。從單位發過來設備由施工員簽收，項目經理簽字確認。一份返回公司一份施工員管，復印一份資料員存檔。采購拉來的配件由施工員簽收打單據一式三份，一份采購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。
文件管理制度8
工程文件不僅是項目執行的記錄，也是企業知識資產的重要組成部分。有效的`文件管理制度能夠：
1. 提升效率：通過規范化的流程，減少文件查找時間，提高工作效率。
2. 保障質量：確保文件的準確性和完整性，降低工程錯誤風險。
3. 保護信息：防止敏感信息泄露，維護企業利益。
4. 法規遵從：符合行業標準和法規要求，避免法律糾紛。
5. 知識傳承：積累項目經驗，為未來項目提供參考。
文件管理制度9
工藝紀律管理制度是企業運營的核心組成部分，它旨在確保生產過程的標準化、規范化和高效化。該制度主要涵蓋了以下幾個方面：
1. 工藝規程的制定與執行：明確各生產環節的操作流程和標準，保證產品質量的'一致性。
2. 設備管理：對生產設備進行定期維護保養，確保設備運行的穩定性和安全性。
3. 員工培訓與考核：提升員工工藝技能，通過考核確保其掌握并遵守工藝紀律。
4. 質量控制：建立全面的質量檢查體系，及時發現和糾正生產過程中的問題。
5. 應急處理：設定應對突發情況的預案，減少因工藝故障導致的生產中斷。
內容概述：
1. 工藝規程：詳細記錄每個生產步驟，包括操作方法、參數設置、安全注意事項等。
2. 設備維護：規定設備的保養周期、方法和責任人，預防設備故障。
3. 培訓計劃：設計針對性的培訓課程，涵蓋工藝知識、安全操作和應急處理。
4. 質量檢驗：設立質量檢驗點，規定檢驗頻率和標準，確保產品符合規格。
5. 安全規定：強調安全生產，設定安全操作規程，防止工傷事故。
6. 記錄與報告：要求詳細記錄生產數據，定期報告工藝紀律執行情況。
文件管理制度10
文件資料管理管理制度是企業內部運營的重要組成部分，旨在確保信息的有效存儲、檢索和保護。其主要內容涵蓋了文件的.分類、編碼、存儲、使用、更新、廢棄以及安全防護等多個環節。
內容概述：
1. 文件分類：明確各類文件的性質和用途，如業務文件、財務文件、人事文件等，以便于管理和檢索。
2. 文件編碼：建立統一的編碼系統，使每個文件都有唯一的識別碼，方便查找和跟蹤。
3. 文件存儲：規定文件的物理存儲位置和電子存儲方式，確保文件的安全性和完整性。
4. 文件使用：設定文件的訪問權限，規范文件的借閱、復制和傳播流程。
5. 文件更新：明確文件修訂、更新的程序，保證信息的時效性。
6. 文件廢棄：設定文件的保存期限，過期文件的處理辦法，遵守相關法規。
7. 安全防護：制定文件安全策略，包括備份、防病毒、防火墻等措施，防止信息泄露或損失。
文件管理制度11
文件考核管理制度旨在規范企業內部文件的管理，確保信息準確、高效地流轉，提升工作效率，防止重要信息的丟失或錯漏。它涵蓋了文件的創建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程，旨在通過科學的考核機制，促進員工對文件管理的重視和執行。
內容概述：
1. 文件分類與編碼：建立統一的文件分類標準和編碼系統，便于快速定位和檢索。
2. 文件制作與審批流程：明確文件的起草、審核、批準、簽發等環節的責任人和操作流程。
3. 文件存儲與保護：規定文件的存儲介質、期限、備份策略，以及安全保護措施。
4. 文件使用與借閱：設定文件的使用權限，規范借閱流程，防止未經授權的.訪問。
5. 文件更新與廢棄：規定文件修訂的觸發條件和程序，以及過期文件的處理方式。
6. 考核與獎懲機制：設立文件管理的考核標準，對執行情況進行評估，并據此進行獎懲。
文件管理制度12
有效的文件管理制度對于企業的`運營至關重要：
1. 提升效率：規范化的文件管理流程可以提高工作效率，減少查找和處理文件的時間。
2. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，保護企業核心競爭力。
3. 法規遵從：確保企業在法律法規框架內運營，避免因文件管理不當引發的法律風險。
4. 支持決策：準確、快速地獲取所需信息，支持管理層做出明智決策。
5. 歷史追溯：通過文件記錄，可以追溯業務過程，為問題解決提供依據。
文件管理制度13
技術組管理制度對于公司而言至關重要，它能夠：
1、提高工作效率：明確的工作流程和責任分配能減少工作沖突，提高項目完成速度。
2、保障項目質量：通過項目管理和進度控制，確保每個環節都達到預期標準。
3、創新驅動發展：鼓勵技術研發和創新，保持公司在技術領域的競爭力。
4、促進團隊和諧：良好的溝通與協作氛圍有助于提升員工滿意度，降低人員流動率。
5、激發潛力：合理的.評估與激勵機制能激勵員工不斷提升自我，為公司創造更多價值。
文件管理制度14
文件管理管理制度是企業運營中不可或缺的一環，旨在確保信息的有效流通、安全存儲和合規使用。它涵蓋了文件的創建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程，旨在提高工作效率，防止信息混亂，保障企業信息安全。
內容概述：
1. 文件分類與編碼：建立統一的文件分類標準和編碼體系，便于快速定位和查找。
2. 文件生命周期管理：明確文件從產生到銷毀的`整個流程，包括創建、審批、分發、歸檔和銷毀等階段。
3. 權限控制：設定不同級別的訪問權限，確保敏感信息的安全。
4. 文件版本控制：跟蹤文件修訂歷史，保證最新、最準確的信息被使用。
5. 審批流程：定義文件審批的流程和責任人，確保文件質量。
6. 存儲與備份：規定文件存儲的位置、方式及定期備份策略，以防數據丟失。
7. 法規遵從：確保文件管理符合相關法律法規和行業標準。
8. 培訓與執行：定期培訓員工，強化文件管理意識，確保制度的執行。
文件管理制度15
一、目的
通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。
二、適用范圍
適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。
三、管理職責
3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。
3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。
3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。
3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。
3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。
3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的`最終審批。
3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。
四、管理程序
4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。
4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。
4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。
4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。
4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。
4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。
4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。
4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。
4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。
4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。
4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。
4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。
4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。
4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。
4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。
4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。
4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。
4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。
五、獎懲條例
5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。
5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。
5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。
5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。
5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。
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