制度建設的重要意義

制度建設的重要意義

　　規范化管理是企業一項艱巨的、需要持續改進的工作，它是企業各項工作正常有效開展的基礎，是企業健康有序發展的有力保障。規范化管理同時也是提高工作效率和工作質量，降低業務運作風險的重要管理手段，缺少規范管理的企業其經營管理工作必將一盤散沙。規范化管理涵蓋的內容很廣，按照當今比較權威的解釋，它主要包括以下幾個層面，一是企業戰略目標管理的規范化，二是企業組織流程設計的規范化，三是組織構架設計的規范化，四是制度建設（指制度的編制、執行、修訂完善）的規范化，五是信息化建設的規范化。而制度建設是企業規范化管理的一個極其重要的部分，各項工作的規范化管理水平則直接體現在制度的建設上。制度建設的基本流程為制度的編制、制度的執行、制度的修訂完善，三個環節工作的規范性與系統性對是否能逐步形成適應企業自身發展需求的規范制度體系有著決定性的作用，也是能否進一步提高公司規范化管理水平的關鍵所在。下面筆者就制度建設三個環節的一些思路方法談談自己的一些觀點。

　　第一部分 制度的編制

　　一、制度編制的基本原則

　　一個企業編制的制度必須是規范的，必須符合企業科學管理原理和企業行為涉及到的每一個事物的發展規律和規則，沒有規范的制度，就沒有規范的制度執行過程。企業編制的制度應具有可操作性、系統性、合法性、平等性——四大基本原則。制度的可操作性是指，在編制制度時應從業務實際需求和管理規律出發，以現有體系和制度為基礎逐步地進行優化和完善，特別要注意的是，編制的制度不能脫離當前管理體系、人員素質、文化習慣的前提來實施徹底式的變革，否則這樣的制度不但很難具有可操作性，還有可能帶來較大的管理風險；制度的系統性則是指在編制制度時要堅持全面、統一的原則，要從全局的角度出發，避免發生相互矛盾的情況，保證制度體系整體的協調順暢；另外兩個方面的基本原則是制度的合法性和平等性，合法性是指制度不能與法律法規發生沖突，否則就會缺少法律效力，平等性則指編制的制度對各級管理層都應該一視同仁，不能因職位等方面的高低而有所區別，應堅持責任、權限、利益相一致的原則，權利與義務不均衡是推進規范化管理的大敵，不平等的制度必將引起內部的矛盾與沖突，影響企業正常工作的開展。

　　二、制度編制的基本思路

　　1、全員參與  制度制訂是一個“自上而下”和“自下而上”的過程，各項制度制訂都要經過全方位的論證，都要充分考慮和吸收各方面的建議和意見，以形成大家能共同接受、共同遵守的合理制度，大家遵守合理的制度。編制制度時僅僅單靠一個或幾個人的苦思冥想是很難達到理想效果的，全員參與，多溝通、多論證是制度編制必須要做好的一個環節。

　　2、借鑒引進  每個企業都有自己優秀的管理思想和經驗，而這些優秀的管理思想和經驗的結晶往往都體現在制度或管理模式上，所以在制度編制時可以將其他企業好的管理制度借鑒到自己的企業中，與自己的管理文化和管理體系有機結合，形成企業自己的特色，為自己的企業服務。借鑒引進同時也是搞好企業制度建設的一項捷徑。

　　3、調查研究  調查研究就是要運用正確的觀點、合理有效的方法，抱著謙虛、學習的態度，深入企業實際了解情況，掌握第一手材料，進行綜合分析，制訂出切合實際、規范有效的制度，調查研究是編制制度極其有效的一種科學方法。調查的方式一般可采用普遍調查、典型調查、會議調查、訪問調查、收集書面材料等，編制時可根據制度類型的需要選取一種或幾種調查方式。只有經過調查研究制訂的制度才會更科學、更具有可操作性。

　　4、事無巨細制度化  事無巨細制度化實際上是關于制度有效覆蓋面的問題，是制度相對企業管理需要的充分性問題。企業每一個重要的管理、工作和技術事項都應該用制度加以合理規范，使各項工作規范有序的進行，以提高工作效率，減少管理成本。制度健全完善的程度也體現出了一個企業的規范化管理水平的高低。

　　另外，在編制制度時，制度內容的文字表述也是一個不可忽視的方面，應做到語言準確、概念清楚、文字簡練、通俗易懂。

　　第二部分 制度的執行

　　再完善的制度，如果不能得到很好的執行，對推進企業的規范化管理也是無濟于事，大到企業戰略目標的實現、小到企業日常工作的開展都需要制度執行力和執行效率來做強有力的保證。制度執行力弱是企業都普遍存在的不良管理現象，也是企業管理中始終存在的矛盾和焦點，因此幾乎所有的企業都在強調制度執行力的問題，在這方面大做文章。

　　一、加強制度的宣傳與學習

　　在企業內部，因年齡、文化、生活實踐等方面的不同，每個人的規范化管理意識、制度執行意識也存在著較大的差異，必然有一部分人在意識上有所落后，而這些人也是企業管理的重點對象。面對他們，首先要做到的是通過宣傳、組織學習來提高他們的規范化管理意思，一個人只有意識提高了，觀念改變了，才會改變自己的行為，從而

　　改變自己。因此，宣傳制度、組織學習制度、提高制度執行意識是一個企業提高制度執行力和執行效率的基礎工作，基礎工作做好了，才會創造一個良好的制度執行環境。

　　二、干部應樹立榜樣作用

　　陳總說過，一個員工差差一點，一個干部差差一片，這句話就非常精辟地闡述了干部榜樣的作用。干部的一言一行是員工爭先競仿的對象，對員工有著非常大的影響，因此干部能做好自身形象，帶頭執行好各項制度，對員工會產生一種潛移默化的積極影響，反之，如果干部不注重自身形象或帶頭違反制度，就極有可能導致整個部門制度執行力的下降，就極有可能產生較差的管理局面和結果。

　　三、加強日常的監督、檢查和溝通

　　日常的監督、檢查和溝通是及時了解制度執行情況的重要手段，也是企業控制和提高制度執行力必須做好的前期工作。監督是每時每刻都應該進行的工作，一個企業應把監督融入到日常工作中，開展好部門內部的自我監督、橫向部門的相互監督、職能部門的專業監督；檢查則可采用多種形式進行，一般來說可采用自查、職能部門抽查、專業檢查、專項檢查等多種形式，不同的檢查形式所產生的效果會有所不同，但對推進規范化管理都有著不可忽視的作用；溝通是了解制度執行情況的主要手段，及時溝通可以及時了解到制度執行情況，從而可以及時采取有效措施來確保制度的執行力，溝通一般可采取召開階段性座談會、開展問卷調查、下入基層了解等方法進行。

　　四、將考核處理與教育激勵相結合

　　規范化管理應與人性化管理有機結合，對受到處理的干部員工，要通過引導、教育、溝通，讓干部員工被處理后有好的表現，讓部門管理工作有新的提高。這個方面工作往往容易被忽視，其實制度的目的不是處理人，而是用以規范人的行為、提高人的素質，因此對違反制度的干部員工，做好他們的思想教育工作，提高他們的思想水平和思想素質，是提高一個企業整體制度執行力的一個不可忽視的環節。

　　五、規范制度執行過程

　　一個企業應堅持一切管理活動只對制度、標準負責，做到制度面前人人平等。在制度執行過程中，一是要做到規范優先，即：制度執行時，大家有意見也要等制度執行后再開展討論，避免扯皮，維護制度嚴肅性。二是對于重復問題和典型問題，嚴格考核處理。三是嚴格實行分級管理，避免考核過程中的推諉、扯皮現象，同時也要杜絕護短、說情、辦事拖拉等不良現象。

　　第三部分 制度的修訂完善

　　企業的制度不是一成不變的，更不是一個“封閉的、靜止的”的系統，隨著業務流程、組織構架、市場需求的變化，制度要被不斷地修訂、更新、廢止，以保持其有效性和適用性，適應企業管理和發展的需要。企業內部任何一位干部員工都可以對制度提出修訂完善的建議。制度修訂完善的原則與制度的編制原則是一致的，應考慮制度的可操作性、系統性、合法性和平等性。制度修訂完善的思路方法除在制度編制中提到的幾個方面外，還應該注重以下兩個方面。

　　一、制度的修訂完善應具有時效性。

　　沒有及時修訂制度，沒有致力于制度建設而導致制度失去適用性，這將會嚴重影響制度的權威性，甚至給工作帶來一定的負面影響，因此對制度的有效性、適宜性、充分性進行不斷的評審與更新，是企業任何一個部門都不可忽視的工作，這項工作也是一項需要花費較大精力的、有較大難度的工作。要想較好的保證制度的時效性，企業內部的每一個組織機構都應該抽出一定的人員和花費一定精力來致力于制度建設這個工作。

　　二、制度的修訂完善應堅持“邊制訂、邊執行、邊完善、邊上報備案”的四邊原則。

　　在工作過程中，隨時可能碰到一些不確定的管理事項，甚至一些管理漏洞，這就需要我們通過完善制度來規范工作。但制度的修訂完善和正式發布是需要一段時間的，為彌補缺少明文規定的制度可能給管理工作帶來的不良影響，及時避免和減少不規范的行為或做法，這時候我們就需要采取“邊制訂、邊執行、邊完善、邊上報備案”的方法來解決這個問題。在日常管理工作中，只要有好的想法、好的管理思想就要先遵照執行，而不是等到正式制度文件下發后才執行。同時，按“四邊”的要求來開展制度工作這也是較好保證制度時效性的一個有效方法。

　　另外，有一點要在這里特別指出，那就是流程的修訂完善，這個工作是制度建設中的一個的難點。對已有的流程進行完善、創新或精簡，減少一些重復工作和累贅環節，提高流程的效率與效果，是一個企業應該時刻關注的問題。

　　第四部分 小結

　　制度建設是一項長期的、艱巨的任務。任何制度都要經歷一個從建立到不斷完善的過程，任何制度的內容和形式都需要根據企業經營的變化而不斷廢止和更新。企業應充分認識到制度建設的重要性，不斷的思考、不斷的總結，不斷推進制度建設，努力建立健全并保持一個適應企業自身需要的規范制度體系，為提高企業的規范化管理水平提供一個強有力的制度保證。

　　制度建設是企業規范化運作的保證

　　俗話說“沒有規矩，不成方圓”。社會秩序的建立與維護靠的是法律與道德，企業內部秩序的建立靠得是制度和文化。作為企業管理的基礎工作，制度建設就是對企業內部各項規章制度制定、頒布、實施、修改、梳理直至廢止的動態全過程，制度沒有“最好”，只有“更好”，科學實用的制度，可以為企業降低“風險”、減少“成本”、提高“效益”。 制度建設是企業規范化運作的必要保障，制度建設的目的是使企業內部做到“有章可依，有章必依，執章必嚴、違章必究”，也就是使所有的人按規矩辦事，如果不按規矩辦事，就要受到處罰。從這個角度來講，制度是企業的內部法律，企業內部的行為規范以執行制度為最低標準，做到在制度面前“人人平等”。

　　企劃處的主要職責之一就是進行制度建設，原來的凱元制度也是自成體系的，有一系列比較完備的規章制度，但是由于職能部門的簡化與合并，導致監督和制約的職能無法體現，具體執行起來就存在著一定的弊端，制度就成了一紙空文。現在職能部門已經根據監督與制約的機制建立起來了，下一步工作就是清晰的界定各部門的職責并進行業務流程的優化，將企業運行規則調整到最適合企業發展的狀態，將優化后的規則以制度的形式合理地傳播和固定下來，體現到管理的各個層面，從而達到促進管理水平提升的效果。我們進行制度建設的重點在于：把各種簡潔高效的工作流程、業務規則，按照凱元的特色以制度的形式確定下來。

　　第一、“說”的階段——把我們要做的正確的事情大張旗鼓的進行宣傳。

　　凱元公司作為熱電行業，有自己的行業特點，我們進行制度建設就要緊緊圍繞集團文化結合凱元特色來進行。我們首先要做的，就是將正確的信息通過各種渠道傳導到管理對象層面。制度編寫并非單純寫作，而是將管理要求通過正確的形式表達出來。檢驗管理制度編寫質量的唯一標準是：制度要求能否被執行并產生預期效果。所以在編寫制度過程中該說的，一定要說全面，要考慮操作時有無難度或實現的可能性，要讓員工在理解上沒有什么障礙。

　　以經濟責任制為例，在按照集團的統一要求建立經濟責任制的過程中，企劃處在考核指標的設定中不斷的征求相關部門的意見和建議，力求把應該說的在制度中講的明白。同時在制定責任制的過程中幾次進行修訂，把需要考核的指標逐步的增加到責任制中，讓制度給全體員工傳達這樣一個信息：作為企業的一員就要關心企業的效益，企業效益好了我們的工資才更有保障，崗位工資要向效益工資過渡。在責任制制定后，加大宣傳力度，通過宣傳欄、黑板報、競賽臺、班前會等各種形式讓全體員工了解責任制考核什么，工資如何計算。讓職工真正了解責任制，認同效益工資，這樣廣大員工就會真正把企業的利益與自身的利益緊密聯系起來，讓員工更加明確地認識到自己在文化變革和制度變革中的位置，并力求讓他們心甘情愿地擁護新的制度，扮演新角色，從而減少在執行的過程中的難度。

　　第二、“聽”的階段——要讓所有的人都聽到，而且要保證讓人聽的有所偏差。

　　管理制度是企業“法規”，應該通過適當的、正式的和順暢的信息渠道發布。在發布制度時，我們一定要保證我們所說的，全體員工都能夠聽得見，而且能夠聽得全面，可以“原汁原味” 的理解，并不折不扣的記住執行。

　　應該充分利用多種信息傳播工具，特別注意信息渠道的可選擇性，以避免過多無關信息而使接受對象產生選擇疲勞。使用計算機網絡建立制度公布和管理的信息平臺，并建立制度學習的責任矩陣關系，是比較可行的方式之一。建立信息讀取的責任機制，如接收簽名、閱讀登記等等，也有利于制度信息的有效傳達。

　　同時，制度不但要傳達到位，而且要促使管理對象理解到位，這就需要建立和完善企業制度培訓職能。只有向制度執行者提供及時的學習機會和咨詢支持，才能促使其全面理解制度要求，掃清認知障礙。

　　最后，建立定期的制度應知應會考核，強化制度執行者對制度內容的記憶，有助于其在日后工作中具體執行，也是一件常抓不懈的工作。

　　第三、“做”的階段——“聽到了，也記住了，可是，照做了嗎？”

　　制度建設，有人說，有人聽，最終的目的是有人去“做”。制度表達和傳播過程的合理性、適宜性和有效性，直接影響制度的貫徹落實和遵守執行。合理、清晰、正確、目的性強的規則，對企業員工來說，沒有不予執行的理由；晦澀、繁雜、漏洞百出、不易理解的制度，光在理解層面就讓人望而卻步，員工拒絕執行，也是必然的結果。在制度表達和傳播都做到位的前提下，作為一項監督機制，頻密程度合理，深度和廣度適中的制度執行檢查工作，對企業制度建設也有很強的促進作用，是一件不可缺少的工作。

　　通過檢查，管理者應該至少發現這些方面的問題：我們的制度有條件做到嗎？制度執行結果有效嗎？執行的過程有監控和指導嗎？制度在多大程度上被執行著？做的對不對？有無反饋？ 如果沒有這些管理也就成為了一種空話，管理制度就成了一紙空文。

　　通過檢查發現制度在執行過程出現的問題，并和相關責任人進行交流，找出出現問題的原因，找出對策，逐一解決。經過執行、反饋，調整，執行的循環過程，才能搞好制度的建設。

　　總之，搞好制度建設是企業規范運作的保證，制度建設的好壞影響到企業效益的好壞，影響到職工的熱情，所以我們一定要把制度建設搞好，使其規范化、程序化。

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