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四招打造Excel函數(shù)高手
【簡(jiǎn) 介】
Excel是目前使用比較廣泛的數(shù)據(jù)管理分析軟件，其強(qiáng)大的內(nèi)置函數(shù)幾乎無(wú)所不能，但由于許多用戶(hù)不知道函數(shù)的作用，不熟悉函數(shù)使用的格式，即使用錯(cuò)了，也不知錯(cuò)在哪里。Excel 2002/2003幫助我們解決了許多這方面的問(wèn)題，與Excel 2000及以前的版本相比，其提供的智能公式功能將引領(lǐng)我們進(jìn)入它的函數(shù)世界，輕松讓你成為Excel的使用高手，從而可以更加方便快捷地滿(mǎn)足我們?nèi)粘＾k公的需要。
Excel是目前使用比較廣泛的數(shù)據(jù)管理分析軟件，其強(qiáng)大的內(nèi)置函數(shù)幾乎無(wú)所不能，但由于許多用戶(hù)不知道函數(shù)的作用，不熟悉函數(shù)使用的格式，即使用錯(cuò)了，也不知錯(cuò)在哪里。Excel 2002/2003幫助我們解決了許多這方面的問(wèn)題，與Excel 2000及以前的版本相比，其提供的智能公式功能將引領(lǐng)我們進(jìn)入它的函數(shù)世界，輕松讓你成為Excel的使用高手，從而可以更加方便快捷地滿(mǎn)足我們?nèi)粘＾k公的需要。
1． 常見(jiàn)公式用按鈕
在Excel中，我們經(jīng)常遇到求和、求平均值、求最大/小值的問(wèn)題。早期的Excel版本在工具欄中提供了“自動(dòng)求和（∑）”按鈕，通過(guò)它可以很方便地對(duì)單元格區(qū)域求和，但求平均值和最大/小值一般只能通過(guò)手工輸入公式實(shí)現(xiàn)。在Excel 2002/2003中，單擊“自動(dòng)求和”按鈕右側(cè)的下拉按鈕，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)多出了“平均值”、“計(jì)數(shù)”、“最大值”、“最小值”等命令，通過(guò)這些命令，我們可以很方便地求出所選單元格區(qū)域的平均值（average）、單元格個(gè)數(shù)（count）、最大值（max）和最小值(min)。將原本要用函數(shù)來(lái)計(jì)算的數(shù)據(jù)，現(xiàn)在通過(guò)工具欄按鈕就輕松實(shí)現(xiàn)了（如圖1）。
圖1 “自動(dòng)求和”下拉菜單
2． 插入函數(shù)幫你搜
如果我們?cè)跀?shù)據(jù)分析時(shí)要用到某個(gè)功能，但不知用什么函數(shù)才能實(shí)現(xiàn)這一操作，我們可以借助Excel 2002/2003中提供的“搜索函數(shù)”功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。假設(shè)我們想了解與“貸款”有關(guān)的函數(shù)，只需單擊“插入”菜單中的“函數(shù)”命令，彈出“插入函數(shù)”對(duì)話(huà)框，在“搜索函數(shù)”框中輸入要搜索函數(shù)功能的關(guān)鍵字，單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕就可以看到Excel推薦你使用的函數(shù)了。
3． 應(yīng)用格式看清楚
對(duì)一些不常用的Excel函數(shù)，用戶(hù)在使用時(shí)往往容易出現(xiàn)格式輸入錯(cuò)誤，這時(shí)Excel 2002/2003會(huì)人性化地提醒你，從而確保公式輸入的正確性。在圖2中我們也可以看到，輸入公式時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將當(dāng)前引用的單元格（或單元格區(qū)域）用藍(lán)框選中，以便于用戶(hù)檢查輸入時(shí)有沒(méi)有引用錯(cuò)誤。另外，在套用函數(shù)格式時(shí)（如“參數(shù)”），系統(tǒng)也會(huì)在函數(shù)的下方用粗體將當(dāng)前參數(shù)標(biāo)記出來(lái)，這樣就一目了然了。
圖2 檢查格式輸入錯(cuò)誤
4． 提示信息查錯(cuò)誤
即使有了人性化的提醒，在輸入公式時(shí)也難免會(huì)出現(xiàn)一些如“#NAME？”、“#VALUE！”等錯(cuò)誤的提示，用戶(hù)往往不知道錯(cuò)在哪兒，Excel 2002/2003中我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，在出錯(cuò)單元格的左側(cè)（或右側(cè)）多出一個(gè)帶有錯(cuò)誤警告提示的“！”號(hào)（如圖3），單擊其右側(cè)的下拉按鈕，我們就可通過(guò)系統(tǒng)幫助知道錯(cuò)在哪兒了。
圖3 查看單元格錯(cuò)誤
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