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老板，別讓會(huì)議“毀”了你
會(huì)議重生于企業(yè)與老板的角角落落我們用“文山會(huì)�！比バ稳菀恍├习宓墓ぷ骱敛粸檫^(guò)。因?yàn)檫@些使許多企業(yè)的老板忙得不可開(kāi)交，即使自己不主觀的去做，可又不得不疲于應(yīng)付這些開(kāi)不完的會(huì)、批不完的文件。會(huì)議作為企業(yè)老板或管理者實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的一種工具，是他們履行責(zé)任的手段，也是企業(yè)組織管理的活動(dòng)方式。不論規(guī)模大小、規(guī)格高低、議題輕重、時(shí)間長(zhǎng)短，只要必須，就有它出現(xiàn)和存在的價(jià)值。
調(diào)查發(fā)現(xiàn)，全世界每天至少有5000萬(wàn)個(gè)事務(wù)性會(huì)議，而美國(guó)以每日1000萬(wàn)個(gè)會(huì)議名列榜首。日本企業(yè)高級(jí)管理人員每天花在會(huì)議上的時(shí)間約占40%，俄羅斯的高級(jí)管理人員每天花在會(huì)議上的時(shí)間一般也占30%～40%。并且，每年人們開(kāi)會(huì)的次數(shù)仍然在緩慢而穩(wěn)定地增加。
雖然會(huì)議在人們社會(huì)生活中的大分量和大比重，已經(jīng)成為一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)。但是，許多企業(yè)的老板或企業(yè)的各個(gè)管理層卻把會(huì)議當(dāng)作一把能夠打開(kāi)任何問(wèn)題之門(mén)的“萬(wàn)能鑰匙”，動(dòng)不動(dòng)就開(kāi)會(huì)決定！不管這些需要決定或決策的事情是大事還是小事，總是用會(huì)議來(lái)解決問(wèn)題。給老板或管理者自己不僅帶來(lái)了沒(méi)完沒(méi)了的時(shí)間成本的巨大支出或是浪費(fèi)，因開(kāi)會(huì)而感覺(jué)心力交瘁，而且也給下屬形成這種“開(kāi)會(huì)假象”的工作風(fēng)格，也使他們陷入到了開(kāi)會(huì)的怪圈當(dāng)中。
開(kāi)會(huì)的常見(jiàn)原因一般有以下幾種：資訊傳達(dá)與監(jiān)督員工；達(dá)成決議與解決問(wèn)題；開(kāi)發(fā)新的創(chuàng)意；激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員的士氣；鞏固領(lǐng)導(dǎo)的地位。在工作中，人們會(huì)發(fā)現(xiàn)只要有3個(gè)人以上有議程，就可以開(kāi)會(huì)。在任何一家企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，開(kāi)會(huì)是司空見(jiàn)慣的事情。可是，大多數(shù)的人卻是一聽(tīng)到開(kāi)會(huì)這個(gè)詞就會(huì)皺眉搖頭。那么，為什么大家會(huì)有這樣的反應(yīng)呢？
開(kāi)會(huì)即是為了解決問(wèn)題提高效率
在大多數(shù)企業(yè)中，人們的會(huì)議往往是討論了半天，要么不著邊際，要么形成的決議嚴(yán)重地脫離實(shí)際――無(wú)法實(shí)施，很多會(huì)議不是拖得太長(zhǎng)，就是缺乏效率，開(kāi)會(huì)時(shí)有一半以上的時(shí)間是在無(wú)聊的會(huì)談中白白浪費(fèi)掉的。
糟糕的會(huì)前準(zhǔn)備、不當(dāng)?shù)淖h程安排，及與會(huì)者對(duì)議事規(guī)則的無(wú)知，往往使許多企業(yè)平均每年要損失30個(gè)工作日及240個(gè)工作時(shí)�？吹竭@個(gè)結(jié)果，你一定能夠理解自己和同事為什么不能把“開(kāi)會(huì)”當(dāng)一回事了，對(duì)這種純粹浪費(fèi)時(shí)間的會(huì)議不感冒了。
許多老板或企業(yè)管理者召開(kāi)會(huì)議的低效率主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
沒(méi)有目的性，形成多中心會(huì)議；開(kāi)會(huì)只是為了走形式；主持人會(huì)前沒(méi)準(zhǔn)備，而且缺乏引導(dǎo)控制會(huì)議的能力；參加會(huì)議的人們?nèi)狈r(shí)間觀念，不準(zhǔn)時(shí)參加；重復(fù)內(nèi)容發(fā)言，眾多陪會(huì)者重復(fù)表態(tài)；對(duì)于許多問(wèn)題反復(fù)研究，卻不能形成決議；匯報(bào)不得要領(lǐng)，像流水賬。
任何一個(gè)會(huì)議的召開(kāi)都要耗費(fèi)時(shí)間和人力，開(kāi)會(huì)的成本實(shí)際是很高的。如果我們將所召開(kāi)的每一次會(huì)議都計(jì)算成本并由召集單位支付報(bào)酬和賠償?shù)脑挘瑫?huì)議次數(shù)可能會(huì)大大減少。由此看來(lái)，即使老板不得已開(kāi)會(huì)，也要盡量減少開(kāi)會(huì)人數(shù)，壓縮會(huì)議時(shí)間。
為了高效率工作，我們應(yīng)禁止開(kāi)一些開(kāi)與不開(kāi)一個(gè)樣的會(huì)議。只有出現(xiàn)以下幾種情況才可以考慮開(kāi)會(huì)：
按常規(guī)步驟來(lái)不及決定的事情；必須依靠集思廣益才能解決的問(wèn)題；需要做出決定的事；發(fā)生重大變革和實(shí)行新方法時(shí)；會(huì)議對(duì)參加者具有訓(xùn)練價(jià)值和激勵(lì)作用，或容易在會(huì)議上接受的決定。所以，老板們應(yīng)更多的將開(kāi)會(huì)時(shí)間進(jìn)行合理必要的安排，使會(huì)議不致于陷入泥沼。
我的觀點(diǎn)不是認(rèn)為企業(yè)老板或是經(jīng)營(yíng)管理者不要去開(kāi)會(huì)，而是如何能夠?qū)⒚恳淮蔚臅?huì)開(kāi)得有成果，高效率，最低限度降低開(kāi)會(huì)成本的浪費(fèi)。而老板對(duì)于低效率和不能在會(huì)上解決問(wèn)題的行為不文過(guò)飾非，勇于承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并且積極去尋找解決老板自身與提高工作效率和會(huì)議效果的方法，那么，在處理好這些關(guān)系后，老板自身就會(huì)得到一種嶄新的自由與輕松而又不會(huì)使決策失靈、工作失控和會(huì)議無(wú)果。
因此，企業(yè)老板不妨從以下幾方面注意會(huì)議，從而將企業(yè)與自身從會(huì)議的泥沼中來(lái)個(gè)“牛不揚(yáng)鞭自?shī)^蹄”！
1、開(kāi)會(huì)風(fēng)格忌千篇一律
許多老板與管理者開(kāi)會(huì)每次都是正月里吃餃子先吃皮后吃餡――老一套，沒(méi)有新意與亮點(diǎn)，不僅使與會(huì)的聽(tīng)者提不起興趣，拿不出好主意，而且也使會(huì)議召集人越來(lái)越?jīng)]精神。老板應(yīng)該明白，無(wú)論你怎樣工作都是一天，如何高效率運(yùn)用好一天時(shí)間，控制好時(shí)間很關(guān)鍵。
只要不影響你的工作，老板就必須讓自己一次做多項(xiàng)事情，有一心多用的能力，可以一邊尋找下次會(huì)議所需要的資料，一邊聽(tīng)秘書(shū)的口頭報(bào)告，也不會(huì)延誤到任何一項(xiàng)工作。全力以赴做更多的事情，在最大限度內(nèi)利用你的時(shí)間。
善于利用時(shí)間的人都會(huì)善用這部分可控制時(shí)間。他們清楚自己只有有限的時(shí)間，因此他們要在最大限度內(nèi)加以利用。一旦處于可控制時(shí)間階段，就立即列出要做的事項(xiàng)表，分出主次和輕重緩急，著手進(jìn)行最重要的工作，繼續(xù)不斷地持續(xù)，直到完成為止。
老板應(yīng)知道怎樣處理日常工作，召開(kāi)正常的有必要的會(huì)議，同時(shí)每次都以新的能夠引起與會(huì)者足以重視的話題來(lái)討論解決需要開(kāi)會(huì)的問(wèn)題。就算較困難的會(huì)議，你也是一次又一次地以不同方式去做。
2、合理利用會(huì)議的黃金時(shí)間
一天當(dāng)中，工作效率最高的時(shí)間是在上午11點(diǎn)到下午1點(diǎn)之間，其余時(shí)間會(huì)稍微有所下降。所以，老板在必須要開(kāi)會(huì)時(shí)，最好將時(shí)間安排在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)，因?yàn)檫@是一天當(dāng)中的黃金時(shí)間，并且還要合理的利用會(huì)議中的黃金時(shí)間根據(jù)你的指示要求秘書(shū)制作出你的工作效率程度表。一天之中，何時(shí)電話鈴會(huì)響個(gè)不停？何時(shí)會(huì)議次數(shù)最多？何時(shí)最忙？這些情況將告訴你，人們?cè)谑裁磿r(shí)候精力達(dá)到最旺盛。然后盡可能挖掘這種精力。
把重要的約會(huì)和會(huì)議安排在上午11點(diǎn)左右。你便能與處在最佳狀況的人們打交道，而且可以獲得最高效率。
若周一大清早就召開(kāi)重要會(huì)議，人們也許還在想著周末或昨天晚上的事，難以進(jìn)入會(huì)議的主題。如果會(huì)議是在下午5點(diǎn)召開(kāi)，你更會(huì)發(fā)現(xiàn)許多同事精神不濟(jì)，會(huì)議的實(shí)效也會(huì)減少。因此在處理重要事件開(kāi)重要會(huì)議時(shí)，一定要懂得掌握黃金時(shí)間。
3、值得去解決的重大問(wèn)題才開(kāi)會(huì)決策
一般來(lái)講，企業(yè)老板開(kāi)會(huì)在解決問(wèn)題時(shí)，一共有四類重要的問(wèn)題才會(huì)去開(kāi)會(huì)。第一類是真正的普遍性問(wèn)題，老板在開(kāi)會(huì)中遇到的問(wèn)題多數(shù)可以歸入此類。這些問(wèn)題常常通過(guò)諸多的表面事件表現(xiàn)出來(lái)，但如果只是去處理這些表面事件，不去追究問(wèn)題的根源，不僅問(wèn)題得不到根治，而且還將耗費(fèi)大量的時(shí)間和金錢(qián)。要解決普遍性問(wèn)題，管理者首先要制定規(guī)則，然后可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)調(diào)整規(guī)則，從而達(dá)到解決問(wèn)題的目的。
第二類問(wèn)題，對(duì)當(dāng)事者來(lái)說(shuō)可能是獨(dú)一無(wú)二的，但是已經(jīng)在很多企業(yè)中發(fā)生過(guò)，也具有普遍性，比如并購(gòu)，這就要借助別人的經(jīng)驗(yàn)來(lái)解決.
第三類是真正獨(dú)一無(wú)二的問(wèn)題，這類問(wèn)題必須個(gè)別處理。但是這類問(wèn)題少之又少。
最后一類問(wèn)題隱藏著新的普遍情況，這類問(wèn)題需要建立新的規(guī)則來(lái)解決，千萬(wàn)不要把它們當(dāng)成沒(méi)有普遍性的意外事件。
4、不要將自己鎖定為“電話先生或開(kāi)會(huì)先生”
許多老板喜歡老呆在那張舒適的辦公桌，在辦公室發(fā)號(hào)施令，或者喜歡“煲電話粥”指手畫(huà)腳的舉行電話會(huì)議。不論老板開(kāi)什么樣的會(huì)，什么樣的決定，時(shí)間久了只通過(guò)聽(tīng)取匯報(bào)的聽(tīng)一面之言、開(kāi)會(huì)或電話來(lái)做出決定而不去親自了解，很容易使決策出現(xiàn)偏差，形成開(kāi)會(huì)先生或電話先生。
而一位善于利用會(huì)議的高效能人士，他不會(huì)總依賴他舒適的辦公桌，而是經(jīng)常走出來(lái)、走出去進(jìn)行調(diào)查研究和實(shí)地觀察去開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)解決問(wèn)題。
而老板也可以專門(mén)設(shè)計(jì)一個(gè)你在公司里常需要與之聯(lián)系的電話簿，打個(gè)簡(jiǎn)短的電話交代清楚事情，就沒(méi)有必要走到那個(gè)人的辦公桌旁。
做事講求方法，特別是面對(duì)一大堆的文件資料時(shí)，建立方法，你才能節(jié)約時(shí)間和精力。
每年一次全體員工參加的鑒定員工工作能力的會(huì)議，是一年中最重要的會(huì)議。在這種會(huì)議上，高效能人士必須給員工的工作打分?jǐn)?shù)，并為明年制定奮斗目標(biāo)及具體目的。讓員工們知道，你期待他們什么，同樣也就等于告知他們，你是個(gè)頭腦精明的高效能人士。
花費(fèi)時(shí)間開(kāi)會(huì)去評(píng)價(jià)別人，但對(duì)于長(zhǎng)處與短處都要做出合理的評(píng)價(jià)，有效地利用時(shí)間，就是要評(píng)價(jià)你周?chē)说哪芰ΑＲ驗(yàn)槔习逡缪莸氖且晃恢笓]者的角色，高度注意別人的才華與技能，你才能人盡其才，節(jié)約時(shí)間。
5、會(huì)議決議的執(zhí)行比開(kāi)會(huì)本身更重要
老板一開(kāi)始就考慮在開(kāi)會(huì)時(shí)“什么樣的決策才會(huì)被接受”對(duì)決策者毫無(wú)益處。因?yàn)樵诳紤]這一問(wèn)題的過(guò)程中，決策者往往會(huì)丟掉重點(diǎn)，根本無(wú)法做出有效的決策。正確的做法是，先判斷出正確的決策，然后再采取折中的辦法，讓大家接受決策。
但事實(shí)驗(yàn)證出，會(huì)議決策雖然做出來(lái)了，也非常正確，但如果不使企業(yè)的一個(gè)層級(jí)一個(gè)層級(jí)的去實(shí)施執(zhí)行，那么，決策不過(guò)是美好的愿望而已。在這個(gè)步驟中，管理者要確保任務(wù)執(zhí)行者能夠勝任工作。如有必要，還必須調(diào)整對(duì)執(zhí)行者的考核方法、任務(wù)完成的衡量標(biāo)準(zhǔn)以及激勵(lì)機(jī)制。將決策告知相關(guān)人員也很重要，否則，很可能產(chǎn)生嚴(yán)重后果。
對(duì)照實(shí)際執(zhí)行情況檢驗(yàn)決策的正確性和有效性。決策者需要報(bào)告和數(shù)據(jù)等系統(tǒng)化的反饋信息。但是，信息總是抽象的，并不準(zhǔn)確反映具體現(xiàn)實(shí)。因此，他們的反饋信息若不以親眼所見(jiàn)的實(shí)際情況為核心，他們?nèi)舨唤?jīng)常走出去看看，就容易落入教條主義的桎梏中。
6、任由你控制會(huì)議，而非會(huì)議控制你
老板被各種各樣的工作或會(huì)議束縛在辦公桌或會(huì)議桌旁，老板畢竟不是萬(wàn)能的“如來(lái)佛祖”，有進(jìn)他也會(huì)擔(dān)心這些工作將如何去完成。而此時(shí)，老板往往就會(huì)被會(huì)議所控制。為了扭轉(zhuǎn)局面，老板必須要做到由你來(lái)控制會(huì)議，而不是讓會(huì)議控制你。哪些項(xiàng)更值得開(kāi)會(huì)去研討，因?yàn)椴豢梢杂忻考露既ラ_(kāi)會(huì)，開(kāi)會(huì)又非�；ㄙM(fèi)時(shí)間；次要的會(huì)議可以分派出去或者暫延。每天最好是同一時(shí)間，向助理或秘書(shū)分派一次工作，讓他們幫忙你理清哪些是值得和必須去老板你自己控制的會(huì)議，以減輕你的工作負(fù)擔(dān)。久而久之，他們也就習(xí)慣在每一天的同一時(shí)間，等你分派工作給他們，同時(shí)這樣也可使老板自己能夠事先深入了解會(huì)議程序，預(yù)測(cè)到會(huì)議所要達(dá)到的效果與出現(xiàn)的結(jié)果，從而可以控制會(huì)議自如，收放自如。
一個(gè)善于利用有效會(huì)議時(shí)間的人會(huì)選擇最重要的會(huì)議合理去做，以求高績(jī)效的去完成。沒(méi)有必要讓這些老板自己必須參與或處理的會(huì)議在你的辦公桌上推來(lái)推去，猶豫不決。當(dāng)你駕馭了自己的工作時(shí)，也就會(huì)駕馭會(huì)議，就會(huì)更加擔(dān)起這種負(fù)責(zé)。因?yàn)槟悴辉俦黄茸鋈魏问�，而是做你想要做的、選擇你所要做的事情。
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