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工作電郵“經(jīng)驗(yàn)法則”
電子郵件是如今工作場(chǎng)所重要的通信工具之一，但不是每個(gè)人都知道如何很好地使用這個(gè)工具。在發(fā)送郵件之前一定要深思熟慮。
專(zhuān)家表示，由于電子郵件不像書(shū)信那么正式，因此很多員工并不太在意工作郵件的語(yǔ)氣和行文，而這么做會(huì)有損個(gè)人的職業(yè)誠(chéng)信度。
你寫(xiě)的郵件會(huì)給你的經(jīng)理、同事、客戶(hù)和可能的招聘人員留下印象。漫不經(jīng)心的郵件可能會(huì)讓人覺(jué)得你的紀(jì)律性不強(qiáng)，而且還可能會(huì)引起同事們的誤會(huì)。找工作時(shí)，一封寫(xiě)得很糟糕的郵件會(huì)降低你得到工作的可能性。
因此，當(dāng)你下一次寫(xiě)郵件的時(shí)候，要牢記以下幾條“經(jīng)驗(yàn)法則”：
1. 寫(xiě)作風(fēng)格：國(guó)際零售巨頭藍(lán)瑪克集團(tuán)（Landmark Group）印度公司的人力資源主管溫卡塔拉馬納（Venkataramana B.）表示，“大多數(shù)年輕人往往會(huì)把手機(jī)短信中的一些非正式用語(yǔ)用到電子郵件當(dāng)中�！边@可是工作郵件的大忌。
在寫(xiě)工作郵件的時(shí)候，要遵循語(yǔ)法和拼寫(xiě)的規(guī)則，避免使用俚語(yǔ)、首字母縮寫(xiě)或者用字母“u”替代“you”等簡(jiǎn)寫(xiě)形式。
在發(fā)送郵件之前要認(rèn)真檢查是否存在拼寫(xiě)錯(cuò)誤。避免使用很多的感嘆號(hào)，因?yàn)槟菢涌瓷先タ赡軙?huì)顯得不成熟。不要用大寫(xiě)字母來(lái)寫(xiě)郵件，因?yàn)檫@樣容易讓對(duì)方感覺(jué)你像是在吼叫。
在正式的郵件中最好不要使用“：）”等表情符號(hào)。松下電器（Panasonic）印度有限公司人力資源主管普拉山特??迪奧??辛格（Prashant Deo Singh）表示，“這些符號(hào)可以用在‘臉譜’（Facebook）和‘推特’（Twitter）當(dāng)中�！�
信息技術(shù)和管理服務(wù)公司OSC Export Services Pvt的人力資源主管露娜??梅特拉（Runa Maitra）說(shuō)，一些非正式的信息可以通過(guò)私人郵件來(lái)傳遞。
2. 行文方式：由于我們每天都會(huì)收到大量的郵件，所有要盡量讓你的郵件篇幅短小、重點(diǎn)突出。溫卡塔拉馬納說(shuō)，不要寫(xiě)那些“看上去永遠(yuǎn)不會(huì)結(jié)尾的句子”。如果你必須要在郵件中包含多個(gè)要點(diǎn)，可以使用著重號(hào)把所有的要點(diǎn)簡(jiǎn)明扼要地標(biāo)注出來(lái)。
如果你正在回復(fù)一封往來(lái)多次的郵件，就要考慮刪去正文中舊有的部分，或者用簡(jiǎn)短的幾句話(huà)將其歸納一下。
在郵件末尾加上自己的簽名是個(gè)不錯(cuò)的主意，其中可以寫(xiě)上你的電話(huà)號(hào)碼和其他的聯(lián)系方式。這一點(diǎn)在寫(xiě)給客戶(hù)、招聘人員以及其他外部人員的郵件中尤其重要。
3. 主題：缺少主題或者像“你好”或“我有一個(gè)問(wèn)題”等模糊不清的主題會(huì)讓忙碌的收件人覺(jué)得厭煩。而且，這也會(huì)讓收件人在收件箱里查找你的郵件變得更困難。
郵件的主題要明確，如果是緊急郵件的話(huà)也要一并說(shuō)明。不要寫(xiě)“我有一個(gè)問(wèn)題”，而要寫(xiě)成“我的假日計(jì)劃；非緊急”。
同時(shí)，主題不宜過(guò)長(zhǎng)或過(guò)于詳細(xì)。
另外，不要在同一封郵件中討論主題之外的其他新話(huà)題。這也會(huì)使根據(jù)某一特定問(wèn)題查找郵件變得困難。最好通過(guò)發(fā)送單獨(dú)的郵件來(lái)討論不同的話(huà)題。
4. 寫(xiě)對(duì)對(duì)方的稱(chēng)謂：如果你在郵件的正文中把收件人的姓名拼寫(xiě)錯(cuò)誤，或者更糟糕地把一位女士稱(chēng)為“先生”，那么很可能會(huì)惹惱對(duì)方。在郵件發(fā)送之前，切記要反復(fù)檢查收件人姓名和職務(wù)的拼寫(xiě)正確無(wú)誤。如果你不確定收件人是男是女，那么就可以光使用他/她的名字，或者使用其全名。
5. 慎用“全部回復(fù)”：點(diǎn)擊這個(gè)鍵時(shí)一定要非常慎重，因?yàn)槿绻褂貌划?dāng)會(huì)帶來(lái)很多尷尬。
最常見(jiàn)的問(wèn)題之一，就是你的信息已經(jīng)讓不應(yīng)該看到它的人收到了，而你自己卻可能還沒(méi)有意識(shí)到。
設(shè)想一下，當(dāng)你想要開(kāi)某人的玩笑或者向一位同事抱怨你的老板時(shí)按下“全部回復(fù)”鍵會(huì)是怎樣的后果吧。即使是多年使用電子郵件的人也有可能會(huì)犯這種錯(cuò)。
辛格說(shuō)，有時(shí)候，員工們使用“全部回復(fù)”鍵是因?yàn)椤八麄兿胍騽e人展示他們做了一些工作，他們向所有人轉(zhuǎn)發(fā)郵件”，但那只會(huì)加大收件人郵箱的負(fù)荷，而且還可能讓人生厭。
不要頻繁使用“全部回復(fù)”鍵，而且在使用之前要三思而后行。
6. “發(fā)送”之前請(qǐng)確認(rèn)：電子郵件轉(zhuǎn)發(fā)起來(lái)很容易，因此很可能最終會(huì)有你意想不到的人讀到你的郵件。在發(fā)送之前要反復(fù)認(rèn)真地閱讀你寫(xiě)的郵件，確保它不會(huì)冒犯到別人，而且不要在郵件中寫(xiě)一些可能給你帶來(lái)麻煩的話(huà)。
郵件不是你宣泄感情的地方。不要匆匆忙忙地發(fā)出憤怒的郵件，因?yàn)殡S后這可能會(huì)給你帶來(lái)困擾。溫卡塔拉馬納建議說(shuō)，如果你需要回復(fù)一封無(wú)禮的郵件，那么就要認(rèn)真地“起草郵件，通讀一遍而且在你冷靜下來(lái)以后再按下發(fā)送鍵�！笨偟恼f(shuō)來(lái)，最好要避免發(fā)出這類(lèi)郵件。
7. 及時(shí)回復(fù)：回復(fù)一封郵件的迅速程度通常取決于郵件的性質(zhì)。一般情況下，你應(yīng)該立即回復(fù)。如果你無(wú)法立即回答一個(gè)特定的問(wèn)題，那么就應(yīng)該回信表示你已經(jīng)收到了郵件，然后告訴對(duì)方一個(gè)你預(yù)計(jì)能夠做出回復(fù)的時(shí)限。
房地產(chǎn)公司Mantri Developers Pvt的銷(xiāo)售主管斯耐哈??曼特里（Snehal Mantri）說(shuō)，“理想的話(huà)，你應(yīng)該在24小時(shí)內(nèi)做出回復(fù)。”
8. 郵件發(fā)送后忌打電話(huà)：你可能想要給剛剛發(fā)出那封郵件的收件人打個(gè)電話(huà)，但是最好是打消這個(gè)念頭。這么做可能會(huì)讓收件人感到厭煩。
要給收件人幾個(gè)小時(shí)、甚至一天的時(shí)間去考慮并做出回復(fù)，不論你是多么急切地希望他做出回應(yīng)。如果事出緊急，就要在郵件的主題中注明。
如果有什么事的話(huà)——如果是一件緊急的事——可以先給收件人打個(gè)電話(huà)提醒他你發(fā)了郵件。
9. 附件：通常要避免把大文件作為附件來(lái)發(fā)送，因?yàn)樗鼈儠?huì)把收件人的郵箱塞滿(mǎn)。如果收件人郵箱中的內(nèi)容已經(jīng)接近于其總?cè)萘�，那么你的大文件甚至可能�?huì)被刪除掉。如果你是發(fā)送圖片，就要把它們調(diào)整到較小的解析度。如果你一定需要發(fā)送大文件的話(huà)，可以先打電話(huà)給收件人讓他檢查一下郵箱。
10. 何時(shí)不宜發(fā)郵件：不要因?yàn)槊恳患嵤�、特別是在電話(huà)里或者當(dāng)面就能輕易說(shuō)清楚的事發(fā)送郵件。松下電器的辛格說(shuō)，“使用電子郵件的目的是為你節(jié)省時(shí)間，而不是浪費(fèi)時(shí)間�！�
不要在郵件中寫(xiě)入敏感或者涉密的信息，因?yàn)槟阌肋h(yuǎn)不知道誰(shuí)會(huì)讀到它。最后，轉(zhuǎn)發(fā)郵件要小心謹(jǐn)慎，特別是在轉(zhuǎn)發(fā)那些有可能冒犯別人或者引人誤解的笑話(huà)的時(shí)候。
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