職場辦公室接聽電話的禮儀常識

職場辦公室接聽電話的禮儀常識

職場辦公室接聽電話的禮儀常識1

　　如果你用了一個新秘書，應該教你的秘書有一個良好的電話禮儀，并逐漸把所有要領灌輸給她。

　　首先是讓她不要過多地參與你的電話，使你幾乎不能直接和來電人聯系。為此，作為她的老板，你至少應該給她提供如下的名單：

　　你的至親的人_____家人、朋友、醫生、老師……那些可以立刻與你取得聯系的人。接到這類電話，秘書會說：“我知道老板很想立即與你通話。”

　　你的重要客戶______如果你有時間就和他們通話。如果暫時沒有時間，秘書應說：“我知道老板很想接你的電話，他現在正在接另一個長途電話，等他處理完，我會叫他打回電給你的�！�

　　此外，還要教你的秘書怎樣將電話轉給其他的人。換句話說，讓她多了解公司，什么人是負責什么事的，以便當你不在的時候，她可以知道將電話轉給其他也有能力解決此類問題的人。

　　留意時間差

　　我在美國的家，有時候在凌晨5點，會接長途電話，這實在是太沒有禮貌了。打國際長途尤其要注意時間差。

　　若你真的'十分需要在半夜打電話，可以看看當地的電話公司有沒有Call Waiting的設備，以便讓別人知道有沒有人打電話給他。

　　時間選擇，包括選擇打電話的時間和電話交談所持續的時間的長短。除了要緊事或事前約定好，一般不在早上7：00以前或晚上10：30以后打電話，以免影響人家休息。同時還應注意到各個國家和地區的時間差。比如美國，東海岸和西海岸就有3個小時的時差。夏威夷和東海岸有8個小時的差別。

　　不要煲“電話粥”

　　當你有急事，對方一直戰線，你一定會心急如焚。然而，你自己是否也曾有過煲“電話粥”的情形呢?打電話，切忌喋喋不休、不分重點、嘮嘮叨叨、說個沒完，而要簡明扼要，節省時間。

　　電話交談所持續的時間，以談話內容多少來定：事多則長，事少則短。如果不是預約電話，時間須5分鐘以上的，那么就應首先說出自己的通話大意，并征詢對方現在講話對對方是否合適;若不方便，就請對方另約時間。

　　有時候來電話的人啰啰嗦嗦，你不愿再花費時間和他無聊在談下去，你可以以禮貌地說：“我不想占你太多的時間，以后再談，行嗎?”

職場辦公室接聽電話的禮儀常識2

　　公司接電話應該是非常正規的，在禮貌稱呼之后，先主動報出公司或部門的名稱。如：“您好，羽西公司。Can I help you?”如果是一位秘書，則應說：“您好!這里是(某先生∕小姐)辦公室，我是(名字)。Can I help you?”切忌拿起電話劈頭就問：“喂!找誰!”

　　如果一時騰不出空來，讓電話響了四次以上，拿起電話就應先向對方致歉：“對不起，讓您久等了�！�

　　第一種情形，說：“我就是，請問您是哪位?”

　　第二種情形，接話人說：“他要旁邊，請稍候。”

　　第三種情形，接話人則說：“對不起，他剛好出去。您需要留話嗎?”切忌只說一聲“不在”，就把電話掛了，打電話人需要留話，應清晰地報出姓名、單位、回電號碼和留言，但要注意言語簡潔，節約時間。

　　“現在與您交談合適嗎?”_____你還要考慮到別人是否方便與你在電話中長時間交談。

　　要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛上電話，不可只管自己講完就掛斷電話。無論什么原因，電話中斷，首先打電話的人應該再撥。

　　如果你和某人在他的辦公室談話，而他突然接到了一個緊急電話，你應該問：“我該出去一會嗎?”而他在接電話的時候也應該說：“對不起，我一定要接這個電話�！�

　　當你通話時，注意背景不要太吵。有太鬧的電視或收音機，請盡量調輕一點。

　　當你打長途電話給別人請求幫助，正好對方不在，你應該選合適的時間再打去，最好不要讓對方回電，因為對方可能會顧慮到昂貴的電話費。

　　如果打電話撥錯了號碼，應當說一聲：“對不起，我撥錯了號碼。”如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，請他重撥，不要使對方難堪。

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