2014秘書公文寫作：會議紀要寫作攻略
一、會議紀要的結(jié)構(gòu)與寫法
(一)版頭
日常工作會議、辦公會議的紀要一般都有固定的版頭。如：
工程會議紀要
第×期
北京市城鄉(xiāng)建設(shè)委員會辦公 20××年×月×月
用專門版頭的會議紀要，只標注“第×期”，如果會議紀要用報告的形式上報或用通知的形式印發(fā)，則用公文版頭，編公文文號。 用專門版頭的會議紀要，成文日期在版頭的右下角。其余會議紀要的成文日期放在會議紀要的標題下方居中并加圓括號或放在正文之后，以會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準。
(二)標題
會議紀要的標題有單標題和雙標題兩種形式。
1.單標題：由“會議名稱+文種”或“主要內(nèi)容(事由)+文種”組成， 構(gòu)成。前者如：縣委常委會議紀要、縣委書記(縣長)辦公會議紀要、局長辦公會議紀要、全國農(nóng)村工作會議紀要、××鄉(xiāng)教育工作會議紀要等;后者如《關(guān)于解決糧食購銷體制改革后遺留問題的會議紀要》等。
2.雙標題：由“正標題+副標題”構(gòu)成。正標題揭示會議主旨，副標題標示會議名稱和文種。如：
探討新時期文學(xué)的發(fā)展
——中國當代文學(xué)研究會第一次學(xué)術(shù)討論會紀要
(三)正文
會議紀要的正文大多由導(dǎo)言和主體構(gòu)成。具體寫法依會議內(nèi)容和類型而定。
1.導(dǎo)言。主要用于概述會議基本情況。其內(nèi)容一般包括會議名稱、會期、會址、參加人員、主持人、主要議題、會議議程等。具體寫法常見的有兩種：
第一種：平列式。將會議的時間、地點，參加人員和主持人、會議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會議紀要，如實例1。
第二種：魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述，使人看后對會議有個輪廓了解，要寫得簡明、概括，如范例1。
慣用過渡語“會議紀要如下”、“會議確定了如下事項”、“這次會議著重討論了以下×個問題”等。
2.主體。這是會議紀要的核心部分，會議的主要精神、會議議定的事項、會
議上達成的共識、會議 對與會單位布置的工作和提出的要求、會議上各種主要觀點及爭鳴情況等等，都在這一部分予 以表達。由于這部分內(nèi)容復(fù)雜，多數(shù)情況下都需要分條分項撰寫。不分條的， 也多用“會議認為”、“會議指出”、“會議提出”等慣用語作為各層意思的開頭語，以體現(xiàn)內(nèi)容的層次感。主體的常見寫法有三種：
(1)條文式。就是按所研究問題的順序排列，逐個說明會議研究了什么問題以及對這個問題所作出的決定。其好處是使會議所解決的問題突出、措施明確、便于執(zhí)行。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。
(2)綜述式。就是將會議所討論、研究的問題綜合歸納成若干部分，每個部分談一個方面的內(nèi)容。有的還根據(jù)會議的主要議題，分別冠以小標題，以使眉目更加清楚。較復(fù)雜的工作會議、經(jīng)驗交流會議、座談會、研討會的會議紀要多用這種寫法。
(3)摘記式。就是按會議發(fā)言順序排列，將與會人員的發(fā)言的主要觀點、意見整理出來。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時，在其姓名后用括號注明發(fā)言人所在單位和職務(wù)。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容，有時根據(jù)會議議題，在發(fā)言人前面冠以小標題，在小標題下寫發(fā)言人的名字。這種寫法多用于學(xué)術(shù)討論會和人數(shù)不多的.小型座談會等，其優(yōu)點是能如實反映會上討論情況和每個人的不同觀點。
3.結(jié)語。一般性會議紀要可不寫結(jié)語，重要的工作會議和討論會、座談會紀要的結(jié)語，多數(shù)寫一段對會議的評價，強調(diào)會議所討論工作的意義，提出希望、號召、要求等。
結(jié)語有三種寫法：
(1)以會議名義向本地區(qū)、本系統(tǒng)發(fā)出號召，要求廣大干部群眾認真貫徹會議精神。
(2)強調(diào)貫徹落實會議精神的突出問題，指出應(yīng)注意的事項。
(3)對會議作簡要評價，提出希望、要求。
結(jié)語處還可以對會議的情況作一些補充說明，如：
會議在廣泛研討主題的同時，還就工商行政管理部門如何立足職能支持搞活搞好國有大中型企業(yè)，促進建立現(xiàn)代企業(yè)制度;培育和發(fā)展市場體系;發(fā)展個體私營經(jīng)濟等方面工作進行了書面經(jīng)驗交流。
二、會議紀要寫作中應(yīng)注意的問題
1、概括要真實。會議紀要要忠實于會議的實際內(nèi)容，不能隨主觀意圖增減或更改會議的內(nèi)容，或借題發(fā)揮、添枝加葉，而必須做到真實準確地表達會議內(nèi)容。
2、重點要突出。一次會議有時要涉及到很多問題，寫會議紀要時要抓住會議明確和解決的主要問題，切不可面面俱到而使中心不突出。
3、意見要統(tǒng)一。會議對具體問題的討論必然意見紛繁，想法多種多樣，不能把這些意見都納入會議紀要之中,而要根據(jù)會議的中心目的，以大會的總結(jié)報告為依據(jù)，認真分析各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人的一致意見。同時也要吸收少數(shù)人的正確意見。對于有分歧的意見，除學(xué)術(shù)性會議紀要外，一般不要寫入工作會議性質(zhì)的會議紀要中。
4、條理要清楚。就是要對會議討論的意見要分類、分層、分序，使人感到問題明顯、條理清晰。
5、準備要充分。就是要認真做好會議記錄，詳盡占有材料，并且要認真研究會議的精神，以便對材料正確取舍，合理刪減。
6、寫作要及時。會議紀要的寫作要快速及時，否則給人“時過境遷”之感，影響公文效果。
三、會議紀要與會議記錄的異同
會議紀要與會議記錄都是會議文書，都具有很強的紀實性。
二者的主要區(qū)別是：
1、對象不同。會議紀錄一般是有會必錄，凡屬正式會議都要作記錄，作為內(nèi)部資料，用于存檔備查以及進一步研究問題和檢查總結(jié)工作的依據(jù)。會議紀要主要記述重要會議情況，只有當需要向上級匯報或向下級傳達會議精神時，才有必要將會議記錄整理成會議紀要。
2、寫法不同。會議記錄作為客觀紀實材料，無選擇性、提要性，要求原原本本地記錄原文原意，且必須隨著會議進程進行，越詳細越好。會議紀要則有選擇性、提要性，不一定要包容會議的所有內(nèi)容，而且必須在會議結(jié)束后，在會議紀錄的基礎(chǔ)上加工整理而成，它集中反映了會議的精神實質(zhì)，具有高度的概括性和鮮明的政策性。
3、作用不同。會議記錄不具備指導(dǎo)工作的作用，一般不向上級報送，也不向下級分發(fā)，只作為資料和憑證保存。會議紀要經(jīng)過上級機關(guān)審批，就可以作為正式文件印發(fā)，有的還直接在報刊上發(fā)表，讓有關(guān)單位貫徹執(zhí)行，因此它對工作有指導(dǎo)作用。
4、性質(zhì)不同。會議記錄是會議情況的記錄，只是原始材料，不是正式公文，一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔;會議紀要則是正式的公文文種，通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。
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