企業(yè)員工在家辦公如何管理
艾米約翰遜(Amy Johnson)是一名指紋鑒定師，她在自己位于伊利諾伊州迪克森(Dixon)的家中工作，在家里與客戶討論問(wèn)題、提交工作報(bào)告。當(dāng)然，她其實(shí)也可以在芝加哥坐在老板身旁工作。
蒂莫西丹尼爾斯(Timothy Daniels)是約翰遜所在公司Accurate Biometrics的運(yùn)營(yíng)副總裁，通過(guò)一款電腦監(jiān)控軟件他可以了解到約翰遜和其他員工是在工作還是在偷懶。丹尼爾斯每周會(huì)查看記錄了他們上什么網(wǎng)站、上網(wǎng)站的時(shí)間有多長(zhǎng)的總結(jié)。他說(shuō)，“這可以讓我們保持關(guān)注又不至于會(huì)過(guò)度侵犯(員工的隱私)。”
約翰遜知道她的電腦受到監(jiān)控，但是她說(shuō)這并未讓她感到不舒服，她沒(méi)有做任何不應(yīng)該做的事情。
在過(guò)去，在家工作是一個(gè)擺脫辦公室中的壓力和干擾的受歡迎的方法。(而且，說(shuō)實(shí)話，在家工作時(shí)間靈活，我們可以擠出時(shí)間辦些雜事或是在電話會(huì)議的間隙打個(gè)盹。)
查德鄧金(Chad Dunkin)是Ryan公司休斯頓分公司的一名團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人，每周一他都會(huì)與四名經(jīng)常在家辦公的同事會(huì)面，制定當(dāng)周的工作日程并設(shè)定具體的目標(biāo)。
現(xiàn)如今，隨著管理者想出新方法來(lái)確定員工是否在干活，在家工作越來(lái)越像在辦公室上班了。有些公司會(huì)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度并在共享日程表上安排會(huì)議，有些公司則要求通過(guò)電子郵件、即時(shí)消息或者電話來(lái)進(jìn)行“虛擬面談”。另一些公司，比如Accurate Biometrics，會(huì)監(jiān)控員工的電腦使用情況，無(wú)論他們是在家工作還是在公司上班。
康涅狄格州斯坦福德(Stamford)的技術(shù)調(diào)研公司Gartner預(yù)計(jì)，到2015年，企業(yè)的電腦安全監(jiān)控軟件使用量將從現(xiàn)在的不足10％升至60％。這些軟件主要用于保護(hù)敏感信息，同時(shí)也是為了遵守政府的規(guī)定，但是它們也會(huì)生成許多有關(guān)員工上網(wǎng)行為的私人信息。律師稱(chēng)，為了避免侵犯員工的隱私，企業(yè)應(yīng)告知員工他們受到監(jiān)控并只跟蹤與工作有關(guān)的上網(wǎng)活動(dòng)。
丹尼爾斯所使用的安全軟件是洛杉磯Awareness Technologies公司生產(chǎn)的InterGuard，它被一些金融服務(wù)和醫(yī)療企業(yè)以及其他企業(yè)用來(lái)跟蹤員工的工作效率、防止信息泄露以及遵守信息安全方面的規(guī)定。與大多數(shù)監(jiān)控軟件相同，它可以讓丹尼爾斯查看其所有員工(包括16名在辦公室上班和24名在家工作的員工)是否在有效地利用電腦。員工們都知道該監(jiān)控軟件的存在。
安大略伍德布里奇(Woodbridge)監(jiān)控軟件生產(chǎn)商N(yùn)esterSoft的銷(xiāo)售專(zhuān)員伊蓮娜普洛斯庫(kù)米娜(Elena Proskumina)稱(chēng)，此類(lèi)軟件可以讓管理者發(fā)現(xiàn)誰(shuí)需要幫助、誰(shuí)又在浪費(fèi)時(shí)間。她說(shuō)，該公司監(jiān)控軟件WorkTime的客戶最為關(guān)注的監(jiān)控信息是“上Facebook最多的人”。
各企業(yè)稱(chēng)，監(jiān)控員工的理念并不是為了八小時(shí)連續(xù)不斷把員工綁在工作上。他們意識(shí)到，在家工作的`員工可能會(huì)抽出時(shí)間來(lái)辦些雜事或是處理工作之外的其他事情。
塞萊斯特奧基弗(Celeste O’Keefe)是為律師提供訴訟支持服務(wù)的Dancel公司的首席執(zhí)行長(zhǎng)，該公司位于密西西比州的迪艾伯維爾(d’Iberville)。她說(shuō)，其13名員工中有很多人常常在家工作，這有助于他們更好地應(yīng)對(duì)有時(shí)候需要長(zhǎng)時(shí)間工作的要求。她利用一款名為“SpectorSoft”的軟件來(lái)跟蹤所有員工花在客戶項(xiàng)目上的時(shí)間，無(wú)論他們是在辦公室還是在家上班。
奧基弗說(shuō)，她使用這款軟件并不是為了“窺探”員工。在注意到一名在家辦公的員工的工作進(jìn)度落后了幾個(gè)月時(shí)間后，她利用這款軟件發(fā)現(xiàn)該員工花了很多時(shí)間寫(xiě)Word文檔，但這并不是工作要求的內(nèi)容。在了解到該員工實(shí)際上把大部分工作時(shí)間花在攻讀碩士學(xué)位之后，奧基弗說(shuō)，“我必須讓她走人，我不能說(shuō)‘噢，我可以再相信你一次。’”
在家辦公與在辦公室上班之間的區(qū)別也變得很模糊，因?yàn)楦嗳嗣繋字苌踔撩繋滋炀蜁?huì)在家和辦公室之間輪換工作。馬薩諸塞州弗雷明漢(Framingham)市場(chǎng)研究公司IDC的副總裁雷蒙德博格斯(Raymond Boggs)稱(chēng)，自2007年以來(lái)，每個(gè)月至少在家工作一天的企業(yè)員工的數(shù)量平均每年上升了23％，在去年達(dá)到2280萬(wàn)人。他還說(shuō)，每個(gè)月只在家工作一兩天的人成為主流，自2007年以來(lái)每年平均增加69.5％，在去年達(dá)到330萬(wàn)人。
博格斯指出，“管理者面臨的基本難題變得越來(lái)越棘手，有些人可能是每周五在家工作，另一些人則可能在下午三點(diǎn)下班和放學(xué)回家的孩子呆在一起，然后在晚飯后在家工作�！�
關(guān)注工作績(jī)效而非工作時(shí)長(zhǎng)是企業(yè)用來(lái)跟蹤在家工作的員工的另一種方法。此外，視頻會(huì)議、共享日程表、常規(guī)性電子郵件和即時(shí)消息等此類(lèi)日常工具也能幫助管理者了解員工的工作進(jìn)度。
Ryan LLC是一家位于達(dá)拉斯的稅務(wù)服務(wù)公司，該公司擁有940名員工，其中大多數(shù)人至少會(huì)偶爾在家辦公。該公司會(huì)讓管理者為每項(xiàng)工作制定目標(biāo)，并讓員工承擔(dān)起責(zé)任。執(zhí)行副總裁德?tīng)査?ài)默生(Delta Emerson)稱(chēng)，自實(shí)行該舉措之后，公司發(fā)現(xiàn)工作效率和客戶滿意度均有所上升，同時(shí)員工的主動(dòng)離職率也在下降。
查德鄧金(Chad Dunkin)是Ryan公司休斯頓分公司的一名團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人，每周一他都會(huì)與四名同事會(huì)面，制定當(dāng)周的工作日程并設(shè)定具體的目標(biāo)。他說(shuō)，他們會(huì)設(shè)定項(xiàng)目A、B、C、D，確定它們的完成期限，然后會(huì)給每名員工分配任務(wù)和設(shè)定時(shí)間表。鄧金說(shuō)，在此之后，員工們?cè)谀睦锕ぷ�、甚至是什么時(shí)候工作都無(wú)關(guān)緊要，因?yàn)樗麄內(nèi)及凑湛?jī)效來(lái)評(píng)判工作。
Ryan的高級(jí)咨詢顧問(wèn)希瑟哈里森(Heather Harrison)說(shuō)，員工們會(huì)把他們的日常安排發(fā)到共享的Outlook日程表上，并且經(jīng)常在電話會(huì)議上討論問(wèn)題。在家工作時(shí)，她會(huì)給鄧金發(fā)送即時(shí)消息或者經(jīng)常發(fā)郵件匯報(bào)最新進(jìn)展。她說(shuō)，“在家工作與在辦公室工作并沒(méi)有多大差別�！�
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